健康發(fā)展分公司管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為了規(guī)范深圳七十二健康發(fā)展有限公司(以下簡稱總公司)及其分公司、子公司(以下簡稱分公司)的組織行為，保護總公司和各投資人的合法權益，確保各分公司規(guī)范、有序、健康發(fā)展，根據(jù)《公司法》和總公司章程等法律、法規(guī)和規(guī)章有關規(guī)定，特制定本制度。

　　第二條 本制度適用于總公司所屬分公司。

　　第三條 本制度所稱的分公司包括由總公司與其他投資人共同投資、且由總公司或分公司持有其50%以上的股份，或者雖然持有其股份比例不足50%、但能夠實際控制的公司(包括直接控股和間接控股)。

　　第四條 總公司作為分公司的股東，按公司投入分公司的資本額享有對分公司的資產(chǎn)收益權、重大事項的決策權、高級管理人員的選擇權和財務審計監(jiān)督權等。分公司作為總公司的下屬機構，總公司對其具有全面的管理權。

　　第五條 總公司分公司實行集權和分權相結合的管理原則。對高級管理人員的任免、重大投資決策(包括股權投資、債權投資、重大固定資產(chǎn)投資、重大項目投資等)、年度經(jīng)營預算及考核等將充分行使管理和表決權利，同時將對各分公司經(jīng)營者日常經(jīng)營管理工作進行授權，確保各分公司有序、規(guī)范、健康發(fā)展。

　　第六條 加強總公司對分公司資本投入、運營和收益的監(jiān)管，監(jiān)控財務風險，提高總公司的核心競爭力和資本運營效益。各子公司要依法自主經(jīng)營，在總公司的統(tǒng)一調控、協(xié)調下，按市場需求自主組織生產(chǎn)和經(jīng)營活動，努力提高資產(chǎn)運營效率和經(jīng)濟效益，提高員工的勞動效率。

　　第二章 經(jīng)營管理

　　第七條 總公司將根據(jù)發(fā)展需要，對各分公司的經(jīng)營、籌資、投資、費用開支等實行年度預算管理，由總公司根據(jù)市場及企業(yè)自身情況核定并下發(fā)各分公司的年度經(jīng)營、投資、籌資及財務預算，并將年度預算按月、季分解下達實施。各分公司應確保各項預算指標的實施和完成。

　　第八條 各分公司不具有獨立的股權處置權、資產(chǎn)處置權、對外籌資權、管理制度權和各種形式的對外投資權。分公司處置資產(chǎn)須事先向總公司作出詳細的書面報告，經(jīng)總公司批準后按有關規(guī)定處理。

　　如為經(jīng)營活動需要，確需增加籌資、對外投資和自身經(jīng)營項目開發(fā)投資及重大固定資產(chǎn)投資的，必須在事先完成投資可行性分析論證后，由總公司總經(jīng)理辦公會審查后提請總公司董事會批準方可實施。

　　需增加籌資，實施時事先向總公司財務部提出申請，并明確說明所需資金數(shù)量、用途、投向、用款進度，經(jīng)總公司董事長批準后由財務部協(xié)調解決。

　　第九條 各分公司必須依法經(jīng)營，規(guī)范日常經(jīng)營行為，不得違背國家法律、法規(guī)和總公司規(guī)定從事經(jīng)營工作。

　　第十條 各分公司要按現(xiàn)代企業(yè)制度要求，建立健全各項管理制度，明確企業(yè)內部各管理和經(jīng)營部門的職責，根據(jù)總公司的相關規(guī)定和國家有關法律規(guī)定健全和完善內部管理工作，制定系統(tǒng)而全面的企業(yè)內部管理制度，并上報總公司審查備案。

　　第十一條 總公司建立信息管理系統(tǒng)，各分公司的核算及管理系統(tǒng)都應納入本系統(tǒng)管理，必須按照真實、準確、及時、全面的原則反饋經(jīng)營、財務、人事、資產(chǎn)、投(融)資等信息，為總公司的經(jīng)營決策提供科學的依據(jù)。

　　第三章 人事及薪酬管理

　　第十二條 各分公司應依法設立董事會，總公司安排人員協(xié)助管理。

　　第十三條 子公司的經(jīng)理(包括經(jīng)理、副經(jīng)理)由總公司提名并提請分公司的董事會任命和解聘，分公司的經(jīng)理由總公司直接聘任和解聘，分公司經(jīng)理必須對任職公司高度負責，必須具備充分行使職責和正確行使權力的能力，確保分公司經(jīng)營管理工作規(guī)范有序進行。被聘用的子公司部門經(jīng)理應與子公司簽訂聘用合同，被聘用的分公司部門經(jīng)理應與總公司簽訂聘用合同。聘用合同應明確聘用期限、責任、權利、義務及應享受的待遇和違約的處理等條款。

　　第十四條 各分公司、子公司的財務負責人實行總公司委派制，并由總公司財務部對其直接負責。

　　第十五條 在總公司定員范圍內，各分公司的機構設置和人員編制需報總公司審查備案，不得隨意增加或減少人員、及設立新崗位等。

　　第十六條 各分公司錄用員工一律實行公開招聘制度，應制定員工的招聘錄用、辭退及人事管理辦法并報總公司備案。

　　第十七條 建立各分公司經(jīng)理向總公司總經(jīng)理辦公會的定期報告制度。分公司管理制度分公司的經(jīng)理必須每季度向總公司總經(jīng)理辦公會進行一次全面詳實的經(jīng)營情況報告，每年向總公司董事會進行一次述職報告。

