跟單作業的主要工作是在工廠業務流程運作過程中，以定單為依據，跟蹤產品(服務)運作流向并督促定單落實的基礎性業務。它根據已簽署的商務合約中的相關要求，選擇生產加工企業，指導、監督其完成生產進度，以確保貨物按合約要求如期裝運、發貨等工作。

　　第一節生產主導型工廠跟單流程

　　對于跟單業務的管理，可以采取工廠采購部門主管運作，也可以采用建立獨立部門負責。因為，跟單業務關系到采購、物料、財務、企劃、營銷等多個部門，單一的采購部門很難進行全方位的管理。因此，本書在介紹完相關知識之后，才對本業務進行詳細介紹。

　　1.分析市場需求

　　工廠訂單管理部門應根據銷售預計、生產加工計劃、實際采購能力以及其他一些相關的因素，制定切實可行的采購訂單計劃，并下達訂單部門執行。因此，首先接受訂單任務的就是采購部門。

　　采購計劃制定的前提是準確地分析市場需求，進而制定銷售計劃。因此采購部門除了考慮生產需求外，還要兼顧市場戰略、潛在的需求等，聯合營銷部門、銷售部門進行聯合運作，分析好市場需求的各類信息。為此，仔細分析市場合同簽訂數量、合同剩余量(包括延時交貨合同)的各種數據，研究其變化趨勢，全面考慮計劃的規范性和嚴謹性，參照相關歷史要貨數據，確定市場需求。要對市場需求有一個全面的了解，遠期發展與近期切實需求相結合。年度銷售計劃在上一年末制訂，并報送至各個相關部門，下發到銷售部門、計劃部門、采購部門，來指導全年的供應鏈運作并根據年度計劃制定季度、月度的市場銷售需求計劃。

　　2.物料需求計劃確定

　　銷售計劃決定著生產計劃，而生產計劃要想盡快地完成，首先要確定生產所需要物料的多少，這就是物料需求計劃。物料需求計劃來源于：主生產計劃、獨立需求的預測、物料清單文件、庫存文件等。物料需求計劃=生產計劃量-庫存量+預測的實際浮動量。

　　預測的實際浮動量主要是指：在實際生產中，由于各種情況的出現，生產計劃量所需要的物料往往會多余或少于理想的計劃量。比如，生產A產品，A產品由3個B物料組成，計劃生產C個A產品，那么需要B物料就是3C。但因為，生產過程中、物料運輸過程中、物料存儲過程中等，會出現D個不合格物料。因此，在生產中實際只有3C-D個物料，這樣就造成了缺貨，需要臨時采購。工廠可以在制定物料需求計劃前，首先假定一個產品損害的幅度E，這一幅度是百分比，比如根據經驗從運輸到生產全過程，100個物料，會有3個物料損害，那么就是3%;如果10000個物料，有個3個損害，就是0.03%。那么最終的物料需求計劃就是3C×(1+E)。

　　3.確定訂單計劃

　　在制定訂單計劃時要綜合考慮市場、生產、訂單容量等各個要素，采購的數量和時間應由以下公式進行確定。

　　下單數量=生產需求量-物料需求計劃-現有庫存量+安全庫存量

　　下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間

　　4.進行一般跟單工作

　　一般跟單工作詳見本章第二小節中的銷售訂單跟蹤流程

　　訂單合并匯總表

　　商品名稱 產品名稱

　　交貨

　　日 訂單

　　號 說明 數量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號 說明 數量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號 說明 數量 合并

　　訂單安排記錄表

　　產品名稱 編號 規格

　　接單 訂單

　　編號 訂制

　　規格 數量 交貨 業務員 客戶 預定生 合并 合并后數 制造令號 備注 完工記號

　　訂單統計表

　　接 單

　　日 期 制

　　造

　　單

　　號 品

　　名 規

　　格 訂

　　貨

　　量 單

　　價 金

　　額 需

　　要

　　日

　　期 物料供應狀況 預定日 期 品

　　質

　　記

　　錄 完

　　工

　　日

　　期

　　其

　　他 自 至

　　第二節訂單主導型工廠跟單分類

　　訂單主導型工廠主要是根據客戶訂單來進行生產的工廠，它與生產主導型主要以生產定銷量有著本質的區別。它要求工廠必須由一定量的成熟客戶，否則這種生產類型將很容易受到市場風險的干擾。根據訂單主導型工廠的主體工作，我們可以把跟單業務氛圍以下幾大類。

　　1.銷售跟單流程

　　銷售跟單是任何生產類型工廠都需要面對的問題，只不過生產主導型的工廠是以銷量確定跟單量;訂單主導型的工廠是以跟單量確定生產量。因此，前者的任務相對來說，比后者要輕松一些。但其工作性質和流程都是相同的。

　　工作性質。與采購人員尋找供應商一樣，銷售業務跟單員也必須具有：談判能力、產品相關知識、溝通能力、應變能力、分析能力等。其工作方法，在本質上、形式上都是相同的。都是在客戶和工廠之間做好協調工作，把雙方的有效信息都傳遞給對方。當然，對于客戶來說，要保證機密信息不能泄露。

