物業公司往來文書控制及保密制度
1.文書往來需嚴格，其中包括
(1)外發文書：必需由總經理辦公室發出
(2)內部文書：必需由部門主管發出或部門蓋公章才算有效公文
(3)保密文件：必需統一由行政或總經理指派人員拆閱。
2.保密制度
(1)本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。
(2)本規定的修改與廢止、由辦公室提議，公司總經理決定后實施。
(3)本規定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項，凡符合下列條款之一者均屬于此。
a.關于公司的重要政策或計劃;
b.關于人事問題;
c.關于重要會議的討論事項;
d.關于業主或租戶的檔案資料;
e.契約、協定或根據協商而決定的事項;
f.規定、命令中特別指定的事項。
(4)機要文件及其處理，按其程序可分為以下三種：-
a.秘密，不能向部門經理及主管，以及業務上相關人員以外者公開。
b.公司內部秘密，不能向公司以外公開。
c.絕密，不能向部門經理及主管，以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開。
(5)機要文件、機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的經理負責，但公司總經理可以命其變更。
(6)機要文件或機要事項由該業務部經理負責印制和傳達。
(7)機要文件由其制發部門制成正本、副本兩份、一份由制發部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專人保管。機要文件應加蓋相應的紅色標記，其處理和保管由收件人自行處理。
(8)機要文件的制發部門應備有發文簿，文件發送至有關部門時，必須請收件人簽字蓋章。
(9)總公司及分公司之間文件的來往傳送或郵寄時，應采用親啟信函方式，必要時應采用掛號信函方式。
(10)公司內機要文件的傳遞，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。
(11)機要文件須經制發部門的經理同意后方可復制。機要文件復制時制發部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄，并在上述(2.2.8)款規定的發文簿上記載復制件的去向。
(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項，由制發部門的經理負責，請專人進行分發和傳送，但必須履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款規定的手續。
(13)機要文件及其相關草案、其他無用物品的銷毀，應確定一定的時間，由所管經理負責銷毀。
(14)凡違反本規定者，由總經理辦公室討論處理
一般文件由總經理發到各部門主管處理或存閱，送回行政部存檔。所有外發及保密文件，必需有總經理記錄，以使在存送中收獲，亦可以拷貝出來。
篇2：物業公司往來文書控制保密制度
物業公司往來文書控制及保密制度
1.文書往來需嚴格，其中包括
(1)外發文書：必需由總經理辦公室發出
(2)內部文書：必需由部門主管發出或部門蓋公章才算有效公文
(3)保密文件：必需統一由行政或總經理指派人員拆閱。
2.保密制度
(1)本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。
(2)本規定的修改與廢止、由辦公室提議，公司總經理決定后實施。
(3)本規定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項，凡符合下列條款之一者均屬于此。
a.關于公司的重要政策或計劃；
b.關于人事問題；
c.關于重要會議的討論事項；
d.關于業主或租戶的檔案資料；
e.契約、協定或根據協商而決定的事項；
f.規定、命令中特別指定的事項。
(4)機要文件及其處理，按其程序可分為以下三種：-
a.秘密，不能向部門經理及主管，以及業務上相關人員以外者公開。
b.公司內部秘密，不能向公司以外公開。
c.絕密，不能向部門經理及主管，以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開。
(5)機要文件、機要事項及其種類的認定，原則上由所管部門的經理負責，但公司總經理可以命其變更。
(6)機要文件或機要事項由該業務部經理負責印制和傳達。
(7)機要文件由其制發部門制成正本、副本兩份、一份由制發部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專人保管。機要文件應加蓋相應的紅色標記，其處理和保管由收件人自行處理。
(8)機要文件的制發部門應備有發文簿，文件發送至有關部門時，必須請收件人簽字蓋章。
(9)總公司及分公司之間文件的來往傳送或郵寄時，應采用親啟信函方式，必要時應采用掛號信函方式。
(10)公司內機要文件的傳遞，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。
(11)機要文件須經制發部門的經理同意后方可復制。機要文件復制時制發部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄，并在上述(2.2.8)款規定的發文簿上記載復制件的去向。
(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項，由制發部門的經理負責，請專人進行分發和傳送，但必須履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款規定的手續。
(13)機要文件及其相關草案、其他無用物品的銷毀，應確定一定的時間，由所管經理負責銷毀。
(14)凡違反本規定者，由總經理辦公室討論處理
一般文件由總經理發到各部門主管處理或存閱，送回行政部存檔。所有外發及保密文件，必需有總經理記錄，以使在存送中收獲，亦可以拷貝出來。