　　第十八條 分公司應制訂薪酬管理和獎懲制度，報總公司批準。分公司、子公司總經(jīng)理的薪酬由總公司確定。分公司副經(jīng)理的薪酬由分公司、子公司總經(jīng)理擬定報總公司審查確認。分公司部門員工的薪酬由分公司總經(jīng)理確定。分公司全體員工的薪酬由總公司財務部統(tǒng)一發(fā)放確定并發(fā)放。

　　第四章 財務管理

　　第十九條 分公司應根據(jù)國家法律和法規(guī)及總公司規(guī)定制定本公司的財務管理制度，報經(jīng)總公司審查確認之后執(zhí)行，制度的修改亦按此程序執(zhí)行。

　　分公司經(jīng)理在組織實施所在公司的財務活動中接受總公司的監(jiān)督和業(yè)務指導，主要職責如下：

　　1、組織實施所在公司的財務預、決算方案;

　　2、組織實施所在公司的采購、銷售計劃;

　　3、組織制定所在公司的財務管理、采購、資產(chǎn)管理等方面的具體實施辦法，報總公司審批、并由總公司統(tǒng)一購買分配;

　　4、支持并保障所在公司的財務會計人員依法履行職責;

　　第二十條 各分公司制定的財務管理制度包括(但不限于)以下幾個方面：

　　1、對外投資管理制度;

　　2、固定資產(chǎn)購買、建造、重大改造及裝修和資產(chǎn)處置管理制度;

　　3、預算管理制度;

　　4、費用管理制度。

　　第二十一條 未經(jīng)總公司批準，分公司不得向其他企業(yè)和個人借支資金以及提供任何形式的擔保(包括抵押、質押、保證等)。

　　第二十二條 各分公司的財務會計核算必須依法、真實、準確、及時、規(guī)范，不得弄虛作假，不得虛列或少列收入，不得虛攤、不攤或少攤成本、費用。分公司企業(yè)所得稅由總公司財務部統(tǒng)一申報繳納。分公司除企業(yè)所得稅外的其他各項稅費、分公司的所有稅費均由各單位財務自行申報繳納。

　　分公司下述會計事項按照總公司的會計政策執(zhí)行：

　　1、分公司、子公司日常會計核算和財務管理中所采用的會計政策及會計估計、變更等應遵循總公司的財務會計制度及其有關規(guī)定。各項資產(chǎn)計提減值準備所形成的損失計入資產(chǎn)減值損失。

　　2、分公司應當按照總公司編制合并會計報表和對外披露會計信息的要求，及時報送會計報表和提供會計資料。其會計報表同時接受總公司委托的注冊會計師的審分公司及分公司管理制度計。

　　第二十三條 各分公司必須按月編報會計報表并在次月5日前上報、按季編報完整的財務報告(包括會計報表及報表說明)并在季末次月10日前報送總公司。分公司、子公司向總公司報送的會計報表和財務報告必須經(jīng)分公司財務負責人和總經(jīng)理審查確認后上報。分公司的財務負責人和總經(jīng)理要對本公司報送的會計報表和財務報告的真實性負責。

　　第五章 重大事項管理

　　第二十四條 各分公司應建立重大事項報告制度和審議程序，及時向總公司分管負責人報告重大業(yè)務事項、重大財務事項等重要文件，以及其他可能對公司產(chǎn)生重大影響的信息，并嚴格按照授權規(guī)定將重大事項報公司董事會審議或股東大會審議;分公司對以下重大事項應當在發(fā)生后一小時內報告總公司董事會：

　　1、重大訴訟、仲裁事項;

　　2、重要合同(借貸、委托經(jīng)營、受托經(jīng)營、委托理財、贈予、承包、租賃等)的訂立、變更和終止;

　　3、重大經(jīng)營性或非經(jīng)營性虧損;

　　4、遭受重大損失(包括產(chǎn)品質量，生產(chǎn)安全事故);

　　5、重大行政處罰;

　　第二十五條 分公司、子公司的負責人是所在公司的信息報告第一責任人，同時各分公司、子公司應當指定專人作為指定聯(lián)絡人，負責向總公司報告信息。

　　第二十六條 內幕知情人員對總公司及分公司未公開信息負有保密責任，不得以任何方式向任何單位或個人泄露尚未公開披露的信息。

　　第六章 審計監(jiān)督

　　第二十七條 總公司設立審計部，對公司董事會負責。各分公司應接受總公司的審計監(jiān)督，積極配合總公司審計部門完成總公司指令的各項審計工作，任何單位分公司及分公司管理制度和個人不得拒絕、阻礙總公司審計人員依法執(zhí)行審計任務，不得打擊報復審計人員。

　　第二十八條 總公司審計部每年定期或不定期的對各分公司、子公司進行審計。以便于總公司對各分公司、子公司的經(jīng)營狀況及經(jīng)營者的工作業(yè)績做出全面評估，并及時了解分、分公司的重大事項。

　　第二十九條 各分公司、子公司的總經(jīng)理及財務負責人離任，必須由總公司對離任的經(jīng)理或財務負責人在任職期間的工作情況進行全面審計。

　　第三十條 各分公司、子公司對外簽訂的重大經(jīng)濟合同必須報備總公司審計后實施，未經(jīng)審計確認的重大經(jīng)濟合同不得實施。重大經(jīng)濟合同包括(但不限于)以下幾個方面：