　　跟單流程。跟單業務員經過市場信息收集后，確定初步客戶，將樣品或通過快遞形式寄給客戶或直接上門拜訪，如果是快遞必須詢問好UPS號;

　　客戶受到樣品前后，要進行積極溝通，保證客戶訂購產品。客戶確認樣品出不符合要求后，會將樣品進行修改后寄回或副相關說明。若客戶對工廠實力有信心，此時會給工廠下訂單，如果沒有信心，則將等待工廠修改樣品的成果是否符合要求;跟單員根據修改樣品信息，并將此信息通報業務經理，經過其批準后，聯系技術部門進行工藝修改;

　　客戶確認樣品合格后，雙方簽訂合同。并將樣品技術、規格說明等記錄在合同內，客戶正式下單;

　　訂單員將訂單復印五份，分別交給生產管理、品質管理、財務管理、物控管理、倉庫運輸管理等，正本自己留存;將工藝流程也復印五份，正本交給技術部，副本留給自己、財務部、物控部、倉庫運輸、生產部門。合同復印2份，副本自己保存，副本交給業務經理或業務部以及財務部門;

　　根據生產情況和客戶進行聯系，如果出現各種變動，應該做好文字記錄，文字記錄應至少兩份，一份正本自己保存，副本作為傳達信息的載體，分發給生產部門;

　　生產完畢后，聯系客戶告知生產完畢，并聯系貨物運輸事宜。與此同時，時刻關注品質檢驗等相關環節是否出現問題;

　　產品符合要求后，按照合同約定進行產品出貨，出貨通知單要復印3份，副本份表交給生產、品管、運輸部門。如果，出廠前，產品方在倉庫內，還需要復印一份留給倉庫管理部門，出貨通知單正本自己留存;

　　出貨后，按合同約定跟蹤貨款結算問題。

　　3.物料采購跟單流程

　　因為在第一部分內，我們已經非常詳細地介紹了物料采購問題，因此，本章只進行簡單的敘述。采購跟單的流程可以包括：根據請購單定制采購單-尋找供應商(有成熟供應商則跳過此步)-訂單跟蹤(主要是根據采購要求、合同要求對供應商進行工藝、流程、品質、數量、包裝運輸等工作進行檢查、調查)-物料檢驗(通知檢驗人員并陪同檢驗人員對物料進行檢驗)-物料入庫(協調送貨單位將物料運送到倉庫，之后聯系倉管人員進行入庫檢驗后入庫，最后進行財務方面的交接)

　　在進行上述工作中，由于實際與預計往往會出現問題。例如不能如期交貨、物料品質出現問題等等，如果在與供應商接觸時發現這些問題的苗頭，就應該進行采購更催。

　　采購跟單員工作。物料采購訂單發給供應商之后，應對訂單進行跟蹤或催貨。當訂單發出的時候，同時要確定相應的跟蹤接觸日期。當供應廠商出現有交貨延遲、品質不符要求等情況出現時，要對訂單進行跟催工作。在跟催過程中，要根據采購進度、供應方生產加工進度、合同交貨日期等對供應商進行提醒，要求按要求進行工作;聯合采購人員、同品質管理人員直接前往查看工作進展情況;建立跟催表或管制卡，切實掌握實際進度;將目前累計交貨的結果，以報表或警示告知供應商，督促其改進速度或品質。

　　跟單方法。采購跟單員在跟單過程中可以采用兩種方法。其一是按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催;或在固定的時間或時間間隔，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。

　　4.生產跟單流程

　　對于生產跟單員來說，其最需要的技能便是對生產工藝的了解，有一些技術儲備。它的主要供做是了解生產進度，能否滿足交貨日期;生產產品品質能否達到交貨品質;生產數量能否滿足交貨塑料要求等滿足訂單要求的項目。

　　跟單流程。但生產跟單員接到客戶訂單后，應該立刻進行生產能力分析。主要是分析工廠是否有足夠的時間和能力完成訂單。如果不能完成，是否需要進行外包;

　　制定生產計劃。生產計劃包括外包計劃、生產進度的確定等我們在前面章節已經涉及到的諸多問題;

　　分析完畢后，就需要通知進行生產。因為，生產有先后順序的問題、生產部門準備物料的時間問題等前置時間，因此，生產通知單內要注明：生產具體時間和訂單要求的產品品質、數量、規格、包裝、交貨日期、特殊要求(往往作為備注形式)等;

　　跟蹤生產進度。如果生產進度或其他原因出現，跟單員應該分析進度落后的原因。如果進度提前，就應該總結出生產計劃實效的原因，并引以為戒。如果，出現進度提前或落后后，就需要與客戶進行協商，或提前運送或進行改單(改單不僅僅適用于進度問題，還涉及到數量、品質、包裝、運輸方式等一切與訂單要求不符的事項都需要與客戶協商進行更改)。

　　5.運輸跟單流程

　　運輸更單的目的是為了核實運輸效果、改善運輸方式而進行的一種更單。更單員要根據工廠產品的銷售范圍、產品屬性等，選擇最有效的運輸方式。最有效不僅僅是要求時間短，還要求成本低、運輸過程可以更多地減少浪費等。

