物業服務合同到期處理攻略

　　--業主委員會操作指南

　　物業服務合同到期，對于業主委員會來說，是一個重要的管理節點。如何處理這一過渡期，確保物業服務的連續性和質量，是每個業主委員會都需要面對的問題。本文將為您提供一份詳盡的物業服務合同到期處理攻略，幫助您順利完成這一過程。

　　一合同審查

　　確保了解所有細節

　　1. 組建審查團隊，包括業主委員會成員和物業管理專家。

　　2. 收集所有物業服務合同相關文件和記錄。

　　3. 審查合同的關鍵條款，如服務范圍、費用、期限等。

　　4. 識別合同中的特殊條款，如提前終止權、自動續約等。

　　5. 評估物業服務的履行情況，包括服務質量和費用支付。

　　6. 與法律顧問合作，確保理解合同中的法律含義。

　　7. 設定審查時間表，確保有足夠時間進行審查。

　　8. 準備審查報告，總結合同的關鍵點和改進建議。

　　二前期準備

　　為業主大會做好準備

　　1. 確定業主大會的召開時間和地點。

　　2. 制定業主大會議程，包括物業服務的續約或更換議題。

　　3. 發布業主大會通知，確保所有業主參與。

　　4. 準備業主大會材料，如物業服務評估報告。

　　5. 確定業主大會的投票規則和流程。

　　6. 與物業管理公司溝通，了解其續約意愿。

　　7. 收集潛在新物業服務提供商信息。

　　8. 準備業主大會宣傳材料，提高業主參與度。

　　三業主大會

　　集體決策的關鍵環節

　　1. 確保業主大會的合法性和有效性。

　　2. 組織業主簽到，確保投票有效。

　　3. 介紹物業服務現狀和業主大會議程。

　　4. 展示物業服務評估報告和業主意見調查結果。

　　5. 討論續約或更換物業服務問題，聽取業主意見。

　　6. 進行投票，根據業主意愿決定是否續約或更換。

　　7. 宣布投票結果，確保透明度和公正性。

　　8. 記錄會議過程和結果，為后續行動提供依據。

　　四決定續約或更換

　　業主意愿的體現

　　1. 分析業主大會投票結果，確定是否續約或更換。

　　2. 如果決定續約，與現有物業公司進行續約談判。

　　3. 如果決定更換，制定物業服務提供商選擇標準。

　　4. 準備續約或更換物業服務的通知，告知業主。

　　5. 評估現有物業公司的續約條件。

　　6. 考慮業主意見，確保決策符合大多數業主利益。

　　7. 與法律顧問合作，確保決策過程合法。

　　8. 準備與新物業服務提供商的溝通和談判策略。

　　五招標或選擇新物業

　　公開透明的選拔過程

　　1. 確定招標流程和時間表。

　　2. 制定物業服務提供商選擇標準。

　　3. 發布招標公告，邀請合格物業服務提供商。

　　4. 收集和評估投標文件，包括服務方案和報價。

　　5. 組織競標者面試或演示，了解其服務能力。

　　6. 根據評估結果，選擇最合適的物業服務提供商。

　　7. 與選定物業服務提供商進行合同談判。

　　8. 準備與新物業服務提供商的合同草案。

　　六簽訂新物業合同

　　確立新的合作關系

　　1. 確定合同談判團隊，包括業主委員會成員和法律顧問。

　　2. 討論和確定合同的主要條款。

　　3. 確保合同條款符合法律法規和業主利益。

　　4. 與新物業服務提供商就合同條款進行詳細談判。

　　5. 準備合同草案，并進行法律審查。

　　6. 組織業主委員會會議，討論并批準新物業服務合同。

　　7. 正式簽署新物業服務合同。

　　8. 向所有業主公布新物業服務合同的主要內容。

　　七過渡期安排

　　確保平穩過渡

　　1. 確定新舊物業服務合同交替的具體日期。

　　2. 與新舊物業服務提供商協商，確保過渡期服務的連續性。

　　3. 制定詳細的過渡期工作計劃和時間表。

　　4. 協調新舊物業服務提供商的交接事宜，包括人員、設備、資料等。

　　5. 監督過渡期間物業服務的執行情況，確保服務質量。

　　6. 準備過渡期的應急預案，以應對可能出現的問題。

　　7. 向業主通報過渡期的安排和進展，保持溝通透明。

　　8. 收集業主在過渡期間的反饋，及時調整服務策略。

　　八通知相關方

　　保持信息暢通

　　1. 準備通知文件，明確新物業服務提供商的基本信息和新合同的主要內容。

　　2. 確定需要通知的相關方，包括社區、居委會、政府部門等。

　　3. 發送通知給相關方，確保他們了解物業服務的變更。

　　4. 與相關方溝通，確保他們對新物業服務的變更沒有異議。