　　1、固定資產(chǎn)購買、建造和裝修改造合同及預算和決算書;

　　2、對外投資(包括股權投資和債權投資)合同;

　　3、與其他投資人合作項目開發(fā)合同;

　　4、任何形式的對外承諾、擔保、財產(chǎn)抵押和質押合同;

　　5、重大資產(chǎn)處置合同，包括股權轉讓、重大財產(chǎn)轉讓、租賃等合同。

　　第七章 特別審批事項

　　第三十一條 分公司發(fā)生下列事項，應事先征得總公司批準：

　　1、購買或出售資產(chǎn);

　　2、對外投資(含委托理財、委托貸款等);

　　3、提供財務資助;

　　4、租入或租出資產(chǎn);

　　5、重大經(jīng)濟合同;

　　6、債券或債務重組;

　　7、研究和開發(fā)項目的轉移;

　　8、總公司認定的其它事項。

　　第八章 附則

　　第三十二條 各分公司必須按本制度規(guī)定認真履行有關事項的申請和報告職能，切實完善經(jīng)營管理工作，并接受總公司的監(jiān)督檢查。總公司制定的各項制度規(guī)定，分公司應當遵照執(zhí)行。

　　第三十三條 本制度與國家有關法律、法規(guī)和公司章程相抵觸時，以相關法律、法規(guī)和公司章程的規(guī)定為準。

　　第三十四條 本制度未盡事宜，按照國家有關法律、法規(guī)、規(guī)范性文件和公司章程的規(guī)定執(zhí)行。

篇2：物業(yè)分公司成本控制制度

　　物業(yè)分公司成本控制制度

　　1.1物業(yè)分公司成本管理必須遵循目標成本、動態(tài)控制的原則，將成本目標納入目標管理責任制，按照分層管理、權責結合、責任到人的原則，落實各部門的成本管理責任。定期進行成本動態(tài)統(tǒng)計分析，不斷提高成本管理水平和有效降低各項成本費用。

　　1.2為完整、準確地反映物業(yè)服務成本狀況，各項目所在公司、物業(yè)分公司應遵循管理公司的規(guī)定要求，嚴格區(qū)分項目開發(fā)成本和物業(yè)服務成本。

　　1.3為保證對實際發(fā)生成本的有效監(jiān)督，物業(yè)分公司財務部必須對各項業(yè)務的成本預算和實際支出進行全程監(jiān)控，并定期統(tǒng)計分析成本變化，及時發(fā)現(xiàn)、糾正異常成本情況，以保證公司總體成本控制在目標范圍之內。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業(yè)分公司(籌建處)負責目標成本測算和資金預算計劃的制訂，并按批準的目標成本和資金計劃執(zhí)行。

　　2.2項目所在公司負責審查確認所屬物業(yè)分公司的目標成本測算結果及資金預算計劃，并對執(zhí)行結果進行備案審查。

　　2.3管理公司物業(yè)管理部負責指導各物業(yè)分公司進行目標成本測算工作，并對項目所在公司批準的目標成本及其執(zhí)行情況進行備案審查。

　　3、物業(yè)管理成本分類

　　3.1按成本承擔主體劃分：物業(yè)管理日常服務成本和項目開發(fā)物業(yè)啟動費（成本）。

　　3.2按時間劃分：項目分期開發(fā)的物業(yè)啟動費用和會計年度物業(yè)成本、項目開發(fā)總物業(yè)管理成本。

　　3.3按服務類別劃分：清潔成本、綠化養(yǎng)護成本、安全保衛(wèi)成本（含人員成本）等。

　　3.4按單項劃分法：人員成本、行政成本、公共能耗等。

　　4、物業(yè)管理成本控制要點

　　4.1人員成本是物業(yè)管理成本的重要控制節(jié)點。必須首先從服務承諾、組織結構設計、服務流程設計、人員到崗時間安排、薪酬體系設計等各個方面考慮控制成本。實現(xiàn)人員最大管理效益是各個項目公司的必然追求。

　　4.2公共能耗成本是物業(yè)管理成本的重要開支，必須從產(chǎn)品設計階段、設備采購階段就開始控制，日常物業(yè)管理服務期間應該對公共能耗定期監(jiān)測、分析并采取有效節(jié)能措施。

　　4.3編制物業(yè)管理方案時要進行物業(yè)管理日常服務成本的測算，提出物業(yè)服務費和停車場服務費收取標準；

　　4.4編制物業(yè)管理方案時要進行物業(yè)啟動費（成本）的測算，物業(yè)啟動費用是物業(yè)管理在項目開發(fā)經(jīng)營期期間發(fā)展商投入地產(chǎn)物業(yè)管理工作的總費用。是以項目結算周期為時間節(jié)點。物業(yè)啟動費應報管理公司經(jīng)營管理委員會批準，并成為考核項目所在公司物業(yè)成本的關鍵指標，應進入開發(fā)項目經(jīng)營管理責任書。項目所在公司應把其作為與物業(yè)分公司簽訂項目物業(yè)管理責任書的經(jīng)濟指標。

　　4.5各個物業(yè)分公司應該提出每個會計年度的物業(yè)管理收支測算，并轉化為年度物業(yè)管理責任書的經(jīng)濟指標。年度物業(yè)收支預測應分析各類成本的關系，并提出控制的關鍵點和方法。

