跟單作業(yè)的主要工作是在工廠業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)。它根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中的相關(guān)要求，選擇生產(chǎn)加工企業(yè)，指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度，以確保貨物按合約要求如期裝運(yùn)、發(fā)貨等工作。

　　第一節(jié)生產(chǎn)主導(dǎo)型工廠跟單流程

　　對(duì)于跟單業(yè)務(wù)的管理，可以采取工廠采購(gòu)部門主管運(yùn)作，也可以采用建立獨(dú)立部門負(fù)責(zé)。因?yàn)椋鷨螛I(yè)務(wù)關(guān)系到采購(gòu)、物料、財(cái)務(wù)、企劃、營(yíng)銷等多個(gè)部門，單一的采購(gòu)部門很難進(jìn)行全方位的管理。因此，本書在介紹完相關(guān)知識(shí)之后，才對(duì)本業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)介紹。

　　1.分析市場(chǎng)需求

　　工廠訂單管理部門應(yīng)根據(jù)銷售預(yù)計(jì)、生產(chǎn)加工計(jì)劃、實(shí)際采購(gòu)能力以及其他一些相關(guān)的因素，制定切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)訂單部門執(zhí)行。因此，首先接受訂單任務(wù)的就是采購(gòu)部門。

　　采購(gòu)計(jì)劃制定的前提是準(zhǔn)確地分析市場(chǎng)需求，進(jìn)而制定銷售計(jì)劃。因此采購(gòu)部門除了考慮生產(chǎn)需求外，還要兼顧市場(chǎng)戰(zhàn)略、潛在的需求等，聯(lián)合營(yíng)銷部門、銷售部門進(jìn)行聯(lián)合運(yùn)作，分析好市場(chǎng)需求的各類信息。為此，仔細(xì)分析市場(chǎng)合同簽訂數(shù)量、合同剩余量(包括延時(shí)交貨合同)的各種數(shù)據(jù)，研究其變化趨勢(shì)，全面考慮計(jì)劃的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，參照相關(guān)歷史要貨數(shù)據(jù)，確定市場(chǎng)需求。要對(duì)市場(chǎng)需求有一個(gè)全面的了解，遠(yuǎn)期發(fā)展與近期切實(shí)需求相結(jié)合。年度銷售計(jì)劃在上一年末制訂，并報(bào)送至各個(gè)相關(guān)部門，下發(fā)到銷售部門、計(jì)劃部門、采購(gòu)部門，來(lái)指導(dǎo)全年的供應(yīng)鏈運(yùn)作并根據(jù)年度計(jì)劃制定季度、月度的市場(chǎng)銷售需求計(jì)劃。

　　2.物料需求計(jì)劃確定

　　銷售計(jì)劃決定著生產(chǎn)計(jì)劃，而生產(chǎn)計(jì)劃要想盡快地完成，首先要確定生產(chǎn)所需要物料的多少，這就是物料需求計(jì)劃。物料需求計(jì)劃來(lái)源于：主生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫(kù)存文件等。物料需求計(jì)劃=生產(chǎn)計(jì)劃量-庫(kù)存量+預(yù)測(cè)的實(shí)際浮動(dòng)量。

　　預(yù)測(cè)的實(shí)際浮動(dòng)量主要是指：在實(shí)際生產(chǎn)中，由于各種情況的出現(xiàn)，生產(chǎn)計(jì)劃量所需要的物料往往會(huì)多余或少于理想的計(jì)劃量。比如，生產(chǎn)A產(chǎn)品，A產(chǎn)品由3個(gè)B物料組成，計(jì)劃生產(chǎn)C個(gè)A產(chǎn)品，那么需要B物料就是3C。但因?yàn)椋a(chǎn)過程中、物料運(yùn)輸過程中、物料存儲(chǔ)過程中等，會(huì)出現(xiàn)D個(gè)不合格物料。因此，在生產(chǎn)中實(shí)際只有3C-D個(gè)物料，這樣就造成了缺貨，需要臨時(shí)采購(gòu)。工廠可以在制定物料需求計(jì)劃前，首先假定一個(gè)產(chǎn)品損害的幅度E，這一幅度是百分比，比如根據(jù)經(jīng)驗(yàn)從運(yùn)輸?shù)缴a(chǎn)全過程，100個(gè)物料，會(huì)有3個(gè)物料損害，那么就是3%;如果10000個(gè)物料，有個(gè)3個(gè)損害，就是0.03%。那么最終的物料需求計(jì)劃就是3C×(1+E)。

　　3.確定訂單計(jì)劃

　　在制定訂單計(jì)劃時(shí)要綜合考慮市場(chǎng)、生產(chǎn)、訂單容量等各個(gè)要素，采購(gòu)的數(shù)量和時(shí)間應(yīng)由以下公式進(jìn)行確定。

　　下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-物料需求計(jì)劃-現(xiàn)有庫(kù)存量+安全庫(kù)存量

　　下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時(shí)間

　　4.進(jìn)行一般跟單工作

　　一般跟單工作詳見本章第二小節(jié)中的銷售訂單跟蹤流程

　　訂單合并匯總表

　　商品名稱 產(chǎn)品名稱

　　交貨

　　日 訂單

　　號(hào) 說(shuō)明 數(shù)量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號(hào) 說(shuō)明 數(shù)量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號(hào) 說(shuō)明 數(shù)量 合并

　　訂單安排記錄表

　　產(chǎn)品名稱 編號(hào) 規(guī)格

　　接單 訂單

　　編號(hào) 訂制

　　規(guī)格 數(shù)量 交貨 業(yè)務(wù)員 客戶 預(yù)定生 合并 合并后數(shù) 制造令號(hào) 備注 完工記號(hào)

　　訂單統(tǒng)計(jì)表

　　接 單

　　日 期 制

　　造

　　單

　　號(hào) 品

　　名 規(guī)

　　格 訂

　　貨

　　量 單

　　價(jià) 金

　　額 需

　　要

　　日

　　期 物料供應(yīng)狀況 預(yù)定日 期 品

　　質(zhì)

　　記

　　錄 完

　　工

　　日

　　期

　　其

　　他 自 至

　　第二節(jié)訂單主導(dǎo)型工廠跟單分類

　　訂單主導(dǎo)型工廠主要是根據(jù)客戶訂單來(lái)進(jìn)行生產(chǎn)的工廠，它與生產(chǎn)主導(dǎo)型主要以生產(chǎn)定銷量有著本質(zhì)的區(qū)別。它要求工廠必須由一定量的成熟客戶，否則這種生產(chǎn)類型將很容易受到市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的干擾。根據(jù)訂單主導(dǎo)型工廠的主體工作，我們可以把跟單業(yè)務(wù)氛圍以下幾大類。

　　1.銷售跟單流程

　　銷售跟單是任何生產(chǎn)類型工廠都需要面對(duì)的問題，只不過生產(chǎn)主導(dǎo)型的工廠是以銷量確定跟單量;訂單主導(dǎo)型的工廠是以跟單量確定生產(chǎn)量。因此，前者的任務(wù)相對(duì)來(lái)說(shuō)，比后者要輕松一些。但其工作性質(zhì)和流程都是相同的。

　　工作性質(zhì)。與采購(gòu)人員尋找供應(yīng)商一樣，銷售業(yè)務(wù)跟單員也必須具有：談判能力、產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)、溝通能力、應(yīng)變能力、分析能力等。其工作方法，在本質(zhì)上、形式上都是相同的。都是在客戶和工廠之間做好協(xié)調(diào)工作，把雙方的有效信息都傳遞給對(duì)方。當(dāng)然，對(duì)于客戶來(lái)說(shuō)，要保證機(jī)密信息不能泄露。

