公司長途電話管理辦法(五)

　　第一條 為使電話的使用能發(fā)揮最大效力，并節(jié)省成本，特擬本辦法。

　　第二條 電話的管理由管理部總籌負責。使用則由各單位主管負責督導與控制。

　　第三條 電話使用須知：

　　一)轄區(qū)內(nèi)的洽公。

　　二)時間以三分鐘為限，自我控制。

　　三)注意禮節(jié)，長話短說，簡潔扼要，以免耗時又占線。

　　四)使用前應(yīng)對討論、商洽事情稍加構(gòu)思或略作記錄。

　　第四條 長途電話使用須知：

　　一)各辦公場所應(yīng)備置長途電話記錄表，并記錄使用人、受話人、起訖時間、聯(lián)絡(luò)事項及交涉結(jié)果。本表每月轉(zhuǎn)管理部呈總經(jīng)理核閱。

　　二)長途電話限所長以上人員掛撥。

　　三)一般人員需掛用長途電話時需先經(jīng)所長以上人員批準(無所長者由該單位主管核準)。

　　四)禁止掛用私人長途電話。

　　五)違反長途電話使用電話需知，或控制表未記載，或記載不實者，一律作記過處分。

篇2：物業(yè)人員接打電話禮儀規(guī)范

　　物業(yè)人員接打電話禮儀規(guī)范

　　物業(yè)人員接打電話的禮儀規(guī)范包括以下兩大方面：

　　一、接聽電話的禮儀規(guī)范

　　１、及時接電話

　　1）電話鈴響三聲之內(nèi)必須及時接聽，不能怠慢，更不可撂下電話長時間不理睬。如電話鈴響超過三聲以上的，接聽電話時必須先致歉：“對不起，讓您久等了。”

　　2）如果確實很忙，可表示歉意，說：“對不起，我現(xiàn)在有些忙，要不待會我再給你回過去好嗎？”

　　3）如正在處理工作事務(wù)，可表示歉意，說：“對不起，我先接聽一下電話，馬上再為您接著辦理，好嗎？”。接聽電話時要言簡意賅，盡量縮短通話時間。電話接聽完后要再向客戶表示歉意：“實在抱歉，讓您久等了”。

　　2、主動自報家門

　　您好，z物業(yè)服務(wù)中心，很高興為您服務(wù)；您好，z物業(yè)監(jiān)控中心，很高興為您服務(wù)；您好，z物業(yè)**部，很高興為您服務(wù)；

　　3、認真聽對方說話

　　接電話時應(yīng)當認真聽對方說話，而且不時有所表示，如：是、對、好、請講、不客氣、我聽著呢、我明白了等等，或用語氣詞“唔、恩、嗨等，讓對方感到你是在認真聽。漫不經(jīng)心，答非所問，或者一邊聽一邊同身邊的人談話，都是對對方的不尊重。

　　4、特殊情況的電話接聽處理

　　1）非前臺人員代接聽電話的情況：

　　一般事務(wù)：您好，您的情況我們已做好記錄，將安排專人跟進，如有需要將電話再聯(lián)系您，感謝您的來電。

　　復雜事務(wù)：很抱歉，我是財務(wù)（**）人員，您反映的情況我可能了解的不全面，如果方便的話，麻煩您留下聯(lián)系電話，稍后客服前臺專人再跟您聯(lián)系，好嗎？

　　注：接聽電話時需準確清淅在《非前臺人員電話接聽記錄本》中記錄來電的日期、時間、房號、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、反映情況，向?qū)Ψ胶喴獜褪鲆淮巫鞒龃_認，并及時轉(zhuǎn)達給客服前臺。

　　2）對方打錯電話：

　　應(yīng)當及時告之，口氣要和善，不要諷刺挖苦，更不要表示出惱怒之意。

　　3）客戶直接詢問上司或領(lǐng)導手機號碼的，應(yīng)禮貌、客氣地詢問對方：“對不起，能麻煩您說一下具體的情況及留下聯(lián)系電話嗎？我會馬上向（**）轉(zhuǎn)達，他（她）會及時與您聯(lián)系的。”之后及時轉(zhuǎn)達給相關(guān)上司或領(lǐng)導。

