阿爾卡迪亞小區業主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區物業管理中的資料、檔案，根據相關法律法規，制定本管理辦法。

　　第一條 下列資料、檔案應當編號造冊，并由專人保管：

　　1、物業管理區域內的物業資料;

　　2、《議事規則》、《管理規約》及小區其他公約、規章制度等;

　　3、業主大會成立備案及業主委員會產生、委員產生、備案及更新備案的材料;

　　4、業主大會、業主委員會作出的決議、決定等書面材料;

　　5、業主大會及業主委員會發布的公示、公告、通知等文件;

　　6、各類會議記錄、紀要、簽到表;

　　7、業主清冊及聯系方式;

　　8、有關法律、法規和業務往來文件;

　　9、簽訂的物業服務合同、專項服務合同以及其它合同等;

　　10、業主委員會資產登記表、保修書、說明書等;

　　11、業主和使用人的提議、書面意見、建議書以及接訪的登記簿;

　　12、建筑物及其附屬設施維修資金收支情況清冊;

　　13、利用物業共用部分經營所得收益的收支情況清冊;

　　14、業主大會、業主委員會工作經費的收支情況清冊;

　　15、其他應當存檔保管的文本資料和電子文檔。

　　第二條 業主委員會秘書長負責收集、接收、催要經辦人所持的上述資料、檔案，并進行整理、存檔。

　　第三條 文本資料、檔案要在文件柜內分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業主清冊資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 查閱檔案應辦理查閱登記手續，并只能在業主委員會辦公地點翻閱。業主委員會委員之外的業主查閱保密檔案，必須經業主委員會主任或者副主任同意后方可查閱。

　　本管理辦法中的第一條第7、12、13、14項為保密檔案。

　　第六條 檔案庫房必須有防盜，防火，防潮，防鼠等措施，庫房內的檔案應排列有序，按照保管期限或類別，項目進行保管。

　　第七條 因個人原因造成資料檔案丟失、業主信息外泄的，由業主委員會追究其相應責任;業主委員會委員違反本制度造成嚴重后果的，應及時提請業主大會終止其業主委員會委員資格。

　　第八條 本辦法經業主委員會會議通過之日起生效。

篇2：業主委員會檔案資料管理辦法

　　業主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區物業管理中的資料、檔案，根據相關法規，制定本管理辦法。

　　第一條 業主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區物業規章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關部門下發的文件”“業主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業主委員會接訪登記表”和其他業主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。

　　第二條 文本資料、檔案要在文件柜內分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。

　　第三條 常務秘書負責接收、催要經辦人所持的資料，并進行整理、存檔。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業主資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 因為資料保管人個體原因造成業主資料出現丟失、外泄事件的，業委會必須追究其承擔相應責任；責任人是業委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責任人是秘書的立刻將其開除，扣發當月薪水。