****醫(yī)院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫(yī)院與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等相關(guān)法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會(huì)議紀(jì)要，醫(yī)院的管理委員會(huì)、各委員會(huì)的討論決議。
3、醫(yī)院與上級(jí)單位的交流文件，包括向上級(jí)單位的遞交材料以及上級(jí)單位的批復(fù)文件。
4、醫(yī)院的醫(yī)技人員及醫(yī)療輔助人員的任免決議、獎(jiǎng)勵(lì)以及相關(guān)的處分文件。
5、醫(yī)院的年終總結(jié)、各類重要會(huì)議的報(bào)告性文件。
6、醫(yī)院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數(shù)據(jù)。
7、醫(yī)院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關(guān)資質(zhì)證書。
8、醫(yī)院各項(xiàng)論文雜志、學(xué)術(shù)、科教資料。
9、醫(yī)院的各項(xiàng)材料，包括但不限于醫(yī)療機(jī)構(gòu)許可證、稅務(wù)登記證、營(yíng)業(yè)執(zhí)照。
10、醫(yī)院的患者病歷、手術(shù)記錄、會(huì)診記錄等相關(guān)醫(yī)療類記錄。
二、歸檔時(shí)間
1、各科室于每個(gè)星期對(duì)檔案進(jìn)行分類、總結(jié)、按統(tǒng)一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結(jié)歸類時(shí)間，各科室需要將已歸納好的檔案材料統(tǒng)一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時(shí)間，各檔案管理人員需要對(duì)全年檔案匯總、梳理、排序、分類，并向醫(yī)院辦公室上交統(tǒng)一的檔案匯總報(bào)告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應(yīng)統(tǒng)一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染，書寫規(guī)范，不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關(guān)的內(nèi)容。
3、合同、協(xié)議類文件應(yīng)符合醫(yī)院關(guān)于合同、協(xié)議的簽訂標(biāo)準(zhǔn)，需要加蓋公章的
原件，如合同內(nèi)容有修改，應(yīng)注明修改內(nèi)容，并經(jīng)承辦人簽字入檔。
3.1、醫(yī)院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫(yī)療材料、機(jī)器設(shè)備(產(chǎn)品)采購(gòu)(銷售)業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同：;
3.2、合同承辦部門對(duì)經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。
⑴所經(jīng)辦合同必須先經(jīng)由法務(wù)部門審核，并經(jīng)院長(zhǎng)簽字確認(rèn)方可簽約;
⑵依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管：
⑴各類合同，醫(yī)院至少保留兩份原件。醫(yī)院辦公室一份，科室負(fù)責(zé)人一份，如科室需額外保留原件，應(yīng)在合同簽訂時(shí)明確規(guī)定份數(shù)(此項(xiàng)不包含勞動(dòng)合同)。
⑵合同的實(shí)施進(jìn)度由經(jīng)辦人督促，并保證醫(yī)院方于約定合同期內(nèi)完成相關(guān)義務(wù)。
4、照片、音頻影像等電子數(shù)據(jù)材料需要統(tǒng)一拷貝、并編排文件夾，拷貝份數(shù)為
兩份，其中一份為母版，不提供任何人使用，另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫(yī)療類(即患者病歷、手術(shù)記錄等)檔案統(tǒng)一交由病案室存儲(chǔ)。
2、非醫(yī)療類(采購(gòu)、營(yíng)銷、行政等)檔案統(tǒng)一交由辦公室檔案管理處。
3、醫(yī)院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫(yī)院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫(yī)院的醫(yī)生資質(zhì)證書由醫(yī)務(wù)部管理，護(hù)士資質(zhì)證書由護(hù)理部管理。
五、檔案借閱
1、院內(nèi)各部門人員需要借用檔案，須在醫(yī)院各總檔案負(fù)責(zé)人員處進(jìn)行借用登記，如醫(yī)療類的需要找病案室檔案負(fù)責(zé)人、非醫(yī)療類找辦公室檔案負(fù)責(zé)人，以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時(shí)，必須出示由各部門負(fù)責(zé)人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時(shí)必須保證檔案不污染、不破損。嚴(yán)禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內(nèi)容。
4、檔案歸還時(shí)，檔案管理人員必須要核實(shí)驗(yàn)收，保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責(zé)任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性，不得私自涂改、偽造。
