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物業(yè)經(jīng)理人

住宅園區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定

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  住宅園區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定

  第一條業(yè)主檔案分類

  1.住戶檔案:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。

  2.商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資料:業(yè)主資料;裝修資料;其他資料。

  第二條住戶檔案

  1.業(yè)主資料:由開發(fā)商發(fā)出的《“商品房”入住通知單》原件,業(yè)主及家庭成員的照片;《業(yè)主及家庭成員的情況表》,業(yè)主及家庭成員身份證復(fù)印件,《入住驗(yàn)房表》,購(gòu)房合同或租賃合同復(fù)印件,《業(yè)主臨時(shí)公約》,《管理費(fèi)用銀行托收合同》,《入住申請(qǐng)表》,存折復(fù)印件,《房屋租賃情況一覽表》,《入伙會(huì)簽單》。

  2.裝修資料:《裝修申請(qǐng)表》、《裝修驗(yàn)收表》,室內(nèi)裝修平面示意圖,施工隊(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

  3.其他資料。

  第三條商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)檔案

  1.業(yè)主資料:購(gòu)房合同或租賃合同復(fù)印件,營(yíng)業(yè)執(zhí)照,商業(yè)單位基本情況簡(jiǎn)介(附有宣傳簡(jiǎn)介的單位),業(yè)主或商業(yè)單位法人代表身份證復(fù)印件,《業(yè)主公約》。

  2.裝修資料:《裝修申請(qǐng)表》,消防批文,特種行業(yè)(如:飲食)許可證(如:衛(wèi)生許可證、環(huán)保證明等)復(fù)印件,《裝修驗(yàn)收表》,裝修圖紙(如:水、電、空調(diào)、通風(fēng)、裝飾、招牌和隱蔽設(shè)施等),施工隊(duì)的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,《裝修許可證》,違章記錄(《違章通知單》、《違章處理表》)。

  3.其他:臨時(shí)訂立的其他協(xié)議等(如:飲食行業(yè)的垃圾清運(yùn)協(xié)議或租用車位、公共場(chǎng)地設(shè)施等)。

  第四條檔案管理辦法

  1.按《文件與資料的控制程序》中規(guī)定的進(jìn)行編號(hào),分類管理。

  2.建立檔案目錄,并整理成冊(cè)。

  3.個(gè)別資料業(yè)主(住戶)有困難提供或不需提供的,經(jīng)管理處主任同意,可以不提供。

篇2:業(yè)主檔案管理工作規(guī)定(二)

  1.目的

  1.1規(guī)范業(yè)主檔案的管理工作

  2.適用范圍

  2.1適用于物業(yè)服務(wù)中心業(yè)主檔案的動(dòng)態(tài)管理。

  3.職責(zé)

  3.1客服組主任負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。

  3.2客服助理負(fù)責(zé)依照本規(guī)定具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

  4.程序要點(diǎn):

  4.1由客服組前臺(tái)對(duì)業(yè)戶檔案的管理,為嚴(yán)格對(duì)業(yè)戶檔案管理,保證檔案管理有效性、規(guī)范性,加強(qiáng)對(duì)業(yè)戶資料的保密工作,特制定如下管理規(guī)定。

  5.業(yè)主檔案內(nèi)容。

  5.1收樓資料;

  5.2收樓證明書;

  5.3管理規(guī)約簽約頁(yè);

  5.4樓宇遺留記錄;

  5.5業(yè)主身份證復(fù)印件(業(yè)主及家人小一寸照片二張);

  5.6《裝修申請(qǐng)審批表》簽署后的《住宅室內(nèi)裝修管理協(xié)議》、《裝修承諾書》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。(裝修申請(qǐng)表,施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證復(fù)印件,業(yè)戶委權(quán)/委托書等);

  5.7《物業(yè)服務(wù)合同》

  5.8《業(yè)主家庭情況登記表》

  5.9《物品資料及鑰匙簽收表》

  5.10《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》

  5.11《業(yè)主收樓房屋檢查情況表》

  5.12《違章處理通知單》

  5.13 業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

  5.14 其它應(yīng)保存的資料。

  6. 業(yè)主檔案袋的整理

  6.1業(yè)戶資料整理、分類:

  6.2 資料按一戶一檔,分區(qū)、分樓號(hào)存放,貼上清晰標(biāo)簽,以便查找;

  6.3 業(yè)戶資料收集裝訂成冊(cè),按時(shí)間先后排列,最早資料于最后一頁(yè)存放,之后增加的資料于其面上增加,編上頁(yè)碼,編寫目錄,冊(cè)面填寫"業(yè)主檔案資料情況"表;

  6.4 資料收集按先后順序主要分為三大部份:

  6.5 業(yè)戶資料歸檔時(shí)間和更新:

  6.6 客服組辦理完單元交付手續(xù)后,將業(yè)戶資料交于前臺(tái);

  6.7 前臺(tái)中班人員將業(yè)戶資料輸入電腦后,按樓名整理存檔;

  6.8 對(duì)已收樓業(yè)戶平時(shí)所新增的資料由客服組按上述規(guī)定處理;

  6.9 客服組前臺(tái)每月30日進(jìn)行一次檢查,發(fā)現(xiàn)問題上報(bào)主任及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全性及準(zhǔn)確性;

  6.10 每年3月將上年度超過保管期的資料進(jìn)行一次統(tǒng)一清理;

  6.11 銷毀檔案有關(guān)文件必須從嚴(yán)掌握,慎重從事;對(duì)經(jīng)鑒定無(wú)保存價(jià)值的資料,由部門主任審批后銷毀。

  7.業(yè)戶資料查閱及印取:

篇3:小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(6)

  小區(qū)業(yè)主檔案管理規(guī)定(六)

  為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理,不斷完善信息的內(nèi)容,使客戶檔案信息準(zhǔn)確、及時(shí)有效,便于開展工作,同時(shí)確保資料的保存完好,特制定本管理規(guī)定:

  1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

  2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存,建立統(tǒng)一目錄,同時(shí)建立電子檔備份。各類信息詳細(xì)排列,以便查閱;

  3、客戶信息檔案的內(nèi)容包括:業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

  4、專管人員須認(rèn)真填寫各項(xiàng)記錄表,紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更,保證信息的準(zhǔn)確性;

  5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理,注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱,以保護(hù)業(yè)主的隱私,維護(hù)公司良好形象;

  6、為確保文檔安全,文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作;

  7、業(yè)主檔案永久保存,及時(shí)與業(yè)主溝通,及時(shí)變更業(yè)主信息,保證其準(zhǔn)確性。

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