　　4.6物業(yè)分公司應定期(至少每季度)進行成本分析和控制工作，并形成書面報告。

　　5、物業(yè)管理日常服務成本測算

　　5.1物業(yè)管理日常服務成本測算是指項目總體規(guī)劃已經(jīng)獲得批準，對整體項目在正常管理服務狀態(tài)下（全部入住、全面服務）物業(yè)管理成本的測算或概算。

　　5.2物業(yè)管理日常服務成本測算先要明確物業(yè)服務費是包干制、還是酬金制，成本測算細目詳細見《日常運作費用測算指引》，從而推導出物業(yè)服務費和停車場服務費的收取標準，并提出定價方案。

　　6、物業(yè)啟動費用測算

　　6.1物業(yè)啟動費定義：指地產(chǎn)商或發(fā)展商在建設開發(fā)一個項目時，從物業(yè)管理開始前期服務一直到項目經(jīng)營期結束所投入的所有與物業(yè)管理相關的費用和成本。物業(yè)啟動費用分為整個項目的物業(yè)啟動費用和分期開發(fā)各個經(jīng)營期內的物業(yè)啟動費用。

　　6.2物業(yè)啟動費的主要構成

　　6.2.1物業(yè)開辦費用：指為項目物業(yè)管理采購的辦公設施設備、各種工具、辦公室裝修、車輛等，包括入伙前物業(yè)公司（管理處）籌備發(fā)生的人員成本。不包括物業(yè)前期服務咨詢費用。詳細見《開辦費用測算指引》

　　6.2.2物業(yè)前期咨詢服務費用：指物業(yè)管理公司為了地產(chǎn)營銷、地產(chǎn)后勤、地產(chǎn)工程、地產(chǎn)其他工作提供的服務，如：保安、清潔、食堂、物業(yè)設計優(yōu)化等服務。該服務可以認為是為地產(chǎn)的一個分包服務，項目所在公司和物業(yè)分公司應該通過合同約定有關服務事項、相關服務費用標準和服務時間。此項費用計入項目所在公司成本，物業(yè)分公司收入。

　　6.2.2.1主要服務項目分類有：配合營銷服務、地產(chǎn)后勤管理、設計優(yōu)化、工程現(xiàn)場優(yōu)化、商業(yè)招商、會所服務、代收租金服務等。

　　6.2.2.2各個項目主要包括如下成本：人工費用、物料費用、其他費用、服務酬金。

　　6.2.3項目經(jīng)營期物業(yè)管理成本：指的是開發(fā)的項目第一期入伙到項目（分期）經(jīng)營期結束，再到整個項目經(jīng)營期結束期間的物業(yè)虧損情況，虧損分為兩個階段測算。經(jīng)營期內物業(yè)服務費收支應該做到收支平衡，項目物業(yè)收支平衡時間最晚不超過項目入伙一年半。測算應充分考慮：收費率等因素對結果的影響。分期開發(fā)的應該分期測算。

　　6.2.3.1物業(yè)管理公司下設置多個獨立核算物業(yè)管理處的，經(jīng)濟測算應把物業(yè)分公司和管理處收支進行區(qū)分。

　　6.2.3.2測算要充分考慮空置房管理費、房屋維修基金和項目所在公司應該交納的其他費用。

　　6.2.3.3會所的經(jīng)營成本和收支情況應該單獨測算列帳，收益和虧損都歸于產(chǎn)權人。

　　6.2.3.4有專業(yè)停車場的，停車場應該單獨計算服務成本，測算停車位物業(yè)管理收費標準，收取停車位物業(yè)服務費。停車位租金收入歸屬產(chǎn)權人（發(fā)展商或其他業(yè)主），空置車位應交納物業(yè)管理費。利用道路或其他公共區(qū)域停車的，租金收入應歸屬全體業(yè)主，停車位物業(yè)服務費用作為物業(yè)管理費的補充。

　　6.2.3.4在以上充分計算收入和支出的基礎上，如果有虧損要說明虧損的原因，地產(chǎn)補貼虧損的應該明確補貼的形式和數(shù)額。

　　7、物業(yè)分公司會計年度成本控制流程

　　7.1物業(yè)分公司財務部編制下年度收支預算計劃，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議討論通過，項目所在公司審核后，每年十二月十五日前報管理公司審批。審批后的年度收支預算方可作為物業(yè)分公司年度工作計劃的組成部分。年度收支預算制訂依據(jù)是年度工作計劃。

　　7.2經(jīng)過批準后的年度支出預算作為物業(yè)管理目標總成本分解到各部門，并作為目標管理責任制的責任目標，落實到各有關責任人。

　　7.3在年度支出預算總額范圍內，各項支出可作適當調配。

　　7.4物業(yè)分公司應嚴格控制計劃外支出，成本支出不得超過計劃所列范圍。

　　7.5物業(yè)分公司財務部必須參與和控制所有影響物業(yè)管理成本的業(yè)務活動，包括，但不限于：

　　7.5.1業(yè)務分包（招標）；

　　7.5.2材料設備采購；

　　7.5.3合同簽訂；

　　7.5.4合同付款等。

　　7.6物業(yè)分公司財務部負責審核實際發(fā)生成本是否在目標成本規(guī)定范圍內。每季度進行物業(yè)管理成本分析，對目標成本的執(zhí)行情況進行階段性的檢查和總結，分析成本發(fā)生的增減動態(tài)和趨勢，并通過分析成本細項超支發(fā)生的原因，及時采取控制成本的措施。編制季度《成本統(tǒng)計分析報告》，報項目所在公司審批。