　　運輸更單的流程。跟單員接到運輸任務后，應該首先通知倉庫管理或生產部門準備運輸，并開具提貨單;

　　跟單員確定運輸方式。跟單員與物流部門進行協商，采取何種方式。運輸方式主要有：海(河)運、陸運、空運;自己運輸還是外包運輸等。

　　根據提貨單(送貨單)進行提貨。提貨單至少一式三份，一份自己留存作為出場憑證、一份交給提貨對象(倉管或生產部門)、一份交給財務部門;

　　運輸跟單。在運輸中應該檢查貨物是否完整，運送到客戶時，應該要求客戶在提貨單上給與簽名。

　　第三節跟單員的素質

　　因為跟單員工作性質屬于綜合性工作，因此，要求跟單員應該具有業務員、計劃部門工作人員、生產管理人員等多方面應有的素質，特別是協調能力。

　　1.跟單員的角色定位

　　跟單員可以作為獨立工種存在，也可以是一種隱性工種。例如，對于采購跟單，采購人員可以兼任;對于銷售跟單，銷售業務人員可以兼任;對于運輸跟單，可以由運送人員兼任;對于生產跟單，可以由調度人員擔任等等。

　　獨立跟單員的益處。但對于一些較為大型的工廠來說，獨立設立專職的跟單員卻有著很大的好處。首先，它可以起到監督相關人員的職責，而且跟單員對于訂單的跟蹤屬于流程式的跟蹤。從接受訂單到運送訂單形成一體，可以有效連接各個部門，使得工作開展會更有效率。

　　跟單員與各部門關系。獨立的跟單員有效防止了工廠內的某些強力部門，過多犯錯誤的機會，并對其進行了有效監督。例如，銷售業務部門，當銷售業務部門進行各類公關獲得了客戶后，就交給訂單人員進行處理，可以有效降低銷售業務部門在日后工作中以權謀私的現象;同樣采購訂單也是這樣的道理。綜述而言，獨立的跟單員可以不進行銷售業務、采購工作的具體開展。只負責，兩部門簽署訂單后的一切工作的協調、監督、處理。兩部門也將訂單交給訂單元后，完成了自己階段性的工作，而應去開展其他市場工作。

　　2.跟單員素質

　　對于隱性跟單員來說，需要有各跟單類型的相關知識儲備，例如銷售跟單員就需要有：市場開拓能力，特別是積極自主的主導性意識;對于運輸跟單，需要了解物流知識、運輸工具特點、道路過程中的各種需要注意事項，如果各類政府收費等等。

　　對于顯性跟單員，也即獨立跟單員來說，除了擁有上述所有業務類型需要掌握的知識外，還特別需要一種全局意思、協調意識。因為獨立跟單員要與生產部門、銷售部門、品管部門、物控部門、倉儲部門、運輸部門、企劃部門、調度部門、行政部門、財務部門等多個部門進行協調。因此，必然要更多地進行協調配合。

　　第四節涉外訂單處理

　　對于涉外訂單在處理過程中，除了以上我們需要清楚的知識外，特別要注重細節問題的審核。因為，國外客戶或廠家，特別是西北歐和北美等西方經濟體內的組織，因為市場經濟運行時間比較長，相關配套法律比較健全，而且執法力度頗嚴，因此養成了審視細節問題的習慣。對于國內廠商，卻不可掉以輕心，防止某個細節問題的理解偏差，而造成訂單違規等問題出現。

　　1.采購環節

　　對于采購環節的訂單跟蹤，除了要進行合同的詳細檢驗外，還需要對運輸單局方面特別注意，是否符合國際、所在國、我國的相關法律法規等。例如，單式海運或港對港提單的正確處置，就需要注意：整套正本提單應該注有張數;是否按信用證條款呈交;提單正面是否打明承運人的全名及“承運人”一詞，若已經有了明確界定，采購人員進行提單時就必須要寫上公司的全名，如果沒有則必須要寫上全明;若提單印有“已裝船”字樣的，就不必寫明“裝船批注”，如果只有“收妥待運”字樣，則必須再加“裝船批注”并加上裝船日期、船名、裝貨港口、卸貨港口等項目打明，即使和預期(intended)的船名和裝卸港口并無變動，也需重復打出。如果是單式海運即港對港運輸方式下，只須填寫裝貨港、海輪、卸貨港;如在中途轉船，轉船港的港名不能打在卸貨港欄內;收貨地點、交貨地點/最后目的地等欄目是用作“多式聯運”或“聯合運輸”運輸單據時采用的項目，單式海運時不能填注等諸多問題。

