集團(tuán)公司人事檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)人事檔案管理工作、提高和完善人事檔案管理水平，以更好地為人力資源工作及其它各項(xiàng)工作服務(wù)，特制訂本制度。

　　第二條 人事檔案的管理工作由集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)監(jiān)督管理，本制度適用于集團(tuán)人力資源部，各子公司參照?qǐng)?zhí)行。

　　第二章 人事檔案管理的基本原則

　　第三條 人事檔案管理是人力資源管理工作的一個(gè)重要組成部分，是選賢舉能、知人善任、全面考察了解和正確考評(píng)、使用員工的重要依據(jù)。

　　第四條 人事檔案管理的工作內(nèi)容包括：制定集團(tuán)公司人事檔案工作規(guī)章制度、負(fù)責(zé)接受、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、提供集團(tuán)公司員工的人

　　第五條 員工人事檔案屬于集團(tuán)公司的機(jī)要文件,人力資源部應(yīng)該依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保密的法規(guī)和制度予以管理，確保檔案的完整與安全。

　　第六條 人事檔案管理人員必須做到：忠誠(chéng)樸實(shí)、堅(jiān)持原則;責(zé)任心強(qiáng)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)、努力做好本職工作;嚴(yán)格按規(guī)定管理人事檔案，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，不得擅自向他人泄露檔案內(nèi)容。

　　第三章 人事檔案的內(nèi)容

　　第七條 人事檔案由全面真實(shí)反映個(gè)人歷史情況的材料構(gòu)成，建立人事檔案時(shí)需要建立人事檔案目錄，其內(nèi)容主要包括：

　　一、新聘員工檔案內(nèi)容：

　　1、員工登記表

　　2、聘錄意見(jiàn)表

　　3、個(gè)人聲明

　　4、應(yīng)聘人員結(jié)構(gòu)化測(cè)試問(wèn)卷

　　5、體檢報(bào)告

　　6、凡由集團(tuán)人力資源部聘用的員工，試聘報(bào)到時(shí)，均將本人最高學(xué)歷證書(shū)原件、職稱證書(shū)原件(包括工程、財(cái)會(huì)、技術(shù)等)、上崗證或資格證書(shū)原件交集團(tuán)人力資源部代為保管。

　　7、畢業(yè)證原件、學(xué)位證原件、上崗證原件、職稱證原件等證件代管收據(jù)

　　8、個(gè)人簡(jiǎn)歷、照片、身份證復(fù)印件;畢業(yè)證、學(xué)位證、上崗證、職稱證等復(fù)印件

　　9、藍(lán)光實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司員工試用期協(xié)議

　　10、保密承諾書(shū)、技術(shù)保密協(xié)議

　　11、廉潔自律書(shū)

　　二、轉(zhuǎn)正員工檔案內(nèi)容需要增加：

　　12、家訪回執(zhí)單

　　13、經(jīng)濟(jì)擔(dān)保書(shū)

　　14、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)

　　15、****員工轉(zhuǎn)正意見(jiàn)表

　　16、勞動(dòng)合同

　　17、保險(xiǎn)登記表

　　18、其他

　　三、在職員工檔案內(nèi)容的補(bǔ)充資料

　　19、外培協(xié)議(原件)

　　20、體檢報(bào)告

　　21、任免通知

　　22、獎(jiǎng)懲通報(bào)

　　23、各種測(cè)評(píng)

　　24、民主評(píng)議

　　25、述職報(bào)告

　　26、離職手續(xù)

　　27、總結(jié)

　　28、其他

　　第八條 各有關(guān)部門應(yīng)主動(dòng)將平時(shí)形成的應(yīng)該歸檔的人事檔案材料在三個(gè)工作日內(nèi)送交人力資源部歸檔。

　　第九條 人力資源部可根據(jù)需要和檔案欠缺材料的情況，要求各部門有關(guān)人員補(bǔ)充材料。

　　第十條 個(gè)人資料更改后需要在一周內(nèi)報(bào)人力資源部進(jìn)行有關(guān)信息的更改。

　　第四章 人事檔案的管轄

　　第十一條 集團(tuán)人力資源部管轄的人事檔案范圍：

　　1、集團(tuán)總部全體人員

　　2、和駿公司中心總經(jīng)理及以上人員

　　3、嘉寶公司總部中心總經(jīng)理及以上人員,下屬子公司總經(jīng)理

　　4、藍(lán)光科技公司、和駿物流公司總經(jīng)理助理及以上人員

　　5、各子公司人力資源部工作人員

　　6、各子公司財(cái)務(wù)、審計(jì)人員

　　第五章 人事檔案的借閱

　　第十二條 人事檔案的借閱權(quán)限是：集團(tuán)總部各部門總經(jīng)理級(jí)及以上人員，各子公司負(fù)責(zé)人，可借閱本單位、所屬人員的人事檔案。

　　第十三條 借閱人事檔案需要事先填寫(xiě)《****人事檔案借閱申請(qǐng)表》或者《****人事檔案借閱登記表》(見(jiàn)附件一、附件二)，集團(tuán)總部和各子公司經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、各子公司負(fù)責(zé)人審批后方可借閱，借閱時(shí)間一般不得超過(guò)半天。