　　跟單流程。跟單業(yè)務(wù)員經(jīng)過市場(chǎng)信息收集后，確定初步客戶，將樣品或通過快遞形式寄給客戶或直接上門拜訪，如果是快遞必須詢問好UPS號(hào);

　　客戶受到樣品前后，要進(jìn)行積極溝通，保證客戶訂購(gòu)產(chǎn)品。客戶確認(rèn)樣品出不符合要求后，會(huì)將樣品進(jìn)行修改后寄回或副相關(guān)說(shuō)明。若客戶對(duì)工廠實(shí)力有信心，此時(shí)會(huì)給工廠下訂單，如果沒有信心，則將等待工廠修改樣品的成果是否符合要求;跟單員根據(jù)修改樣品信息，并將此信息通報(bào)業(yè)務(wù)經(jīng)理，經(jīng)過其批準(zhǔn)后，聯(lián)系技術(shù)部門進(jìn)行工藝修改;

　　客戶確認(rèn)樣品合格后，雙方簽訂合同。并將樣品技術(shù)、規(guī)格說(shuō)明等記錄在合同內(nèi)，客戶正式下單;

　　訂單員將訂單復(fù)印五份，分別交給生產(chǎn)管理、品質(zhì)管理、財(cái)務(wù)管理、物控管理、倉(cāng)庫(kù)運(yùn)輸管理等，正本自己留存;將工藝流程也復(fù)印五份，正本交給技術(shù)部，副本留給自己、財(cái)務(wù)部、物控部、倉(cāng)庫(kù)運(yùn)輸、生產(chǎn)部門。合同復(fù)印2份，副本自己保存，副本交給業(yè)務(wù)經(jīng)理或業(yè)務(wù)部以及財(cái)務(wù)部門;

　　根據(jù)生產(chǎn)情況和客戶進(jìn)行聯(lián)系，如果出現(xiàn)各種變動(dòng)，應(yīng)該做好文字記錄，文字記錄應(yīng)至少兩份，一份正本自己保存，副本作為傳達(dá)信息的載體，分發(fā)給生產(chǎn)部門;

　　生產(chǎn)完畢后，聯(lián)系客戶告知生產(chǎn)完畢，并聯(lián)系貨物運(yùn)輸事宜。與此同時(shí)，時(shí)刻關(guān)注品質(zhì)檢驗(yàn)等相關(guān)環(huán)節(jié)是否出現(xiàn)問題;

　　產(chǎn)品符合要求后，按照合同約定進(jìn)行產(chǎn)品出貨，出貨通知單要復(fù)印3份，副本份表交給生產(chǎn)、品管、運(yùn)輸部門。如果，出廠前，產(chǎn)品方在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，還需要復(fù)印一份留給倉(cāng)庫(kù)管理部門，出貨通知單正本自己留存;

　　出貨后，按合同約定跟蹤貨款結(jié)算問題。

　　3.物料采購(gòu)跟單流程

　　因?yàn)樵诘谝徊糠謨?nèi)，我們已經(jīng)非常詳細(xì)地介紹了物料采購(gòu)問題，因此，本章只進(jìn)行簡(jiǎn)單的敘述。采購(gòu)跟單的流程可以包括：根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單定制采購(gòu)單-尋找供應(yīng)商(有成熟供應(yīng)商則跳過此步)-訂單跟蹤(主要是根據(jù)采購(gòu)要求、合同要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行工藝、流程、品質(zhì)、數(shù)量、包裝運(yùn)輸?shù)裙ぷ鬟M(jìn)行檢查、調(diào)查)-物料檢驗(yàn)(通知檢驗(yàn)人員并陪同檢驗(yàn)人員對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn))-物料入庫(kù)(協(xié)調(diào)送貨單位將物料運(yùn)送到倉(cāng)庫(kù)，之后聯(lián)系倉(cāng)管人員進(jìn)行入庫(kù)檢驗(yàn)后入庫(kù)，最后進(jìn)行財(cái)務(wù)方面的交接)

　　在進(jìn)行上述工作中，由于實(shí)際與預(yù)計(jì)往往會(huì)出現(xiàn)問題。例如不能如期交貨、物料品質(zhì)出現(xiàn)問題等等，如果在與供應(yīng)商接觸時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題的苗頭，就應(yīng)該進(jìn)行采購(gòu)更催。

　　采購(gòu)跟單員工作。物料采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤或催貨。當(dāng)訂單發(fā)出的時(shí)候，同時(shí)要確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。當(dāng)供應(yīng)廠商出現(xiàn)有交貨延遲、品質(zhì)不符要求等情況出現(xiàn)時(shí)，要對(duì)訂單進(jìn)行跟催工作。在跟催過程中，要根據(jù)采購(gòu)進(jìn)度、供應(yīng)方生產(chǎn)加工進(jìn)度、合同交貨日期等對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行提醒，要求按要求進(jìn)行工作;聯(lián)合采購(gòu)人員、同品質(zhì)管理人員直接前往查看工作進(jìn)展情況;建立跟催表或管制卡，切實(shí)掌握實(shí)際進(jìn)度;將目前累計(jì)交貨的結(jié)果，以報(bào)表或警示告知供應(yīng)商，督促其改進(jìn)速度或品質(zhì)。

　　跟單方法。采購(gòu)跟單員在跟單過程中可以采用兩種方法。其一是按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催;或在固定的時(shí)間或時(shí)間間隔，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。

　　4.生產(chǎn)跟單流程

　　對(duì)于生產(chǎn)跟單員來(lái)說(shuō)，其最需要的技能便是對(duì)生產(chǎn)工藝的了解，有一些技術(shù)儲(chǔ)備。它的主要供做是了解生產(chǎn)進(jìn)度，能否滿足交貨日期;生產(chǎn)產(chǎn)品品質(zhì)能否達(dá)到交貨品質(zhì);生產(chǎn)數(shù)量能否滿足交貨塑料要求等滿足訂單要求的項(xiàng)目。

　　跟單流程。但生產(chǎn)跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)該立刻進(jìn)行生產(chǎn)能力分析。主要是分析工廠是否有足夠的時(shí)間和能力完成訂單。如果不能完成，是否需要進(jìn)行外包;

　　制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃包括外包計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度的確定等我們?cè)谇懊嬲鹿?jié)已經(jīng)涉及到的諸多問題;

　　分析完畢后，就需要通知進(jìn)行生產(chǎn)。因?yàn)椋a(chǎn)有先后順序的問題、生產(chǎn)部門準(zhǔn)備物料的時(shí)間問題等前置時(shí)間，因此，生產(chǎn)通知單內(nèi)要注明：生產(chǎn)具體時(shí)間和訂單要求的產(chǎn)品品質(zhì)、數(shù)量、規(guī)格、包裝、交貨日期、特殊要求(往往作為備注形式)等;

　　跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。如果生產(chǎn)進(jìn)度或其他原因出現(xiàn)，跟單員應(yīng)該分析進(jìn)度落后的原因。如果進(jìn)度提前，就應(yīng)該總結(jié)出生產(chǎn)計(jì)劃實(shí)效的原因，并引以為戒。如果，出現(xiàn)進(jìn)度提前或落后后，就需要與客戶進(jìn)行協(xié)商，或提前運(yùn)送或進(jìn)行改單(改單不僅僅適用于進(jìn)度問題，還涉及到數(shù)量、品質(zhì)、包裝、運(yùn)輸方式等一切與訂單要求不符的事項(xiàng)都需要與客戶協(xié)商進(jìn)行更改)。