　　2.運輸跟單環節

　　對于運輸跟單環節，對外跟單要求做好三項工作：報關審批、保險事宜、運輸工具的確定。每種運輸工具都有不同的優缺點，跟單員要非常清楚、明白。還要注意美中運輸工具間不同得區別。例如海運有單式海運、多式海運、聯合海運等形式，美中形式又有著不同的手續和單據注意事項，跟單員都要明確。 再如FOB離岸價格，它是一種裝運港船上交貨。指賣方必須在合同規定的裝運期內在指定裝運港將貨物交至買方指定的船上，并負擔貨物越過船舷為止的一切費用和貨物滅失或損壞的風險;而與此相反的到岸價格則可能會有著許多不同，例如責任認定的不同，到岸價格是賣方的責任到達買方制定的港口為止;而兩者相差的時間往往可能長達半年。因此，運輸跟單員要十分注意各類細節問題的區分。

篇2：房地產銷售員跟單逼單成交

　　房地產銷售員如何跟單、逼單、成交

　　逼單是整個銷售業務過程中最重要的一個環節。如果逼單失敗你的整個業務就會失敗，其實整個業務過程就是一個“逼”的過程，逼要掌握技巧，不要太操之過急，也不要慢條斯理，應該張弛有度，步步為營，也要曉之以理，動之以情。我們來探討以下如何逼單。

　　1、去思考一個問題，客戶為什么一直沒有跟你簽單？什么原因？

　　很多同事提出客戶總是在拖，我認為不是客戶在拖，而是你在拖，你不去改變。總是在等著客戶改變，可能嗎？做業務從來不強調客觀理由。客戶不簽單肯定有你沒做到位的地方，想一想？這是一個心態問題！

　　2、認清客戶，了解客戶目前的情況，有什么原因在阻礙你？

　　你一定要堅信，每個客戶早晚一定會跟你合作，這只是一個時間問題。我們要做的工作就是把時間提 前，再提前。原因：意識不強烈，沒有計劃，銷量不好，只是代理，建設新廠房或是搬遷，正在改制，品種單一，客戶有限，太忙，價格太貴，對你或是公司不了解、不信任、沒人管理等等各種理由，我們一定要堅定自己的信念。

　　3、只要思想不滑坡，方法總比困難多

　　不要慌，不要亂，頭腦清醒，思路清晰。有問題我們要去分析、解決，有問題是正常的，我們就是喜歡挑戰，很有意思嘛，生活充滿了樂趣，就像一場戰斗。

　　4、抓住客戶心理，想客戶所想，急客戶所急

　　你要知道他究竟在想些什么，他擔心什么？他還有什么顧慮。

　　5、一切盡在掌握中，你就是導演

　　你的思想一定要積極，你怎么去引導客戶將劣勢變為優勢，將不利因素變為有利因素。

　　6、為客戶解決問題

　　幫助客戶做一些事情，為客戶認真負責，為客戶辦實事、辦好事，讓客戶感受我們的工作態度。

　　7、征服客戶，發揚螞蝗吸血的叮與吸的精神

　　這種精神不僅體現在工作時間里，還有業余時間里，一定要有耐心，鍥而不舍，百折不撓，用你的執著感動客戶，要讓客戶說：唉，小伙子我真服了你了。你這種精神值得我們的業務人員去學習。過來跟我干吧！我高薪聘請。

　　8、你頭腦一定要靈活

　　能解決的就解決，不能的就避重就輕，將問題淡化，避開。這就要求你頭腦一定要靈活。

　　9、假設成交法，是我們做單要常用的方法之一

　　先讓他觀看一下我們的客戶案例，等。或者在簽單以前先填寫一下表格，當談的差不多的時候，要說：我們辦一下手續吧（簽合同打款），不要說太刺的詞語。

　　10、逼單就是“半推半就”

　　就是強迫成交法，以氣吞山河之勢，一鼓作氣將客戶搞定。讓客戶感覺的有一種不可抗拒的力量。

　　11、編制一個“夢”

　　讓客戶想想我們的網絡給他帶來的各種好處，讓他夢想成真。

　　12、給客戶一些好處

　　也可是最后的殺手锏，一定要抓住客戶心里，怎么說，給誰？誰是重要人物，怎么給？讓客戶吃得舒服、放心。或者是以禮物的方式。

　　13、放棄，當然只是暫時的

　　以退為進，不要在一些“老頑固”身上浪費太多時間，慢慢來，只要讓他別把你忘了。

　　14、 領導拖拉，不起積極作用，不向老總力薦

　　解決方法：向該中層領導施壓，向其灌輸：我們向其推薦了，如果因為他的原因沒有向老總說明，等老總重視這件事的時 候卻發現中層領導當時沒有匯報，或競爭對手做的好，自己公司沒有做到好處，老總找責任人，最終都將是中層領導的責任。通過這種責任歸咎的方法，使其不敢怠 慢。如果中間領導不重視，影響談判進程，可從其他途徑找總經理的聯系方式與其直接對話。

　　15、學會觀察，學會聆聽

　　在與客戶談單時，一定要多觀察，通過對客戶（眼神、舉止、表情等）的觀察，及時了解客戶的心理變化，把障礙消滅在萌芽狀態；通過聆聽可了解客戶的真正需要，這樣就容易與客戶達成共識。

