公司辦公用品管理規(guī)定

2024-06-17 6018

　　公司辦公用品管理規(guī)定(6)

　　第一章主題內(nèi)容與適用范圍

　　為加強我公司辦公用品管理，控制費用開支，規(guī)范我公司辦公用品的采購與使用，本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則，根據(jù)我公司實際情況，特制定本規(guī)定。

　　第二章辦公用品的購買

　　辦公用品購買細則

　　第一條原則

　　為了統(tǒng)一限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支，所有辦公用品的購買，都應(yīng)由行政部統(tǒng)一負責(zé)。

　　第二條辦公物品的申購

　　根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平，向行政經(jīng)理通報，確定申購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式，或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化，也一并向行政經(jīng)理提出。

　　第三條采購規(guī)定

　　在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店采購或者訂購的方式。

　　辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等，必須有兩至三人參加洽談，貨比三家，務(wù)求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈;不得受賄，不得索取錢物。

　　訂購單：在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品，則申請部門還必須另填一份訂購單，經(jīng)行政部門確認后，直接向有關(guān)商店訂購。

　　行政部門必須依據(jù)訂購單，填寫“訂購進度控制卡”，卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。

　　第四條驗貨

　　所購買辦公用品送到后，按購貨清單進行驗收，核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保沒有問題。

　　第五條各部門申請辦公用品

　　辦公用品原則上由公司行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況，允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進行采購。在這種情況下，行政部門有權(quán)進行審核，并且把審核結(jié)果連同申請書一起保存，以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。

　　第三章辦公用品的分類、領(lǐng)用及報廢處理

　　第六條辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。

　　1.消耗品：鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復(fù)寫紙、標簽、便簽、橡皮、夾子等。

　　2.管理消耗品：簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。

　　3.管理品：剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。

　　第七條管理和發(fā)放：

　　1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管，并指定保管人，按公司核定的費用標準向使用人發(fā)放。

　　2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù)，保管人根據(jù)采購價格核定物品單價，計入領(lǐng)用部門(人)費用，并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。

　　3、各部門辦公用品費用核定及有關(guān)規(guī)定：

　　①、辦公用品領(lǐng)用必須認真履行手續(xù)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放，嚴禁先借后領(lǐng)的行為。

　　②、公司各部門應(yīng)按公司核定的辦公用品費用定額標準嚴格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領(lǐng)用的，應(yīng)經(jīng)行政經(jīng)理同意。

　　③、核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進行調(diào)整。

　　④、各部門因特殊情況需增加費用的，應(yīng)以書面形式報批，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，由總經(jīng)理特批增加該項費用。

　　⑤、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結(jié)算，截止時間為每月終和年終12月31日。由人事行政部門出具報表，財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除，節(jié)約費用計入下年度使用。

　　⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標準：每人每月最多領(lǐng)用1支簽字筆，如果保管不好丟失自行負責(zé)購買。每周三統(tǒng)一領(lǐng)用辦公用品,其他時間嚴禁領(lǐng)用辦公用品。

　　⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品，杜絕浪費現(xiàn)象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計算器等辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新。

　　⑧、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。

　　第八條報廢處理

　　對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。

　　第四章辦公物品的保管

　　第九條填寫清單

　　所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單。

　　第十條保管

　　必須清楚地掌握辦公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。

　　第十一條盤存

　　辦公用品倉庫應(yīng)定期清點。清點工作由行政人員負責(zé)。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整清單，使兩者一致。

　　第十二條印刷品與紙張管理

　　印刷品與各種用紙的管理按照盤存的清單為準，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進行記錄并進行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即寫報告遞交行政主管。

　　第十三條持有量調(diào)查

　　必須對公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是，定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計，向上報告。行政部對報告進行核對，檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把報告分部門進行編輯

　　保存。

　　第五章對辦公物品使用的監(jiān)督與調(diào)查

　　第十四條調(diào)查內(nèi)容

　　對公司各部門進行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：

　　1.核對用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。

　　2.核對用品申請書與實際使用情況。

　　3.核對用品領(lǐng)用清單與實際用品清單。

　　第十五條行政經(jīng)理職責(zé)

　　1.核對收支傳票與用品實物清單。

　　2.核對支付傳票與送貨單據(jù)。

　　第十六條本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　復(fù)印紙管理規(guī)定

　　1、目的：為保證公司員工正常辦公，合理使用辦公資源，防止浪費，節(jié)約開支，特制定本管理規(guī)定。

　　2、范圍：公司全體在職員工。

　　3、權(quán)責(zé)：各部門經(jīng)理安排專人負責(zé)登記、監(jiān)督。

　　4、內(nèi)容：

　　4.1各部門于每月1日從行政部領(lǐng)用復(fù)印紙一包。

　　4.2復(fù)印時應(yīng)先到各部門登記復(fù)印內(nèi)容，按規(guī)格登記復(fù)印份數(shù)，緊急情況靈活處理，但應(yīng)后補登記及領(lǐng)用復(fù)印紙數(shù)量手續(xù)。

