1、目的

　　為規(guī)范分公司在合同辦理工作中的做法,特制訂本工作流程,加強工作計劃性,優(yōu)化工作流程,簡化審批手續(xù)。提高工作效率,明確各相關(guān)部門在此工作中的職責(zé)。

　　2、適用范圍

　　各類采購合同

　　3、術(shù)語及定義

　　A類合同、B類合同、C類合同分類詳見合同分類表(附表一)

　　4、職責(zé)

　　4.1采購部負責(zé)合同的起草及初審工作;

　　4.2采購部根據(jù)合同分類表,將合同分為A、B或C類進行審批;

　　4.3工程部負責(zé)對C類合同標(biāo)的質(zhì)量要求、工期、驗收方法等進行審批;

　　4.4財務(wù)部負責(zé)對所有合同的付款是否在公司預(yù)算范圍內(nèi),付款方式的合理性進行審批;

　　4.5生產(chǎn)副總負責(zé)對工程部和采購部的評審負責(zé);

　　4.6總經(jīng)理對合同全面進行評審。

　　4.7A、B類合同須上報總公司進行下一步評審。

　　4.8采購部根據(jù)審批意見修改合同后再行簽署

　　如果各部門負責(zé)人因事在外不能及時進行合同評審,應(yīng)委托他人代為評審,委托人負評審責(zé)任,被委托人不負評審責(zé)任。www.dewk.cn各級委托代理評審人為:分公司總經(jīng)理可委托為: ;分公司副總經(jīng)理可委托為: ;分公司采購部經(jīng)理可委托為: ;分公司工程部經(jīng)理可委托為: ;分公司財務(wù)部可委托為: 。任何評審人在自身評審時限內(nèi)未完成合同審批的,視為已默許此合并負評審責(zé)任,合同評審可進入下一個環(huán)節(jié)(特殊情況除外)。

　　5、工作程序

　　5.1采購部在確定合同條款后七日完成合同的起草及初審工作;

　　5.2采購部根據(jù)合同類型進行報審工作;

　　5.3工程部須在4小時內(nèi)完成審批;

　　5.4財務(wù)部須在2小時內(nèi)完成審批;

　　5.5生產(chǎn)副總經(jīng)理須在4小時內(nèi)完成審批;

　　5.6公司總經(jīng)理須在4小時內(nèi)完成審批;

　　5.7A、B類合同采購部在分公司審批完成后4小時內(nèi)上報總公司進行下一步評審。

　　5.8采購部根據(jù)審批意見修改合同后立即進行簽署。

篇2：公司采購招標(biāo)作業(yè)指導(dǎo)書

　　1.目的

　　規(guī)范公司采購招標(biāo)作業(yè)程序,明確采購招標(biāo)作業(yè)中各部門的職責(zé)。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有由合約管理部組織實施的施工、監(jiān)理、造價咨詢、營銷、設(shè)計等服務(wù)的招標(biāo)采購作業(yè),由項目管理部、規(guī)劃設(shè)計中心、營銷中心自行經(jīng)辦的招標(biāo)采購作業(yè)不適用此規(guī)定。

　　3.術(shù)語和定義

　　3.1招投標(biāo)委員會:是公司采購的決策機構(gòu)及各種采購工作成果的最終審批機構(gòu);由公司主管副總及其他相關(guān)人員組成。

　　4.職責(zé)

　　4.1.合約管理部

　　4.1.1.負責(zé)公司授權(quán)范圍內(nèi)的招標(biāo)采購作業(yè)的組織;

　　4.1.2.負責(zé)組織招標(biāo)文件的編制;

　　4.1.3.負責(zé)投標(biāo)人資格審查的組織;

　　4.1.4.負責(zé)招標(biāo)答疑工作的組織;

　　4.1.5.負責(zé)組織評標(biāo);

　　4.1.6.負責(zé)發(fā)出《中標(biāo)通知書》和《未中標(biāo)通知書》;

　　4.1.7.負責(zé)合同洽商的組織及合同的擬定、報批和簽訂。

　　4.2.工程管理部

　　4.2.1負責(zé)提供業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的技術(shù)要求

　　4.2.2負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)招標(biāo)文件的會簽;

　　4.2.3負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)技術(shù)標(biāo)的評審;

　　4.2.4參加業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的評標(biāo)會議。

　　4.3.項目管理部

　　4.3.1.負責(zé)提供《工程采購進場需求計劃表》;

　　4.3.2.負責(zé)業(yè)務(wù)(來自:www.dewk.cn)范圍內(nèi)招標(biāo)文件的會簽;

　　4.3.3.參加業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的評標(biāo)會議。

　　4.4.預(yù)算管理部

　　4.4.1.負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)經(jīng)濟標(biāo)的評審;

　　4.4.2.參加業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的評標(biāo)會議。

　　4.5.規(guī)劃設(shè)計中心

　　4.5.1.負責(zé)提供采購所需的圖紙;

　　4.5.2.負責(zé)產(chǎn)品外觀品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)及設(shè)計方案的確定;

　　4.5.3.負責(zé)評標(biāo)過程中對上述內(nèi)容的評定。

　　4.6.營銷管理中心

　　4.6.1負責(zé)提供業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的技術(shù)要求

　　4.6.2負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)招標(biāo)文件的會簽;

　　4.6.3負責(zé)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)技術(shù)標(biāo)的評審;