　　5. 收集相關方的反饋和建議，必要時進行調整。

　　6. 確保通知過程中的溝通記錄和文件存檔。

　　7. 跟進相關方的回應，確保信息傳達無誤。

　　8. 在必要時，組織相關方會議，共同討論物業服務變更事宜。

　　九監督執行

　　確保服務質量

　　1. 制定物業服務監督計劃，明確監督的目標和方法。

　　2. 定期檢查物業服務的執行情況，包括服務質量、費用使用等。

　　3. 收集業主對物業服務的反饋，及時了解業主的需求和意見。

　　4. 與物業服務提供商溝通，解決業主反饋的問題。

　　5. 組織業主滿意度調查，評估物業服務的效果。

　　6. 定期向業主報告物業服務的執行情況和改進措施。

　　7. 建立物業服務改進的長效機制。

　　8. 鼓勵業主參與物業服務的持續監督和改進過程。

　　十法律咨詢與備案

　　合規性保障

　　1. 在整個流程中，特別是在簽訂新合同時，咨詢法律顧問。

　　2. 確保所有決策和行動符合法律法規。

　　3. 準備法律文件，包括合同、通知、決議等。

　　4. 對所有法律文件進行審查，確保沒有遺漏或錯誤。

　　5. 將所有相關文件進行備案，以備不時之需。

　　6. 在必要時，向政府部門或法律機構報告備案情況。

　　7. 建立法律文件的管理和更新機制。

　　8. 定期對法律合規性進行自我檢查或第三方審計。

　　十一記錄與反饋

　　持續優化的基礎

　　1. 建立物業服務變更的記錄系統，包括會議記錄、決議、通知等。

　　2. 定期收集業主對物業服務的反饋，包括滿意度調查、投訴等。

　　3. 分析業主反饋，識別物業服務的優點和需要改進的地方。

　　4. 向業主委員會和物業管理公司報告業主反饋的分析結果。

　　5. 根據業主反饋，制定物業服務改進計劃。

　　6. 向業主通報物業服務改進的進展和成果。

　　7. 建立業主反饋的快速響應機制。

　　8. 利用技術手段，如物業管理軟件，提高記錄和反饋的效率。

　　十二持續改進

　　追求卓越服務

　　1. 建立物業服務持續改進的機制，包括定期評估和反饋。

　　2. 與物業服務提供商合作，制定服務改進計劃。

　　3. 監督物業服務提供商執行改進計劃，確保改進措施的有效性。

　　4. 定期向業主報告物業服務改進的進展和成果。

　　5. 鼓勵業主參與物業服務的持續改進過程。

　　6. 根據業主的反饋和市場變化，調整物業服務的內容和方式。

　　7. 建立物業服務改進的長期目標和計劃。

　　8. 通過培訓和教育，提高物業管理團隊的專業能力。

　　這些步驟涵蓋了從過渡期的安排到與新物業服務提供商的持續合作，每一步都需要細致的規劃和執行。確保物業服務合同到期后的處理過程既符合法律法規，又能滿足業主的需求和期望，最終實現物業服務的持續優化和提升。

　　通過這份詳盡的物業服務合同到期處理攻略，業主委員會可以更加自信和專業地應對物業服務合同到期的挑戰，確保業主的權益得到最大程度的保障。

篇2：物業公司小區物業服務合同到期回復函

　　關于物業公司與小區物業服務合同到期的回復函

　　深圳市zz物業管理服務有限公司：

　　20**年7月15日，**業委會收到貴公司關于物業服務合同到期的告知函，鑒于貴物業公司的發展已決定不續簽合同，在此**業委會深表遺憾，同時也感謝貴物業一直兢兢業業的工作精神。希望貴公司能站好最后一班崗，一如既往地認真對待小區的管理工作，**業委會也將盡快選聘新的物業公司進駐小區進行管理。

　　為了有序辦理移交手續，請貴公司在8月15日前向業委會提交以下幾方面的資料：

　　一、關于物業服務合同附件四（改造資金項目）中，請向業委會提供合同三年內整改資金的投入明細表、以及剩余改造項目資金的使用計劃。

　　二、小區內公共區域的六年（20**年-20**年）廣告費收益的分配方案和分配結果報告。

　　三、關于本體維修金帳戶，合同規定每月15日前須準時將上月所收本體維修金打入共管帳戶。從7月份開始，每月向業委會提供相應對帳單。

　　四、提供20**年所有電梯檢測報告。

　　五、提供20**年小區消防檢查合格報告。

　　六、將小區所有的圖紙檔案，編號后明細造冊，上交業委會

　　復印件。

　　七、提供**小區客服中心20**年1-7月的財務報表。

　　八、其他未詳盡文件，請貴公司補充。

　　注：所有提供材料請加蓋公章或財務章。

　　**花園業委會

　　20**年7月18日