英達(dá)仕公司文檔制度???????

　　(一)圖書(shū)雜志

　　1.公司所屬圖書(shū)是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由行政部統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實(shí)盤(pán)點(diǎn)。

　　2.文秘應(yīng)將圖書(shū)書(shū)名、出版社名稱、數(shù)冊(cè)、金額按類型編號(hào)，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時(shí)通知收閱,借書(shū)人不得拒絕。附《圖書(shū)登記冊(cè)》

　　3.一般情況下，圖書(shū)只得在司內(nèi)閱讀，借書(shū)冊(cè)數(shù)以三冊(cè)為限，借書(shū)期限不得超出過(guò)二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。

　　4.對(duì)圖書(shū)有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。

　　(二)專業(yè)資料1.資料分類：

　　1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問(wèn)業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件;

　　1.2公司由政府主管部門購(gòu)買的政策法規(guī);

　　1.3公司各類剪報(bào);

　　1.4公司搜集的各類行業(yè)(如建材、裝飾等)材料

　　2.公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外

　　3.特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)批準(zhǔn)

　　(三)客戶檔案

　　1.客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域

　　2.客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問(wèn)服務(wù)過(guò)程中制作的各類文件、文本

　　3.客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外

　　4.特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請(qǐng)報(bào)批

　　5.服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任

　　(四)辦公文檔

　　1.行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理

　　2.行政人員辦公文檔設(shè)：?工作計(jì)劃與報(bào)告?司內(nèi)行政

　　3.業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：?工作計(jì)劃與報(bào)告?司內(nèi)行政

　　?拓展資料?談項(xiàng)目A、B、C......?執(zhí)行項(xiàng)目A、B、C......

篇2：P物業(yè)文檔管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

　　P物業(yè)文檔管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

　　1.目的：規(guī)范各類文檔的日常管理。

　　2.范圍：適用**物業(yè)管理公司。

　　3.定義

　　3.1公司內(nèi)部發(fā)文：以公司名義發(fā)出的規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)等文件。

　　3.2公司對(duì)外往來(lái)文件：以公司名義與政府部門、上級(jí)公司、公司客戶、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其它單位往來(lái)文件等。

　　3.3部門發(fā)文及往來(lái)文件：以部門名義發(fā)出的組織架構(gòu)、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等，對(duì)客戶、相關(guān)業(yè)務(wù)單位往來(lái)文件等。

　　3.4文件分類

　　3.4.1規(guī)定：公司或部門發(fā)布的、在質(zhì)量體系文件內(nèi)容以外的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施等文件。

　　3.4.2決定：公司或部門發(fā)布的、對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排的文件。

　　3.4.3決議：經(jīng)公司或部門會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的文件。

　　3.4.4通知：公司或部門發(fā)布的、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的文件。

　　3.4.5通告：公司或部門發(fā)布的、向顧客通知和要求遵守的文件。

　　3.4.6通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息的文件。

　　3.4.7請(qǐng)示：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)的文件。

　　3.4.8報(bào)告：向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議的文件。

　　3.4.9批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)的文件。

　　3.4.10函：商洽工作、詢問(wèn)問(wèn)題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等文件。

　　3.4.11會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求與會(huì)者共同遵守的文件。

　　4.職責(zé)

　　4.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司各類文檔的發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

　　4.2 各部門經(jīng)理或指定專人負(fù)責(zé)本部門的各類文檔發(fā)放、保管工作。

　　5.方法和過(guò)程控制

　　5.1文件管理要求

　　5.1.1文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。

　　5.1.2對(duì)內(nèi)發(fā)文須使用公司發(fā)文紙格式，對(duì)外發(fā)文須使用公司信紙格式。

　　5.1.3文件必須蓋章或簽字后方可生效。

　　5.2文件立卷歸檔依照《檔案資料管理程序》執(zhí)行。

　　5.3文件格式

　　5.3.1文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部分組成。

　　5.3.3公司內(nèi)部或部門內(nèi)部發(fā)文須有部門名稱。

　　5.3.4多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

　　5.3.5文件版面格式以打開(kāi)一份新文檔時(shí)的默認(rèn)設(shè)置為準(zhǔn)，即：

頁(yè)面設(shè)置		格式
紙張大小	A4	字符間距	100%
上	2.54厘米	段前	0行
下	2.54厘米	段后	0行
左	3.17厘米	行距	1.5倍
右	3.17厘米	縮進(jìn)	右縮進(jìn)2個(gè)字節(jié)
裝訂線	0厘米	標(biāo)題字體	黑體三號(hào)
頁(yè)眉	1.5厘米	字號(hào)字體	黑體小四號(hào)
頁(yè)腳	1.75厘米	正文字體	華文細(xì)黑小四號(hào)

　　5.3.6文件格式范例

　　文件名稱(黑體、三號(hào)，居中)

　　文件字號(hào)(黑體、小四號(hào)，居中)

　　文件正文(華文細(xì)黑體、小四號(hào))

　　之平管理重慶分公司

　　(部門名稱)

　　二○○ 年 月 日(日期須用大寫(xiě)漢字)

　　主題詞：

　　主送：

　　抄送：張貼時(shí)間:

　　擬制：審核：審批：

　　(華文細(xì)黑五號(hào))

　　第 頁(yè)共 頁(yè)(華文細(xì)黑體，小五號(hào)，居中)