　　8成本控制的方法

　　各物業(yè)分公司應通過以下方面的措施，加強成本控制工作。

　　8.1實行定編定崗，控制工資總額，通過管理創(chuàng)新，改變服務模式，簡化服務流程實現(xiàn)人力資源成本的最小化；

　　8.2建立合格供方體系；

　　8.3嚴格執(zhí)行招投標相關規(guī)定；

　　8.4嚴格執(zhí)行合同審批的制度

　　8.5嚴格執(zhí)行采購制度

　　8.6建立超支預警系統(tǒng)；

　　8.7采用新技術、新材料、新科學，提高能源利用率，減少能源消耗。例如：采用節(jié)能開關、采用新型制冷劑，提高制冷效率、采用太陽能節(jié)能草坪燈等。

　　8.8及時了解當?shù)卣畬ι婕拔飿I(yè)管理的有關收費政策，用足用活各項政策資源，努力尋求降低成本的途徑。成本動態(tài)措施

　　9、成本超支處理及調整

　　9.1物業(yè)分公司總經(jīng)理、財務部負責監(jiān)督資金預算的執(zhí)行，嚴格控制各項費用支出，所有超出規(guī)定額度的預算外支出均必須報關項目所在公司審批，并在季度的成本統(tǒng)計分析報告中逐項列明。

　　9.2當發(fā)現(xiàn)或預計實際支出超出目標成本，或因其它客觀因素需要調整目標成本時，物業(yè)分公司財務部負責提出《物業(yè)成本超支報警表》、《目標成本調整審批表》，送經(jīng)本公司總經(jīng)理簽署后，按下述規(guī)定逐級呈報備案或審批。

　　9.2.1突破物業(yè)啟動費成本按照《地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的有關成本超支規(guī)定處理。

　　9.2.2需突破年度目標成本時，報項目所在公司經(jīng)營管理委員會審核、管理公司批準。

　　10、相關文件與記錄

　　10.1WDWY-WI-MM6101開辦費用測算指引

　　10.2WDWY-WI-MM6102日常運作費用測算指引

　　10.3WDWY-WI-MM6103工程常用工具與備品清單

　　10.4WDWY-FR-MM6101成本超支報警表

　　10.5WDWY-FR-MM6102物業(yè)目標成本調整審批表

篇3：物業(yè)分公司采購分包管理制度

　　物業(yè)分公司采購分包管理制度

　　1、總則

　　1.1嚴格規(guī)范物業(yè)服務過程中的采購及業(yè)務分包，不僅是保證物業(yè)服務質量、維護EE物業(yè)服務品牌的基本要求，也是有效控制物業(yè)服務成本，倡導廉潔自律的重要舉措，各物業(yè)分公司必須遵照管理公司制度規(guī)定，確保采購及業(yè)務分包活動公開、有序地進行。

　　1.2根據(jù)管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》規(guī)定，結合物業(yè)管理企業(yè)的實際情況，各物業(yè)分公司凡單項合同額2萬元(含)以上的采購(分包)業(yè)務，必須納入招標系統(tǒng)進行控制，包括但不限于：

　　a)物料、設備采購；

　　b)一次性工程分包(維修、更新改造、新增)；

　　c)服務分包等。

　　2、相關職責界定

　　2.1物業(yè)分公司負責供方管理、物料采購及服務分包的計劃制訂和具體實施，以及20萬元以下的招標工作。

　　2.2項目所在公司負責組織20萬元(含)以上、50萬元以下的招標工作。

　　2.350萬元(含)以上的招標項目按《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。

　　2.4管理公司物業(yè)管理部負責指導和監(jiān)督項目所在公司物業(yè)管理方面的采購及分包過程。

　　3、供方管理

　　3.1供方合格評定準則

　　3.1.1為確保供方提供的物料或服務滿足規(guī)定要求，所有物料采購和服務分包必須首先進行供方合格評定。

　　3.1.2產(chǎn)品供方合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)工商局頒發(fā)的營業(yè)執(zhí)照，合法經(jīng)營；

　　b)有資質證書；

　　c)固定的營業(yè)地點；

　　d)充足的供貨資源；

　　e)提供明確有效的合格產(chǎn)品質量證明憑據(jù)；

　　f)合理的產(chǎn)品價位；

　　g)以及在合作期間產(chǎn)品使用合格率達到98%以上；

　　h)供貨及時性達到95%以上；

　　i)對不合格品能及時退換的良好售后服務等。

　　3.1.3公用事業(yè)(包括供電、供水、環(huán)衛(wèi)以及地域性極強的供暖等)服務部門沒有可供選擇的余地，但對其單位架構、相關人員情況、服務質量和服務特殊規(guī)定等亦應進行了解，以便與其配合達到滿足服務的需求。

