物業(yè)項目采購管理標準作業(yè)程序

　　一、目的

　　規(guī)范公司采購管理工作，確保公司采購物品符合規(guī)定要求。

　　二、適用范圍

　　適用與物業(yè)部及下屬管理處的采購管理工作。

　　三、職責

　　1、經(jīng)營部采購員負責物品的采購工作。

　　2、公司/管理處倉庫管理員負責物品審購計劃的制訂，物品的驗收、出、入倉手續(xù)的辦理以及庫存物品的保管工作。

　　3、公司財務部經(jīng)理負責物品審購計劃的審核。

　　4、各處主管負責零星物品、應急物品采購的審批。

　　5、公司總經(jīng)理負責審購計劃的審批。

　　四、程序要點

　　1、物品采購的申請范圍

　　(1)凡公司為提供服務、管理所需要的有形物料、工具等，均屬采購申請范圍。

　　(2)下列有形產(chǎn)品如公司倉庫無儲存時，應提出采購計劃：

　　①公用設施設備、裝置運行、維護保養(yǎng)、檢修和更新所需的材料、配件、組件、單機和整機;

　　②為便于服務和管理所添置的設備、設施、裝置;

　　③房屋本題及其他公共配套設施修繕所需要的材料。

　　2、物品采購的申報程序

　　(1)計劃采購物品的申報程序：

　　①倉庫管理員應于每月25日前根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)程序》中的相關限額規(guī)定編制下月物品審購計劃表;

　　②物品審購計劃表，應于每月26日交公司財務部經(jīng)理根據(jù)《倉庫管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定進行審核;

　　③審核無誤的物品審購計劃表報公司總經(jīng)理審批;

　　④公司總經(jīng)理審批同意的物品審購表交經(jīng)營部采購員按計劃購買。

　　(2)零星物品的審購：

　　①零星物品的標準：

　　--常用品以外的;

　　--數(shù)量較少的;

　　--倉庫中沒有儲存的。

　　②零星物品的申報程序：

　　--由使用部門填寫零星物品申購單：

　　--管理處會計審核;

　　--零星物品單位價值在500元以內(nèi)的，由各處主管審批;

　　--審核手續(xù)完整的審購單交回公司采購員購買。

　　(3)應急物品的申報程序：

　　①應急物品的標準：

　　--突發(fā)性急用物品;

　　--倉庫中沒有儲存的。

　　②應急物品的申報程序：

　　--使用部門填寫應急物品申購單;

　　--物品單位價值在1000元以下的，申購單交各處主管審批;

　　--物品單位價值在1000元以上的，申購單交公司總經(jīng)理審批;

　　--審批同意后交公司采購員購買。

　　3、物品采購的時效

　　(1)通用物品的采購。原則上應在3個工作日內(nèi)完成，特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或各處主管同意后另行處理。

　　(2)特殊物品的采購。原則上應在5個工作日內(nèi)完成，特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或各處主管同意后另行處理。

　　(3)零星物品的采購。原則上應在1個工作日內(nèi)完成，特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或各處主管同意后另行處理。

　　(4)應急物品的采購。原則上應在3個小時內(nèi)完成，特殊情況報經(jīng)營部經(jīng)理或各處主管同意后另行處理。

　　4、物品采購程序

　　(1)公司采購員在采購物品時，應按《物品驗證標準作業(yè)程序》中的相關要求選擇所需物品。

　　(2)公司采購員在采購物品時，應按照《分供方評審與管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定選擇評審合格的分供商。

　　(3)批量物品的采購：

　　①采購員憑審批手續(xù)完整的采購計劃單到公司財務部按照《備用金管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定借支物品采購資金或支票;

　　②采購單位數(shù)量在10個以上的物品時，原則上應通知評審合格的供應商送貨上門;

　　③采購量不大或其他原因使供貨商不能送貨上門的，由采購員到評審合格的分供商處購買;

　　④采購價值在50元以上的物品時，采購員必須要求供應商提供正式的商品銷售發(fā)票;

　　⑤采購員在合格供應商處購買不到的物品，應做到貨比三家，爭取采購物料質(zhì)優(yōu)價廉。

　　(4)零星物品的采購：

　　①采購員憑審批手續(xù)完整的零星物資申購單，到管理處財務部辦理采購借支手續(xù);

　　②管理處財務部相關人員按照《備用金管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

　　③采購員原則上應到評審合格的供應商處購買，如合格供應商處沒有所需物品，應到物優(yōu)價廉的正規(guī)商店購買;

