1.目的
為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
辦公室負(fù)責(zé)收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。
收集質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其有效性負(fù)責(zé)。
保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
相關(guān)部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評(píng)估新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)對(duì)公司目前業(yè)務(wù)或管理工作的影響，根據(jù)需要修改或出臺(tái)相關(guān)文件。
管理處、部門負(fù)責(zé)人具體指導(dǎo)本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理
文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料
4.定義
質(zhì)量記錄：體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含：書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過(guò)程控制
5.1現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標(biāo)識(shí)，確?，F(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄無(wú)污損或破損等。
5.1.2班長(zhǎng)以上管理人員應(yīng)檢查現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性，防止過(guò)期表格的誤用，對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理，并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場(chǎng)已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后，品質(zhì)管理部對(duì)各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進(jìn)行全面檢查。局部更改時(shí)，可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時(shí)進(jìn)行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔，并須于首日開(kāi)始進(jìn)行，最遲于第五個(gè)工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時(shí)按照不同業(yè)務(wù)類別、表格類別(名稱)對(duì)已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進(jìn)行排序、編目，在文件盒(袋)的封面標(biāo)識(shí)文檔編號(hào)、文檔名稱、產(chǎn)生時(shí)間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見(jiàn)下表)，卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄，并在《文件資料存儲(chǔ)清單》上登記。為便于查閱，管理處/部門可根據(jù)實(shí)際情況增加附表。
文檔編號(hào)文檔名稱產(chǎn)生時(shí)間段保存期限存檔人存檔日期報(bào)廢日期
5.2.3如資料是傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。
5.2.4歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存。工程部設(shè)備管理生成的質(zhì)量記錄，除通用的培訓(xùn)(會(huì)議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室，其他記錄可長(zhǎng)期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況，制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格，一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案，在工程驗(yàn)收完畢后一次性按工程項(xiàng)目單獨(dú)歸檔，存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應(yīng)注意做好防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(diào)(離)職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細(xì)》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫，《標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫，經(jīng)現(xiàn)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對(duì)已歸檔的質(zhì)量記錄進(jìn)行報(bào)廢處理，報(bào)廢前應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)單》并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)廢處理。如超過(guò)保存期限，但有保存價(jià)值后期需備查記錄，可加蓋“作廢保留”章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級(jí)目錄必須執(zhí)行，一般以一、二級(jí)目錄為文檔標(biāo)題。
5.3.2日常管理文檔編號(hào)方法為：“部門漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱+**”，如：城市花園為“CH01、CH02••••••”。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括：
A. 由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗(yàn)收資料
B. 設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料;
C. 物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件;
D. 房屋本體和設(shè)備的改造變更資料
E. 其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料，各管理處應(yīng)指定專業(yè)技術(shù)人員核對(duì)、接收，并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全，應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商索取，確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設(shè)備、配套設(shè)施供應(yīng)商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表，以方便維修保養(yǎng)時(shí)查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個(gè)性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應(yīng)有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查，清單中可包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個(gè)性化情況，并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。
5.4.2.3顧客檔案為機(jī)密資料，所有接觸、知悉顧客資料的人員對(duì)顧客資料負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對(duì)任何人透露。除文件管理員和管理處負(fù)責(zé)人外，其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記，并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。作廢顧客資料應(yīng)仔細(xì)粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機(jī)關(guān)因公需查詢，在對(duì)方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后方可提供其查詢，并登記查閱時(shí)間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項(xiàng)目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設(shè)施資料等。
5.4.3.2各管理處負(fù)責(zé)在房屋交付后三個(gè)月內(nèi)收集整理物業(yè)資料，并培訓(xùn)到相關(guān)人員。
5.4.4標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)管理
天津萬(wàn)科物業(yè)管理公司標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)管理流程
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報(bào)批的文件，存檔時(shí)郵件封面可不打印，但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應(yīng)統(tǒng)一管理，按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級(jí)目錄必須與示范目錄相符，三級(jí)及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》相關(guān)條款操作，管理軟件內(nèi)容須每月備份，每年初須對(duì)上年度重要電子文檔以光盤保存，并在《文件資料存儲(chǔ)清單》上登記。
5.5.4重要、機(jī)密的電子文檔須設(shè)置密碼后報(bào)管理處/部門經(jīng)理備案。當(dāng)事人如有離(調(diào))職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
TJVKWY6.3-Z01-02《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質(zhì)量記錄表格
TJVKWY 4.2.3-Z02-F1《文件資料存儲(chǔ)清單》