　　3.1.4可供選擇的服務(工程)供方，其合格評定標準包括(但不限于)：

　　a)具備合法的營業(yè)執(zhí)照、固定的營業(yè)地點；

　　b)滿足服務項目的能力；

　　c)良好的社會信譽；

　　d)合理的承包價格；

　　e)優(yōu)質的服務質量，及跟蹤服務的有效性和及時性。

　　3.2供方合格評定方法

　　3.2.1業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集供方基本信息，根據(jù)供方的資質等級、技術力量、設備條件等方面進行供方初評，至少應評審供方以下幾個方面的優(yōu)勢：

　　a)質量、性能及其穩(wěn)定性；

　　b)價格；

　　c)信譽--履約信譽與社會信譽度；

　　d)售后服務；

　　e)付款方式；

　　f)交貨方式、交貨周期；

　　g)公共關系；

　　h)品牌；

　　i)供方內部運作狀況；

　　3.2.2業(yè)務經(jīng)辦部門負責填寫《供方合格評定審批表》，記錄對上述評審結論。品質部負責復核，并重點對供方的營業(yè)執(zhí)照、特殊行業(yè)的資質證明等進行驗證，其營業(yè)執(zhí)照的項目范圍和特殊行業(yè)資質證明必須合法有效。

　　3.2.3經(jīng)初評合格的供方，在可行時應由業(yè)務經(jīng)辦部門組織相關部門人員進行現(xiàn)場考察，現(xiàn)場考察人員中必須包括品質部派出的人員。

　　3.2.4現(xiàn)場考察主要內容是考察供方的營業(yè)地點、公司規(guī)模等，必要時對其所承包的項目進行考察核實，以確定其承包業(yè)務能力和社會的信譽程度。

　　3.2.5現(xiàn)場考察評估通過后，業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂現(xiàn)場考察報告，并由考察人員會簽。業(yè)務經(jīng)辦部門負責將現(xiàn)場考察報告，連同《供方合格評定審批表》一起提交總經(jīng)理審批。

　　3.2.6經(jīng)審批后的供方由品質部負責列入《合格供方名錄》，并分發(fā)至業(yè)務經(jīng)辦部門執(zhí)行。

　　3.3合格供方的監(jiān)督評估

　　3.3.1物業(yè)分公司品質部負責建立合格供方檔案，并適時更新。合格供方檔案的內容包括(不限于)以下信息：

　　a)供方的名稱、注冊地址；

　　b)評審結果和記錄；

　　c)供方營業(yè)執(zhí)照復印件；

　　d)資質等級證書；

　　e)質量保證書；

　　f)其他證明材料。

　　3.3.2物業(yè)分公司品質部負責組織業(yè)務經(jīng)辦部門對合格供方的履約表現(xiàn)進行監(jiān)督評估，根據(jù)不同類型供方采用適當?shù)脑u估周期和方式，包括：

　　a)對常用物料的合格供方每半年進行一次綜合的監(jiān)督評估；

　　b)對提供長期連續(xù)服務的供方應每季度進行一次綜合評估；

　　c)對提供一次性服務或一次性工程的供方，應在合同執(zhí)行完后一個月內完成供方監(jiān)督評估。

　　3.3.3

　　物業(yè)分公司在進行合格供方監(jiān)督評估時，可參照管理公司《供方合格評定與監(jiān)督評估指引》的規(guī)定執(zhí)行，并形成《合格供方監(jiān)督評估表》。

　　3.3.4合格供方監(jiān)督評估依據(jù)包括上述3.1.2至3.1.4條規(guī)定、合同執(zhí)行情況等，尤其應注意對以下內容的評估：

　　a)掌握供方內部管理的狀況；

　　b)供方產(chǎn)品價格的變化；

　　c)社會信譽的變化；

　　d)同物業(yè)公司合作的情況跟蹤；

　　e)其他應當跟蹤管理的要素。

　　3.3.5合格監(jiān)督評估所引起的任何必要措施由業(yè)務經(jīng)辦部門負責實施，品質部對措施實施情況進行跟蹤驗證，并形成跟蹤記錄。

　　4、招標工作程序

　　4.1招標項目立項

　　4.1.1招標項目由物業(yè)分公司各業(yè)務經(jīng)辦部門根據(jù)年度工作計劃提出，計劃內的招標項目可直接編制招標文件。非計劃內的招標項目由業(yè)務經(jīng)辦部門擬定招標計劃，必須按上述第2條規(guī)定的權限履行報批手續(xù)。

　　4.1.2招標計劃的內容應包括(但不限于)：招標內容、成本估算額、招標方式、招標文件編制時間、資格評審時間、發(fā)標日期、進場時間等。

　　4.1.3物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責擬訂招標文件，招標文件的內容應包括(但不限于)：

　　a)招標人(公司)簡介，包括公司的名稱、地址、聯(lián)系方式、基本情況等；

　　b)招標項目簡介，包括項目內容、項目要求等；

　　c)對投標人及投標書的要求，包括投標人的資格、投標書的格式、主要內容等；

　　d)評標標準及方法；

　　e)評標活動方案，包括招標組織機構，開標時間及地點等；

　　f)其他事項的說明。

　　4.1.4擬訂招標文件的其它具體要求按管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。

　　4.1.5招標文件的審批權限按上述第2條的規(guī)定執(zhí)行。實際操作中招標計劃、招標小組、招標文件及擬邀請投標單位的資格審查可同步報批。

　　4.2成立招標小組

　　4.2.1每個招標項目均必須根據(jù)招標項目的特點成立招標小組，負責整個招標工作。原則上與投標單位有利害關系的人員不得作為招標小組成員。

　　4.2.2招標小組人數(shù)必須為奇數(shù)，且不少于3人。業(yè)務經(jīng)辦部門經(jīng)理、財務部經(jīng)理、品質部經(jīng)理及相關專業(yè)技術人員應為招標小組成員，全過程參與招標工作。

