物業(yè)項(xiàng)目部門內(nèi)部溝通、計(jì)劃與匯報(bào)程序
(1)行政內(nèi)部情況溝通：一般以每日晨會(huì)、每周例會(huì)上口頭報(bào)告形式進(jìn)行溝通，如有條件可由行政文員編印書面信息簡(jiǎn)報(bào)，報(bào)道部門工作進(jìn)展情況，也可分發(fā)其他部門或行政辦公室傳閱。
(2)部門工作計(jì)劃以月度、季度和年度為界限，由行政經(jīng)理撰寫成文，經(jīng)由行政文員匯總打印成部門工作計(jì)劃。部門工作計(jì)劃打印后分發(fā)各主管備案使用。
(3)部門工作匯報(bào)也按月度、季度、年度分期進(jìn)行，各分部門主管月末、季末前分別上交工作報(bào)告，由行政文員收集其他相關(guān)資料，匯總撰寫部門工作匯報(bào)，請(qǐng)示部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，打印分發(fā)各有關(guān)部門。部門年度工作匯報(bào)經(jīng)會(huì)議討論通過，行政文員記錄整理后，經(jīng)由部門經(jīng)理審批后打印成文。
簽署人：物業(yè)管理有限公司
篇2：物業(yè)公司內(nèi)部溝通控制程序
1.0 目的
規(guī)定體系內(nèi)部信息的發(fā)布、接收處理，以促進(jìn)體系的不斷改進(jìn)。對(duì)公司內(nèi)的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定和溝通，以促進(jìn)有效的質(zhì)量環(huán)境管理。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門和有關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定及溝通。
3.0 職責(zé)
3.1 總經(jīng)理全面領(lǐng)導(dǎo)公司的日常工作,向公司傳達(dá)滿足業(yè)主和住戶及法律法規(guī)要求的重要性,負(fù)責(zé)召集和主持管理例會(huì);
3.2 管理者代表：向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量管理體系的業(yè)績(jī)，包括改進(jìn)的需求,在整個(gè)組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識(shí)。
3.3 技術(shù)部、配套服務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)維護(hù)和服務(wù)質(zhì)量方面的信息匯總并確認(rèn)結(jié)果，必要時(shí)進(jìn)一步處理。
3.4 各責(zé)任部門應(yīng)協(xié)助行政部、配套服務(wù)部對(duì)來自公司內(nèi)外部的信息進(jìn)行處理。
3.5 行政部負(fù)責(zé)對(duì)各管理處與業(yè)主委員會(huì)、開發(fā)商、社區(qū)活動(dòng)等有關(guān)的信息的確認(rèn)，必要時(shí)進(jìn)一步處理。
3.6 在報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)、INTERNET等新聞媒體上發(fā)布的涉及公司的信息由行政部申報(bào)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。
4.0 定義
質(zhì)量信息：反映產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)、供、銷以及服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量活動(dòng)中的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、資料、文件以及企業(yè)外部的有關(guān)情報(bào)資料等。質(zhì)量信息是質(zhì)量管理的反饋情報(bào)，也是一種重要的資源。通過收集有關(guān)質(zhì)量信息情報(bào)，可以及時(shí)掌握產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的各種因素和生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的動(dòng)態(tài)，產(chǎn)品的使用狀況，國內(nèi)外產(chǎn)品質(zhì)量及市場(chǎng)需求的發(fā)展動(dòng)向。它是改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、改善各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量最直接的原始資源和信息來源。
5.0 工作程序
5.1 公司內(nèi)部在不同層次和職能之間就質(zhì)量管理體系的過程包括質(zhì)量方針、目標(biāo)及完成情況以及實(shí)施有效性進(jìn)行溝通，達(dá)到了解、相互信任、實(shí)現(xiàn)全員參與的效果。
5.2 公司建立管理例會(huì)制度，每月按《管理例會(huì)規(guī)定》要求，至少召開一次管理例會(huì)對(duì)質(zhì)量管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，并形成《會(huì)議紀(jì)要》。
5.3 各部門間的溝通可以通過公司發(fā)文/部門發(fā)文/口頭等形式進(jìn)行。
5.4 公司員工對(duì)質(zhì)量管理體系方面的信息和問題向本部門反饋，必要時(shí)以書面形式越級(jí)申訴。
5.5 行政部以受控文件和資料的形式向公司內(nèi)各部門傳達(dá)體系方面的信息，各部門應(yīng)通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)將相關(guān)信息傳達(dá)給所屬員工。
