P物業分公司辦公環境管理制度

　　1.目的：為加強分公司的管理建設、提高效率，形成 “高度自律、積極務實、團結協作、銳意進取"的行為規范，使職員與分公司的共同發展。"

　　2.范圍：適用于分公司全體。

　　3.職責

　　3.1各部門負責人負責貫徹落實。

　　3.2總經辦負責監督實施。

　　4.方法及過程控制

　　4.1安全管理

　　4.1.1安全管理工作以預防為主，總經辦每月對分公司辦公區域進行安全防范檢查，并做好相關質量記錄，消除隱患，確保安全，各部門負責人須對部門的安全區域進行安全防范檢查，并做好相關質量記錄，消除隱患，確保安全。

　　4.1.2信息管理員對傳媒公布的公共預警信息，應及時傳達至各部門并做好記錄，由各部門落實做好預防措施，各部門也可根據當地傳媒公布的公共預警信息及時處理。

　　4.1.3分公司辦公場地的各類緊急突發事件由總經辦負責安排人員處理并作好相關記錄，各部門辦公場地各類緊急突發事件由各部門負責人安排人員處理并作好相關記錄。

　　4.1.4消防管理工作參照當地有關消防管理規定執行。

　　4.1.5易燃、易爆、有毒等危險物品，嚴禁帶入辦公區域。

　　4.1.6前臺文員負責詢問來訪人員來訪目的并做好引導工作，嚴禁各類與工作無關的推銷人員、衣冠不整者進入辦公區域。

　　4.1.7消防安全系統

　　4.1.7.1辦公區域內的滅火器，不得隨意挪動和使用，其維護工作由安全管理部實施，并做好相關質量記錄。

　　4.1.7.2防火門由安全管理部負責開關，除緊急狀態下，不得隨意打開防火門。

　　4.1.7.3不得將任何物品阻塞在消防通道上，確保消防通道隨時暢通無阻。

　　4.1.8管理服務中心的安全管理工作：

　　4.1.8.1工程部應檢查辦公區的水、電設施設備運轉是否正常。

　　4.1.8.2安全管理部應檢查辦公區消防設施是否保管妥當，滅火器材擺放是否規范，有無損壞、丟失現象。

　　4.1.8.3各崗位職員應加強安全防患意識，下班時應將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關好電源及門窗。

　　4.1.8.4管理服務中心實行24小時服務制度，值晚班時應與安全管理部配合注意防火、防盜工作。

　　4.1.8.5分公司辦公區晚間的安全管理由安全管理部負責，值班安全人員應定時巡查以下重要部位，并做好相應的記錄：

　　4.1.8.5.1消防設施、配電房;

　　4.1.8.5.2領導辦公室、電腦室、檔案室、財務室;

　　4.1.8.5.3水源、空調的關閉情況;

　　4.1.8.5.4加班情況。

　　4.2辦公設備管理

　　4.2.1設備包括：照明系統、電腦網絡系統、空調系統和背景音樂、辦公桌椅、柜、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其它設備。

　　4.2.2照明系統：工程主管負責每天檢查一次辦公區域及公用部分照明系統運行狀況，如發現異常應及時聯系、處理。

　　4.2.3電腦網絡系統：

　　4.2.3.1信息管理員(可兼任)為分公司電腦管理總責任人，信息管理員負責分公司每臺電腦的日常維護及管理，每周對電腦存貯內容進行抽檢，確保電腦內信息的合理與有效性。各部門職員也本著節約能源的態度，在離開辦公區域一個鐘以上者須將電腦顯示屏關閉。

　　4.2.3.2經分公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的職員方可單獨使用電腦，否則須在信息管理員的陪同下使用;

　　4.2.3.3啟動與關閉的一般程序：

　　4.2.3.3.1啟動電源插座開關;

　　4.2.3.3.2啟動電腦主機開關;

　　4.2.3.3.3啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);

　　4.2.3.4關閉電腦程序：

　　4.2.3.4.1在“開始”欄選擇“關閉計算機”對話框，用鼠標點擊“關閉計算機”，

　　4.2.3.4.2關閉電腦程序按開啟程序的反方向操作。

　　4.2.3.5電腦應避免頻繁的開關程序，暫時不用時，可將電腦轉換為休眠狀態;

　　4.2.3.6正確使用電腦的詳細程序按有關電腦操作工具書的指導進行操作。

　　4.2.4 空調系統

　　4.2.4.1分公司辦公區域空調由總經辦根據季節和氣溫的變化，合理安排定時開關時間，管理服務中心由總經辦指定專人負責。

　　4.2.4.2每季度至少進行一次空調設備保養工作，由工程部安排專業人員進行，并做好記錄。

　　4.2.5背景音樂系統管理：為營造一個輕松、和諧的辦公環境。總經辦每天早晨上班前五分鐘打開背景音樂系統，音量保持在標識范圍內，上班時間內背景音樂只能播放無演唱的音樂，下班時間可以播放歌曲并稍微調大音量。