　　第十四條 人事檔案中的員工個(gè)人證件的管理與借用，具體規(guī)定如下：

　　1、員工任職期間，確因有關(guān)部門需對(duì)上崗證(資格證)進(jìn)行年度審驗(yàn)，或其它確有必要的情況，需要臨時(shí)取用本人的有關(guān)證件或者復(fù)印件，由本人提出申請(qǐng)，由該單位人力資源部統(tǒng)一填寫(xiě)《員工檔案證件(復(fù)印件)取用審批表》(附件三)、經(jīng)部門或子公司負(fù)責(zé)人書(shū)面審批同意，可向人事部門辦理臨時(shí)使用手續(xù)。

　　2、借用證件原件有關(guān)手續(xù)：

　　(1)、憑審批手續(xù)借用證件原件。

　　(2)、一般員工交押金1000元/本，部門副總經(jīng)理及以上人員交押金2000元/本。

　　3、員工未經(jīng)批準(zhǔn)同意離職，員工憑離職手續(xù)清單及員工證件代保管收據(jù)，在人力資源部取回由公司代保管的證件原件。

　　4、員工未經(jīng)批準(zhǔn)擅自離職的，人力資源部不得返還其證件，并收取每人每天5元的保管費(fèi)，直至其按規(guī)定辦完全部離職手續(xù)。

　　5、員工未經(jīng)批準(zhǔn)臨時(shí)取用本人相關(guān)證件，時(shí)間一般為一周，最多不超過(guò)半個(gè)月。凡逾期未還者，超過(guò)的時(shí)間罰款50元/天，由當(dāng)事人交財(cái)務(wù)部。

　　第六章 人事檔案的調(diào)動(dòng)

　　第十五條 因員工調(diào)動(dòng)，人事檔案需要調(diào)入或者調(diào)出，檔案管理人員在收到人員調(diào)入或調(diào)出通知書(shū)后，填寫(xiě)《人事檔案移交清單》(附件四)辦理檔案移交，調(diào)入方與調(diào)出方人事檔案管理人員各執(zhí)一份。

　　第七章 人事檔案的保管與整理

　　第十六條 員工人事檔案按規(guī)定使用專用檔案盒與檔案夾進(jìn)行收集、整理、裝訂、存放。

　　第十七條 為確保檔案的正確性，對(duì)員工人事檔案建立目錄、進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，每半年檢查、核對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，保證人事檔案的準(zhǔn)確性。

　　第十八條 利用微機(jī)管理人事檔案。建立人事檔案電子文檔，進(jìn)行密碼保護(hù)、定期進(jìn)行維護(hù)，以保證人事檔案的安全與保密。

　　第十九條 收集的人事檔案材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備、具有保存價(jià)值，需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審查蓋章或由本人簽定的，應(yīng)在蓋章、簽字后方能歸入員工人事檔案。

　　第二十條 員工的人事檔案材料原則上不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色、純藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　第二十一條 對(duì)離職人員建立離職人員檔案，建立離職人員人事檔案目錄，對(duì)其分類進(jìn)行整理、保存。

　　第八章 附則

　　第二十二條 本制度由集團(tuán)人力資源部制定，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　第二十三條 各子公司應(yīng)參照本制度，對(duì)本單位的人事檔案進(jìn)行科學(xué)管理，集團(tuán)人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)各子公司的人事檔案進(jìn)行定期監(jiān)督與檢查。

　　第二十四條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　附件：1、《****人事檔案借閱申請(qǐng)表》

　　2、《****人事檔案借閱登記表》

　　3、《員工檔案證件原件(復(fù)印件)取用審批表》

　　4、《檔案移交清單》

篇2：學(xué)院干部人事檔案查（借）閱制度

　　學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度

　　一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫(xiě)《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長(zhǎng)初審、副處長(zhǎng)審核、處長(zhǎng)審批同意后方可查(借)閱。

　　二、查(借)閱干部人事檔案，要愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者給予批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。

　　三、個(gè)人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。

　　四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。

　　五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過(guò)5天。如需續(xù)借，應(yīng)及時(shí)履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過(guò)3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱。

　　六、嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案。

　　七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。

　　八、借出檔案，應(yīng)清點(diǎn)登記;收回檔案，應(yīng)在核對(duì)無(wú)誤后放歸原位。

篇3：學(xué)院干部人事檔案室保密制度

　　學(xué)院干部人事檔案室保密制度

　　一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)保密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及上級(jí)有關(guān)法規(guī)，做好檔案安全保密工作。

　　二、嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。

　　三、干部人事檔案室為機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。

　　四、檔案進(jìn)出，須嚴(yán)格履行審批、核對(duì)、簽字、登記等手續(xù)。

　　五、查閱檔案原則上在檔案室進(jìn)行。查閱密級(jí)檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。

　　六、借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，借閱人員要承擔(dān)檔案安全保管責(zé)任。

　　七、復(fù)印秘密級(jí)檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù)，標(biāo)明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。

　　八、干部人事檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。

　　九、嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人檔案。

　　十、對(duì)違犯保密紀(jì)律，玩忽職守，造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。