篇2：物業(yè)程序文件:質(zhì)量記錄文檔管理程序
物業(yè)程序文件：質(zhì)量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
部門/崗位工作職責(zé)
辦公室負(fù)責(zé)收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。
收集質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其有效性負(fù)責(zé)。
保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。
相關(guān)部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評(píng)估新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)對(duì)公司目前業(yè)務(wù)或管理工作的影響，根據(jù)需要修改或出臺(tái)相關(guān)文件。
管理處、部門負(fù)責(zé)人具體指導(dǎo)本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料 4.定義
質(zhì)量記錄：體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含：書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過(guò)程控制
5.1現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標(biāo)識(shí)，確?，F(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄無(wú)污損或破損等。
5.1.2班長(zhǎng)以上管理人員應(yīng)檢查現(xiàn)場(chǎng)質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性，防止過(guò)期表格的誤用，對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理，并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場(chǎng)已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后，品質(zhì)管理部對(duì)各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進(jìn)行全面檢查。局部更改時(shí)，可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時(shí)進(jìn)行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔，并須于首日開(kāi)始進(jìn)行，最遲于第五個(gè)工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時(shí)按照不同業(yè)務(wù)類別、表格類別（名稱）對(duì)已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進(jìn)行排序、編目，在文件盒（袋）的封面標(biāo)識(shí)文檔編號(hào)、文檔名稱、產(chǎn)生時(shí)間段、保存期限、存檔人和存檔日期（見(jiàn)下表），卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄，并在《文件資料存儲(chǔ)清單》上登記。為便于查閱，管理處/部門可根據(jù)實(shí)際情況增加附表。
文檔編號(hào)文檔名稱產(chǎn)生時(shí)間段保存期限存檔人存檔日期報(bào)廢日期
5.2.3如資料是傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。
5.2.4歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點(diǎn)保存。工程部設(shè)備管理生成的質(zhì)量記錄，除通用的培訓(xùn)（會(huì)議）簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室，其他記錄可長(zhǎng)期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況，制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格，一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案，在工程驗(yàn)收完畢后一次性按工程項(xiàng)目單獨(dú)歸檔，存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應(yīng)注意做好防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細(xì)》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫，《標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫，經(jīng)現(xiàn)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對(duì)已歸檔的質(zhì)量記錄進(jìn)行報(bào)廢處理，報(bào)廢前應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)單》并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)廢處理。如超過(guò)保存期限，但有保存價(jià)值后期需備查記錄，可加蓋"作廢保留"章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級(jí)目錄必須執(zhí)行，一般以一、二級(jí)目錄為文檔標(biāo)題。
5.3.2日常管理文檔編號(hào)方法為："部門漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱+**"，如：城市花園為"CH01、CH02······"。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括：
A.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗(yàn)收資料
B.設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料；
C.物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說(shuō)明文件；
D.房屋本體和設(shè)備的改造變更資料
E.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料，各管理處應(yīng)指定專業(yè)技術(shù)人員核對(duì)、接收，并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全，應(yīng)及時(shí)向發(fā)展商索取，確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設(shè)備、配套設(shè)施供應(yīng)商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表，以方便維修保養(yǎng)時(shí)查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個(gè)性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應(yīng)有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查，清單中可包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個(gè)性化情況，并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。
5.4.2.3顧客檔案為機(jī)密資料，所有接觸、知悉顧客資料的人員對(duì)顧客資料負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對(duì)任何人透露。除文件管理員和管理處負(fù)責(zé)人外，其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記，并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。作廢顧客資料應(yīng)仔細(xì)粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機(jī)關(guān)因公需查詢，在對(duì)方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后方可提供其查詢，并登記查閱時(shí)間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項(xiàng)目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設(shè)施資料等。
5.4.3.2各管理處負(fù)責(zé)在房屋交付后三個(gè)月內(nèi)收集整理物業(yè)資料，并培訓(xùn)到相關(guān)人員。
5.4.4標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報(bào)批的文件，存檔時(shí)郵件封面可不打印，但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應(yīng)統(tǒng)一管理，按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級(jí)目錄必須與示范目錄相符，三級(jí)及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》相關(guān)條款操作，管理軟件內(nèi)容須每月備份，每年初須對(duì)上年度重要電子文檔以光盤保存，并在《文件資料存儲(chǔ)清單》上登記。
5.5.4重要、機(jī)密的電子文檔須設(shè)置密碼后報(bào)管理處/部門經(jīng)理備案。當(dāng)事人如有離（調(diào)）職需完善交接手續(xù)。
6．支持性文件
TJzzWY6.3-Z01-02 《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》
7．質(zhì)量記錄表格
TJzzWY 4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲(chǔ)清單》
TJzzWY 4.2.4-Z01-F1《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》
TJzzWY 4.2.4-Z01-F2 《質(zhì)量記錄表格一覽表》
TJzzWY 4.2.4-Z01-F3《質(zhì)量記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》
TJzzWY 4.2.4-Z01-F4 《工程圖紙清單》