　　4.3所有需復(fù)印資料之人員必須熟練復(fù)印技術(shù)，倘若自己不懂復(fù)印技術(shù)必須向總臺文員咨詢清楚方可。

　　4.4復(fù)印時原件、紙張必須放置妥當(dāng)，保證復(fù)印質(zhì)量，印件清晰。

　　4.5若復(fù)印資料數(shù)量較多時，應(yīng)先選擇復(fù)印1件，確認質(zhì)量合格，再輸入余數(shù)，以免浪費紙張。

　　4.6節(jié)約紙張，若內(nèi)部使用則盡量使用再生紙張。(行政部可以領(lǐng)取再生紙)

　　4.7嚴禁復(fù)印與公務(wù)無關(guān)的私人資料，違者罰款20元。

　　4.8各部門每月月底統(tǒng)計使用復(fù)印紙的數(shù)量。

篇2：藥業(yè)公司辦公用品管理規(guī)定

　　**藥業(yè)辦公用品管理規(guī)定

　　1.目的：為了節(jié)約開支杜絕浪費，規(guī)范公司辦公用品的管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本規(guī)定適用于總公司，各分子公司根據(jù)本規(guī)定制定細則并報總公司備案。

　　3.權(quán)責(zé)說明：辦公用品由總經(jīng)辦統(tǒng)一采購并發(fā)放，實行采購與保管"人員分開、責(zé)任分開"的原則。

　　4.辦公用品的界定：本規(guī)定中辦公用品指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋、紙杯等。

　　5.辦公用品的采購：

　　5.1辦公用品由總經(jīng)辦設(shè)置最低庫存線，辦公用品保管員應(yīng)根據(jù)最低庫存及時提出采購申請。

　　5.2辦公用品由總經(jīng)辦安排專人進行采購，但總經(jīng)辦應(yīng)于每年4月30日和10月31日前組織一次對供應(yīng)商及辦公用品價格和質(zhì)量的篩選、考察，并將考察情況書面報告分管領(lǐng)導(dǎo)。

　　5.3辦公用品購回后應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。

　　5.4辦公用品采購責(zé)任人要遵循"量足質(zhì)優(yōu)、開支適當(dāng)"的原則。

　　6.辦公用品的保管

　　6.1辦公用品管理員應(yīng)建立辦公用品臺帳，準確記錄辦公用品入庫、出庫和庫存數(shù)量、單價及金額。

　　6.2每月5日前管理員應(yīng)提供上月辦公用品月報表，月報表內(nèi)容包括：上期庫存余額、入庫總額、出庫總額、本期庫存余額、各部門領(lǐng)用種類及金額等。

　　6.3每季度第三個月最后一天，由總經(jīng)辦組織辦公用品盤點，填寫辦公用品季報表和盤點表等，并對盤點情況作出說明。

　　6.4如辦公用品帳物不符，查清原因后由責(zé)任人及其分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)責(zé)任。

　　6.5辦公用品管理要做到文明、清潔，注意安全、防火、防盜，嚴格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。

　　7.辦公用品的領(lǐng)用

　　7.1 領(lǐng)用時應(yīng)按保管責(zé)任人的要求進行簽收。領(lǐng)用辦公用品時應(yīng)填寫"辦公用品申領(lǐng)單"。

　　7.2公司新聘工作人員的辦公用品，總經(jīng)辦根據(jù)部門負責(zé)人提供的名單和用品清單發(fā)放辦公用品，以保證新聘人員的正常工作。

　　7.3超過本規(guī)定界定范疇的辦公用品，需分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可申購、領(lǐng)用。

　　8.附則

　　8.1 本規(guī)定由總經(jīng)辦負責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

　　附：

篇3：某集團公司辦公用品管理規(guī)定

　　集團公司辦公用品管理規(guī)定

　　第一條物品分類

　　(一)按資產(chǎn)的價值大小和攤銷方式，將辦公用品分為以下三類：

　　1.固定資產(chǎn)類：如計算機、打印機、傳真機等。

　　2.低值易耗品類：如辦公桌椅、計算器、臺燈、電話機等。

　　3.機物料消耗類：

　　(1)純消耗類，如打印紙、便箋、信封等;

　　(2)可以舊換新類，如筆芯、水彩筆、透明膠帶、修正液、膠水等。

　　第二條辦公用品的請購

　　(一)請購要求：采購應(yīng)由歸口管理部門申請，經(jīng)該部門總經(jīng)理、供應(yīng)部總經(jīng)理、庫房采購管理中管理員三方簽字后交供應(yīng)部采購。

