物業(yè)公司往來文書控制及保密制度

　　1.文書往來需嚴(yán)格，其中包括

　　(1)外發(fā)文書：必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出

　　(2)內(nèi)部文書：必需由部門主管發(fā)出或部門蓋公章才算有效公文

　　(3)保密文件：必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。

　　2.保密制度

　　(1)本制度是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。

　　(2)本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議，公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。

　　(3)本規(guī)定中所稱機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng)，凡符合下列條款之一者均屬于此。

　　a.關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃;

　　b.關(guān)于人事問題;

　　c.關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng);

　　d.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料;

　　e.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng);

　　f.規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。

　　(4)機(jī)要文件及其處理，按其程序可分為以下三種：-

　　a.秘密，不能向部門經(jīng)理及主管，以及業(yè)務(wù)上相關(guān)人員以外者公開。

　　b.公司內(nèi)部秘密，不能向公司以外公開。

　　c.絕密，不能向部門經(jīng)理及主管，以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開。

　　(5)機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定，原則上由所管部門的經(jīng)理負(fù)責(zé)，但公司總經(jīng)理可以命其變更。

　　(6)機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。

　　(7)機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專人保管。機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記，其處理和保管由收件人自行處理。

　　(8)機(jī)要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至有關(guān)部門時(shí)，必須請(qǐng)收件人簽字蓋章。

　　(9)總公司及分公司之間文件的來往傳送或郵寄時(shí)，應(yīng)采用親啟信函方式，必要時(shí)應(yīng)采用掛號(hào)信函方式。

　　(10)公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。

　　(11)機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí)制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄，并在上述(2.2.8)款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。

　　(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng)，由制發(fā)部門的經(jīng)理負(fù)責(zé)，請(qǐng)專人進(jìn)行分發(fā)和傳送，但必須履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款規(guī)定的手續(xù)。

　　(13)機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無用物品的銷毀，應(yīng)確定一定的時(shí)間，由所管經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀。

　　(14)凡違反本規(guī)定者，由總經(jīng)理辦公室討論處理

　　一般文件由總經(jīng)理發(fā)到各部門主管處理或存閱，送回行政部存檔。所有外發(fā)及保密文件，必需有總經(jīng)理記錄，以使在存送中收獲，亦可以拷貝出來。

篇2：物業(yè)公司往來文書控制保密制度

　　物業(yè)公司往來文書控制及保密制度

　　1.文書往來需嚴(yán)格，其中包括

　　(1)外發(fā)文書：必需由總經(jīng)理辦公室發(fā)出

　　(2)內(nèi)部文書：必需由部門主管發(fā)出或部門蓋公章才算有效公文

　　(3)保密文件：必需統(tǒng)一由行政或總經(jīng)理指派人員拆閱。

　　2.保密制度

　　(1)本制度是為處理涉及公司機(jī)密的文件及其機(jī)要事項(xiàng)而制定。公司職員必須根據(jù)自己的職務(wù)遵守處理機(jī)要文件及機(jī)要事項(xiàng)的紀(jì)律。

　　(2)本規(guī)定的修改與廢止、由辦公室提議，公司總經(jīng)理決定后實(shí)施。

　　(3)本規(guī)定中所稱機(jī)要是指不得泄露其內(nèi)容的文件及事項(xiàng)，凡符合下列條款之一者均屬于此。

　　a.關(guān)于公司的重要政策或計(jì)劃；

　　b.關(guān)于人事問題；

　　c.關(guān)于重要會(huì)議的討論事項(xiàng)；

　　d.關(guān)于業(yè)主或租戶的檔案資料；

　　e.契約、協(xié)定或根據(jù)協(xié)商而決定的事項(xiàng)；

　　f.規(guī)定、命令中特別指定的事項(xiàng)。

　　(4)機(jī)要文件及其處理，按其程序可分為以下三種：-

　　a.秘密，不能向部門經(jīng)理及主管，以及業(yè)務(wù)上相關(guān)人員以外者公開。

　　b.公司內(nèi)部秘密，不能向公司以外公開。

　　c.絕密，不能向部門經(jīng)理及主管，以及特別指名的最小范圍內(nèi)的相關(guān)工作人員以及承辦人員以外者公開。

　　(5)機(jī)要文件、機(jī)要事項(xiàng)及其種類的認(rèn)定，原則上由所管部門的經(jīng)理負(fù)責(zé)，但公司總經(jīng)理可以命其變更。

　　(6)機(jī)要文件或機(jī)要事項(xiàng)由該業(yè)務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)印制和傳達(dá)。

　　(7)機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份、一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由辦公室專人保管。機(jī)要文件應(yīng)加蓋相應(yīng)的紅色標(biāo)記，其處理和保管由收件人自行處理。

　　(8)機(jī)要文件的制發(fā)部門應(yīng)備有發(fā)文簿，文件發(fā)送至有關(guān)部門時(shí)，必須請(qǐng)收件人簽字蓋章。

　　(9)總公司及分公司之間文件的來往傳送或郵寄時(shí)，應(yīng)采用親啟信函方式，必要時(shí)應(yīng)采用掛號(hào)信函方式。

　　(10)公司內(nèi)機(jī)要文件的傳遞，除責(zé)任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項(xiàng)必須由直接關(guān)系者親自傳達(dá)。

　　(11)機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門的經(jīng)理同意后方可復(fù)制。機(jī)要文件復(fù)制時(shí)制發(fā)部門應(yīng)將復(fù)制件數(shù)量在原件或副本上詳細(xì)記錄，并在上述(2.2.8)款規(guī)定的發(fā)文簿上記載復(fù)制件的去向。

　　(12)秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項(xiàng)，由制發(fā)部門的經(jīng)理負(fù)責(zé)，請(qǐng)專人進(jìn)行分發(fā)和傳送，但必須履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款規(guī)定的手續(xù)。

　　(13)機(jī)要文件及其相關(guān)草案、其他無用物品的銷毀，應(yīng)確定一定的時(shí)間，由所管經(jīng)理負(fù)責(zé)銷毀。

　　(14)凡違反本規(guī)定者，由總經(jīng)理辦公室討論處理

　　一般文件由總經(jīng)理發(fā)到各部門主管處理或存閱，送回行政部存檔。所有外發(fā)及保密文件，必需有總經(jīng)理記錄，以使在存送中收獲，亦可以拷貝出來。