　　5、在電話中需傳達有關(guān)事宜的，應(yīng)重復重點，對于號碼、數(shù)字、日期時間等信息應(yīng)進行再次確認，以防出現(xiàn)錯誤。

　　6、掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已經(jīng)掛斷電話，才能輕輕掛上電話。

　　二、撥打電話的禮儀

　　1、電話接通后，應(yīng)首先向?qū)Ψ街乱詥柡虿⒈砻魃矸荩纾骸澳茫沂莦物業(yè)服務(wù)中心**部門***，”。

　　2、確認對方的身份并致歉：“請問您是***號樓**房的業(yè)主***嗎，不好意思，打擾您了？

　　3、簡明扼要說清拔打電話的事由：“是這樣的，......”

　　4、向?qū)Ψ酱_認其是否明白您表述的情況：感謝您，請問還有不清楚的地方嗎？

　　5、非本人接聽電話：“是這樣的，......,能麻煩您幫我轉(zhuǎn)達一下嗎？如果有不清楚的，麻煩“*”先生（小姐）可致電2927***,找***了解情況。

　　6、通話完畢以后，應(yīng)說：“謝謝，再見”。

　　三、禁止使用的語言

　　1、不行；

　　2、不知道；

　　3、不清楚；

　　4、不可以；

　　5、公司現(xiàn)在沒有人；

　　6、你不懂，就按我說得做；

　　7、我都講了多少遍了，你怎么還是不會；

　　8、我也不知道什么時候能到；

　　9、沒辦法，我也解決不了；

　　10、這不歸我們管，不要找我們；

　　11、不要問為什么，就是這樣的；

　　12、你怎么能這樣操作呢？

　　13、你連這個都不會啊？

　　14、你到底懂不懂啊？

　　15、真煩；

　　16、你這個人怎么不講道理；

　　17、你找領(lǐng)導去；

　　18、你懂不懂；

　　19、不知道就別說；

　　20、這是規(guī)定，就不行；

　　21、沒到上班時間，急什么；

　　22、著什么急，沒看見我正忙著；

　　23、墻上貼著，自己看；

　　24、有意見，告我去；

　　25、剛才不是和你說過了嗎，怎么還問；

　　26、你想好了沒有，快點；

　　27、快下班了，明天再來；

　　28、我就這態(tài)度，不滿意到別處問；

　　29、干什么，快點；

　　30、擠什么擠，后面等著去；

　　31、你問我，我問誰；

　　32、我解決不了；

　　33、不是告訴你了，怎么還不明白；

　　34、交錢，快點；

　　35、沒零錢，自己換去；

　　36、我沒時間，你自己填寫；

　　37、眼睛睜大點，看清楚了再寫；

　　38、小區(qū)不是你們家的，想怎么樣就怎么樣；

　　39、就這些，不要再挑了；

　　40、電腦壞了，我有什么辦法；

　　41、誰給你搞的，你找誰去；

　　42、別在這里吵；

　　43、說了這么多遍還不明白；

　　44、人不在，等一會兒；

　　45、沒有身份證就是不能辦，你吵什么。

　　46、這事不歸我管

　　。。。。。。

　　四、九種基本禮貌用語

　　1）稱呼語：小姐、太太、先生、那位先生、那位女士、阿姨等。

　　2）歡迎語：歡迎您來我們公司、歡迎您入住本樓、歡迎光臨等。

　　3）問候語：您好、早安、午安、早、早上好、下午好、晚上好、路上辛苦等。

　　4）祝賀語：恭喜、祝您節(jié)日愉快、圣誕快樂、新年快樂、生日快樂、新婚快樂、新春 快樂、祝您萬事如意等。

　　5）告別語：再見、晚安、明天見、祝您旅途愉快、祝您一路平安、歡迎您下次再來等。

　　6）歉意語：對不起、請原諒、打擾您了、失禮了、非常抱歉等。

　　7）道謝語：謝謝、非常感謝等。

　　8）應(yīng)答語：是的、好的、我明白了、謝謝您的好意，不要客氣、沒關(guān)系、這是我應(yīng)該做的等。

　　9）征詢語：請問您有什么事、我能為您做什么嗎？需要我?guī)湍鍪裁磫幔磕阆矚g（需要、能夠?...）？請您?...好嗎？

　　10）基本用語十字：您好、謝謝、請、對不起、再見。

　　11）常用禮貌用語十詞：請您、謝謝、對不起、請原諒、沒關(guān)系、不要緊、別客氣、您早、您好、再見。

