物業(yè)程序文件：內(nèi)部溝通控制程序

　　1.0目的

　　公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部溝通渠道，保證有效的溝通過程，確保對體系的有效性進(jìn)行充

　　分的溝通。

　　2.0范圍

　　公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。

　　3.0職責(zé)

　　3.1管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。

　　3.2單位主管負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部溝通，并積極與相關(guān)單位進(jìn)行有效溝通。

　　3.3每位員工應(yīng)注意日常信息收集，為內(nèi)部溝通提供良好的素材。

　　4.0程序

　　4.1部門間的溝通

　　4.1.1各部門應(yīng)建立每周一次的例會制度，會議由部門主管負(fù)責(zé)召開。

　　4.1.2例會內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會議簽到的形式保留相關(guān)記錄。

　　4.1.3部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系，有必要對本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。

　　4.1.4各部門保留本部主動溝通的有關(guān)記錄，對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認(rèn)可。

　　4.1.5部門間的溝通的形式有以下幾種：

　　1）參與對方例會

　　2）與對方人員溝通

　　3）由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會議

　　4.1.6部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》，并由對方簽字確認(rèn)。

　　4.1.7各部門應(yīng)對本部門接手的事項(xiàng)按時、認(rèn)真處理。

　　4.2部門與管理處的溝通

　　4.2.1在管理處發(fā)現(xiàn)問題后，對一般的問題由管理處電話通知或*到相關(guān)部門即可。

　　4.2.2對較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題，由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》，并及時反饋到相關(guān)部門。

　　4.2.3相關(guān)部門應(yīng)及時處理，并及時反饋到管理處，并由經(jīng)理簽字認(rèn)可。

　　4.2.4部門主動反饋到管理處的信息，接聽電話人員必須及時將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記，屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。

　　4.3管理處間的溝通

　　4.3.1管理處間應(yīng)主動加強(qiáng)交流和溝通，方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。

　　4.3.2管理處間的溝通應(yīng)記錄在經(jīng)理和辦公室的工作記錄上，接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上，如員工培訓(xùn)記錄、出席會議人員簽到表等。

　　4.4信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分，識別有價值的信息予以登記，并以"*"表示外來信息。

　　4.4.1管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄，操作層可將有關(guān)信息記錄在對應(yīng)表格上。

　　4.4.2信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在，務(wù)必做到記錄準(zhǔn)確、清晰，有追溯性。

　　4.4.3對于內(nèi)部有價值的信息，相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。

　　4.4.4對于外部信息，管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。

　　4.4.5全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息，各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會上進(jìn)行有關(guān)評審，并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。

　　5.0相關(guān)文件與記錄

　　5.1《內(nèi)部溝通記錄》

　　5.2《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》

　　5.3《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》

　　5.4《與顧客溝通登記表》

篇2：物業(yè)公司內(nèi)部溝通控制程序

　　1.0 目的

　　規(guī)定體系內(nèi)部信息的發(fā)布、接收處理，以促進(jìn)體系的不斷改進(jìn)。對公司內(nèi)的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定和溝通，以促進(jìn)有效的質(zhì)量環(huán)境管理。

　　2.0 適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門和有關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定及溝通。

　　3.0 職責(zé)

　　3.1 總經(jīng)理全面領(lǐng)導(dǎo)公司的日常工作,向公司傳達(dá)滿足業(yè)主和住戶及法律法規(guī)要求的重要性,負(fù)責(zé)召集和主持管理例會;

　　3.2 管理者代表：向總經(jīng)理報告質(zhì)量管理體系的業(yè)績，包括改進(jìn)的需求,在整個組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識。

　　3.3 技術(shù)部、配套服務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)維護(hù)和服務(wù)質(zhì)量方面的信息匯總并確認(rèn)結(jié)果，必要時進(jìn)一步處理。

　　3.4 各責(zé)任部門應(yīng)協(xié)助行政部、配套服務(wù)部對來自公司內(nèi)外部的信息進(jìn)行處理。

　　3.5 行政部負(fù)責(zé)對各管理處與業(yè)主委員會、開發(fā)商、社區(qū)活動等有關(guān)的信息的確認(rèn)，必要時進(jìn)一步處理。

　　3.6 在報刊、電臺、電視臺、INTERNET等新聞媒體上發(fā)布的涉及公司的信息由行政部申報，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。

　　4.0 定義

　　質(zhì)量信息：反映產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)、供、銷以及服務(wù)等各個環(huán)節(jié)質(zhì)量活動中的各種數(shù)據(jù)、報表、資料、文件以及企業(yè)外部的有關(guān)情報資料等。質(zhì)量信息是質(zhì)量管理的反饋情報，也是一種重要的資源。通過收集有關(guān)質(zhì)量信息情報，可以及時掌握產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的各種因素和生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動的動態(tài)，產(chǎn)品的使用狀況，國內(nèi)外產(chǎn)品質(zhì)量及市場需求的發(fā)展動向。它是改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、改善各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量最直接的原始資源和信息來源。