　　5.運(yùn)輸跟單流程

　　運(yùn)輸更單的目的是為了核實(shí)運(yùn)輸效果、改善運(yùn)輸方式而進(jìn)行的一種更單。更單員要根據(jù)工廠產(chǎn)品的銷售范圍、產(chǎn)品屬性等，選擇最有效的運(yùn)輸方式。最有效不僅僅是要求時(shí)間短，還要求成本低、運(yùn)輸過程可以更多地減少浪費(fèi)等。

　　運(yùn)輸更單的流程。跟單員接到運(yùn)輸任務(wù)后，應(yīng)該首先通知倉(cāng)庫(kù)管理或生產(chǎn)部門準(zhǔn)備運(yùn)輸，并開具提貨單;

　　跟單員確定運(yùn)輸方式。跟單員與物流部門進(jìn)行協(xié)商，采取何種方式。運(yùn)輸方式主要有：海(河)運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn);自己運(yùn)輸還是外包運(yùn)輸?shù)取?/p>

　　根據(jù)提貨單(送貨單)進(jìn)行提貨。提貨單至少一式三份，一份自己留存作為出場(chǎng)憑證、一份交給提貨對(duì)象(倉(cāng)管或生產(chǎn)部門)、一份交給財(cái)務(wù)部門;

　　運(yùn)輸跟單。在運(yùn)輸中應(yīng)該檢查貨物是否完整，運(yùn)送到客戶時(shí)，應(yīng)該要求客戶在提貨單上給與簽名。

　　第三節(jié)跟單員的素質(zhì)

　　因?yàn)楦鷨螁T工作性質(zhì)屬于綜合性工作，因此，要求跟單員應(yīng)該具有業(yè)務(wù)員、計(jì)劃部門工作人員、生產(chǎn)管理人員等多方面應(yīng)有的素質(zhì)，特別是協(xié)調(diào)能力。

　　1.跟單員的角色定位

　　跟單員可以作為獨(dú)立工種存在，也可以是一種隱性工種。例如，對(duì)于采購(gòu)跟單，采購(gòu)人員可以兼任;對(duì)于銷售跟單，銷售業(yè)務(wù)人員可以兼任;對(duì)于運(yùn)輸跟單，可以由運(yùn)送人員兼任;對(duì)于生產(chǎn)跟單，可以由調(diào)度人員擔(dān)任等等。

　　獨(dú)立跟單員的益處。但對(duì)于一些較為大型的工廠來(lái)說(shuō)，獨(dú)立設(shè)立專職的跟單員卻有著很大的好處。首先，它可以起到監(jiān)督相關(guān)人員的職責(zé)，而且跟單員對(duì)于訂單的跟蹤屬于流程式的跟蹤。從接受訂單到運(yùn)送訂單形成一體，可以有效連接各個(gè)部門，使得工作開展會(huì)更有效率。

　　跟單員與各部門關(guān)系。獨(dú)立的跟單員有效防止了工廠內(nèi)的某些強(qiáng)力部門，過多犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，并對(duì)其進(jìn)行了有效監(jiān)督。例如，銷售業(yè)務(wù)部門，當(dāng)銷售業(yè)務(wù)部門進(jìn)行各類公關(guān)獲得了客戶后，就交給訂單人員進(jìn)行處理，可以有效降低銷售業(yè)務(wù)部門在日后工作中以權(quán)謀私的現(xiàn)象;同樣采購(gòu)訂單也是這樣的道理。綜述而言，獨(dú)立的跟單員可以不進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)工作的具體開展。只負(fù)責(zé)，兩部門簽署訂單后的一切工作的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、處理。兩部門也將訂單交給訂單元后，完成了自己階段性的工作，而應(yīng)去開展其他市場(chǎng)工作。

　　2.跟單員素質(zhì)

　　對(duì)于隱性跟單員來(lái)說(shuō)，需要有各跟單類型的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，例如銷售跟單員就需要有：市場(chǎng)開拓能力，特別是積極自主的主導(dǎo)性意識(shí);對(duì)于運(yùn)輸跟單，需要了解物流知識(shí)、運(yùn)輸工具特點(diǎn)、道路過程中的各種需要注意事項(xiàng)，如果各類政府收費(fèi)等等。

　　對(duì)于顯性跟單員，也即獨(dú)立跟單員來(lái)說(shuō)，除了擁有上述所有業(yè)務(wù)類型需要掌握的知識(shí)外，還特別需要一種全局意思、協(xié)調(diào)意識(shí)。因?yàn)楠?dú)立跟單員要與生產(chǎn)部門、銷售部門、品管部門、物控部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、運(yùn)輸部門、企劃部門、調(diào)度部門、行政部門、財(cái)務(wù)部門等多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此，必然要更多地進(jìn)行協(xié)調(diào)配合。

　　第四節(jié)涉外訂單處理

　　對(duì)于涉外訂單在處理過程中，除了以上我們需要清楚的知識(shí)外，特別要注重細(xì)節(jié)問題的審核。因?yàn)椋瑖?guó)外客戶或廠家，特別是西北歐和北美等西方經(jīng)濟(jì)體內(nèi)的組織，因?yàn)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行時(shí)間比較長(zhǎng)，相關(guān)配套法律比較健全，而且執(zhí)法力度頗嚴(yán)，因此養(yǎng)成了審視細(xì)節(jié)問題的習(xí)慣。對(duì)于國(guó)內(nèi)廠商，卻不可掉以輕心，防止某個(gè)細(xì)節(jié)問題的理解偏差，而造成訂單違規(guī)等問題出現(xiàn)。

　　1.采購(gòu)環(huán)節(jié)

　　對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)的訂單跟蹤，除了要進(jìn)行合同的詳細(xì)檢驗(yàn)外，還需要對(duì)運(yùn)輸單局方面特別注意，是否符合國(guó)際、所在國(guó)、我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)等。例如，單式海運(yùn)或港對(duì)港提單的正確處置，就需要注意：整套正本提單應(yīng)該注有張數(shù);是否按信用證條款呈交;提單正面是否打明承運(yùn)人的全名及“承運(yùn)人”一詞，若已經(jīng)有了明確界定，采購(gòu)人員進(jìn)行提單時(shí)就必須要寫上公司的全名，如果沒有則必須要寫上全明;若提單印有“已裝船”字樣的，就不必寫明“裝船批注”，如果只有“收妥待運(yùn)”字樣，則必須再加“裝船批注”并加上裝船日期、船名、裝貨港口、卸貨港口等項(xiàng)目打明，即使和預(yù)期(intended)的船名和裝卸港口并無(wú)變動(dòng)，也需重復(fù)打出。如果是單式海運(yùn)即港對(duì)港運(yùn)輸方式下，只須填寫裝貨港、海輪、卸貨港;如在中途轉(zhuǎn)船，轉(zhuǎn)船港的港名不能打在卸貨港欄內(nèi);收貨地點(diǎn)、交貨地點(diǎn)/最后目的地等欄目是用作“多式聯(lián)運(yùn)”或“聯(lián)合運(yùn)輸”運(yùn)輸單據(jù)時(shí)采用的項(xiàng)目，單式海運(yùn)時(shí)不能填注等諸多問題。

　　2.運(yùn)輸跟單環(huán)節(jié)