　　4.2.3在整個招標過程中，每次評審招標小組成員出席人數(shù)不得少于總人數(shù)的2/3。

　　4.3投標單位確定

　　4.3.1物業(yè)分公司招標一般宜采用邀請招標方式，由業(yè)務經(jīng)辦部門負責收集相關供方信息，由招標小組審查確定擬邀請投標單位。

　　4.3.2各類招標項目預選投標單位應不少于三家。投標單位應優(yōu)先從《合格供方名錄》中選擇，合格供方名錄中沒有或數(shù)量不夠時，才可從其它推薦途徑選擇投標單位。投標單位的資格預審應遵循以下規(guī)定：

　　a)已列入公司《合格供方名錄》的單位直接具備投標資格；

　　b)未列入公司《合格供方名錄》的單位，應按上述第3條的規(guī)定經(jīng)評定合格后才能作為擬邀請的投標單位；

　　c)已從公司《合格供方名錄》取消的單位，兩年內不得參與投標。

　　4.4發(fā)標

　　4.4.1招標文件的發(fā)放、現(xiàn)場踏勘和答疑由招標小組負責組織，公司各部門視實際需要指派人員配合，但至少應保證同時有來自不同部門的二人參加。

　　4.4.2招標文件發(fā)放、現(xiàn)場踏勘、招標答疑均應形成書面記錄，其中招標答疑記錄應作為招標文件的補充附件一并發(fā)給投標單位。

　　4.5開標、評標、定標

　　4.5.1招標小組主持開標工作，現(xiàn)場拆封，該過程應形成書面記錄，參加開標的全體人員簽字確認。

　　4.5.2開標后招標小組組織相關人員進行標書的分析，以便進一步的評標定標工作。

　　4.5.3招標小組組長主持招標項目的評標工作，招標小組全體人員參加，實際人數(shù)不少于3人。

　　4.5.4各類專業(yè)的評標工作均必須遵循管理公司《AU*地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)招標小組評標，并將評標結果按規(guī)定權限(上述第2條)報批后確定中標單位。

　　4.5.5確定中標單位后3日內，招標小組向中標單位發(fā)出中標通知書，并將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

　　4.6合同簽訂及招標文檔管理

　　4.6.1物業(yè)分公司業(yè)務經(jīng)辦部門負責按本手冊第6.3節(jié)的規(guī)定，組織內部的合同評審過程，并與中標單位進行合同洽談，簽訂正式采購或分包合同。

　　4.6.2招標過程中形成所有文件和記錄由業(yè)務經(jīng)辦部門負責整理成冊，并在正式合同簽訂后一個月內移交行政人事部統(tǒng)一存檔保管。

　　5、物料采購

　　5.1物料定額標準

　　5.1.1各物業(yè)分公司應根據(jù)物業(yè)服務實際需要，明確各類材料、部件、工具、用品及小型設備的基本庫存量，包括工程設備維護所需的備品備件，建立物料庫存量標準及部門或個人使用工具的配備標準，編制《物業(yè)采購分類明細表》，經(jīng)本公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。

　　5.1.2《物料采購分類明細表》是物業(yè)分公司提出采購需求、制訂采購計劃的依據(jù)之一，物業(yè)分公司行政人事部部應每半年一次組織各部門對《物業(yè)采購分類明細表》進行評審更新，并報本公司總經(jīng)理審批。

　　5.2年度采購計劃

　　5.2.1物業(yè)分公司行政人事部根據(jù)工裝管理規(guī)定、物料定額標準、各類工作人員數(shù)量，及各單位自然狀況等信息，制定年度物料采購計劃，報總經(jīng)理審批。

　　5.2.2年度物料采購計劃是制訂年度收支預算的依據(jù)之一，在年度采購計劃執(zhí)行過程中，因業(yè)務變化或其它因素導致年度采購計劃調整時，必須相應調整公司年度收支預算計劃，并報項目所在公司審批。

　　5.3月度采購計劃

　　5.3.1每月固定消耗的常用物料，例如勞保用品、清潔用品、易損備件（燈管、鎮(zhèn)流器、窗把手、水龍頭、電話線）等的月度補充計劃，由行政人事部倉管員根據(jù)庫存量于每月25日前提出。

　　5.3.2物業(yè)分公司各部門(管理處)根據(jù)下月工作需要，結合年度物料計劃制定下月的物料采購計劃，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量(如有特殊要求，須說明)，經(jīng)本公司財務部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，于每月25日前報行政人事部。

　　5.3.3行政人事部根據(jù)倉管員的月度補充計劃及各部門(管理處)月度物料采購計劃，于每月28日前擬定下月《物料采購計劃》。

　　5.4計劃采購實施

　　5.4.1經(jīng)總經(jīng)理審批后的《物料采購計劃》交行政人事部采購員實施采購。凡屬于招標范圍的采購必須按上述第4條的規(guī)定，通過招標選擇采購供方。不屬于招標范圍的采購必須從經(jīng)批準的《合格供方名錄》選擇，未列入《合格供方名錄》的供方必須按上述第3條規(guī)定經(jīng)評定合格后方可選擇。

　　5.4.2各類物料采購必須按管理公司合同管理的規(guī)定執(zhí)行，凡采購金額在5000元(含)以上的采購項目必須簽訂正式的書面合同。采購金額在5000元以下沒有簽訂正式書面合同的采購項目均必須在進貨驗收合格后付款。