　　16、 機不可失，失不再來

　　在與客戶談單時，因為你的介紹已經引起了客戶的欲望，這時就應使用假設成交法，在與客戶聊的同時，把合同及附件拿出，一邊和客戶聊一 些和簽單無關的事，如他們的同行發展狀況或對他適當的奉承一下等，一邊把合同和附表填好讓其簽字蓋章。

　　17、抓住客戶的弱點，臨門一腳

　　在與客戶談單時，客戶只要說產品肯定會要，但再比較一下，你回去等我的電話。這時盡量不要等，抓住客戶的弱點，先奉承再逼單。

　　18、把握促成簽單的時機

　　人的心思是無法掩飾的，總會通過語言或行為表現出來。在訪問時要留心觀察。一般來說，以下所述為顧客購買欲望起動的時候：

　　（1）口頭信號

　　討價還價、要求價格下浮時。

　　詢問具體服務的項目，制作的效果時。

　　詢問制作周期時。

　　詢問網絡的效果，目前為哪些客戶帶來較好的利益時。

　　向自己表示同情或話題達到最高潮時。

　　（2）行為上的信號

　　不停地翻閱公司的資料時。

　　要求到公司參觀，參觀是表現出對公司有濃厚的興趣時。

　　開始與第三者商量時。

　　表現出興奮的表情時。

　　身體向前傾斜，不斷點頭向前傾，微笑。

　　有猶豫不決表情時。

　　19、促使客戶做出最后決定

　　當你與顧客談判進行到一定程度，遇到障礙時，要設法促成對方做出最后決定。對于不同的情況，可以嘗試使用以下方法：

　　（1） 假定客戶已同意簽約：當客戶一再出現購買信號，卻猶豫不決時，可采用這個技巧，使對方按你的思維做決斷。如：顧客對網絡行業了解不多，但又覺得網絡對企 業、產品宣傳是有好處的，而不知做哪版，我們可以對客戶說：“（某某）總，您看是先暫時將您的網站建立起來，再視效果增加功能，或者一次性將您企業、產品 的宣傳建得全面一些，要做就做最好的嗎？反正也沒多少錢！您看呢？”這樣客戶就會被引入到你的思考中，不是考慮做不做，而是考慮怎么做，實際上就是同意做 了。使商談在這種二選一的商討中達成協議。

　　（2）幫助客戶挑選：一些客戶即使有意做，也不喜歡迅速簽下單，而是在公司的選擇、網站的效果等問題上打轉。這時，我們要審時度勢，解除客戶的疑慮，而不要急于談訂單的問題。

　　（3） 欲擒故縱：有些客戶天生優柔寡斷，雖然對你的服務有興趣，可是拖拖拉拉，遲遲不做出決定。這時，你不妨故意收拾東西，做出要告辭的樣子。這種舉止，有時會 促使對方下定決心，但是在競爭比較激烈的情況下，可不能真離開客戶，即使離開了，也要馬上又聯系，以免被人鉆了

空子。

　　（4） 拜師學藝：在你費盡口舌，使出各種方法都無效，眼看這筆交易做出成，不妨試試這個方法。譬如說：“（某某）總，雖然我知道網絡宣傳對您公司很重要，可能我 的能力很差，沒辦法說服您，我認輸了。不過在認輸之前，請您指出我的錯誤，讓我有個提高的機會？”象這種謙卑的話語，不但很容易滿足對方的虛榮心，而且會 解除彼此對抗的態度。他可能會一邊指正你，一邊鼓勵你，說不定又帶來簽約的機會。

　　（5) 建議成交

　　既然一切都定下來了，那我們就簽個協議吧！

　　您是不是在付款方式上還有疑問？

　　您是不是還有什么疑問，還要向人咨詢嗎？

　　我們先簽個協議吧，我也開始準備下面的工作，好早日讓你們的廣告宣傳早日面向消費者，早日受益。

　　如果現在簽協議的話，您覺得我們還有哪些工作要做？

　　您希望您們的廣告宣傳什么時候面對消費者？如果您們要求很快的話，我們就得趕快做了，譬如簽協議、準備資料等。

　　20、簽約時的注意事項

　　（1）小心說閑話，以免前功盡棄，不能輕易讓價。

　　（2）盡可能在自己的權限內決定事情，實在不行，則打電話請示經理批準，一定要讓客戶感到你已經盡自己最大努力幫助客戶爭取最多的利益。

　　（3）不露出過于高興或高興過分的表情。

　　（4）設法消除對方不安心理，讓其覺得是最好的選擇。

　　（5）早點告辭。

　　（6）不能與客戶爭論——到了最后階段，而不可因客戶的挑剔言論而與其爭論。

　　（7）立即提出付款。

篇3：工廠跟單作業

　　跟單作業的主要工作是在工廠業務流程運作過程中，以定單為依據，跟蹤產品(服務)運作流向并督促定單落實的基礎性業務。它根據已簽署的商務合約中的相關要求，選擇生產加工企業，指導、監督其完成生產進度，以確保貨物按合約要求如期裝運、發貨等工作。

　　第一節生產主導型工廠跟單流程

　　對于跟單業務的管理，可以采取工廠采購部門主管運作，也可以采用建立獨立部門負責。因為，跟單業務關系到采購、物料、財務、企劃、營銷等多個部門，單一的采購部門很難進行全方位的管理。因此，本書在介紹完相關知識之后，才對本業務進行詳細介紹。