　　對(duì)于運(yùn)輸跟單環(huán)節(jié)，對(duì)外跟單要求做好三項(xiàng)工作：報(bào)關(guān)審批、保險(xiǎn)事宜、運(yùn)輸工具的確定。每種運(yùn)輸工具都有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，跟單員要非常清楚、明白。還要注意美中運(yùn)輸工具間不同得區(qū)別。例如海運(yùn)有單式海運(yùn)、多式海運(yùn)、聯(lián)合海運(yùn)等形式，美中形式又有著不同的手續(xù)和單據(jù)注意事項(xiàng)，跟單員都要明確。 再如FOB離岸價(jià)格，它是一種裝運(yùn)港船上交貨。指賣方必須在合同規(guī)定的裝運(yùn)期內(nèi)在指定裝運(yùn)港將貨物交至買方指定的船上，并負(fù)擔(dān)貨物越過船舷為止的一切費(fèi)用和貨物滅失或損壞的風(fēng)險(xiǎn);而與此相反的到岸價(jià)格則可能會(huì)有著許多不同，例如責(zé)任認(rèn)定的不同，到岸價(jià)格是賣方的責(zé)任到達(dá)買方制定的港口為止;而兩者相差的時(shí)間往往可能長(zhǎng)達(dá)半年。因此，運(yùn)輸跟單員要十分注意各類細(xì)節(jié)問題的區(qū)分。

篇2：房地產(chǎn)銷售員跟單逼單成交

　　房地產(chǎn)銷售員如何跟單、逼單、成交

　　逼單是整個(gè)銷售業(yè)務(wù)過程中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。如果逼單失敗你的整個(gè)業(yè)務(wù)就會(huì)失敗，其實(shí)整個(gè)業(yè)務(wù)過程就是一個(gè)“逼”的過程，逼要掌握技巧，不要太操之過急，也不要慢條斯理，應(yīng)該張弛有度，步步為營(yíng)，也要曉之以理，動(dòng)之以情。我們來(lái)探討以下如何逼單。

　　1、去思考一個(gè)問題，客戶為什么一直沒有跟你簽單？什么原因？

　　很多同事提出客戶總是在拖，我認(rèn)為不是客戶在拖，而是你在拖，你不去改變。總是在等著客戶改變，可能嗎？做業(yè)務(wù)從來(lái)不強(qiáng)調(diào)客觀理由。客戶不簽單肯定有你沒做到位的地方，想一想？這是一個(gè)心態(tài)問題！

　　2、認(rèn)清客戶，了解客戶目前的情況，有什么原因在阻礙你？

　　你一定要堅(jiān)信，每個(gè)客戶早晚一定會(huì)跟你合作，這只是一個(gè)時(shí)間問題。我們要做的工作就是把時(shí)間提 前，再提前。原因：意識(shí)不強(qiáng)烈，沒有計(jì)劃，銷量不好，只是代理，建設(shè)新廠房或是搬遷，正在改制，品種單一，客戶有限，太忙，價(jià)格太貴，對(duì)你或是公司不了解、不信任、沒人管理等等各種理由，我們一定要堅(jiān)定自己的信念。

　　3、只要思想不滑坡，方法總比困難多

　　不要慌，不要亂，頭腦清醒，思路清晰。有問題我們要去分析、解決，有問題是正常的，我們就是喜歡挑戰(zhàn)，很有意思嘛，生活充滿了樂趣，就像一場(chǎng)戰(zhàn)斗。

　　4、抓住客戶心理，想客戶所想，急客戶所急

　　你要知道他究竟在想些什么，他擔(dān)心什么？他還有什么顧慮。

　　5、一切盡在掌握中，你就是導(dǎo)演

　　你的思想一定要積極，你怎么去引導(dǎo)客戶將劣勢(shì)變?yōu)閮?yōu)勢(shì)，將不利因素變?yōu)橛欣蛩亍?/p>

　　6、為客戶解決問題

　　幫助客戶做一些事情，為客戶認(rèn)真負(fù)責(zé)，為客戶辦實(shí)事、辦好事，讓客戶感受我們的工作態(tài)度。

　　7、征服客戶，發(fā)揚(yáng)螞蝗吸血的叮與吸的精神

　　這種精神不僅體現(xiàn)在工作時(shí)間里，還有業(yè)余時(shí)間里，一定要有耐心，鍥而不舍，百折不撓，用你的執(zhí)著感動(dòng)客戶，要讓客戶說(shuō)：唉，小伙子我真服了你了。你這種精神值得我們的業(yè)務(wù)人員去學(xué)習(xí)。過來(lái)跟我干吧！我高薪聘請(qǐng)。

　　8、你頭腦一定要靈活

　　能解決的就解決，不能的就避重就輕，將問題淡化，避開。這就要求你頭腦一定要靈活。

　　9、假設(shè)成交法，是我們做單要常用的方法之一

　　先讓他觀看一下我們的客戶案例，等。或者在簽單以前先填寫一下表格，當(dāng)談的差不多的時(shí)候，要說(shuō)：我們辦一下手續(xù)吧（簽合同打款），不要說(shuō)太刺的詞語(yǔ)。

　　10、逼單就是“半推半就”

　　就是強(qiáng)迫成交法，以氣吞山河之勢(shì)，一鼓作氣將客戶搞定。讓客戶感覺的有一種不可抗拒的力量。

　　11、編制一個(gè)“夢(mèng)”

　　讓客戶想想我們的網(wǎng)絡(luò)給他帶來(lái)的各種好處，讓他夢(mèng)想成真。

　　12、給客戶一些好處

　　也可是最后的殺手锏，一定要抓住客戶心里，怎么說(shuō)，給誰(shuí)？誰(shuí)是重要人物，怎么給？讓客戶吃得舒服、放心。或者是以禮物的方式。

　　13、放棄，當(dāng)然只是暫時(shí)的

　　以退為進(jìn)，不要在一些“老頑固”身上浪費(fèi)太多時(shí)間，慢慢來(lái)，只要讓他別把你忘了。

　　14、 領(lǐng)導(dǎo)拖拉，不起積極作用，不向老總力薦

　　解決方法：向該中層領(lǐng)導(dǎo)施壓，向其灌輸：我們向其推薦了，如果因?yàn)樗脑驔]有向老總說(shuō)明，等老總重視這件事的時(shí) 候卻發(fā)現(xiàn)中層領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)沒有匯報(bào)，或競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手做的好，自己公司沒有做到好處，老總找責(zé)任人，最終都將是中層領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。通過這種責(zé)任歸咎的方法，使其不敢怠 慢。如果中間領(lǐng)導(dǎo)不重視，影響談判進(jìn)程，可從其他途徑找總經(jīng)理的聯(lián)系方式與其直接對(duì)話。

　　15、學(xué)會(huì)觀察，學(xué)會(huì)聆聽

　　在與客戶談單時(shí)，一定要多觀察，通過對(duì)客戶（眼神、舉止、表情等）的觀察，及時(shí)了解客戶的心理變化，把障礙消滅在萌芽狀態(tài)；通過聆聽可了解客戶的真正需要，這樣就容易與客戶達(dá)成共識(shí)。

　　16、 機(jī)不可失，失不再來(lái)

　　在與客戶談單時(shí)，因?yàn)槟愕慕榻B已經(jīng)引起了客戶的欲望，這時(shí)就應(yīng)使用假設(shè)成交法，在與客戶聊的同時(shí)，把合同及附件拿出，一邊和客戶聊一 些和簽單無(wú)關(guān)的事，如他們的同行發(fā)展?fàn)顩r或?qū)λm當(dāng)?shù)姆畛幸幌碌龋贿叞押贤透奖硖詈米屍浜炞稚w章。

　　17、抓住客戶的弱點(diǎn)，臨門一腳

　　在與客戶談單時(shí)，客戶只要說(shuō)產(chǎn)品肯定會(huì)要，但再比較一下，你回去等我的電話。這時(shí)盡量不要等，抓住客戶的弱點(diǎn)，先奉承再逼單。

　　18、把握促成簽單的時(shí)機(jī)