　　4.2.6辦公桌、椅、柜管理：職員不得隨意變換辦公椅位置，確須要挪動，使用后須按編號放回原位。

　　4.2.7打印機：

　　4.2.7.1聯機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯機;

　　4.2.7.2打印機啟動與關閉的一般程序：

　　4.2.7.2.1啟動打印機開關;

　　4.2.7.2.2放好所需打印的紙張;

　　4.2.7.2.3在電腦對話框進行打印操作;

　　4.2.7.2.4關閉程序按啟動程序的反方向操作。

　　4.2.7.3打印機應避免頻繁的開關機操作;

　　4.2.7.4正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作;

　　4.2.7.5打印文稿須進行校對，并經部門負責人批準簽字后方可予以打印，非正式的資料須采用回收紙打印，避免浪費紙張;

　　4.2.8復印機：

　　4.2.8.1復印機管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源;

　　4.2.8.2開啟復印機開關，復印機需自動預熱;

　　4.2.8.3檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

　　4.2.8.4復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關;

　　4.2.8.5正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。

　　4.2.8.6復印程序：

　　4.2.8.6.1復印人員做好登記，調定復印紙規格及復印的深淺度后，選定復印份數按“開始”鍵復印;

　　4.2.8.6.2復印機管理人員檢查復印數量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《打印/復印記錄表》上簽名確認;不屬實的，將情況匯報總經辦處理：一般情況下，第一次違規給予口頭警告;第二次或以上違規給予書面警告處分;

　　4.2.8.6.3如果復印機出錯，應將報廢紙張數量予以登記。

　　4.2.8.7復印機一般情況下每天開機、關機各一次，盡量避免頻繁開關。

　　4.2.9傳真機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

　　4.2.9.1接收傳真：

　　4.2.9.1.1傳真機一般設置為自動接收，管理人員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩定;

　　4.2.9.1.2收到傳真件后，由傳真機管理人員及時將傳真件取下，并將傳真的有關內容登記在《收發傳真登記表》內;

　　4.2.9.1.310分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件，并要求在《收發傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。

　　4.2.9.2發送傳真：

　　4.2.9.2.1傳真機管理人員依據傳真審批單的內容在《收發傳真登記表》上登記;

　　4.2.9.2.2傳真機管理人員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發送過去;

　　4.2.9.2.3傳真機管理人員應在3分鐘之內致電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發送的時間登記在《收發傳真登記表》內。

　　4.2.9.3傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

　　4.2.10碎紙機：

　　4.2.10.1碎紙機是對分公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

　　4.2.10.2碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出，以免損壞機器;

　　4.2.10.3按照碎紙機要求，一次不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過三張復印紙的厚度;

　　4.2.10.4操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張;

　　4.2.10.5當碎紙機箱內的碎紙裝滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續操作;

　　4.2.10.6正確使用碎紙機的程序按碎紙機有關操作說明書進行操作。

　　4.2.11信息管理員負責每天上班后將最新的天氣預報、公司新聞、人員外出、會議通知等信息輸入條屏，知會分公司各部門。

　　4.2.12各崗位職員上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發現丟失或損壞的應及時向直接上級報告，并采取相應的補救措施。

　　4.2.13遇到雨天，管理服務中心應當在門前顯眼位置放置公益傘、防滑設施及標識。

　　4.3燈光開啟管理

　　4.3.1日常辦公燈光開啟管理：總經辦每天上班前五分鐘開啟前臺射燈，重要客人來訪時，由總經辦負責打開所有的燈光，人力資源主管負責監督。

　　4.3.2分公司職員應注意節約能源，無人辦公區域燈光要及時關閉。

　　4.4機房管理

　　4.4.1信息管理員上班后須查看機房設備的運行情況，發現問題及時處理，確保不影響分公司正常辦公。

　　4.4.2信息管理員應定時查看機房電源、室內溫度、濕度，確保機房的安全、清潔保證正常運轉。

　　4.4.3計算機系統應設置系統日志，記錄開關機、應用程序的安裝和運行等狀況

　　4.4.4 非信息管理員要求，職員和外來人員均不得擅自進入機房。

　　4.4.5 分公司職員不得隨意移動機房內的設備。

　　4.4.6機房門應隨時保持關閉狀態。

　　4.4.7 機房內若發生意外事故要及時向分公司總經理匯報，并作相應處理。

　　4.5辦公秩序管理

　　4.5.1上班時間內，分公司職員不得做與工作無關的事務。

　　4.5.2上班時間內，分公司職員不得帶領與工作無關的人員進入辦公區。

　　4.6辦公清潔維護

　　4.6.1總經辦負責每周對各辦公環境進行一次檢查，并對檢查情況進行通報;