　　4.6.4參加業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的評標(biāo)會議。

　　4.7.公司招投標(biāo)委員會

　　4.7.1.負責(zé)招標(biāo)文件及投標(biāo)人資格的審批;

　　4.7.2.參加評標(biāo)會議并定標(biāo)。

　　5.工作程序

　　5.1.招標(biāo)準(zhǔn)備階段

　　5.1.1.規(guī)劃設(shè)計中心提供采購用圖紙或設(shè)計方案;

　　5.1.2.合約管理部根據(jù)《公司采購管理程序》組織編制招標(biāo)文件,填寫《招標(biāo)文件審批表》后提交給各協(xié)助部門會簽。

　　5.1.3.合約管理部從《合格供方名錄》及《可試用供方名錄》中選取入圍供應(yīng)商,并形成《招標(biāo)單位確定表》。

　　5.1.4.根據(jù)各會簽部門的意見調(diào)整修改標(biāo)書后會同《招標(biāo)單位確定表》后報公司招投標(biāo)委員會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批,審批記錄形成完整的《招標(biāo)文件審批表》;

　　5.1.5.招標(biāo)文件及投標(biāo)人資格經(jīng)審批通過后方可實施招標(biāo)。

　　5.2.招標(biāo)階段

　　5.2.1.招標(biāo)文件發(fā)布

　　5.2.1.1.合約管理部根據(jù)招標(biāo)文件規(guī)定的時間邀請入圍投標(biāo)人參加招標(biāo)。

　　5.2.1.2.招標(biāo)文件發(fā)布會由合約管理文員負責(zé)發(fā)放。

　　5.2.1.3.所有參加投標(biāo)的單位在標(biāo)書發(fā)放登記表中簽字后領(lǐng)取招標(biāo)文件;

　　5.2.2.招標(biāo)文件答疑

　　5.2.2.1.合約管理部文員應(yīng)須督促投標(biāo)人按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間和方式填寫并提交需答疑事宜;

　　5.2.2.2.合約管理部召集工程管理部、預(yù)算管理部等職能部門進行答疑解答,并形成答疑紀要,按照標(biāo)書規(guī)定的時間及方式給投標(biāo)(來自:www.dewk.cn)單位予以回復(fù)。5.2.2.3.答疑紀要原件經(jīng)各職能部門各相關(guān)人員簽字確認后,與招標(biāo)文件放于一處,同時由合約管理部存檔并發(fā)放評標(biāo)部門。

　　5.2.3.開標(biāo)

　　5.2.3.1.合約管理部按照招標(biāo)文件規(guī)定的時間收取標(biāo)書并組織開標(biāo)。參加人員由招投標(biāo)委員會中任三人組成;

　　5.2.3.2.開標(biāo)結(jié)束后,形成《開標(biāo)記錄表》,參與開標(biāo)的人員在《開標(biāo)記錄表》簽字確認。

　　5.2.4.評標(biāo)定標(biāo)

　　5.2.4.1.各相關(guān)部門依據(jù)投標(biāo)人投標(biāo)情況,對技術(shù)標(biāo)及商務(wù)標(biāo)進行對比分析及評定。形成《技術(shù)/商務(wù)投標(biāo)情況對比分析表》;

　　5.2.4.2.合約管理部召集并組織招投標(biāo)委員會人員按照《評標(biāo)管理作業(yè)指導(dǎo)書》召開評標(biāo)會,根據(jù)《技術(shù)/商務(wù)投標(biāo)情況對比分析表》對投標(biāo)人進行評分,選定中標(biāo)人,評標(biāo)過程形成《評標(biāo)會議紀要》;與會各方在《評標(biāo)會議紀要》上簽字確認。

　　5.2.4.3.合約管理部根據(jù)評標(biāo)會的結(jié)論發(fā)《中標(biāo)通知書》,同時知會未中標(biāo)人。

　　5.2.5.廢標(biāo)及廢標(biāo)的處理

　　5.2.5.1.出現(xiàn)(不僅限于)以下情形,經(jīng)評標(biāo)會確定后可宣布本次招標(biāo)須重新進行招標(biāo)或改為競爭性談判,談判工作應(yīng)按照在滿足技術(shù)的前提下由低向高的順序進行。

　　5.2.5.1.1未對招標(biāo)文件的要求進行響應(yīng);

　　5.2.5.1.2多個投標(biāo)人放棄投標(biāo)或者投標(biāo)人有弄虛作假、串通等行為;

　　5.3合同簽訂階段

　　5.3.5合約管理部按照《合同管理程序》進行合同洽商的組織、合同擬定、合同審批和合同簽訂。

　　5.4特殊事項說明

　　5.4.1可以通過傳真、電子郵件進行答疑,答疑形成文件必須存檔;

　　5.4.2《中標(biāo)通知書》可在網(wǎng)上發(fā)布。

　　6.支持性文件

　　6.2《公司采購管理程序》;

　　6.3《合同管理程序》

　　7.相關(guān)記錄

　　7.2《招標(biāo)文件審批表》;

　　7.3《投標(biāo)單位審核確認表》;

　　7.4《評標(biāo)會議紀要》;

　　7.5《開標(biāo)記錄表》;

　　7.6《技術(shù)/商務(wù)投標(biāo)情況對比分析表》;

　　7.7《中標(biāo)通知書》;

　　7.8《未中標(biāo)通知書》。