　　5.4文件字號(hào)編碼規(guī)則

　　5.4.1 以公司名義的發(fā)文的字號(hào)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。

　　5.4.2公司對(duì)外發(fā)文字號(hào)編碼規(guī)則為:

　　之平管理 +渝+ [****]+ ***

　　公司名稱 +分公司簡(jiǎn)稱+ 年號(hào) + 流水號(hào)

　　如：之平管理渝[20**]001

　　5.4.3公司內(nèi)部發(fā)文(含職能部門聯(lián)合發(fā)文)字號(hào)編碼規(guī)則為:

　　ZPMG-CQ +****+***

　　公司名稱代碼 + 年號(hào) + 流水號(hào)

　　如：ZPMG-CQ[20**]001

　　5.4.4公司各部門發(fā)文(含業(yè)務(wù)部門)字號(hào)編碼規(guī)則為：

　　ZPMG-CQ +*** +****+***

　　公司名稱代碼 + 部門簡(jiǎn)稱 + 年號(hào) + 流水號(hào)

　　如：ZPMG-CQ(人力)[20**]001

　　5.4.5公司各部門簡(jiǎn)稱：總經(jīng)理辦公室--總辦，人力資源部--人力，財(cái)務(wù)管理部--財(cái)務(wù)，營(yíng)運(yùn)管理部--營(yíng)運(yùn)，市場(chǎng)發(fā)展部--市場(chǎng)。

　　5.4.10業(yè)務(wù)部門簡(jiǎn)稱：中冶·林蔭大道-中冶，魯能星城七街區(qū)-魯七，魯能星城八街區(qū)-魯八，魯能星城十一街區(qū)--魯十一。

　　5.4.7其它臨時(shí)性文件等可不用編號(hào)。

　　5.5制度格式

　　5.5.1 制度封面、制度標(biāo)題格式、制度標(biāo)題表頭格式、制度正文格式、制度所屬表格格式、制度所屬表格表頭格式依照*Z-CQ01-02《質(zhì)量體系文件編制作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》執(zhí)行。

　　5.5.2制度編號(hào)為：ZPMG-CQ -**-**(公司名稱代碼+重慶分公司簡(jiǎn)稱+部門代碼+流水號(hào))。

　　5.5.3制度所附表格的編號(hào)為：ZPMG-CQ-**-**- F*(公司名稱代碼+重慶分公司簡(jiǎn)稱+部門代碼+制度流水號(hào)+F+表格流水號(hào))。

　　5.5.6分公司各部門代碼：總經(jīng)理辦公室--ZB，人力資源部--HR，財(cái)務(wù)管理部--CW，營(yíng)運(yùn)管理部--YY，市場(chǎng)發(fā)展部-SC。

　　5.5.7業(yè)務(wù)部門簡(jiǎn)稱：中冶·林蔭大道-ZY，魯能星城七街區(qū)-L7，魯能星城八街區(qū)-L8，魯能星城十一街區(qū)-L11。

　　5.6收文

　　5.6.1收文一律使用《文件處理表》。

　　5.6.2外單位來(lái)文由公司前臺(tái)文員負(fù)責(zé)收文，在《文件登記表》中登記，根據(jù)文件屬性由總經(jīng)理辦公室及時(shí)分送相關(guān)部門，并跟蹤處理結(jié)果，處理完畢后及時(shí)歸檔。

　　5.7辦文

　　5.7.1辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

　　5.7.2辦文由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署《文件處理表》后安排辦文，包括文件的分送、傳遞和催辦，辦理完畢后及時(shí)歸檔。

　　5.7.3各部門須嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成，協(xié)辦部門須積極配合主辦部門完成文件處理，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)文件的催辦，防止漏辦或延誤。

　　5.7.4文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。

　　5.8 電子文檔

　　5.8.1各類電子文檔須按文件類別設(shè)立相應(yīng)的子目錄，分類保存，重要文件須加密，并備份，在《文件資料目錄》備注欄中注明文檔保存路徑。

　　5.8.2如以電子文檔形式傳送的文件需對(duì)文本文件進(jìn)行存檔時(shí)，須將有審批意見(jiàn)的郵件封面打印與文本文件一同存檔。如文件內(nèi)容為質(zhì)量記錄，打印時(shí)須保持原質(zhì)量記錄表格的格式。

　　6.質(zhì)量記錄和表格

　　*Z-CQ02-02-F1 《文件處理表》

　　*Z-CQ02-02-F2 《文件登記表》

篇3：機(jī)要文檔管理員職責(zé)

機(jī)要文檔管理員職責(zé)

職責(zé)范圍：
1、協(xié)助經(jīng)理日常工作
2、監(jiān)督各處計(jì)劃完成狀況
3、建立、歸檔資料

工作內(nèi)容：
1、建立住戶檔案，做好住戶的驗(yàn)房、入住、車輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門的人員檔案，辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復(fù)印、打印工作。
4、部門各處的崗位責(zé)任，工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設(shè)備檔案和臺(tái)帳。
6、建立公司的鑰匙柜，嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。
7、協(xié)助部門主管檢查本部的工作計(jì)劃落實(shí)情況。
8、整理本部門每月、每年的收入和支出狀況。
9、協(xié)助總務(wù)建立固定資產(chǎn)，辦公用品及易耗物品帳目，對(duì)以上物品的進(jìn)、耗、轉(zhuǎn)、存、報(bào)廢進(jìn)行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤(pán)點(diǎn)和制表提供數(shù)據(jù)給部門經(jīng)理。
11、保護(hù)客人隱私