　　④購買價值在50元以上的物品，應要求供貨方提供正式商品銷售發(fā)票。

　　(5)應急物品的采購：

　　①采購員憑審批完整的應急物品申購單到管理處財務處辦理借支手續(xù);

　　②管理處財務部相關人員按照《備用金管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定借支現(xiàn)金或支票;

　　③采購員應到距離公司較近的正規(guī)商店購買。

　　(6)采購員應將采購回來的物品按照《倉庫管理標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定及時送交倉庫辦理驗收入庫手續(xù)。

　　(7)物品采購發(fā)生的費用，由采購員按照《費用報銷審核標準作業(yè)程序》中的相關規(guī)定到財務部辦理費用報銷手續(xù)。

　　5、物品采購資料的保管

　　(1)物品采購的申報資料由經(jīng)營部采購員長期保存。

　　(2)物品采購的發(fā)票及驗收資料等，由公司財務部或倉庫相關人員于月末匯總后，在公司財務部或倉庫加密長期保存。

　　五、記錄

　　《物品采購計劃表》

　　六、相關支持性文件

　　1、《倉庫管理標準作業(yè)程序》

　　2、《備用金管理標準作業(yè)程序》

　　3、《物品驗證標準作業(yè)程序》

　　4、《分供方評審與管理標準作業(yè)程序》

　　5、《費用報銷審核標準作業(yè)程序》

篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序

　　物業(yè)公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協(xié)助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業(yè)標準、采購物品驗收依據(jù)、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質(zhì)量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據(jù)對服務質(zhì)量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認，財務總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監(jiān)、總經(jīng)理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協(xié)助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監(jiān)、總經(jīng)理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監(jiān)、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規(guī)定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產(chǎn)品，適當時包括：

　　5.4.1產(chǎn)品采購批準的要求。

　　5.4.2對產(chǎn)品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發(fā)放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業(yè)執(zhí)照和相應的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業(yè)績；

　　c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業(yè)務往來的重要物資供方，應提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當時包括以下內(nèi)容：

　　a)質(zhì)量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；

　　d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據(jù)提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續(xù)兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質(zhì)量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：物業(yè)管理公司采購管理制度

　　物業(yè)管理公司采購管理制度

　　1.0 總則

　　1.1 目的

　　為了規(guī)范公司采購行為，兼顧效率及成本，在保證公司日常運營所需物資按時、按質(zhì)、按量交付使用的前提下，降低風險，減少交易成本，保持并保證對供應商的談判能力，以獲得較優(yōu)性價比的采購物資，特制定本制度。

　　1.2 適用范圍

　　本制度適用于**物業(yè)管理有限公司經(jīng)營活動所需的所有物資的采購管理。

　　2.0 采購職能部門劃分

　　2.1物資使用部門：負責《申購單》的申報及物資質(zhì)量的把關。

　　2.2采購部門：負責物資具體的采購以及采購資料的管理。

　　2.3倉庫管理部門：負責采購物資的數(shù)量、外觀質(zhì)量的驗收。

　　2.4財務部門：負責采購貨款的支付結算。

　　2.5總經(jīng)理：負責權限內(nèi)的采購、貨款的審批和超出權限范圍的審核，以及采購的監(jiān)督。

　　2.6集團采購部：對采購的監(jiān)督和檢查。

　　3.0 采購管理

　　3.1采購物資分類

　　3.1.1A類物資：辦公用品類物資。為滿足公司正常辦公而所需的IT設備、備件、網(wǎng)絡設備及備件、開發(fā)工具、軟件產(chǎn)品、計算機外設與耗材及其維護服務；公司用車輛、家具、辦公設備、辦公文具、辦公耗材、印刷類產(chǎn)品、禮品、財產(chǎn)保險、場地修飾、設施維護以及其它行政類物資及服務。

　　3.1.2B類物資：工程水電類物資。為滿足各小區(qū)物業(yè)維護而需要的各種水電配件、土建施工常用品。

　　3.1.3C類物資：清潔綠化類。包括小區(qū)清潔所需常用設備、工具、消耗品；小區(qū)綠化所需的設備、工具、消耗品、補種的花草、樹木以及維護。

　　3.1.4D類物資：勞保類物資。包括辦公室、保安、綠化、工程、清潔等全集職工的工服及勞動保護用品。

　　3.1.5E類物資：固定資產(chǎn)類物資。會同集團采購部統(tǒng)一采購。

　　凡本制度定義范疇內(nèi)的采購物資類型，均按照本制度執(zhí)行。未包括物資管理應參照本制度逐步統(tǒng)一集中管理。

　　3.2購方式

　　3.2.1計劃采購：各部門根據(jù)正常經(jīng)營活動、以及工作計劃于每月25日編制申購計劃，并填寫《申購單》報主管經(jīng)理、管理處經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理審批，如超出審批權限，上報集團審批。