　　4.6.2 管理服務中心負責人指定專人對辦公區域的綠化、清潔衛生情況進行檢查，并對檢查情況進行通報;

　　4.6.3各部門職員在每次離開座位或下班時均須將臺面收拾干凈，避免資料丟失影響工作，總經辦會不定期進行檢查。

　　4.6.4 分公司辦公區域內禁止享用一切食物，包括口香糖;職員吃下午茶時須保持臺面和地面的清潔，下午茶后立刻進行清理。

　　4.7形象管理

　　4.7.1上班時間內女職員如長發須統一用頭花束理、穿著工作服,鞋子不得露出腳趾;男職員上班須著工作服，系領帶;職員在管理區域內統一佩帶工牌。

　　4.7.2上班時間內不得在辦公區大聲喧嘩和使用不文明語言及動作。

　　4.8資料刊物管理

　　4.8.1總經辦每周對分公司所征訂的刊物和購置的資料(書籍)進行清查。

　　4.8.2職員須長時間借閱(48小時以上)分公司的資料或刊物，須獲得總經辦同意，并進行登記。

　　4.8.3分公司報刊借閱一次不得超過2本且時間不得超過2天，分公司書籍借閱一次不得超過1本且時間不得超過1周，如需要繼續借閱須到總經辦處辦理續借手續。

　　4.8.4離職職員須及時將所借報刊和書籍歸還，如有損毀或遺失須按當前市場價賠償，從其工資中直接扣除。

　　4.9電話使用管理

　　4.9.1分公司電話一般不得處理個人私人事務，如有緊急情況，使用時間以不超過5分鐘為宜。

　　4.9.2因工作需要使用長途電話時，須在前臺文員處做好登記。

　　4.9.3總經辦隨時了解或抽查電話的使用情況，并做好記錄。

　　4.9.5接聽電話要及時，鈴響不應超過三聲;如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話做好接聽記錄。

　　4.10辦公區綠化管理

　　4.10.1辦公區的綠色盆栽均有固定位置的擺放、標示，不得隨意挪動，調換位置。

　　4.10.2盆栽的培護由環境主管嚴格按《盆栽培護表》的相關規定來培護盆栽。

　　4.11 茶水供應

　　4.11.1來賓若在洽談室等候或洽談，均使用一次性紙杯供應礦泉水;

　　4.11.2在為來賓端水時,要熱情、禮貌，端水時使用雙手，放水時應講“請用茶”;

　　5.相關操作支持文件

　　*Z-CQ03-02-F1《傳真使用登記表》

　　*Z-CQ03-02-F2《打印使用登記表》

　　*Z-CQ03-02-F3《復印使用登記表》

篇2：某機關辦公環境管理制度

　　機關辦公環境管理制度

　　一、辦公室桌面要求：

　　1.上班時間桌面擺放待處理文件、書籍和必要的辦公用品。

　　2.保持桌面周邊地面整潔，禁止隨地吐痰，亂扔垃圾。

　　3.下班后，桌面只能保留筆筒、茶杯、文件夾、電話和電腦設備，擺放整齊。

　　二、原則上禁止室內吸煙，吸煙到過道或陽臺等區域。

　　三、工作時間應保持安靜，禁止大聲喧嘩。

　　四、注重著裝規范，自覺維護公務員形象。

　　五、上班時間不準在電腦上做與工作無關的事宜。

　　六、打電話提倡長話短說，嚴禁閑聊。

　　七、下班離開辦公室或政務大廳，應關閉門窗、電燈、電腦、空調、飲水機等。

　　八、辦公區內桌椅、植物擺放整齊有序，不得隨意搬動、亂放。

　　九、辦公室廢棄物集中在紙字簍內交清潔工處理。硒鼓、燈管、電池等特殊廢棄物交專人處置。

　　十、垃圾應傾倒在垃圾桶、紙字簍，嚴禁在洗手池、衛生間傾倒垃圾造成堵塞。

　　十一、辦公環境由各辦公室人員自覺管理，科室負責人不定期組織檢查。

篇3：恒大地產辦公環境秩序管理制度

　　恒大地產辦公環境與秩序管理制度

　　一、辦公環境

　　1、保持辦公卡位清潔，物品擺放整齊；隔離板、墻面不得粘貼與工作無關的物品；與工作有關的資料、紙張只能用透明膠粘貼，嚴禁用圖釘、鐵釘等固定；不得隨意挪用、翻看他人物品或文件資料；不得在辦公區域通道處擺放物品，下班時要座椅歸位，保持辦公區域環境整潔，通行順暢。

