小區(qū)業(yè)主檔案管理制度（九）

　　管理處的服務(wù)過(guò)程是小區(qū)運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理，也是面對(duì)業(yè)主各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)主對(duì)管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù)：

　　管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容，才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

　　2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括：

　　及時(shí)上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　做好與業(yè)主有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢及跟進(jìn)；

　　接聽(tīng)業(yè)主投訴，解決業(yè)主投訴；

　　接聽(tīng)業(yè)主工程報(bào)修電話，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)；

　　3.業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料：

　　收集業(yè)主單位資料

　　業(yè)主繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　業(yè)主裝修工程文件

　　業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

　　業(yè)主資料補(bǔ)充

　　業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料

　　緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

　　業(yè)主與管理處往來(lái)文件

　　業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　業(yè)主請(qǐng)修記錄

　　業(yè)主投訴記錄

　　10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）

篇2：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時(shí)，要力爭(zhēng)全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開(kāi)發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來(lái)并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類(lèi)

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無(wú)效的記錄后，按類(lèi)別進(jìn)行裝訂并整理成冊(cè)，做到整齊清晰、分類(lèi)合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類(lèi)為以下幾類(lèi)。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門(mén)檔案：包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表，進(jìn)出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書(shū)、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請(qǐng)審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書(shū)、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見(jiàn)和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來(lái)訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門(mén)員工管理資料：包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門(mén)文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對(duì)于所有分類(lèi)整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制，使儲(chǔ)存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤(pán)儲(chǔ)存，便于查找。同時(shí)，還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對(duì)本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類(lèi)檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索，對(duì)保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類(lèi)順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊(cè)、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng)，制作好的檔案標(biāo)志貼www.dewk.cn應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁(yè)數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲(chóng)防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專(zhuān)門(mén)保管，檔案室應(yīng)避免無(wú)關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運(yùn)用

　　工作或服務(wù)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過(guò)管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí)，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門(mén)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過(guò)期資料或檔案的銷(xiāo)毀

　　對(duì)于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)過(guò)期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷(xiāo)毀，防止檔案的堆積和混淆。對(duì)于已過(guò)保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷(xiāo)毀，但銷(xiāo)毀的同時(shí)必須建立已銷(xiāo)毀文檔的清單，便于備查。

篇3：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責(zé)

　　1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

　　(7)《裝修施工申請(qǐng)表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(10)其他應(yīng)保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

　　②業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。