商場(chǎng)物業(yè)部文檔管理辦法

　　1.制定本辦法的目的、依據(jù)和適用范圍

　　1.1為了加強(qiáng)物業(yè)部門的文檔管理，充分發(fā)揮文檔的作用，更好地為商場(chǎng)的經(jīng)營、管理和發(fā)展等各項(xiàng)工作服務(wù)，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家有關(guān)企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合物業(yè)管理行業(yè)特點(diǎn)及本公司實(shí)際情況，制訂本管理辦法。

　　1.2本管理辦法的適用范圍包括集團(tuán)各區(qū)域物業(yè)部、各商場(chǎng)物業(yè)管理部門。

　　2.文檔的定義

　　2.1文檔是指從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、報(bào)表、圖紙、帳冊(cè)、照片、錄音、錄像、電子光盤以及記載榮譽(yù)內(nèi)容的獎(jiǎng)品實(shí)物等歷史記錄。

　　3.文檔管理的基本原則和要求

　　3.1為維護(hù)文檔的完整、安全，同時(shí)便于有效利用，各商場(chǎng)物業(yè)在管理活動(dòng)過程中形成的物業(yè)檔案資料實(shí)行“統(tǒng)一制度、三級(jí)管理”的原則，即：凡明確列入由區(qū)域物業(yè)部集中保管目錄的文件材料（原件）由區(qū)域物業(yè)部集中保管；其他文件材料（原件）由各商場(chǎng)物業(yè)（保安）部按集團(tuán)的規(guī)定要求自行管理。

　　3.2各商場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)文檔工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。

　　4.文檔管理機(jī)構(gòu)和人員

　　各商場(chǎng)在物業(yè)經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，形成檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)。

　　*集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心對(duì)各區(qū)域物業(yè)部、各商場(chǎng)物業(yè)（保安）部文檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和考核。集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心文檔配備專職文檔管理人員，負(fù)責(zé)收集、保管和提供利用物業(yè)條線各類文檔；

　　*各區(qū)域、各商場(chǎng)物業(yè)部門的文員（或指專人）在部長（經(jīng)理）領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)本區(qū)域、商場(chǎng)（物業(yè)條線）文檔材料的歸集和整理立卷，并按規(guī)定向集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心送交相關(guān)文檔。

　　*各區(qū)域物業(yè)部、各商場(chǎng)物業(yè)（保安）部均須根據(jù)文檔保管的要求設(shè)置固定文檔存放點(diǎn)，并配備文檔管理人員和必要的文檔存放櫥柜，負(fù)責(zé)本部門文檔材料（資料）的歸集、整理。

　　*各區(qū)域物業(yè)部長、各商場(chǎng)物業(yè)（保安）經(jīng)理為文檔工作的主要責(zé)任人，并將文檔工作納入部門的年度工作計(jì)劃。

　　5.文檔案管理人員的職責(zé)

　　5.1.集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心文檔管理人員的職責(zé)：

　　*負(fù)責(zé)公司級(jí)（物業(yè)條線）各類文檔的接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等；

　　*按規(guī)定要求統(tǒng)一管理公司（物業(yè)條線）的文檔，確保文檔的完整和安全。對(duì)已接收入室的文檔，有計(jì)劃參與進(jìn)行整理、重組和銷毀工作；對(duì)因歸檔制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)而遺漏失散在外的重要文件材料，加強(qiáng)收集歸檔；

　　*指導(dǎo)、督促和檢查各部門文件材料的立卷、歸檔工作，組織對(duì)兼職文檔管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)；

　　*參與實(shí)施對(duì)部門文檔工作的考評(píng)；

　　*負(fù)責(zé)編制公司（物業(yè)條線）文檔目錄、檢索資料，嚴(yán)格執(zhí)行文檔借閱制度，主動(dòng)、快捷提供利用服務(wù)；

　　*辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)文檔業(yè)務(wù)的工作。

　　5.2.區(qū)域物業(yè)部文檔管理人員的職責(zé)：

　　*按歸檔類別要求負(fù)責(zé)所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作，對(duì)集團(tuán)物業(yè)推進(jìn)中心需要的文件材料，按規(guī)定要求及時(shí)送交歸檔；

　　*負(fù)責(zé)由部門日常使用保管的文檔、資料（主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)文檔）的管理。

　　*部門文檔管理人員如兼文員工作，則還應(yīng)當(dāng)承擔(dān)如下職責(zé)：

　　（1）負(fù)責(zé)本部門文書處理工作，包括文件材料（含合同、協(xié)議、來往文書等）的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和留注；

　　（2）負(fù)責(zé)本部門文書管理工作，包括文件材料的保管、調(diào)閱和文件材料的歸集、整理、預(yù)立卷等。

　　5.3.商場(chǎng)物業(yè)（保安）文檔管理人員的職責(zé)：

　　*按歸檔類別要求負(fù)責(zé)所屬部門形成文件的積累、整理和立卷工作，對(duì)明確由區(qū)域物業(yè)部文檔室集中保管的文件材料，按規(guī)定要求及時(shí)送交歸檔；

