機(jī)要文檔管理員職責(zé)

職責(zé)范圍：
1、協(xié)助經(jīng)理日常工作
2、監(jiān)督各處計(jì)劃完成狀況
3、建立、歸檔資料

工作內(nèi)容：
1、建立住戶(hù)檔案，做好住戶(hù)的驗(yàn)房、入住、車(chē)輛、寵物及常住人員的檔案。
2、建立部門(mén)的人員檔案，辦公用品、勞保用品的管理。
3、客戶(hù)、公司內(nèi)部上、下行文件的草擬、發(fā)放、收檔、復(fù)印、打印工作。
4、部門(mén)各處的崗位責(zé)任，工作程序、標(biāo)準(zhǔn)、控制表格的歸檔和整理。
5、特別管理維修處的設(shè)備檔案和臺(tái)帳。
6、建立公司的鑰匙柜，嚴(yán)格執(zhí)行鑰匙的發(fā)放、回歸程序。
7、協(xié)助部門(mén)主管檢查本部的工作計(jì)劃落實(shí)情況。
8、整理本部門(mén)每月、每年的收入和支出狀況。
9、協(xié)助總務(wù)建立固定資產(chǎn)，辦公用品及易耗物品帳目，對(duì)以上物品的進(jìn)、耗、轉(zhuǎn)、存、報(bào)廢進(jìn)行憑證處理和電腦化制度比較。
10、每月匯總盤(pán)點(diǎn)和制表提供數(shù)據(jù)給部門(mén)經(jīng)理。
11、保護(hù)客人隱私

篇2：學(xué)院機(jī)要文件管理工作規(guī)定

學(xué)院機(jī)要文件管理工作規(guī)定

　　為了加強(qiáng)機(jī)要文件的管理，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)要文件的處理程序，結(jié)合我院實(shí)際，制定本規(guī)定。

　　1、凡上級(jí)或下級(jí)單位寄送或交換至我院的機(jī)要文件，均由機(jī)要人員負(fù)責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人和各處、室以外，要根據(jù)文件內(nèi)容、密級(jí)和傳閱范圍，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。

　　2、機(jī)要人員對(duì)所有來(lái)文進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任閱處后，送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機(jī)要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。

　　3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過(guò)程中要做到迅速、及時(shí)，不得積壓、橫傳;機(jī)要文件一律不得帶出辦公室閱批，因公出差或參加兩天以上會(huì)議時(shí)，應(yīng)將傳閱文件退還機(jī)要室，未看完的文件，待回院后再閱。閱文時(shí)，對(duì)于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對(duì)院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門(mén)辦理的文件，機(jī)要人員應(yīng)立即將文件送達(dá)承辦單位。承辦單位應(yīng)及時(shí)將辦理情況反饋院辦公室并報(bào)告分管院領(lǐng)導(dǎo)。

　　5、對(duì)于急件的處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門(mén)即刻辦理的急件，也應(yīng)先退回院機(jī)要室，由機(jī)要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示，立即送職能部門(mén)并辦理文件借閱手續(xù)，而不能在傳閱過(guò)程中“橫傳”，以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結(jié)束，承辦部門(mén)要在文件處理單上寫(xiě)明處理結(jié)果，并簽名和寫(xiě)清楚處理日期后，退回機(jī)要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件，各處、室需要暫時(shí)保留備用的，可在機(jī)要室辦理借閱手續(xù)，但保留期限不得超過(guò)1個(gè)月。

　　7、上級(jí)來(lái)文的復(fù)印，按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標(biāo)有密級(jí)的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時(shí)，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級(jí)管理;不得在公開(kāi)發(fā)表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發(fā)到各部門(mén)的機(jī)要文件，各單位必須認(rèn)真管理、清理。使用完后，按照規(guī)定時(shí)間，及時(shí)清退交機(jī)要室。

　　9、凡涉及機(jī)要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密條例，嚴(yán)防失密、泄密。要維護(hù)機(jī)要文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定，文件傳到哪一級(jí)就要保密到哪一級(jí)。送抵各單位的文件一定要妥善保管，對(duì)丟失文件或泄密者，要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

篇3：學(xué)院機(jī)要秘書(shū)科工作職責(zé)

學(xué)院機(jī)要秘書(shū)科工作職責(zé)

　　一、在院辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，搞好綜合性材料的調(diào)查、收集和整理，起草各種文稿，及時(shí)準(zhǔn)確提供信息、意見(jiàn)和建議。

　　二、做好黨委會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)、書(shū)記院長(zhǎng)碰頭會(huì)、中層干部會(huì)及其他重要會(huì)議等的會(huì)務(wù)工作，并整理重要問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要。

　　三、對(duì)以學(xué)院名義上報(bào)或下發(fā)的公文和其它文字材料等進(jìn)行初審、把關(guān)，并做好呈批、印發(fā)、歸檔等工作。

　　四、起草學(xué)院工作報(bào)告、計(jì)劃、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、年鑒、大事記等各類(lèi)文字材料，編印學(xué)院簡(jiǎn)報(bào)，印發(fā)有關(guān)作息時(shí)間、放假等通知。

　　五、受理院內(nèi)各職能部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告，及時(shí)呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示和轉(zhuǎn)交有關(guān)部門(mén)。

　　六、做好外來(lái)公文的交換、登記、送閱、催辦、歸檔及保密工作。

　　七、正確管理、使用學(xué)院及辦公室黨委、行政印章，負(fù)責(zé)開(kāi)具對(duì)外介紹信及證明。

　　八、推進(jìn)電子政務(wù)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公。做好學(xué)院傳真收發(fā)服務(wù)及學(xué)院電子信箱的管理。

　　九、指導(dǎo)文印室業(yè)務(wù)工作。

　　十、完成院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。