2、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)起管理檔案并督促各部門下屬員工及時(shí)制作檔案、跟進(jìn)檔案的義務(wù)。
4、任何員工都不得因私用而對(duì)檔案進(jìn)行留用、復(fù)制、拍攝。
七、檔案庫(kù)存
1、檔案入庫(kù)必須要辦理交接，所有檔案必須要經(jīng)各總檔案管理人員統(tǒng)一核對(duì)，確定檔案內(nèi)容無瑕疵、質(zhì)量無破損、無缺失后，所在部門負(fù)責(zé)的經(jīng)辦人員在《檔案入庫(kù)登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業(yè)類項(xiàng)進(jìn)行保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、標(biāo)志明顯、查找方便。(編號(hào)可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴(yán)格保管檔案，不得跟無關(guān)人員討論檔案內(nèi)容，不允許無關(guān)人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案接收登記制，保證一案一登，不漏登，不錯(cuò)登，不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管，未經(jīng)允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫(yī)院檔案隨意帶出檔案管理處，若因工作原因需要攜帶檔案資料，攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自20**年7月1日起執(zhí)行***醫(yī)院
20**年6月2日
附件1：
河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案借出單
使用日期：*年*月*日
歸還日期：*年*月*日
檔案名稱：
使用部門：
用途及內(nèi)容：
共計(jì)(份)×(頁(yè))
用檔案申請(qǐng)人：
部門負(fù)責(zé)人：
附件2：
河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案入庫(kù)登記表
檔案編號(hào)
檔案名稱
檔案內(nèi)容
檔案份數(shù)
所屬部門
經(jīng)辦人
簽字
備注
附件3：
河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案編號(hào)(參考版)
序號(hào)
所屬部門
檔案名稱
編號(hào)
備注
1人事部
勞動(dòng)合同
LDP17-RS-HT001
人力資源部負(fù)責(zé)
人事部
職工信息
LDP17-RS-Z*001
辦公室
采購(gòu)合同
LDP17-BG-HT001
辦公室負(fù)責(zé)
辦公室
采購(gòu)匯總
LDP17-BG-CZ001
5辦公室
申報(bào)資料
LDP17-BG-SB001
6辦公室
法務(wù)資料
LDP17-BG-FW001
7辦公室
信息材料
LDP17-BG-*S001
8辦公室
其他文件
LDP17-BG-HZ001
9后勤保障部
保障材料
LDP17-HQ-BZ001
10營(yíng)銷部
營(yíng)銷合同
LDP17-Y*-HT001
11營(yíng)銷部
推廣材料
LDP17-Y*-TG001
12宣傳部
宣傳合同
LDP17-*C-HT001
13宣傳部
宣傳資料
LDP17-*C-*C001
宣傳部負(fù)責(zé)
14藥劑科
病案室負(fù)責(zé)
15普通血液科
16免疫實(shí)驗(yàn)室
17移植科
18病理醫(yī)學(xué)科
19社會(huì)服務(wù)部
20科教部
21醫(yī)務(wù)部
醫(yī)務(wù)部
22護(hù)理部
護(hù)理部
附件4：
檔案編號(hào)：LDP17-***-**001
河北燕達(dá)****醫(yī)院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門：
檔案內(nèi)容(簡(jiǎn)要版)：
檔案名稱：
檔案內(nèi)容(詳細(xì)版)：
共計(jì)(份)×(頁(yè))
檔案經(jīng)辦人：
部門負(fù)責(zé)人：
檔案管理員：
備注：
篇2：醫(yī)院檔案統(tǒng)計(jì)制度
檔案統(tǒng)計(jì)制度
一、要及時(shí)地對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等情況進(jìn)行登記，每年一次對(duì)各方面進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，做好年報(bào)表。
二、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式，做到數(shù)字準(zhǔn)確，字跡工整，不得潦草和涂抹，使檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。
三、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度。
四、搞好檔案統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)掌握檔案和檔案工作情況。
篇3：醫(yī)院檔案室安全保密制度
檔案室安全保密制度
一、檔案室是機(jī)要部門，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
二、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播。
三、經(jīng)常檢查庫(kù)房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，認(rèn)真處理。
四、檔案管理人員要模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)密。在調(diào)換工作時(shí)，對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況，不得泄露。