　　3.2.2緊急采購：采購人員得到總經(jīng)理口頭允許，可以先行采購，而后補辦《申購單》手續(xù)。

　　3.3采購流程

　　申請人填寫《申購單》--主管審核--區(qū)域經(jīng)理審核--總經(jīng)理審批--采購人員按計劃采購--物資使用部門和倉庫驗收接受--采購人員辦理財務等相關手續(xù)并登記管理。

　　3.4采購審批權限

　　3.4.1為提高工作效率，采購在2000元以下的，由總經(jīng)理審批權后，可進行采購；

　　3.4.2采購在2000以上的由總經(jīng)理審批后，報集團總經(jīng)理或總經(jīng)理授權人審批，方可進行采購。

　　3.5采購價格管理

　　3.5.1采用貨比三家的方法：由采購人員與使用人員對市場價格進行調(diào)查，向幾家供應商發(fā)放詢價表，進行比價、議價到最后定價，并做好詢價、定價表的管理。

　　3.5.2由集團采購部提供價格參考表，再進行市場詢價、定價。

　　3.6采購實施

　　3.6.1采購人員根據(jù)審批的《申購單》，依據(jù)實際情況，進行詢價、定價后，確定供應商，進行采購。

　　3.6.2大宗用品或長期需用物資，與有關廠家、供應商簽訂長期供貨協(xié)議，以保證質(zhì)量以及合理的價格供應。

　　3.6.3與集團采購部保持信息共享，做好物資采購保障工作。

　　3.6.4原則上采購人員應尋找至少三家以上的供應商，進行各方面的比較后再確定最終供應商。

　　3.7采購貨款的支付與報銷

　　3.7.1采購人員報銷時，必須具備正式發(fā)票、手續(xù)齊備的《申購單》、送貨單、倉庫的《入庫單》。

　　3.7.2由經(jīng)辦人在發(fā)票上簽字確認、主管經(jīng)理審核、財務經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，由財務部負責支付結算工作。

　　3.8采購協(xié)議和合同以及各種采購資料的管理

　　3.8.1長期供應商。要求其提供營業(yè)執(zhí)照復印件，都要與公司簽訂供貨協(xié)議(合同)，以確保其供應物資的質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。

　　3.8.2臨時供應商。要求與其達成口頭協(xié)議，保證物資質(zhì)量、規(guī)格以及價格的合理性。

　　3.8.3表格管理。規(guī)范各種表格，做好各種表格的管理

　　4.0 供應商管理

　　4.1建立供應商檔案。做好原始詢價表的管理，以及對供應商定期評價，包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、送貨時間觀念等各項評價。

　　4.2不達標的供應商。及時調(diào)整，減少對公司的損失。

　　5.0 采購的監(jiān)督和檢查

　　5.1采購人員每月5日向集團采購部上報《月度采購報告》，每年1月20日向集團采購部上報《年度采購報告》。

　　5.2集團采購部、審計部對**物業(yè)采購情況進行檢查、監(jiān)督、審計。

　　6.0 采購人員職業(yè)規(guī)范

　　6.1本規(guī)范適用于采購人員及公司其它部門直接或間接參與采購工作人員(以下統(tǒng)稱為采購人員)。

　　6.2采購人員應以公司利益為己任，不允許向供應商索要禮品或接受禮品，以及私自收受其它個人利益，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)有關規(guī)定處理直至予以辭退。

　　6.3采購人員只有在合理的工作原因情況下，經(jīng)主管經(jīng)理認可后，方可接受供應商的宴請；在采購談判過程中，無論任何原因，都不允許接受供應商的邀請。

　　6.4采購人員只有在有利于商業(yè)合作及協(xié)調(diào)工作的前提下，方可接受供應商的邀請，前往參觀公司、觀摩產(chǎn)品展示公開商務活動。

　　6.5采購人員代表公司形象，對于供應商方面的工作人員，應當做到有禮有節(jié)，公平對待，不允許傲慢的舉止和不公平的態(tài)度。

　　6.6采購人員在與供應商的談判過程中，應嚴格遵守保密制度，杜絕任意或無意的泄密行為。

　　6.7對違反本制度的行為，公司有權進行處理，包括必要時對嚴重違反本制度的員工解聘，情節(jié)嚴重的移交司法機構處理。

　　7.0 附則

　　7.1本制度由公司辦公室負責解釋；

　　7.2本制度報集團總經(jīng)辦審批備案后生效。