　　2、自覺維護環境衛生。垃圾必須倒在樓梯間的專用垃圾桶內，嚴禁亂丟果皮、紙屑等；嚴禁在茶水間倒垃圾、雜物，水池內嚴禁倒茶葉、剩飯；不得隨地吐痰；雨天進入辦公區域前請擦凈鞋底。

　　3、禁止在辦公區域（含茶水間、洗手間、電梯間、消防通道）吸煙，吸煙請到物業公司指定區域（天倫大廈吸煙區：首層北廣場）。

　　4、愛護辦公區域的綠化植物，發現枯萎或損壞等情況及時向行政管理部門反映以便及時更換。

　　5、愛護辦公區域公共設施，不得亂寫亂畫、亂刻亂碰，確保桌椅、門窗、墻壁、地毯等不受損壞和污染。

　　二、辦公秩序

　　1、嚴格遵守公司勞動紀律和作息時間規定，工作時間不得脫崗、竄崗、聊天、睡覺、看小說雜志、吃東西；不得在辦公區域內大聲喧嘩、嘻笑打鬧；遇到影響辦公秩序的人或事，特別是遇到突發事件，應立即向行政管理部門反映，行政管理部門須及時采取有效措施妥善進行處理。

　　2、工作時間撥打或接聽電話應簡短扼要，用語禮貌，音量適中，不得閑聊談私事；能用內線聯系的工作不使用外線；嚴禁撥打信息臺；公司有關部門每月統計公布每部電話的話費情況；午休期間不得擅自拔掉辦公電話；因工作需撥打長途電話的可使用專用電話并做好登記。

　　3、不得利用辦公設備及其他資源做與工作無關的私事。

　　4、不得占用會議室、走道等公共區域午休，午休結束要按時開啟辦公區域燈光，迅速恢復正常辦公秩序。

　　5、不得帶領無關人員進入辦公區域。

　　6、注意做好保密安全工作。離開辦公區域柜、抽屜要及時上鎖；廢棄文件要及時銷毀；機要文件不得隨便傳閱，閱后要鎖進抽屜；不得在公共場所翻看公司文件、資料及談論涉及公司秘密的問題。

　　7、開普金卡（門禁卡、飯卡）須妥善保管,出現丟失或失效情況須及時通知行政管理部門掛失并補辦,以防外人持卡進入辦公區域或影響正常辦公秩序等。

　　三、辦公安全

　　1、不得攜帶易燃易爆或有強烈刺激氣味的物品（如汽油、香蕉水等）進入辦公區域。

　　2、發現天花板、門窗等地方存在安全隱患，應立即向行政管理部門反映以便及時排除。

　　3、辦公區域內未經允許不得接臨時電源，確有需要應由行政管理部門進行處理。

　　4、做好節電、防火、防盜工作。下班時關閉電腦等設備電源，抽屜、柜子上鎖，最后離開的人員必須反鎖樓梯安全門，檢查門窗、水電是否關閉。

　　四、儀容儀表

　　1、注重儀容儀表，著裝整潔大方；頭發整齊清潔，不留怪異發型，不得染兩種以上顏色的頭發；上班時間不準穿拖鞋（含拖鞋式涼鞋）。

　　2、女同志不準穿露背裝、露臍裝、超短裙、吊帶衫;不準化濃妝或佩戴夸張的飾品;不得涂色彩過于鮮艷或怪異的指甲；不得在公共辦公區域化妝;男同志不準留長發、蓄胡須、穿短褲、背心、花襯衫、配戴耳飾,襯衣一律扎入褲腰里。

　　3、在隆重、莊嚴的對外社交場合，男同志須著西服或襯衫、系領帶，穿黑色或深色皮鞋；女同志須著職業套裝，化淡妝。

　　五、節能降耗

　　1、從節約"一滴水、一度電、一張紙"做起，養成節能降耗良好習慣。做到樓道隔盞開燈、午休時間關燈、夜晚辦公人少少開燈；根據室內溫度適當使用空調；下班關閉電腦、打印機等辦公設備；養成雙面使用紙張和使用二次紙的習慣；充分發揮OA辦公系統方便、快捷的優勢，在提高辦公效率的同時，要注意節約使用紙張。

　　2、愛護公共物品，發現水電設施損壞，第一時間通知行政管理部門，確保所損壞的設施得到及時維修。

　　3、辦公文具要物盡其用，尚可使用的不得隨便丟棄。

　　4、打印機、傳真機等設備碳粉、墨盒用完后，須以舊換新循環使用。

　　六、監督權限

　　1、全體員工有責任和義務維護公司的辦公環境與秩序，有權阻止和檢舉任何違反職業道德和公共道德的行為。

　　2、辦公環境與秩序管理執行情況由集團行政部門、人事部門和監察部門共同組成檢查小組進行不定期檢查，對違反辦公環境與秩序規定的行為，由行政部門、人事部門和監察部門發文通報，并按失職問責制規定予以處理。