5.6 行政部負(fù)責(zé)就與物業(yè)管理行業(yè)部門、法律支持、相關(guān)業(yè)務(wù)的信息與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.7 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)就公司財(cái)、稅、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)方面的問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.8 技術(shù)部負(fù)責(zé)就有關(guān)供水、電及設(shè)施設(shè)備年檢問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.9 保安部負(fù)責(zé)就治安、消防、交通等有關(guān)與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.10 除上述規(guī)定外，各部門必須根據(jù)需要與總經(jīng)理溝通后確定與外部的溝通。
5.11 對(duì)可能導(dǎo)致體系產(chǎn)生重大不合格的信息必須及時(shí)報(bào)告管理者代表。
5.12 各管理處所涉及的各類維護(hù)和服務(wù)問題直接與相關(guān)職能部門溝通。
6.0 相關(guān)文件
篇3：物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序
物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序
1.0 目的
公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部溝通渠道，保證有效的溝通過程，確保對(duì)體系的有效性進(jìn)行充分的溝通。
2.0 范圍
公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。
3.0 職責(zé)
3.1 管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。
3.2 單位主管負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部溝通，并積極與相關(guān)單位進(jìn)行有效溝通。
3.3 每位員工應(yīng)注意日常信息收集，為內(nèi)部溝通提供良好的素材。
4.0 程序
4.1 部門間的溝通
4.1.1 各部門應(yīng)建立每周一次的例會(huì)制度，會(huì)議由部門主管負(fù)責(zé)召開。
4.1.2 例會(huì)內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會(huì)議簽到的形式保留相關(guān)記錄。
4.1.3 部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系，有必要對(duì)本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。
4.1.4 各部門保留本部主動(dòng)溝通的有關(guān)記錄，對(duì)協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認(rèn)可。
4.1.5 部門間的溝通的形式有以下幾種：
1)參與對(duì)方例會(huì)
2)與對(duì)方人員溝通
3)由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會(huì)議
4.1.6 部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》，并由對(duì)方簽字確認(rèn)。
4.1.7 各部門應(yīng)對(duì)本部門接手的事項(xiàng)按時(shí)、認(rèn)真處理。
4.2 部門與管理處的溝通
4.2.1 在管理處發(fā)現(xiàn)問題后，對(duì)一般的問題由管理處電話通知或*到相關(guān)部門即可。
4.2.2 對(duì)較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題，由管理處填寫《管理處對(duì)公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》，并及時(shí)反饋到相關(guān)部門。
4.2.3 相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)處理，并及時(shí)反饋到管理處，并由主任簽字認(rèn)可。
4.2.4 部門主動(dòng)反饋到管理處的信息，接聽電話人員必須及時(shí)將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記，屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。
4.3 管理處間的溝通
4.3.1 管理處間應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)交流和溝通，方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。
4.3.2 管理處間的溝通應(yīng)記錄在主任和辦公室的工作記錄上，接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上，如員工培訓(xùn)記錄、出席會(huì)議人員簽到表等。
4.4 信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分，識(shí)別有價(jià)值的信息予以登記，并以"*"表示外來信息。
4.4.1 管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄，操作層可將有關(guān)信息記錄在對(duì)應(yīng)表格上。
4.4.2 信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在，務(wù)必做到記錄準(zhǔn)確、清晰，有追溯性。
4.4.3 對(duì)于內(nèi)部有價(jià)值的信息，相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。
4.4.4 對(duì)于外部信息，管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。
4.4.5 全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息，各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會(huì)上進(jìn)行有關(guān)評(píng)審，并將評(píng)審和處理情況作為會(huì)議記錄輸出。
5.0 相關(guān)記錄
QR-5.5.3-01 《內(nèi)部溝通記錄》