　　1.分析市場需求

　　工廠訂單管理部門應根據銷售預計、生產加工計劃、實際采購能力以及其他一些相關的因素，制定切實可行的采購訂單計劃，并下達訂單部門執行。因此，首先接受訂單任務的就是采購部門。

　　采購計劃制定的前提是準確地分析市場需求，進而制定銷售計劃。因此采購部門除了考慮生產需求外，還要兼顧市場戰略、潛在的需求等，聯合營銷部門、銷售部門進行聯合運作，分析好市場需求的各類信息。為此，仔細分析市場合同簽訂數量、合同剩余量(包括延時交貨合同)的各種數據，研究其變化趨勢，全面考慮計劃的規范性和嚴謹性，參照相關歷史要貨數據，確定市場需求。要對市場需求有一個全面的了解，遠期發展與近期切實需求相結合。年度銷售計劃在上一年末制訂，并報送至各個相關部門，下發到銷售部門、計劃部門、采購部門，來指導全年的供應鏈運作并根據年度計劃制定季度、月度的市場銷售需求計劃。

　　2.物料需求計劃確定

　　銷售計劃決定著生產計劃，而生產計劃要想盡快地完成，首先要確定生產所需要物料的多少，這就是物料需求計劃。物料需求計劃來源于：主生產計劃、獨立需求的預測、物料清單文件、庫存文件等。物料需求計劃=生產計劃量-庫存量+預測的實際浮動量。

　　預測的實際浮動量主要是指：在實際生產中，由于各種情況的出現，生產計劃量所需要的物料往往會多余或少于理想的計劃量。比如，生產A產品，A產品由3個B物料組成，計劃生產C個A產品，那么需要B物料就是3C。但因為，生產過程中、物料運輸過程中、物料存儲過程中等，會出現D個不合格物料。因此，在生產中實際只有3C-D個物料，這樣就造成了缺貨，需要臨時采購。工廠可以在制定物料需求計劃前，首先假定一個產品損害的幅度E，這一幅度是百分比，比如根據經驗從運輸到生產全過程，100個物料，會有3個物料損害，那么就是3%;如果10000個物料，有個3個損害，就是0.03%。那么最終的物料需求計劃就是3C×(1+E)。

　　3.確定訂單計劃

　　在制定訂單計劃時要綜合考慮市場、生產、訂單容量等各個要素，采購的數量和時間應由以下公式進行確定。

　　下單數量=生產需求量-物料需求計劃-現有庫存量+安全庫存量

　　下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩沖時間

　　4.進行一般跟單工作

　　一般跟單工作詳見本章第二小節中的銷售訂單跟蹤流程

　　訂單合并匯總表

　　商品名稱 產品名稱

　　交貨

　　日 訂單

　　號 說明 數量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號 說明 數量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號 說明 數量 合并

　　訂單安排記錄表

　　產品名稱 編號 規格

　　接單 訂單

　　編號 訂制

　　規格 數量 交貨 業務員 客戶 預定生 合并 合并后數 制造令號 備注 完工記號

　　訂單統計表

　　接 單

　　日 期 制

　　造

　　單

　　號 品

　　名 規

　　格 訂

　　貨

　　量 單

　　價 金

　　額 需

　　要

　　日

　　期 物料供應狀況 預定日 期 品

　　質

　　記

　　錄 完

　　工

　　日

　　期

　　其

　　他 自 至

　　第二節訂單主導型工廠跟單分類

　　訂單主導型工廠主要是根據客戶訂單來進行生產的工廠，它與生產主導型主要以生產定銷量有著本質的區別。它要求工廠必須由一定量的成熟客戶，否則這種生產類型將很容易受到市場風險的干擾。根據訂單主導型工廠的主體工作，我們可以把跟單業務氛圍以下幾大類。

　　1.銷售跟單流程

　　銷售跟單是任何生產類型工廠都需要面對的問題，只不過生產主導型的工廠是以銷量確定跟單量;訂單主導型的工廠是以跟單量確定生產量。因此，前者的任務相對來說，比后者要輕松一些。但其工作性質和流程都是相同的。

　　工作性質。與采購人員尋找供應商一樣，銷售業務跟單員也必須具有：談判能力、產品相關知識、溝通能力、應變能力、分析能力等。其工作方法，在本質上、形式上都是相同的。都是在客戶和工廠之間做好協調工作，把雙方的有效信息都傳遞給對方。當然，對于客戶來說，要保證機密信息不能泄露。

　　跟單流程。跟單業務員經過市場信息收集后，確定初步客戶，將樣品或通過快遞形式寄給客戶或直接上門拜訪，如果是快遞必須詢問好UPS號;

　　客戶受到樣品前后，要進行積極溝通，保證客戶訂購產品。客戶確認樣品出不符合要求后，會將樣品進行修改后寄回或副相關說明。若客戶對工廠實力有信心，此時會給工廠下訂單，如果沒有信心，則將等待工廠修改樣品的成果是否符合要求;跟單員根據修改樣品信息，并將此信息通報業務經理，經過其批準后，聯系技術部門進行工藝修改;