　　5.4.3對簽訂長期供貨合同，分批供貨的采購項目，行政人事部采購人員應以書面形成發(fā)出采購訂單，特殊情況下口頭提出的采購訂單應予以記錄。

　　5.4.4采購大宗物料或采購數(shù)量在10個以上的物料時，一般應通知合格供應商送貨上門。

　　5.4.5行政人事部采購人員應及時組織進貨的驗收入庫手續(xù)，具體按物業(yè)分公司制訂的物料管理程序執(zhí)行。

　　5.5零星、應急物料的申購

　　5.5.1零星物料是指除常用物料外的、所需數(shù)量較少，且沒有庫存的物料。應急物料是指突發(fā)性急用，且沒有庫存的物料。

　　5.5.2各物業(yè)分公司的零星、緊急采購必須按以下程序執(zhí)行：

　　a)物料使用部門(人員)填寫《零星(應急)物料采購申請單》，說明物料名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量，并交部門經(jīng)理(管理處主任)審核；

　　b)《零星(應急)物料采購申請單》交財務部經(jīng)理及總經(jīng)理審批；

　　c)經(jīng)審批的《零星(應急)物料采購申請單》交行政人事部采購員實施采購。

　　5.5.3緊急情況下的非常用物料采購，可以采取緊急措施在供方處對實物質量進行驗證后自行購買，但在購買后須按上述要求補辦緊急采購手續(xù)。

　　5.6物料采購時效

　　5.6.1常用物料采購原則上應在3個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.2特殊物料的采購原則上應在5個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.3零星物料的采購原則上應在1個工作日內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　5.6.4緊急物料的采購原則上應在3個小時內完成，特殊情況報行政人事部經(jīng)理(管理處主任)同意后另行處理。

　　6、物料保管

　　6.1各物業(yè)分公司應建立物料管理程序，明確規(guī)定物料進貨驗收、入庫、儲存保管及領用出庫的管理責任、方法和控制要求。

　　6.2所有外購物料均必須執(zhí)行進貨驗收，確認符合采購合同要求后方可收貨、入庫。物業(yè)分公司應設置物料貯存?zhèn)}庫，將各類物料分區(qū)存放，做到擺放整齊、標識明確，防止物料損壞、變質或丟失。其中，有毒有害化學物資必須隔離存放，并做好防護措施。

　　6.3物料進、出庫必須按規(guī)定辦理手續(xù)，入庫物料應經(jīng)驗收合格，出庫物料應辦理領用審批和簽收手續(xù)。

　　6.4各類物料應按種類、規(guī)格分別列賬，逐次記錄進、出明細，并每月盤點一次，確保各項物料賬物相符。

　　6.5物業(yè)分公司各管理處作業(yè)班組集中領用的物料，在班組內的領用也應建立相應的記錄，并由領用人簽收。

　　7、服務(工程)分包

　　7.1物業(yè)分公司的服務分包應在《物業(yè)管理方案》中予以明確，經(jīng)項目所在公司總經(jīng)理審批后執(zhí)行。物業(yè)分公司臨時決定的服務分包，按本手冊第6.3節(jié)規(guī)定的合同審批權限，2萬元(含)以下的由本公司總經(jīng)理審批，超過2萬元的報項目所在公司總經(jīng)理審批。

　　7.2物業(yè)分公司所有對外分包服務應明確質量要求，包括服務范圍、作業(yè)方式與內容、服務過程及效果評價方法等，并作為分包合同必需附件。

　　7.3物業(yè)分公司應根據(jù)本手冊的規(guī)定，明確分包服務監(jiān)管責任部門(人員)對分包服務執(zhí)行過程監(jiān)視和效果評估，并針對不同類型的分包服務采用適當?shù)目刂品椒ǎ?不限于)：

　　a)針對長期連續(xù)分包業(yè)務(如清潔、綠化等)，應根據(jù)分包合同要求制定相應的管理規(guī)定，對供方服務質量進行連續(xù)監(jiān)控；

　　b)針對周期性的分包業(yè)務(如：消殺、電梯保養(yǎng)等)，由監(jiān)管責任部門負責指派專責人員進行監(jiān)理，并要求服務供方提供每次業(yè)務執(zhí)行報告，監(jiān)管人員跟蹤確認；

　　c)針對一次性的分包服務或一次性維修工程，根據(jù)實際需要要求供方提交書面執(zhí)行方案，并由監(jiān)管責任部門負責指派專人進行現(xiàn)場監(jiān)督檢查。

　　7.4物業(yè)分公司所有分包服務監(jiān)視和評估均應形成書面記錄，發(fā)現(xiàn)問題應及時要求服務供方進行整改，相關整改過程和結果確認均應形成書面記錄。

　　8、相關文件與記錄

　　8.1管理公司《EE地產(chǎn)經(jīng)營管理制度》6.3節(jié)《招投標管理》

　　8.2WDWY-FR-MM6201供方合格評定表

　　8.3WDWY-FR-MM6202合格供方名錄

　　8.4WDWY-FR-MM6203合格供方監(jiān)督評估表

　　8.5WDWY-FR-MM6204招標工作計劃

　　8.6WDWY-FR-MM6205招標文件審批表

　　8.7WDWY-FR-MM6206評標、定標審批表

　　8.8WDWY-FR-MM6207物料采購計劃

　　8.9WDWY-FR-MM6208零星(應急)物料采購申請單