　　人的心思是無(wú)法掩飾的，總會(huì)通過語(yǔ)言或行為表現(xiàn)出來(lái)。在訪問時(shí)要留心觀察。一般來(lái)說(shuō)，以下所述為顧客購(gòu)買欲望起動(dòng)的時(shí)候：

　　（1）口頭信號(hào)

　　討價(jià)還價(jià)、要求價(jià)格下浮時(shí)。

　　詢問具體服務(wù)的項(xiàng)目，制作的效果時(shí)。

　　詢問制作周期時(shí)。

　　詢問網(wǎng)絡(luò)的效果，目前為哪些客戶帶來(lái)較好的利益時(shí)。

　　向自己表示同情或話題達(dá)到最高潮時(shí)。

　　（2）行為上的信號(hào)

　　不停地翻閱公司的資料時(shí)。

　　要求到公司參觀，參觀是表現(xiàn)出對(duì)公司有濃厚的興趣時(shí)。

　　開始與第三者商量時(shí)。

　　表現(xiàn)出興奮的表情時(shí)。

　　身體向前傾斜，不斷點(diǎn)頭向前傾，微笑。

　　有猶豫不決表情時(shí)。

　　19、促使客戶做出最后決定

　　當(dāng)你與顧客談判進(jìn)行到一定程度，遇到障礙時(shí)，要設(shè)法促成對(duì)方做出最后決定。對(duì)于不同的情況，可以嘗試使用以下方法：

　　（1） 假定客戶已同意簽約：當(dāng)客戶一再出現(xiàn)購(gòu)買信號(hào)，卻猶豫不決時(shí)，可采用這個(gè)技巧，使對(duì)方按你的思維做決斷。如：顧客對(duì)網(wǎng)絡(luò)行業(yè)了解不多，但又覺得網(wǎng)絡(luò)對(duì)企 業(yè)、產(chǎn)品宣傳是有好處的，而不知做哪版，我們可以對(duì)客戶說(shuō)：“（某某）總，您看是先暫時(shí)將您的網(wǎng)站建立起來(lái)，再視效果增加功能，或者一次性將您企業(yè)、產(chǎn)品 的宣傳建得全面一些，要做就做最好的嗎？反正也沒多少錢！您看呢？”這樣客戶就會(huì)被引入到你的思考中，不是考慮做不做，而是考慮怎么做，實(shí)際上就是同意做 了。使商談在這種二選一的商討中達(dá)成協(xié)議。

　　（2）幫助客戶挑選：一些客戶即使有意做，也不喜歡迅速簽下單，而是在公司的選擇、網(wǎng)站的效果等問題上打轉(zhuǎn)。這時(shí)，我們要審時(shí)度勢(shì)，解除客戶的疑慮，而不要急于談?dòng)唵蔚膯栴}。

　　（3） 欲擒故縱：有些客戶天生優(yōu)柔寡斷，雖然對(duì)你的服務(wù)有興趣，可是拖拖拉拉，遲遲不做出決定。這時(shí)，你不妨故意收拾東西，做出要告辭的樣子。這種舉止，有時(shí)會(huì) 促使對(duì)方下定決心，但是在競(jìng)爭(zhēng)比較激烈的情況下，可不能真離開客戶，即使離開了，也要馬上又聯(lián)系，以免被人鉆了

空子。

　　（4） 拜師學(xué)藝：在你費(fèi)盡口舌，使出各種方法都無(wú)效，眼看這筆交易做出成，不妨試試這個(gè)方法。譬如說(shuō)：“（某某）總，雖然我知道網(wǎng)絡(luò)宣傳對(duì)您公司很重要，可能我 的能力很差，沒辦法說(shuō)服您，我認(rèn)輸了。不過在認(rèn)輸之前，請(qǐng)您指出我的錯(cuò)誤，讓我有個(gè)提高的機(jī)會(huì)？”象這種謙卑的話語(yǔ)，不但很容易滿足對(duì)方的虛榮心，而且會(huì) 解除彼此對(duì)抗的態(tài)度。他可能會(huì)一邊指正你，一邊鼓勵(lì)你，說(shuō)不定又帶來(lái)簽約的機(jī)會(huì)。

　　（5) 建議成交

　　既然一切都定下來(lái)了，那我們就簽個(gè)協(xié)議吧！

　　您是不是在付款方式上還有疑問？

　　您是不是還有什么疑問，還要向人咨詢嗎？

　　我們先簽個(gè)協(xié)議吧，我也開始準(zhǔn)備下面的工作，好早日讓你們的廣告宣傳早日面向消費(fèi)者，早日受益。

　　如果現(xiàn)在簽協(xié)議的話，您覺得我們還有哪些工作要做？

　　您希望您們的廣告宣傳什么時(shí)候面對(duì)消費(fèi)者？如果您們要求很快的話，我們就得趕快做了，譬如簽協(xié)議、準(zhǔn)備資料等。

　　20、簽約時(shí)的注意事項(xiàng)

　　（1）小心說(shuō)閑話，以免前功盡棄，不能輕易讓價(jià)。

　　（2）盡可能在自己的權(quán)限內(nèi)決定事情，實(shí)在不行，則打電話請(qǐng)示經(jīng)理批準(zhǔn)，一定要讓客戶感到你已經(jīng)盡自己最大努力幫助客戶爭(zhēng)取最多的利益。

　　（3）不露出過于高興或高興過分的表情。

　　（4）設(shè)法消除對(duì)方不安心理，讓其覺得是最好的選擇。

　　（5）早點(diǎn)告辭。

　　（6）不能與客戶爭(zhēng)論——到了最后階段，而不可因客戶的挑剔言論而與其爭(zhēng)論。

　　（7）立即提出付款。

篇3：工廠跟單作業(yè)

　　跟單作業(yè)的主要工作是在工廠業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過程中，以定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)。它根據(jù)已簽署的商務(wù)合約中的相關(guān)要求，選擇生產(chǎn)加工企業(yè)，指導(dǎo)、監(jiān)督其完成生產(chǎn)進(jìn)度，以確保貨物按合約要求如期裝運(yùn)、發(fā)貨等工作。

　　第一節(jié)生產(chǎn)主導(dǎo)型工廠跟單流程

　　對(duì)于跟單業(yè)務(wù)的管理，可以采取工廠采購(gòu)部門主管運(yùn)作，也可以采用建立獨(dú)立部門負(fù)責(zé)。因?yàn)椋鷨螛I(yè)務(wù)關(guān)系到采購(gòu)、物料、財(cái)務(wù)、企劃、營(yíng)銷等多個(gè)部門，單一的采購(gòu)部門很難進(jìn)行全方位的管理。因此，本書在介紹完相關(guān)知識(shí)之后，才對(duì)本業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)介紹。

　　1.分析市場(chǎng)需求

　　工廠訂單管理部門應(yīng)根據(jù)銷售預(yù)計(jì)、生產(chǎn)加工計(jì)劃、實(shí)際采購(gòu)能力以及其他一些相關(guān)的因素，制定切實(shí)可行的采購(gòu)訂單計(jì)劃，并下達(dá)訂單部門執(zhí)行。因此，首先接受訂單任務(wù)的就是采購(gòu)部門。