　　客戶確認樣品合格后，雙方簽訂合同。并將樣品技術、規格說明等記錄在合同內，客戶正式下單;

　　訂單員將訂單復印五份，分別交給生產管理、品質管理、財務管理、物控管理、倉庫運輸管理等，正本自己留存;將工藝流程也復印五份，正本交給技術部，副本留給自己、財務部、物控部、倉庫運輸、生產部門。合同復印2份，副本自己保存，副本交給業務經理或業務部以及財務部門;

　　根據生產情況和客戶進行聯系，如果出現各種變動，應該做好文字記錄，文字記錄應至少兩份，一份正本自己保存，副本作為傳達信息的載體，分發給生產部門;

　　生產完畢后，聯系客戶告知生產完畢，并聯系貨物運輸事宜。與此同時，時刻關注品質檢驗等相關環節是否出現問題;

　　產品符合要求后，按照合同約定進行產品出貨，出貨通知單要復印3份，副本份表交給生產、品管、運輸部門。如果，出廠前，產品方在倉庫內，還需要復印一份留給倉庫管理部門，出貨通知單正本自己留存;

　　出貨后，按合同約定跟蹤貨款結算問題。

　　3.物料采購跟單流程

　　因為在第一部分內，我們已經非常詳細地介紹了物料采購問題，因此，本章只進行簡單的敘述。采購跟單的流程可以包括：根據請購單定制采購單-尋找供應商(有成熟供應商則跳過此步)-訂單跟蹤(主要是根據采購要求、合同要求對供應商進行工藝、流程、品質、數量、包裝運輸等工作進行檢查、調查)-物料檢驗(通知檢驗人員并陪同檢驗人員對物料進行檢驗)-物料入庫(協調送貨單位將物料運送到倉庫，之后聯系倉管人員進行入庫檢驗后入庫，最后進行財務方面的交接)

　　在進行上述工作中，由于實際與預計往往會出現問題。例如不能如期交貨、物料品質出現問題等等，如果在與供應商接觸時發現這些問題的苗頭，就應該進行采購更催。

　　采購跟單員工作。物料采購訂單發給供應商之后，應對訂單進行跟蹤或催貨。當訂單發出的時候，同時要確定相應的跟蹤接觸日期。當供應廠商出現有交貨延遲、品質不符要求等情況出現時，要對訂單進行跟催工作。在跟催過程中，要根據采購進度、供應方生產加工進度、合同交貨日期等對供應商進行提醒，要求按要求進行工作;聯合采購人員、同品質管理人員直接前往查看工作進展情況;建立跟催表或管制卡，切實掌握實際進度;將目前累計交貨的結果，以報表或警示告知供應商，督促其改進速度或品質。

　　跟單方法。采購跟單員在跟單過程中可以采用兩種方法。其一是按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催;或在固定的時間或時間間隔，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。

　　4.生產跟單流程

　　對于生產跟單員來說，其最需要的技能便是對生產工藝的了解，有一些技術儲備。它的主要供做是了解生產進度，能否滿足交貨日期;生產產品品質能否達到交貨品質;生產數量能否滿足交貨塑料要求等滿足訂單要求的項目。

　　跟單流程。但生產跟單員接到客戶訂單后，應該立刻進行生產能力分析。主要是分析工廠是否有足夠的時間和能力完成訂單。如果不能完成，是否需要進行外包;

　　制定生產計劃。生產計劃包括外包計劃、生產進度的確定等我們在前面章節已經涉及到的諸多問題;

　　分析完畢后，就需要通知進行生產。因為，生產有先后順序的問題、生產部門準備物料的時間問題等前置時間，因此，生產通知單內要注明：生產具體時間和訂單要求的產品品質、數量、規格、包裝、交貨日期、特殊要求(往往作為備注形式)等;

　　跟蹤生產進度。如果生產進度或其他原因出現，跟單員應該分析進度落后的原因。如果進度提前，就應該總結出生產計劃實效的原因，并引以為戒。如果，出現進度提前或落后后，就需要與客戶進行協商，或提前運送或進行改單(改單不僅僅適用于進度問題，還涉及到數量、品質、包裝、運輸方式等一切與訂單要求不符的事項都需要與客戶協商進行更改)。

　　5.運輸跟單流程

　　運輸更單的目的是為了核實運輸效果、改善運輸方式而進行的一種更單。更單員要根據工廠產品的銷售范圍、產品屬性等，選擇最有效的運輸方式。最有效不僅僅是要求時間短，還要求成本低、運輸過程可以更多地減少浪費等。

　　運輸更單的流程。跟單員接到運輸任務后，應該首先通知倉庫管理或生產部門準備運輸，并開具提貨單;

　　跟單員確定運輸方式。跟單員與物流部門進行協商，采取何種方式。運輸方式主要有：海(河)運、陸運、空運;自己運輸還是外包運輸等。

　　根據提貨單(送貨單)進行提貨。提貨單至少一式三份，一份自己留存作為出場憑證、一份交給提貨對象(倉管或生產部門)、一份交給財務部門;