篇3：實用物業(yè)費電話催繳技巧講義

　　實用物業(yè)費電話催繳技巧講義

　　電話催繳（當前主要采用方式）

　　（1）適用范圍：入住、未入住均可。

　　（2）優(yōu)點：適用范圍廣，快捷、便利、可多次使用。

　　（3）缺點：沒有面對面好溝通，受通話時間、彼此情緒等影響。不如面對面溝通，能給對方制造更大的壓力。物管費催繳應(yīng)貫穿在日常的工作中，實施在每一次業(yè)主來訪的接待中。

　　一、心理準備

　　1、認識幾種情緒

　　（1）抵觸

　　A、心理解析：對催繳物管費工作排斥、不主動不積極，甚至消極的認為業(yè)主就不應(yīng)該、不可能交物管費。

　　B、表現(xiàn)形式：應(yīng)付了事，效果不佳。

　　C、合理心態(tài)：物業(yè)的工作職責就包括物管費觜；前期的維保修類工作固然重要，但物管費工作是業(yè)主對我們工作的肯定形式；那些因工程遺留問題拒交物管費的業(yè)主其實誤解和混淆了物管費乃至物業(yè)服務(wù)的內(nèi)涵。

　　（2）恐懼。

　　A、心理解析：對打電話給業(yè)主、特別是催費工作心生膽怯和恐懼。

　　B、表現(xiàn)形式：打電話磨磨蹭蹭、羞羞答答，渴求業(yè)主理解（這是我的工作，某某大哥您就幫幫我吧）的很為難的言語表現(xiàn)。

　　C、合理心態(tài)：欠債還錢、天經(jīng)地義；如果我是業(yè)主，別人給我打電話催費，我心里也會虛；打了再說唄，今后他們還需要我的服務(wù)呢；打多了就習慣了。多打打電話就習慣了，不害怕了。

　　（3）怕拒絕

　　A、心理解析：業(yè)主不交怎么辦？業(yè)主提工程問題怎么辦？業(yè)主罵我怎么辦？

　　B、表現(xiàn)形式：業(yè)主提出刁難問題、無理取鬧便啞口無言。一旦遭拒，自信心受挫。

　　C、合理心態(tài)：不交拉倒，我把工作做好就行（拒不繳納的統(tǒng)計上報領(lǐng)導，有領(lǐng)導呢）；準備好應(yīng)答思路（如工程遺留問題的解釋）；罵就罵唄，哼，下次還給你打。（各物業(yè)助理與絕大多數(shù)業(yè)主均建立了良好關(guān)系，業(yè)主一般不會罵我們，只會抱怨，要罵也只罵地產(chǎn)）

　　（4）堅定信心，調(diào)整策略，持續(xù)跟進。

　　電話邀約過程中就業(yè)主提出的問題盡量做出誠懇的回答，就切實存在的可以解決的問題進行快速跟進處理，以便下次電話催繳的成功。費是催出來的，需要多次電話邀約，方能成功。

　　二、邀約準備

　　1、心理準備平靜心態(tài)，練習微笑，在談笑風生中輕松催費。

　　2、內(nèi)容準備

　　（1）業(yè)主通訊錄（含業(yè)主姓名）

　　（2）交談切入點（如以維修完成切入物管費催繳）

　　（2）所轄片區(qū)工程問題臺賬（反映片區(qū)各戶維修完成情況）

　　（3）常見問題回答思路（稍后制定出物管費常見問題統(tǒng)一說辭）

　　（4）回訪記錄表（盡可能詳細記錄每一次的回訪情況，業(yè)主的要求或問題，以便下次跟進）

　　3、把握時機

　　（1）避免在吃飯或休息時間與業(yè)主聯(lián)系，如果把電話打過去了，也要禮貌的征詢業(yè)主是否有時間或方便接聽。

　　（2）周末前催繳時機較佳，便于業(yè)主周末前來繳費。

　　（3）有條件的話，可以在晚上打，拋開工作，晚上的人內(nèi)心較平靜。

　　三、自我介紹、確認身份

　　1、熟悉的人和自己接觸較多、相熟的、關(guān)系不錯的業(yè)主，可以某某大哥（叔叔阿姨大哥大姐）直接切入，告訴對方公司已經(jīng)開始收取物管費。

　　2、不熟悉的人收了房很少見的，對片區(qū)物業(yè)助理不認識不熟悉的業(yè)主，首先自報家門：您好，我是兆佳物業(yè)澳海城服務(wù)中心的×××（或您片區(qū)的物業(yè)助理某某某或小某），請問您是×××戶的業(yè)主×××先生（女士）嗎？然后以切入點切入正題。