　　*負(fù)責(zé)由部門日常使用保管的檔案、資料（主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)檔案）的管理。

　　*部門文檔管理員如兼文員工作，則還應(yīng)當(dāng)承擔(dān)如下職責(zé)：

　　（1）負(fù)責(zé)本部門文書處理工作，包括文件材料（含合同、協(xié)議、來往文書等）的收發(fā)、登記、傳閱、催辦和留注；

　　（2）負(fù)責(zé)本部門文書管理工作，包括文件材料的保管、調(diào)閱和文件材料的歸集、整理、預(yù)立卷等，并按規(guī)定及時(shí)向文檔室移交。

　　6.公司（物業(yè)條線）文件材料歸檔范圍

　　*前期工程交接驗(yàn)收范圍的材料歸檔

　　*客商戶檔案(含二次裝修資料)及客戶服務(wù)范圍的材料歸檔

　　*物業(yè)運(yùn)作管理（含合同、協(xié)議、來往文書等）范圍的材料歸檔

　　*其它范圍的材料歸檔

　　7. 檔案的管理和移交

　　*向文檔室（各部門）移交文檔時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)。按規(guī)范格式填制〖?xì)w檔文件材料移交接收清冊(cè)〗，認(rèn)真做好清點(diǎn)、登記和簽署工作。

　　*文檔管理應(yīng)遵循保密工作有關(guān)規(guī)定。

　　*文檔室必須具備防盜、防火、防有害生物等安全設(shè)施。文檔室由文檔管理人員專人管理。

　　*按規(guī)定由各部門負(fù)責(zé)管理的檔案、資料（主要是物業(yè)管理業(yè)務(wù)檔案），在該物業(yè)項(xiàng)目管理終止或管理主體發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)按規(guī)定編制移交清冊(cè)后，向接管該項(xiàng)目的物業(yè)辦理移交。

　　8.檔案的查閱利用

　　*文檔室應(yīng)當(dāng)多渠道、多形式地開展文檔利用服務(wù)工作，努力提高文檔利用效能。

　　*查閱、借閱文檔需辦理相關(guān)登記和批準(zhǔn)手續(xù)，并填制〖文件檔案資料查閱登記表〗及〖文件檔案資料借閱登記表〗。

　　*查閱、借閱、復(fù)印各部門文檔資料時(shí)，一般需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并須辦理相關(guān)登記（歸還時(shí)及時(shí)注銷）手續(xù)。

篇2：物業(yè)總經(jīng)辦文檔管理員崗位職責(zé)

　　物業(yè)公司總經(jīng)辦文檔管理員崗位職責(zé)

　　【管理層級(jí)關(guān)系】

　　直接上級(jí)：秘書主管

　　【技能要求】

　　基本素質(zhì)：遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度，工作認(rèn)真、細(xì)致，保守機(jī)密，團(tuán)結(jié)同志，熱情、周到。

　　自然條件：25歲以上，身體健康，精力旺盛，氣質(zhì)良好。

　　文化程度：秘書或檔案專業(yè)大專以上學(xué)歷。

　　工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上工作經(jīng)驗(yàn)。

　　特殊要求：熟練使用電腦及現(xiàn)代化辦公設(shè)備，接人待物大方得體。

　　【崗位職責(zé)】

　　1.負(fù)責(zé)保管、使用公司印章、介紹信;

　　2.負(fù)責(zé)公司的文書、檔案管理工作;

　　3.負(fù)責(zé)外來文件的拆封、編號(hào)和登記及送交辦公室主任擬辦，根據(jù)擬辦要求及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)遞和處理;

　　4.負(fù)責(zé)以公司名義上報(bào)下發(fā)文件的編號(hào)、登記和分發(fā)工作;

　　5.負(fù)責(zé)接收、整理和保管各部門送來的文書材料;

　　6.負(fù)責(zé)對(duì)公文的執(zhí)行情況催辦;

　　7.負(fù)責(zé)文件的立卷、保管、借閱和銷毀;

　　8.做好檔案的收集、整理、鑒定、登記和統(tǒng)計(jì)工作;熟悉所保管的檔案情況，搞好檔案的利用工作;

　　9.負(fù)責(zé)保護(hù)檔案的安全，做好防盜、防火、防潮、防光、防塵、防蟲等工作;

　　10.嚴(yán)格遵守保密制度，不得利用職權(quán)擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍，不得泄露檔案的機(jī)密，不得擅自銷毀檔案材料;

　　11.負(fù)責(zé)來訪的接待工作，發(fā)送傳真件及接聽電話并做留言記錄;

　　12.負(fù)責(zé)公司各類速印文件、資料的印制工作及本部門各類文件的印制;

　　13.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性工作任務(wù)。