(一)總則
第一條 為加強本公司的聲像檔案，特制定本辦法。
第二條 本公司的聲像檔案是指本公司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成的對國家、社會和公司有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。
聲像 檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)等文字說明兩部分組成。
第三條 聲像檔案是本公司全宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。
(二)聲像檔案資料的收集
第四條 收集范圍
1.反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料;
2.各級領(lǐng)導人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料;
3.本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。
4.涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。
5.其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。
6.其它具有保存價值的聲像資料。
第五條 收集時間
1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載體形態(tài)的檔案同時歸檔;如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。
2.檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具體保存價值的聲像資料。
第六條 收集要求
1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費用不予報銷，以防散失;
2.接收原版、原件，特殊情況下可接收復制件;
3.聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。
第七條 聲像檔案資料的征集
1.檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料;
2.在征集的聲像資料中，凡涉及國家和全國郵電部門重大事件的，應(yīng)向郵電部辦公廳檔案處報送目錄。
第八條 聲像檔案費用的報銷
本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用，只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財務(wù)部門應(yīng)給予核報費用。
(三)聲像檔案的整理〖HT〗
第九條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。
第十條 聲像檔案的整理由攝錄人員負責，檔案部門協(xié)助。
第十一條 分類、編號
1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號-流水號。
2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。
3.編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。
第十二條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。
第十三條 文字說明的編寫
1.文字說明基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。
2.編寫文字說明的要求：
(1)準確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標注項目正確齊全;
(2)照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、報像帶按案卷編寫文字說明。
一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明：
(3)文字簡潔、語言通順;
(4)時間用阿拉伯數(shù)字表示。
第十四條 編制格式
1. 照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字說明-參見號-攝制時間-攝制者。
2. 錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標注頁。按要求逐項填寫。
第十五條 案卷要求
1.將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。
2.卷內(nèi)目錄：
照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄;
錄音、錄像帶、攝像www.dewk.cn帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。
3.卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。
第十六條 編目
聲像檔案的著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。
(四)聲像檔案的保管
第十七條 聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損的，要進行必要的技術(shù)處理。
第十八條 保管條件
底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%;
照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%;錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。
第十九條 底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁場盒與盒的間距不小于3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。
第二十條 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。
第二十一條 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改;銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導審批，登記造冊。
第二十二條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項統(tǒng)計工作。
(五)聲像檔案的開發(fā)利用
第二十三條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。
第二十四條 建立聲像檔案借閱，利用
制度，嚴格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。
第二十五條 具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》的有關(guān)規(guī)定辦理。已移交檔案館的，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移交單位，檔案館收取保管費。
第二十六條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借;外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。
第二十七條 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案。
篇2：集團公司檔案管理辦法
集團公司檔案管理辦法范本
第一章 總 則
第一條為了加強EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。
第二章 歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國家領(lǐng)導人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。
(三)代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導或各部門有關(guān)負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：
(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。
第三章 立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章 檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章 罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章 附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
篇3：公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術(shù)語和定義
文書檔案：是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結(jié)等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關(guān)業(yè)務(wù)指導。
4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級領(lǐng)導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區(qū)分，依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查
5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。