　　(二)審批權(quán)限：

　　1.集團總部：價值在300元(含)以下的辦公用品請購由部門總經(jīng)理審批;300元以上的辦公用品須報董事長審批;

　　2.分(子)公司：價值在2000元(含)以下的辦公用品請購由分(子)公司總經(jīng)理審批;2000元以上的辦公用品須報董事長審批。

　　第三條辦公用品的管理

　　(一)庫管人員根據(jù)一般需求狀況及時補充庫存物品以保持最適宜庫存量。

　　(二)庫管人員遵循先入先出法，即先入庫的辦公用品先出庫使用。

　　(三)庫管人員定期對庫存物資進行盤點，核對數(shù)量及金額。

　　第四條出庫

　　(一)各部門于每月預(yù)算批準后第二天方可領(lǐng)用本部門辦公用品。

　　(二)各部門憑有本部門負責(zé)人簽字的出庫單，經(jīng)由庫管人員審核及行政部負責(zé)人簽字后方可領(lǐng)取所需物品。

　　(三)庫管人員應(yīng)按核定的辦公用品費用標準嚴格把好領(lǐng)用關(guān)，不得超標發(fā)放辦公用品，確因工作需要超標領(lǐng)用的，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。

　　(四)為控制成本，筆芯、水彩筆、透明膠帶、修正液、膠水等物資的領(lǐng)用，執(zhí)行以舊換新的制度，請各部門保管好相應(yīng)的廢舊物資。

　　(五)出庫物品的費用劃歸各部門。財務(wù)部與行政部將不定期對各部門物資使用情況進行檢查。各部門應(yīng)本著節(jié)約的原則合理使用各項物資。一旦發(fā)現(xiàn)有不合理使用的情況，責(zé)任人按物資原價賠償;同時，總經(jīng)辦將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)經(jīng)濟處罰或行政處分。

　　第五條辦公設(shè)備的維護

　　(一)明確每臺設(shè)備的具體用途，熟悉掌握其操作程序，嚴格按照使用說明書的要求進行操作。

　　(二)所有設(shè)備必須明確專人專責(zé)專管，嚴禁任何人隨意使用。。

　　(三)注意辦公設(shè)備的安全、衛(wèi)生、定期保養(yǎng)及每次使用的極限。

　　(四)設(shè)備發(fā)生故障，應(yīng)立即與行政部或辦公室人員聯(lián)系。若設(shè)備需維修，由行政部或辦公室人員聯(lián)系專業(yè)維修商上門修理。如需將設(shè)備外移修理，必須派專人全程陪護監(jiān)控直至原設(shè)備返回辦公室。重要辦公設(shè)備，不得任意外修。

　　(五)嚴禁將辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。

　　第六條資產(chǎn)的借出

　　(一)資產(chǎn)借出經(jīng)辦人須憑《資產(chǎn)借用申請單》至相關(guān)部門資產(chǎn)管理員處借用資產(chǎn)。《資產(chǎn)借出申請單》須注明借用資產(chǎn)名稱、借用事由、借用周期、經(jīng)辦人，經(jīng)借用部門負責(zé)人簽字后生效。

　　(二) 資產(chǎn)借用經(jīng)辦人征得資產(chǎn)所有部門同意并填寫《資產(chǎn)借出登記表》后方可借出資產(chǎn)，《資產(chǎn)借出登記表》包括借用部門，借用資產(chǎn)名稱、品牌、規(guī)格型號、狀況，借用日期，計劃歸還時間及經(jīng)辦人。

　　(三)借用資產(chǎn)應(yīng)在計劃歸還時間內(nèi)歸還，若遇特殊情況，無法于計劃歸還時間內(nèi)歸還，須及時與借出部門資產(chǎn)管理員聯(lián)系，經(jīng)資產(chǎn)借出部門同意后，辦理續(xù)借手續(xù)，在備注欄中加以注明續(xù)借時間。

　　(四)資產(chǎn)使用結(jié)束后應(yīng)立即歸還，未經(jīng)借出同意不得轉(zhuǎn)借其他部門或人員。

　　(五) 資產(chǎn)使用結(jié)束后須至資產(chǎn)借出部門的資產(chǎn)管理員處辦理資產(chǎn)歸還手續(xù)，在《資產(chǎn)借出登記表》中填寫歸還日期、資產(chǎn)狀況及經(jīng)辦人。

　　(六)借出資產(chǎn)發(fā)生損壞或遺失的，由相關(guān)責(zé)任人照價或折價賠償。

　　第九條物品分類