　　5.0 工作程序

　　5.1 公司內(nèi)部在不同層次和職能之間就質(zhì)量管理體系的過程包括質(zhì)量方針、目標(biāo)及完成情況以及實(shí)施有效性進(jìn)行溝通，達(dá)到了解、相互信任、實(shí)現(xiàn)全員參與的效果。

　　5.2 公司建立管理例會制度，每月按《管理例會規(guī)定》要求，至少召開一次管理例會對質(zhì)量管理工作進(jìn)行評價，保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，并形成《會議紀(jì)要》。

　　5.3 各部門間的溝通可以通過公司發(fā)文/部門發(fā)文/口頭等形式進(jìn)行。

　　5.4 公司員工對質(zhì)量管理體系方面的信息和問題向本部門反饋，必要時以書面形式越級申訴。

　　5.5 行政部以受控文件和資料的形式向公司內(nèi)各部門傳達(dá)體系方面的信息，各部門應(yīng)通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)將相關(guān)信息傳達(dá)給所屬員工。

　　5.6 行政部負(fù)責(zé)就與物業(yè)管理行業(yè)部門、法律支持、相關(guān)業(yè)務(wù)的信息與外部機(jī)構(gòu)溝通。

　　5.7 財務(wù)部負(fù)責(zé)就公司財、稅、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)方面的問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。

　　5.8 技術(shù)部負(fù)責(zé)就有關(guān)供水、電及設(shè)施設(shè)備年檢問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。

　　5.9 保安部負(fù)責(zé)就治安、消防、交通等有關(guān)與外部機(jī)構(gòu)溝通。

　　5.10 除上述規(guī)定外，各部門必須根據(jù)需要與總經(jīng)理溝通后確定與外部的溝通。

　　5.11 對可能導(dǎo)致體系產(chǎn)生重大不合格的信息必須及時報告管理者代表。

　　5.12 各管理處所涉及的各類維護(hù)和服務(wù)問題直接與相關(guān)職能部門溝通。

　　6.0 相關(guān)文件

篇3：物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序

　　物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序

　　1.0 目的

　　公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部溝通渠道，保證有效的溝通過程，確保對體系的有效性進(jìn)行充分的溝通。

　　2.0 范圍

　　公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。

　　3.0 職責(zé)

　　3.1 管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。

　　3.2 單位主管負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部溝通，并積極與相關(guān)單位進(jìn)行有效溝通。

　　3.3 每位員工應(yīng)注意日常信息收集，為內(nèi)部溝通提供良好的素材。

　　4.0 程序

　　4.1 部門間的溝通

　　4.1.1 各部門應(yīng)建立每周一次的例會制度，會議由部門主管負(fù)責(zé)召開。

　　4.1.2 例會內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會議簽到的形式保留相關(guān)記錄。

　　4.1.3 部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系，有必要對本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。

　　4.1.4 各部門保留本部主動溝通的有關(guān)記錄，對協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認(rèn)可。

　　4.1.5 部門間的溝通的形式有以下幾種：

　　1)參與對方例會

　　2)與對方人員溝通

　　3)由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會議

　　4.1.6 部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》，并由對方簽字確認(rèn)。

　　4.1.7 各部門應(yīng)對本部門接手的事項(xiàng)按時、認(rèn)真處理。

　　4.2 部門與管理處的溝通

　　4.2.1 在管理處發(fā)現(xiàn)問題后，對一般的問題由管理處電話通知或*到相關(guān)部門即可。

　　4.2.2 對較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題，由管理處填寫《管理處對公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》，并及時反饋到相關(guān)部門。

　　4.2.3 相關(guān)部門應(yīng)及時處理，并及時反饋到管理處，并由主任簽字認(rèn)可。

　　4.2.4 部門主動反饋到管理處的信息，接聽電話人員必須及時將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記，屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。

　　4.3 管理處間的溝通

　　4.3.1 管理處間應(yīng)主動加強(qiáng)交流和溝通，方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。

　　4.3.2 管理處間的溝通應(yīng)記錄在主任和辦公室的工作記錄上，接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上，如員工培訓(xùn)記錄、出席會議人員簽到表等。

　　4.4 信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分，識別有價值的信息予以登記，并以"*"表示外來信息。

　　4.4.1 管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄，操作層可將有關(guān)信息記錄在對應(yīng)表格上。

　　4.4.2 信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在，務(wù)必做到記錄準(zhǔn)確、清晰，有追溯性。

　　4.4.3 對于內(nèi)部有價值的信息，相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。

　　4.4.4 對于外部信息，管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。

　　4.4.5 全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息，各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會上進(jìn)行有關(guān)評審，并將評審和處理情況作為會議記錄輸出。

　　5.0 相關(guān)記錄

　　QR-5.5.3-01 《內(nèi)部溝通記錄》