　　采購(gòu)計(jì)劃制定的前提是準(zhǔn)確地分析市場(chǎng)需求，進(jìn)而制定銷售計(jì)劃。因此采購(gòu)部門除了考慮生產(chǎn)需求外，還要兼顧市場(chǎng)戰(zhàn)略、潛在的需求等，聯(lián)合營(yíng)銷部門、銷售部門進(jìn)行聯(lián)合運(yùn)作，分析好市場(chǎng)需求的各類信息。為此，仔細(xì)分析市場(chǎng)合同簽訂數(shù)量、合同剩余量(包括延時(shí)交貨合同)的各種數(shù)據(jù)，研究其變化趨勢(shì)，全面考慮計(jì)劃的規(guī)范性和嚴(yán)謹(jǐn)性，參照相關(guān)歷史要貨數(shù)據(jù)，確定市場(chǎng)需求。要對(duì)市場(chǎng)需求有一個(gè)全面的了解，遠(yuǎn)期發(fā)展與近期切實(shí)需求相結(jié)合。年度銷售計(jì)劃在上一年末制訂，并報(bào)送至各個(gè)相關(guān)部門，下發(fā)到銷售部門、計(jì)劃部門、采購(gòu)部門，來(lái)指導(dǎo)全年的供應(yīng)鏈運(yùn)作并根據(jù)年度計(jì)劃制定季度、月度的市場(chǎng)銷售需求計(jì)劃。

　　2.物料需求計(jì)劃確定

　　銷售計(jì)劃決定著生產(chǎn)計(jì)劃，而生產(chǎn)計(jì)劃要想盡快地完成，首先要確定生產(chǎn)所需要物料的多少，這就是物料需求計(jì)劃。物料需求計(jì)劃來(lái)源于：主生產(chǎn)計(jì)劃、獨(dú)立需求的預(yù)測(cè)、物料清單文件、庫(kù)存文件等。物料需求計(jì)劃=生產(chǎn)計(jì)劃量-庫(kù)存量+預(yù)測(cè)的實(shí)際浮動(dòng)量。

　　預(yù)測(cè)的實(shí)際浮動(dòng)量主要是指：在實(shí)際生產(chǎn)中，由于各種情況的出現(xiàn)，生產(chǎn)計(jì)劃量所需要的物料往往會(huì)多余或少于理想的計(jì)劃量。比如，生產(chǎn)A產(chǎn)品，A產(chǎn)品由3個(gè)B物料組成，計(jì)劃生產(chǎn)C個(gè)A產(chǎn)品，那么需要B物料就是3C。但因?yàn)椋a(chǎn)過程中、物料運(yùn)輸過程中、物料存儲(chǔ)過程中等，會(huì)出現(xiàn)D個(gè)不合格物料。因此，在生產(chǎn)中實(shí)際只有3C-D個(gè)物料，這樣就造成了缺貨，需要臨時(shí)采購(gòu)。工廠可以在制定物料需求計(jì)劃前，首先假定一個(gè)產(chǎn)品損害的幅度E，這一幅度是百分比，比如根據(jù)經(jīng)驗(yàn)從運(yùn)輸?shù)缴a(chǎn)全過程，100個(gè)物料，會(huì)有3個(gè)物料損害，那么就是3%;如果10000個(gè)物料，有個(gè)3個(gè)損害，就是0.03%。那么最終的物料需求計(jì)劃就是3C×(1+E)。

　　3.確定訂單計(jì)劃

　　在制定訂單計(jì)劃時(shí)要綜合考慮市場(chǎng)、生產(chǎn)、訂單容量等各個(gè)要素，采購(gòu)的數(shù)量和時(shí)間應(yīng)由以下公式進(jìn)行確定。

　　下單數(shù)量=生產(chǎn)需求量-物料需求計(jì)劃-現(xiàn)有庫(kù)存量+安全庫(kù)存量

　　下單時(shí)間=要求到貨時(shí)間-認(rèn)證周期-訂單周期-緩沖時(shí)間

　　4.進(jìn)行一般跟單工作

　　一般跟單工作詳見本章第二小節(jié)中的銷售訂單跟蹤流程

　　訂單合并匯總表

　　商品名稱 產(chǎn)品名稱

　　交貨

　　日 訂單

　　號(hào) 說(shuō)明 數(shù)量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號(hào) 說(shuō)明 數(shù)量 合并 交貨

　　日 訂單

　　號(hào) 說(shuō)明 數(shù)量 合并

　　訂單安排記錄表

　　產(chǎn)品名稱 編號(hào) 規(guī)格

　　接單 訂單

　　編號(hào) 訂制

　　規(guī)格 數(shù)量 交貨 業(yè)務(wù)員 客戶 預(yù)定生 合并 合并后數(shù) 制造令號(hào) 備注 完工記號(hào)

　　訂單統(tǒng)計(jì)表

　　接 單

　　日 期 制

　　造

　　單

　　號(hào) 品

　　名 規(guī)

　　格 訂

　　貨

　　量 單

　　價(jià) 金

　　額 需

　　要

　　日

　　期 物料供應(yīng)狀況 預(yù)定日 期 品

　　質(zhì)

　　記

　　錄 完

　　工

　　日

　　期

　　其

　　他 自 至

　　第二節(jié)訂單主導(dǎo)型工廠跟單分類

　　訂單主導(dǎo)型工廠主要是根據(jù)客戶訂單來(lái)進(jìn)行生產(chǎn)的工廠，它與生產(chǎn)主導(dǎo)型主要以生產(chǎn)定銷量有著本質(zhì)的區(qū)別。它要求工廠必須由一定量的成熟客戶，否則這種生產(chǎn)類型將很容易受到市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的干擾。根據(jù)訂單主導(dǎo)型工廠的主體工作，我們可以把跟單業(yè)務(wù)氛圍以下幾大類。

　　1.銷售跟單流程

　　銷售跟單是任何生產(chǎn)類型工廠都需要面對(duì)的問題，只不過生產(chǎn)主導(dǎo)型的工廠是以銷量確定跟單量;訂單主導(dǎo)型的工廠是以跟單量確定生產(chǎn)量。因此，前者的任務(wù)相對(duì)來(lái)說(shuō)，比后者要輕松一些。但其工作性質(zhì)和流程都是相同的。

　　工作性質(zhì)。與采購(gòu)人員尋找供應(yīng)商一樣，銷售業(yè)務(wù)跟單員也必須具有：談判能力、產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)、溝通能力、應(yīng)變能力、分析能力等。其工作方法，在本質(zhì)上、形式上都是相同的。都是在客戶和工廠之間做好協(xié)調(diào)工作，把雙方的有效信息都傳遞給對(duì)方。當(dāng)然，對(duì)于客戶來(lái)說(shuō)，要保證機(jī)密信息不能泄露。

　　跟單流程。跟單業(yè)務(wù)員經(jīng)過市場(chǎng)信息收集后，確定初步客戶，將樣品或通過快遞形式寄給客戶或直接上門拜訪，如果是快遞必須詢問好UPS號(hào);

　　客戶受到樣品前后，要進(jìn)行積極溝通，保證客戶訂購(gòu)產(chǎn)品。客戶確認(rèn)樣品出不符合要求后，會(huì)將樣品進(jìn)行修改后寄回或副相關(guān)說(shuō)明。若客戶對(duì)工廠實(shí)力有信心，此時(shí)會(huì)給工廠下訂單，如果沒有信心，則將等待工廠修改樣品的成果是否符合要求;跟單員根據(jù)修改樣品信息，并將此信息通報(bào)業(yè)務(wù)經(jīng)理，經(jīng)過其批準(zhǔn)后，聯(lián)系技術(shù)部門進(jìn)行工藝修改;

　　客戶確認(rèn)樣品合格后，雙方簽訂合同。并將樣品技術(shù)、規(guī)格說(shuō)明等記錄在合同內(nèi)，客戶正式下單;

