第一章總則
第一條為了加強后勤處檔案管理工作，充分發揮檔案在后勤處各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》、《廣東EE大學檔案管理辦法》，結合我處實際，制訂本辦法。
第二條后勤處在黨政管理、工程項目管理、招投標管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實物檔案等不同載體的文件材料，均屬后勤處檔案。
第三條后勤處檔案是全處職工各項工作的真實記錄，是重要的信息資源，是歷史的憑證。
第四條 后勤處檔案工作是辦好后勤各項工作的重要基礎之一，也是衡量后勤處工作質量和管理水平的重要標志。后勤處各部門應加強對檔案工作的管理，切實把它納入部門管理工作職責之中。各部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。
第二章管理體制及職責
第五條本處檔案工作遵守統一領導、分級管理、集中保存的原則。后勤處在計劃科設檔案室，集中存放各類檔案資料，后勤處檔案室受學校綜合檔案室指導和本處主管領導分管，計劃科專(兼)職檔案工作人員負責處理日常工作。
第六條分管處領導職責：指導全處檔案工作;協調各部門落實檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結、驗收其它工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作);負責對各部門檔案工作進行監督、檢查和考核;負責檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領導工作;研究決定檔案工作的重大事宜。
第七條后勤處檔案室的基本任務：
(一)貫徹執行國家和學校關于檔案工作的政策法規，規劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規章制度，監督、指導、檢查執行情況;
(二)對后勤處檔案和有關資料進行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。
(三)執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密工作。
(四)做好檔案利用工作，主動為后勤處各項工作服務，為職工服務。
(五)做好檔案編研工作和信息開發交流工作，發揮檔案的信息源作用。
(六)做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案安全。
(七)圍繞后勤處中心工作，完成后勤處交辦的任務。
第八條后勤處確定一名處領導負責分管后勤處的檔案工作，計劃科設專(兼)職檔案員，負責后勤處檔案的收集、整理，并根據學校要求向學校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負責人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責。
第三章檔案的形成和歸檔
第九條對全處檔案實行集中統一管理，特殊載體檔案可實行分室管理。后勤處各項工作應與檔案工作實行“三納入”、“四同步”，即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
第十條后勤處專(兼)職檔案員應按《廣東EE大學檔案綜合管理工作規范》的要求，對形成的文件材料認真積累、整理，按時移交學校綜合檔案室。
第十一條對于個人在從事黨政管理職務活動中形成的各種載體的文件材料，必須按規定歸檔，任何個人和部門不得據為已有。
第十二條提倡個人向后勤處捐贈在非職務活動中形成的檔案材料，后勤處檔案室應做好此類檔案的接收和管理。
第十三條歸檔范圍：
依據《廣東EE大學后勤處目標管理責任書》和我處檔案工作實際情況，我處歸檔范圍分為八個方面：
(一)基本建設、維修工程方面：
主要有工程(或維修)項目的立項、規劃、設計、施工、竣工等各階段產生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;
如：可行性研究、規劃方案、立項申請、批復、設計、施工圖紙、
招投標資料、水、電擴容的方案、施工現場記錄、設計與施工修改變更的請示和批復及施工變更通知書、施工合同、施工組織設計、進度計劃、施工措施、設備、材料人員進場安排、預(結)算報告、施工監理的合同、監理日記、監理報告等有關資料;
(二)各部門房產方面：
各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關學校的固定資產統計數據;
(三)大型設備方面：
大型設備如：水泵房、高壓電房中的設備、各類汽車等。后勤設備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運行記錄、值班記錄等等;
(四)地下隱蔽工程方面：
校園內水網、電網、煤氣管網及電視、電信、寬帶網絡等隱蔽工
程的設計、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。
尤其重要的有：給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網等的設計、管網布置圖、施工合同、施工進度、預付款情況及工程結算書、竣工圖紙、竣工報告等資料。地下管網工程的維修、檢測記錄、工程材料取樣試驗、水質化驗及檢驗報告等;
(五)醫療、病例方面：
主要有學生及教職工相關的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關的數據統計、藥房(醫生)處方、醫護值班記錄、重大疾病的預防措施、緊急情況處理預案及突發事件的處理結果、報告等;
(六)黨建與思政工作方面：
主要內容包括黨的建設、思想宣傳工作、廉政建設等工作中有保存價值的不同載體的文件材料。
(七)財務管理方面：
主要內容包括財務管理工作中具有保存價值的會計賬薄、報表、票據等不同載體的原始文件材料。
(八)綜合管理方面：
主要內容包括日常管理、校園美化、綠化、物業管理、保障安全穩定工作中有保存價值的文件材料。
后勤處檔案室對應歸檔的文件材料要進行認真審查，凡歸檔材料不完整、不齊全、不規范的將不予接收。并及時告知文件材料形成部門負責人按有關要求報送需存檔的文件材料。
第十四條歸檔要求：
(一)立卷人按照文件材料自然形成的規律，保持彼此之間的有機聯系，符合便于利用的要求，進行整理組卷，編寫頁號、件號，填寫卷內目錄、備考表、案卷目錄，注明保管期限和密級，應歸校檔案室的報主管領導審核簽字后，由后勤處統一移交學校綜合檔案室。
(二)歸檔的文件材料同一類的應格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書寫，禁用復寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。
第十五條歸檔時間：
(一)黨政類，能按年度歸檔的文件材料，在次年四月底前歸檔;
(二)設備類、財務類的檔案，每學期結束前整理檢查完畢，開學的第一個月內歸檔。
(三)工程項目等科技檔案歸檔，應于項目竣工后一個月內及時歸檔。
第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時，實行電子版和紙質版雙套制管理，做到邏輯歸檔和物理歸檔時有相關信息的移交登記。反映后勤處重大活動、重要事件的聲像檔案，由后勤處檔案室和形成部門各存一套。
第四章檔案管理
第十七條后勤處檔案室接收檔案時，要按照規定的分類編號方法進行統一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、學校有關保密規章，對所存檔案實行密級保管。
第十八條檔案保管期限分為永久、長期、短期(財會檔案)，對保管期限已滿的檔案依據有關規定進行鑒定銷毀。
第十九條單位撤消、合并和人員調動時，必須辦理檔案移交手續，不得私自帶走和銷毀檔案材料。
第二十條后勤處檔案室定期對保存期滿的檔案進行鑒定。和有關部門負責人組成鑒定小組，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管處領導批準后，方可存、毀。
第二十一條嚴格執行檔案管理制度和做好檔案統計工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光工作和統計工作，確保檔案的安全和利用。
第五章檔案的開放利用
第二十二條后勤處檔案材料開放時間與上班時間一致。檔案管理人員應主動做好提供利用和服務工作。我校教職工在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱檔案，并可摘錄和復制;因工作需要和有正當的理由，按規定辦理有關手續，經分管處領導批準可調閱屬控制范圍的檔案。
第二十三條外單位人員需借閱檔案，需經處領導批準。
第二十四條檔案材料原則不可外借出室，特殊情況要經處領導批準。對借出檔案，檔案管理人員要做借閱登記，定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并及時報告處領導，確需借出檔案，須經分管處領導批準。借出檔案要妥善保管按時歸還，屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境，要按規定辦理手續。
第二十五條本辦法自公布之日起執行，由后勤計劃科負責解釋。
篇2：集團公司檔案管理辦法
集團公司檔案管理辦法范本
第一章 總 則
第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。
第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。
第二章 歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;
(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。
(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;
(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;
(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：
(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;
(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。
第三章 立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。
第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。
第四章 檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
第七章 罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章 附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
篇3：公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。
4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。