　　3、注意事項

　　（1）語音語調(diào)適當，讓聽者舒服，吐字清晰；

　　（2）在不確定業(yè)主性別的時候，可在確認對方身份后再行稱呼。

　　（3）如果電話打擾了對方，應(yīng)馬上另約電話回訪時間，禮貌結(jié)束通話。

　　四、通話切入

　　1、節(jié)日問候

　　2、告知公司某項活動，邀約業(yè)主參加。（如周末會議中心的某項活動）

　　3、各項通知、提示（如停水、停電通知，車位租賃等通知）

　　4、各類回訪（VIP、獨居老人、收樓慰問、五八天回訪、滿意度調(diào)查），在此類回訪中切入物管費催繳要特別注意是否合適。

　　5、維修完成回訪、銷單回訪。（在該類回訪中切入物管費催繳時機較好，可在業(yè)主前來確認工程問題的完成和銷單簽字時順便繳費）

　　6、其他（業(yè)主因某項事物需要詢問及了解時主動打電話給物業(yè)助理時剛好切入物管費催繳事宜）

　　五、溝通過程

　　在告知業(yè)主來電目的后，常見問題如下。

　　1、對繳費通知無異議

　　A、清晰告知其欠費繳金額、欠費周期，以便其做好繳費準備；（如該戶可能對收費起始日期有異議，最好不要提及。）

　　B、告知其繳費截止日期，必要的時候，可告知滯納金事宜。

　　C、確定繳費時間。最好不要詢問您什么時候有空過來？（該問題大多無效），應(yīng)主動給業(yè)主提出選擇題讓業(yè)主做答。如：王大哥，您看您是這個周周六還是周日過來呀？確定日期，緊接著確定具體時間點。您是周六早上還是下午過來啊？因為周末工作比較多、前來繳費業(yè)主較多（暗示業(yè)主交物管費的很多），到時候我好協(xié)調(diào)好工作帶您繳費。如業(yè)主周六真來，到時帶其繳費有何不可。

　　D、注意事項:主動引導業(yè)主在我們的思路框架內(nèi)回答問題、確定時間。不要給其過多的思考和疑問時間，快速結(jié)束通話。

　　2、對繳費通知有異議

　　A、對物管費起始日期不認可耐心傾聽其訴求，找出其問題的薄弱點，在表示理解對方的疑問或異議的同時，解釋物管費收取期限的標準。

　　（業(yè)主已簽按合同角樓期開始收取，且物業(yè)前期已開始服務(wù)；工程遺留問題屬正常問題，可在收樓后維修完成。）

　　B、無工程遺留問題或業(yè)主因無時間未收樓這是業(yè)主的問題。

　　不收樓不代表不按合同約定收樓日收取物管費。

　　C、未入住能不能少交物管費。

　　要點：未入住物業(yè)服務(wù)照常進行，物業(yè)服務(wù)不只是針對個體住戶，而是屬于全體業(yè)主；未入住的很多照常交費；空置房的物管費國家法律規(guī)定，全額收取。（必要的時候可說出國家關(guān)于空置房物管費收取標準的法律條文）

　　D、工程遺留問題未得到徹底處理該問題屬于較難說服的問題，但仍需解釋。

　　☆工程遺留問題（小問題）屬正常問題，在收樓后業(yè)主通過驗房保修的形式，物業(yè)會敦促地產(chǎn)公司進行整改，且在維修期內(nèi)，業(yè)主所提問題，地產(chǎn)公司都會負責安排維修。對于那些切實可以維修的小問題，可對業(yè)主做出維修完成期限承諾，讓業(yè)主先行安心繳費。此類業(yè)主常把工程問題與物管費相混淆，甚至拿物管費作為拒交或拖延的擋箭牌，一部分業(yè)主通過解釋可以做通工作，另一部業(yè)主則堅持要處理完工程遺留問題才繳費，針對此類業(yè)主。催繳后，應(yīng)馬上跟進該戶問題的處理，越快越好，處理好了問題，業(yè)主答應(yīng)過繳費的自然很少反悔。