　　訂單員將訂單復(fù)印五份，分別交給生產(chǎn)管理、品質(zhì)管理、財(cái)務(wù)管理、物控管理、倉(cāng)庫(kù)運(yùn)輸管理等，正本自己留存;將工藝流程也復(fù)印五份，正本交給技術(shù)部，副本留給自己、財(cái)務(wù)部、物控部、倉(cāng)庫(kù)運(yùn)輸、生產(chǎn)部門。合同復(fù)印2份，副本自己保存，副本交給業(yè)務(wù)經(jīng)理或業(yè)務(wù)部以及財(cái)務(wù)部門;

　　根據(jù)生產(chǎn)情況和客戶進(jìn)行聯(lián)系，如果出現(xiàn)各種變動(dòng)，應(yīng)該做好文字記錄，文字記錄應(yīng)至少兩份，一份正本自己保存，副本作為傳達(dá)信息的載體，分發(fā)給生產(chǎn)部門;

　　生產(chǎn)完畢后，聯(lián)系客戶告知生產(chǎn)完畢，并聯(lián)系貨物運(yùn)輸事宜。與此同時(shí)，時(shí)刻關(guān)注品質(zhì)檢驗(yàn)等相關(guān)環(huán)節(jié)是否出現(xiàn)問題;

　　產(chǎn)品符合要求后，按照合同約定進(jìn)行產(chǎn)品出貨，出貨通知單要復(fù)印3份，副本份表交給生產(chǎn)、品管、運(yùn)輸部門。如果，出廠前，產(chǎn)品方在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，還需要復(fù)印一份留給倉(cāng)庫(kù)管理部門，出貨通知單正本自己留存;

　　出貨后，按合同約定跟蹤貨款結(jié)算問題。

　　3.物料采購(gòu)跟單流程

　　因?yàn)樵诘谝徊糠謨?nèi)，我們已經(jīng)非常詳細(xì)地介紹了物料采購(gòu)問題，因此，本章只進(jìn)行簡(jiǎn)單的敘述。采購(gòu)跟單的流程可以包括：根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單定制采購(gòu)單-尋找供應(yīng)商(有成熟供應(yīng)商則跳過此步)-訂單跟蹤(主要是根據(jù)采購(gòu)要求、合同要求對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行工藝、流程、品質(zhì)、數(shù)量、包裝運(yùn)輸?shù)裙ぷ鬟M(jìn)行檢查、調(diào)查)-物料檢驗(yàn)(通知檢驗(yàn)人員并陪同檢驗(yàn)人員對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn))-物料入庫(kù)(協(xié)調(diào)送貨單位將物料運(yùn)送到倉(cāng)庫(kù)，之后聯(lián)系倉(cāng)管人員進(jìn)行入庫(kù)檢驗(yàn)后入庫(kù)，最后進(jìn)行財(cái)務(wù)方面的交接)

　　在進(jìn)行上述工作中，由于實(shí)際與預(yù)計(jì)往往會(huì)出現(xiàn)問題。例如不能如期交貨、物料品質(zhì)出現(xiàn)問題等等，如果在與供應(yīng)商接觸時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題的苗頭，就應(yīng)該進(jìn)行采購(gòu)更催。

　　采購(gòu)跟單員工作。物料采購(gòu)訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，應(yīng)對(duì)訂單進(jìn)行跟蹤或催貨。當(dāng)訂單發(fā)出的時(shí)候，同時(shí)要確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。當(dāng)供應(yīng)廠商出現(xiàn)有交貨延遲、品質(zhì)不符要求等情況出現(xiàn)時(shí)，要對(duì)訂單進(jìn)行跟催工作。在跟催過程中，要根據(jù)采購(gòu)進(jìn)度、供應(yīng)方生產(chǎn)加工進(jìn)度、合同交貨日期等對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行提醒，要求按要求進(jìn)行工作;聯(lián)合采購(gòu)人員、同品質(zhì)管理人員直接前往查看工作進(jìn)展情況;建立跟催表或管制卡，切實(shí)掌握實(shí)際進(jìn)度;將目前累計(jì)交貨的結(jié)果，以報(bào)表或警示告知供應(yīng)商，督促其改進(jìn)速度或品質(zhì)。

　　跟單方法。采購(gòu)跟單員在跟單過程中可以采用兩種方法。其一是按訂單跟催。按訂單預(yù)定的進(jìn)料日期提前一定時(shí)間進(jìn)行跟催;或在固定的時(shí)間或時(shí)間間隔，將要跟催的訂單整理好，打印成報(bào)表定期統(tǒng)一跟催。

　　4.生產(chǎn)跟單流程

　　對(duì)于生產(chǎn)跟單員來(lái)說(shuō)，其最需要的技能便是對(duì)生產(chǎn)工藝的了解，有一些技術(shù)儲(chǔ)備。它的主要供做是了解生產(chǎn)進(jìn)度，能否滿足交貨日期;生產(chǎn)產(chǎn)品品質(zhì)能否達(dá)到交貨品質(zhì);生產(chǎn)數(shù)量能否滿足交貨塑料要求等滿足訂單要求的項(xiàng)目。

　　跟單流程。但生產(chǎn)跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)該立刻進(jìn)行生產(chǎn)能力分析。主要是分析工廠是否有足夠的時(shí)間和能力完成訂單。如果不能完成，是否需要進(jìn)行外包;

　　制定生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃包括外包計(jì)劃、生產(chǎn)進(jìn)度的確定等我們?cè)谇懊嬲鹿?jié)已經(jīng)涉及到的諸多問題;

　　分析完畢后，就需要通知進(jìn)行生產(chǎn)。因?yàn)椋a(chǎn)有先后順序的問題、生產(chǎn)部門準(zhǔn)備物料的時(shí)間問題等前置時(shí)間，因此，生產(chǎn)通知單內(nèi)要注明：生產(chǎn)具體時(shí)間和訂單要求的產(chǎn)品品質(zhì)、數(shù)量、規(guī)格、包裝、交貨日期、特殊要求(往往作為備注形式)等;

　　跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。如果生產(chǎn)進(jìn)度或其他原因出現(xiàn)，跟單員應(yīng)該分析進(jìn)度落后的原因。如果進(jìn)度提前，就應(yīng)該總結(jié)出生產(chǎn)計(jì)劃實(shí)效的原因，并引以為戒。如果，出現(xiàn)進(jìn)度提前或落后后，就需要與客戶進(jìn)行協(xié)商，或提前運(yùn)送或進(jìn)行改單(改單不僅僅適用于進(jìn)度問題，還涉及到數(shù)量、品質(zhì)、包裝、運(yùn)輸方式等一切與訂單要求不符的事項(xiàng)都需要與客戶協(xié)商進(jìn)行更改)。

　　5.運(yùn)輸跟單流程

　　運(yùn)輸更單的目的是為了核實(shí)運(yùn)輸效果、改善運(yùn)輸方式而進(jìn)行的一種更單。更單員要根據(jù)工廠產(chǎn)品的銷售范圍、產(chǎn)品屬性等，選擇最有效的運(yùn)輸方式。最有效不僅僅是要求時(shí)間短，還要求成本低、運(yùn)輸過程可以更多地減少浪費(fèi)等。

　　運(yùn)輸更單的流程。跟單員接到運(yùn)輸任務(wù)后，應(yīng)該首先通知倉(cāng)庫(kù)管理或生產(chǎn)部門準(zhǔn)備運(yùn)輸，并開具提貨單;

　　跟單員確定運(yùn)輸方式。跟單員與物流部門進(jìn)行協(xié)商，采取何種方式。運(yùn)輸方式主要有：海(河)運(yùn)、陸運(yùn)、空運(yùn);自己運(yùn)輸還是外包運(yùn)輸?shù)取?/p>

