加強鑰匙有序管理,有效控制鑰匙登記、領用、借用、配換手續(xù),增強管理處員工、業(yè)主和住戶安全意識。
2.0 適應范圍
適用于管理處管轄樓宇、公共設施、設備房以及辦公場所的鑰匙管理。
3.0工作職責
3.1管理處客服中心負責所轄區(qū)域內樓宇公共部分和未入伙的鑰匙管理。
3.2運行主管負責所管轄區(qū)域水、電、電梯、空調、消防設施鑰匙的管理。
4.0 程序內容
5.1 鑰匙放置在帶鎖的鑰匙柜內,鑰匙柜鑰匙由專人控制使用。
5.2 開發(fā)建設單位移交鑰匙,均需在《鑰匙管理登記表》中記錄。
5.3 因工作需要增配或更換鑰匙,由部門負責人書面申請,經(jīng)管理處審批同意方可配制或更換,并在《鑰匙管理登記表》::上記錄。
5.4 借用鑰匙
5.4.1管理處其它部門人員因工作需要借用鑰匙,均需管理處經(jīng)理批準,借用水、電、消防等與設備相關的鑰匙需維修部領班同意,并認真填寫《鑰匙借用登記表》后方可借用。
5.4.2業(yè)主借用天臺、未入伙單元的鑰匙,需管理處經(jīng)理同意后,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.4.3 有線電視臺、電話公司等小區(qū)外的單位工作人員因工作需要借用鑰匙均需提供工作證或其它有效證件的復印件,由維修領班同意,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.5 鑰匙不慎遺失,責任人立即向部門負責人口頭陳述遺失經(jīng)過,并通知保安部采取防范措施,部門負責人根據(jù)遺失鑰匙性質決定是否配制或更換門鎖,其費用由遺失責任人承擔,并在兩天內寫一份書面遺失經(jīng)過交管理處簽閱存檔。
5.6 在使用中鎖匙被損壞,當事人應立即告知借出鑰匙部門負責人、經(jīng)批準予以維修或更換。
5.7 管理處交接班人員,要在交接班本上登記簽收鑰匙種類、數(shù)量的交接記錄。
6.0 支持性文件
6.1《鑰匙管理登記表》
6.2《鑰匙借用登記表》
篇2：物業(yè)公司程序文件:鑰匙管理程序
物業(yè)公司程序文件：鑰匙管理程序
1.目的
加強鑰匙管理，消除安全隱患。
2.范圍
適用于物業(yè)公司鑰匙管理工作。
3.定義
顧客鑰匙：地產委托代管鑰匙（含未出售的房屋鑰匙、出售后業(yè)主未辦入住的鑰匙、地產公司管理用鑰匙等）；因返修和入戶維修、代理租售等由業(yè)主（使用人）委托代管的鑰匙。
管理用鑰匙：除顧客鑰匙以外的所有鑰匙。包括辦公、公用區(qū)域內的鑰匙等。
4.職責
部門/崗位工作職責
管理處負責人負責鑰匙管理的監(jiān)督、檢查及鑰匙配制的批準工作
管理處鑰匙管理員負責管理處所有鑰匙的接收、領/借用、保管和配制等相關具體工作的落實
部門鑰匙管理員負責部門所使用鑰匙的接收、借用、保管等
鑰匙使用人負責保證所借用鑰匙的正常使用，按時歸還
5.方法及過程控制
5.1鑰匙的統(tǒng)一管理及分配
5.1.1由管理處鑰匙管理員對管理處所接收的鑰匙，按顧客鑰匙和管理用鑰匙分別列制《鑰匙清單》。
5.1.2各部門可以根據(jù)實際工作需要，將日常使用或緊急備用鑰匙長期借出，作為部門常用鑰匙，但借出時間不應超過半年。部門需設置兼職鑰匙管理員，對部門所需鑰匙統(tǒng)一借出并管理。如超過期限，則須向管理處鑰匙管理員辦理續(xù)借手續(xù)。
5.1.3鑰匙使用人如需長期使用部門常用鑰匙，需到部門鑰匙管理員處申請并辦理長期借用手續(xù)。如需借用的鑰匙非本部門常用鑰匙，可直接到管理處鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。如需借用的鑰匙被其他部門作為常用鑰匙統(tǒng)一借出，鑰匙使用人則可到該部門鑰匙管理員處辦理借用手續(xù)。
5.1.4鑰匙管理員負責鑰匙的接收、領用、保管、配制，所有鑰匙的借出都應填寫《鑰匙使用登記表》。其間，由于鑰匙借用而發(fā)生的問題，由鑰匙借出人員負責。
5.1.5所有鑰匙應當天借用當天歸還，如借出鑰匙當天不能歸還，則需到管理處鑰匙管理員處辦理長期借用手續(xù)。
5.1.6鑰匙管理員或當值人員每天下班前應清點鑰匙數(shù)量，發(fā)現(xiàn)鑰匙未歸還應及時追回，如有異常應在《鑰匙使用登記表》的"備注"欄中記錄
5.2管理用鑰匙的管理