　　☆在與業(yè)主溝通的過程中，應(yīng)該反復解釋我們的工作流程，特別是從業(yè)主報修問題到維修完成期間我們的工作流程。目的在于，向業(yè)主表明我們的工作的規(guī)范和嚴格，以及業(yè)主所認為的小問題的處理流程和時限，爭取讓業(yè)主理解和支持我們的工作。同時，話題轉(zhuǎn)到他今天電話里所提出的問題，作為公司代表，一定會如實向上反映，向業(yè)主表明他的問題會被得到重視、會有人負責到底的態(tài)度和決心。☆緊接著，確定繳費時間。無論業(yè)主說什么時間，盡量讓其確定一個較具體時間，這樣業(yè)主來的可能性較大。即使不來，也利于我們下次電話催費的切入。業(yè)主答應(yīng)了沒來，下次打電話問他，他便不再好意思一再推脫。

　　E、對物業(yè)服務(wù)有意見

　　☆對某個員工服務(wù)有意見表達歉意，做出改善的態(tài)度。☆對某項服務(wù)的不滿意如電梯前室、樓道衛(wèi)生不滿意。告知業(yè)主馬上做出整改，同時接著可以詢問業(yè)主：您對我們的服務(wù)還有沒有其他意見或建議？（讓業(yè)主感受到我們的誠懇和對工作的負責態(tài)度，緩和其內(nèi)心的抱怨或不滿情緒）

　　☆抱怨配套設(shè)施不完善站在業(yè)主的角度，表達對業(yè)主心聲的理解。同時耐心像業(yè)主承諾物業(yè)服務(wù)與配套設(shè)施的關(guān)系和區(qū)別。（配套設(shè)施屬開發(fā)商的問題，開發(fā)商的任何承諾與物業(yè)服務(wù)是有區(qū)別的，必要的時候可向業(yè)主解釋雖然地產(chǎn)和物業(yè)同屬恒大地產(chǎn)，但是各自獨立運營的兩個子公司）。針對業(yè)主的抱怨，同時還應(yīng)向業(yè)主表明，將把業(yè)主的心聲（配套設(shè)施不完善，業(yè)主生活不便）反映給公司領(lǐng)導，領(lǐng)導會與地產(chǎn)公司進行溝通，維護業(yè)主的權(quán)益。

　　六、通話結(jié)束

　　1、做好記錄，以便下次跟進。

　　A、在獲得業(yè)主前來繳費的時間后，無論答應(yīng)是本周還是月末，在預(yù)繳費前一天，還應(yīng)給業(yè)主做一次回訪。如：某某先生，上次給您打電話，您說明天過來繳費，明天早上您大概幾點過來啊，我們好提前給您做好安排？（目的還是確定時間，再次督促業(yè)主，確保邀約成功）

　　B、對于對繳費有意見不繳的業(yè)主，做好詳盡的記錄。便于下次回訪有良好的切入點。在下次回訪之前，就業(yè)主提出的問題或意見作出整改或回答準備，在下次回訪之時，才能給業(yè)主一個良好的答復和交代。既然，問題解決了，業(yè)主也就沒有推脫的理由了。下次電話溝通的時候，匯報完整改情況后，繼續(xù)向業(yè)主發(fā)出繳費邀約，確定繳費時間。（李女士，上次您提的問題我們這邊都做出了整改，您看您是這個周六還是周日過來交一下費，您是刷卡呢還是交現(xiàn)金）。

　　2、不斷總結(jié)電話溝通經(jīng)驗和溝通技巧

　　A、調(diào)整溝通思路。對于不同的業(yè)主采用不同的溝通內(nèi)容

　　B、不斷提升自己的電話技巧。如言語表達、解釋能力、應(yīng)變能力以及電話里的“親和力”

　　C、不氣不餒，繼續(xù)努力。