　　根據(jù)提貨單(送貨單)進(jìn)行提貨。提貨單至少一式三份，一份自己留存作為出場(chǎng)憑證、一份交給提貨對(duì)象(倉(cāng)管或生產(chǎn)部門)、一份交給財(cái)務(wù)部門;

　　運(yùn)輸跟單。在運(yùn)輸中應(yīng)該檢查貨物是否完整，運(yùn)送到客戶時(shí)，應(yīng)該要求客戶在提貨單上給與簽名。

　　第三節(jié)跟單員的素質(zhì)

　　因?yàn)楦鷨螁T工作性質(zhì)屬于綜合性工作，因此，要求跟單員應(yīng)該具有業(yè)務(wù)員、計(jì)劃部門工作人員、生產(chǎn)管理人員等多方面應(yīng)有的素質(zhì)，特別是協(xié)調(diào)能力。

　　1.跟單員的角色定位

　　跟單員可以作為獨(dú)立工種存在，也可以是一種隱性工種。例如，對(duì)于采購(gòu)跟單，采購(gòu)人員可以兼任;對(duì)于銷售跟單，銷售業(yè)務(wù)人員可以兼任;對(duì)于運(yùn)輸跟單，可以由運(yùn)送人員兼任;對(duì)于生產(chǎn)跟單，可以由調(diào)度人員擔(dān)任等等。

　　獨(dú)立跟單員的益處。但對(duì)于一些較為大型的工廠來(lái)說(shuō)，獨(dú)立設(shè)立專職的跟單員卻有著很大的好處。首先，它可以起到監(jiān)督相關(guān)人員的職責(zé)，而且跟單員對(duì)于訂單的跟蹤屬于流程式的跟蹤。從接受訂單到運(yùn)送訂單形成一體，可以有效連接各個(gè)部門，使得工作開展會(huì)更有效率。

　　跟單員與各部門關(guān)系。獨(dú)立的跟單員有效防止了工廠內(nèi)的某些強(qiáng)力部門，過多犯錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，并對(duì)其進(jìn)行了有效監(jiān)督。例如，銷售業(yè)務(wù)部門，當(dāng)銷售業(yè)務(wù)部門進(jìn)行各類公關(guān)獲得了客戶后，就交給訂單人員進(jìn)行處理，可以有效降低銷售業(yè)務(wù)部門在日后工作中以權(quán)謀私的現(xiàn)象;同樣采購(gòu)訂單也是這樣的道理。綜述而言，獨(dú)立的跟單員可以不進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)工作的具體開展。只負(fù)責(zé)，兩部門簽署訂單后的一切工作的協(xié)調(diào)、監(jiān)督、處理。兩部門也將訂單交給訂單元后，完成了自己階段性的工作，而應(yīng)去開展其他市場(chǎng)工作。

　　2.跟單員素質(zhì)

　　對(duì)于隱性跟單員來(lái)說(shuō)，需要有各跟單類型的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，例如銷售跟單員就需要有：市場(chǎng)開拓能力，特別是積極自主的主導(dǎo)性意識(shí);對(duì)于運(yùn)輸跟單，需要了解物流知識(shí)、運(yùn)輸工具特點(diǎn)、道路過程中的各種需要注意事項(xiàng)，如果各類政府收費(fèi)等等。

　　對(duì)于顯性跟單員，也即獨(dú)立跟單員來(lái)說(shuō)，除了擁有上述所有業(yè)務(wù)類型需要掌握的知識(shí)外，還特別需要一種全局意思、協(xié)調(diào)意識(shí)。因?yàn)楠?dú)立跟單員要與生產(chǎn)部門、銷售部門、品管部門、物控部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、運(yùn)輸部門、企劃部門、調(diào)度部門、行政部門、財(cái)務(wù)部門等多個(gè)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。因此，必然要更多地進(jìn)行協(xié)調(diào)配合。

　　第四節(jié)涉外訂單處理

　　對(duì)于涉外訂單在處理過程中，除了以上我們需要清楚的知識(shí)外，特別要注重細(xì)節(jié)問題的審核。因?yàn)椋瑖?guó)外客戶或廠家，特別是西北歐和北美等西方經(jīng)濟(jì)體內(nèi)的組織，因?yàn)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行時(shí)間比較長(zhǎng)，相關(guān)配套法律比較健全，而且執(zhí)法力度頗嚴(yán)，因此養(yǎng)成了審視細(xì)節(jié)問題的習(xí)慣。對(duì)于國(guó)內(nèi)廠商，卻不可掉以輕心，防止某個(gè)細(xì)節(jié)問題的理解偏差，而造成訂單違規(guī)等問題出現(xiàn)。

　　1.采購(gòu)環(huán)節(jié)

　　對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)的訂單跟蹤，除了要進(jìn)行合同的詳細(xì)檢驗(yàn)外，還需要對(duì)運(yùn)輸單局方面特別注意，是否符合國(guó)際、所在國(guó)、我國(guó)的相關(guān)法律法規(guī)等。例如，單式海運(yùn)或港對(duì)港提單的正確處置，就需要注意：整套正本提單應(yīng)該注有張數(shù);是否按信用證條款呈交;提單正面是否打明承運(yùn)人的全名及“承運(yùn)人”一詞，若已經(jīng)有了明確界定，采購(gòu)人員進(jìn)行提單時(shí)就必須要寫上公司的全名，如果沒有則必須要寫上全明;若提單印有“已裝船”字樣的，就不必寫明“裝船批注”，如果只有“收妥待運(yùn)”字樣，則必須再加“裝船批注”并加上裝船日期、船名、裝貨港口、卸貨港口等項(xiàng)目打明，即使和預(yù)期(intended)的船名和裝卸港口并無(wú)變動(dòng)，也需重復(fù)打出。如果是單式海運(yùn)即港對(duì)港運(yùn)輸方式下，只須填寫裝貨港、海輪、卸貨港;如在中途轉(zhuǎn)船，轉(zhuǎn)船港的港名不能打在卸貨港欄內(nèi);收貨地點(diǎn)、交貨地點(diǎn)/最后目的地等欄目是用作“多式聯(lián)運(yùn)”或“聯(lián)合運(yùn)輸”運(yùn)輸單據(jù)時(shí)采用的項(xiàng)目，單式海運(yùn)時(shí)不能填注等諸多問題。

　　2.運(yùn)輸跟單環(huán)節(jié)

　　對(duì)于運(yùn)輸跟單環(huán)節(jié)，對(duì)外跟單要求做好三項(xiàng)工作：報(bào)關(guān)審批、保險(xiǎn)事宜、運(yùn)輸工具的確定。每種運(yùn)輸工具都有不同的優(yōu)缺點(diǎn)，跟單員要非常清楚、明白。還要注意美中運(yùn)輸工具間不同得區(qū)別。例如海運(yùn)有單式海運(yùn)、多式海運(yùn)、聯(lián)合海運(yùn)等形式，美中形式又有著不同的手續(xù)和單據(jù)注意事項(xiàng)，跟單員都要明確。 再如FOB離岸價(jià)格，它是一種裝運(yùn)港船上交貨。指賣方必須在合同規(guī)定的裝運(yùn)期內(nèi)在指定裝運(yùn)港將貨物交至買方指定的船上，并負(fù)擔(dān)貨物越過船舷為止的一切費(fèi)用和貨物滅失或損壞的風(fēng)險(xiǎn);而與此相反的到岸價(jià)格則可能會(huì)有著許多不同，例如責(zé)任認(rèn)定的不同，到岸價(jià)格是賣方的責(zé)任到達(dá)買方制定的港口為止;而兩者相差的時(shí)間往往可能長(zhǎng)達(dá)半年。因此，運(yùn)輸跟單員要十分注意各類細(xì)節(jié)問題的區(qū)分。