5.2.1管理用鑰匙的更換、配制
5.2.1.1任何人未經(jīng)管理處負責人許可不得私自配制鑰匙，若因工作需要配制或鑰匙損壞時，須由管理處鑰匙管理員填寫《鑰匙配制申請表》，報管理處負責人同意后方可配制。
5.2.1.2門鎖損壞或鑰匙丟失（包括一套鑰匙中丟失任何一把）必須重新更換門鎖，應填寫《鑰匙配制申請表》，報管理處負責人審批后予以更換，同時應查明原因，如屬人為原因，應追究責任。
5.2.1.3重點部位門鎖的更換應在24小時之內完成（節(jié)假日時可口頭報管理處負責人同意），所更換的鑰匙交管理處鑰匙管理員在《鑰匙清單》上予以登記。無論何種原因，如果存在外部人員、離職人員等可以用鑰匙進出這些部位的情況，必須更換門鎖。
5.2.2管理用鑰匙的保管
5.2.2.1管理處鑰匙管理員負責將所有鑰匙分類加以標識，并確保標識清晰及持久性。
5.2.2.2管理用鑰匙應統(tǒng)一存放在管理處或部門鑰匙柜內，除員工因工作需要長期借出鑰匙外，其它鑰匙必須統(tǒng)一保管。
5.2.2.3部門鑰匙柜鑰匙應在管理處備份，存放于管理處鑰匙柜內。
5.2.2.4管理處/部門鑰匙管理員休假或外出時須把鑰匙柜的鑰匙交給管理處負責人/部門負責人，接收人須在《鑰匙使用登記表》上簽名確認。
5.2.3管理用鑰匙的使用
5.2.3.1鑰匙遺失須即刻報告部門負責人或鑰匙管理員，由部門負責人做出處理意見，鑰匙管理員在《鑰匙使用登記表》"備注"欄中說明。
5.2.3.2部門人員調動、離職，鑰匙管理員負責收回其持有的鑰匙，并將變更情況在《鑰匙清單》上記錄。
5.3顧客鑰匙的管理
5.3.1在房屋移交驗收時，管理處鑰匙管理員接收所有房屋鑰匙，列出《鑰匙清單》，并填寫《顧客鑰匙/物品領用清單》中顧客鑰匙一欄。房屋交付時發(fā)放鑰匙可參考《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》。
5.3.2如顧客委托管理處提供居家服務時要求代管鑰匙，管理處應盡量委婉拒絕；如顧客堅持或有其他特殊原因需要代管鑰匙的，經(jīng)部門負責人同意，管理處負責人批準后方可接收，并由管理處鑰匙管理員保管，具體流程執(zhí)行《顧客財產管理程序》。
5.3.3因返修、代理租售等原因需為顧客代管鑰匙，須填寫《顧客委托（收回）鑰匙登記表》，管理處鑰匙管理員負責鑰匙的接收、借、還等手續(xù)。顧客委托和領回時均須在《顧客委托（收回）鑰匙登記表》中簽字確認。
5.3.4如須更換顧客門鎖必須由管理處負責人與顧客溝通，獲得顧客書面同意方可更換。
5.3.5顧客鑰匙借用的控制
5.3.5.1施工維修單位進入轄區(qū)作業(yè)施工，施工單位責任人必須持有地產項目處或顧客服務中心簽發(fā)的《入戶維修承諾書》到物業(yè)鑰匙管理員處領取鑰匙。
5.3.5.2鑰匙管理員必須對施工維修單位所持《入戶維修承諾書》及其身份證進行收驗核實無異議后，發(fā)放所需要領取的鑰匙。
5.3.5.3業(yè)主辦理入住時，必須認真填寫《顧客鑰匙/物品領用清單》的相關內容，做好鑰匙的交接；如業(yè)主有預留鑰匙存在管理處，需填寫《顧客委托（收回）鑰匙登記表》。
5.3.5.4業(yè)主需要借用鑰匙時，應出具有效身份證明或能證明為房屋所有人的有效證據(jù)，管理處鑰匙管理員方可借出，并填寫《鑰匙使用登記表》。
5.4鑰匙清查:
5.5.1每日下班前
，鑰匙管理員必須對照《鑰匙使用登記表》清點所有借用鑰匙的數(shù)量，如有異常情況做好記錄及時向部門負責人匯報，并追究相關人員的責任。5.5.2每周鑰匙管理員必須依據(jù)《鑰匙清單》清點鑰匙數(shù)量并進行整理，結合工作需要，對鑰匙管理提出合理化建議逐級上報。
5.5.3每月鑰匙管理員必須對鑰匙管理的質量記錄相關內容系統(tǒng)檢查整理成冊，交由所在部門統(tǒng)一存檔。
6.支持性文件
TJVKWY6.1-K01《房屋交付手續(xù)辦理工作程序》
TJVKWY7.5.4-K02《顧客財產管理程序》
7.質量記錄表格
TJVKWY7.5.1-K02-F1《鑰匙清單》
TJVKWY7.5.1-K02-F2《鑰匙使用登記表》
TJVKWY7.5.1-K02-F3《鑰匙配制申請表》
TJVKWY7.5.1-K02-F4《入戶維修/施工承諾書》
TJVKWY7.5.1-K02-F5《顧客委托（收回）鑰匙登記表》