　　運輸跟單。在運輸中應該檢查貨物是否完整，運送到客戶時，應該要求客戶在提貨單上給與簽名。

　　第三節跟單員的素質

　　因為跟單員工作性質屬于綜合性工作，因此，要求跟單員應該具有業務員、計劃部門工作人員、生產管理人員等多方面應有的素質，特別是協調能力。

　　1.跟單員的角色定位

　　跟單員可以作為獨立工種存在，也可以是一種隱性工種。例如，對于采購跟單，采購人員可以兼任;對于銷售跟單，銷售業務人員可以兼任;對于運輸跟單，可以由運送人員兼任;對于生產跟單，可以由調度人員擔任等等。

　　獨立跟單員的益處。但對于一些較為大型的工廠來說，獨立設立專職的跟單員卻有著很大的好處。首先，它可以起到監督相關人員的職責，而且跟單員對于訂單的跟蹤屬于流程式的跟蹤。從接受訂單到運送訂單形成一體，可以有效連接各個部門，使得工作開展會更有效率。

　　跟單員與各部門關系。獨立的跟單員有效防止了工廠內的某些強力部門，過多犯錯誤的機會，并對其進行了有效監督。例如，銷售業務部門，當銷售業務部門進行各類公關獲得了客戶后，就交給訂單人員進行處理，可以有效降低銷售業務部門在日后工作中以權謀私的現象;同樣采購訂單也是這樣的道理。綜述而言，獨立的跟單員可以不進行銷售業務、采購工作的具體開展。只負責，兩部門簽署訂單后的一切工作的協調、監督、處理。兩部門也將訂單交給訂單元后，完成了自己階段性的工作，而應去開展其他市場工作。

　　2.跟單員素質

　　對于隱性跟單員來說，需要有各跟單類型的相關知識儲備，例如銷售跟單員就需要有：市場開拓能力，特別是積極自主的主導性意識;對于運輸跟單，需要了解物流知識、運輸工具特點、道路過程中的各種需要注意事項，如果各類政府收費等等。

　　對于顯性跟單員，也即獨立跟單員來說，除了擁有上述所有業務類型需要掌握的知識外，還特別需要一種全局意思、協調意識。因為獨立跟單員要與生產部門、銷售部門、品管部門、物控部門、倉儲部門、運輸部門、企劃部門、調度部門、行政部門、財務部門等多個部門進行協調。因此，必然要更多地進行協調配合。

　　第四節涉外訂單處理

　　對于涉外訂單在處理過程中，除了以上我們需要清楚的知識外，特別要注重細節問題的審核。因為，國外客戶或廠家，特別是西北歐和北美等西方經濟體內的組織，因為市場經濟運行時間比較長，相關配套法律比較健全，而且執法力度頗嚴，因此養成了審視細節問題的習慣。對于國內廠商，卻不可掉以輕心，防止某個細節問題的理解偏差，而造成訂單違規等問題出現。

　　1.采購環節

　　對于采購環節的訂單跟蹤，除了要進行合同的詳細檢驗外，還需要對運輸單局方面特別注意，是否符合國際、所在國、我國的相關法律法規等。例如，單式海運或港對港提單的正確處置，就需要注意：整套正本提單應該注有張數;是否按信用證條款呈交;提單正面是否打明承運人的全名及“承運人”一詞，若已經有了明確界定，采購人員進行提單時就必須要寫上公司的全名，如果沒有則必須要寫上全明;若提單印有“已裝船”字樣的，就不必寫明“裝船批注”，如果只有“收妥待運”字樣，則必須再加“裝船批注”并加上裝船日期、船名、裝貨港口、卸貨港口等項目打明，即使和預期(intended)的船名和裝卸港口并無變動，也需重復打出。如果是單式海運即港對港運輸方式下，只須填寫裝貨港、海輪、卸貨港;如在中途轉船，轉船港的港名不能打在卸貨港欄內;收貨地點、交貨地點/最后目的地等欄目是用作“多式聯運”或“聯合運輸”運輸單據時采用的項目，單式海運時不能填注等諸多問題。

　　2.運輸跟單環節

　　對于運輸跟單環節，對外跟單要求做好三項工作：報關審批、保險事宜、運輸工具的確定。每種運輸工具都有不同的優缺點，跟單員要非常清楚、明白。還要注意美中運輸工具間不同得區別。例如海運有單式海運、多式海運、聯合海運等形式，美中形式又有著不同的手續和單據注意事項，跟單員都要明確。 再如FOB離岸價格，它是一種裝運港船上交貨。指賣方必須在合同規定的裝運期內在指定裝運港將貨物交至買方指定的船上，并負擔貨物越過船舷為止的一切費用和貨物滅失或損壞的風險;而與此相反的到岸價格則可能會有著許多不同，例如責任認定的不同，到岸價格是賣方的責任到達買方制定的港口為止;而兩者相差的時間往往可能長達半年。因此，運輸跟單員要十分注意各類細節問題的區分。