陽光海岸管理處檔案資料管理

　　物業(yè)檔案是對前期開發(fā)成果的記錄和繼承，是當前實施物業(yè)工程維修、配套、改造必不可少的依據(jù)，是物業(yè)管理企業(yè)的基礎(chǔ)工作。陽光海岸物業(yè)管理檔案資料包括：基建項目竣工驗收資料、設(shè)備檔案、行政文書、財務(wù)、經(jīng)營租賃、小區(qū)管理、消防、治安、建筑及工程運行、維修技術(shù)等業(yè)務(wù)活動過程中形成的一切有價值的文字圖像資料。小區(qū)的檔案資料管理要將這些資料按小區(qū)工程建設(shè)、業(yè)主/租戶、日常管理三方面進行分類管理。

　　一、制定檔案管理制度

　　設(shè)置綜合檔案室，專人負責收集、歸檔和管理。

　　二、檔案的收集和歸檔

　　1．歸檔的文件材料要求完整、系統(tǒng)、準確、真實。陽光海岸的相關(guān)文件材料的收集、 歸檔需要得到前期開發(fā)商的大力支持。

　　2．擴建工程、改造工程的竣工驗收及外購設(shè)備開箱驗收等，必須在文件資料的完整、準確、系統(tǒng)的情況下才能驗收；

　　3．基建項目、改造工程的資料在竣工后一個月內(nèi)歸檔。

　　三、檔案的保管

　　1．接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)；

　　2．檔案資料必須按順序分類規(guī)范排列，便于查找；

　　3．底圖除修改、送曬外，不得外借，修改后的底圖要及時歸檔，并認真檢查修改、補充情況；

　　4．檔案室要做到"七防"：防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲、防塵、防有害氣體；

　　5．高度重視消防及用電安全，嚴禁吸煙和使用明火。

　　四、陽光海岸的交接資料主要有

　　小區(qū)竣工建筑平面圖及相關(guān)文字資料

　　小區(qū)道路竣工圖及資料

　　小區(qū)給排水竣工資料

　　小區(qū)電氣竣工資料

　　小區(qū)空調(diào)、供熱系統(tǒng)資料

　　小區(qū)自動噴淋系統(tǒng)資料

　　小區(qū)電梯資料

　　小區(qū)室外工程資料

　　其它相關(guān)竣工資料

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設(shè)檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設(shè)檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務(wù)委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務(wù)委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務(wù)委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設(shè)檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設(shè)檔案的管理，發(fā)揮城市建設(shè)檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設(shè)檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設(shè)主管部門負責本轄區(qū)城建檔案管理工作，其檔案業(yè)務(wù)受同級檔案主管部門的監(jiān)督、指導。

　　有關(guān)部門應(yīng)當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關(guān)工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構(gòu)受同級建設(shè)主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應(yīng)當永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現(xiàn)代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監(jiān)督和指導城建檔案業(yè)務(wù)工作，培訓業(yè)務(wù)人員；

　　（六）參加建設(shè)工程竣工檔案驗收；

　　（七）組織和參與城建檔案學術(shù)研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當加強對城建檔案工作的領(lǐng)導，把城建檔案事業(yè)納入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，建立健全城建檔案管理機構(gòu)。確定必要的人員編制，統(tǒng)籌安排城建檔案事業(yè)所需經(jīng)費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應(yīng)當按照國家和省有關(guān)獎勵規(guī)定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應(yīng)當向城建檔案管理機構(gòu)報送或者移交：

　　（一）工業(yè)建筑、民用建筑、市政基礎(chǔ)設(shè)施、公用基礎(chǔ)設(shè)施、交通基礎(chǔ)設(shè)施、園林建設(shè)、風景名勝建設(shè)、市容環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設(shè)工程檔案；

　　（二）城市地下建（構(gòu)）筑物以及供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網(wǎng)普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區(qū)和軍事管理區(qū)以外的穿越市區(qū)的地下管線走向和有關(guān)隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案；

　　（四）有關(guān)城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理的方針、政策、法規(guī)、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經(jīng)濟等方面的基礎(chǔ)資料。

　　第八條 建設(shè)單位在辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當向城建檔案管理機構(gòu)登記，并與城建檔案管理機構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報送責任書。

　　相關(guān)部門在核發(fā)建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證時，應(yīng)當查驗建設(shè)工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設(shè)單位編制建設(shè)工程檔案應(yīng)當與工程進度同步，保證建設(shè)工程檔案真實、準確、完整。因建設(shè)單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當向建設(shè)單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應(yīng)當符合下列要求：

　　（一）檔案資料應(yīng)當是原件。依照有關(guān)規(guī)定可以報送副本或者復制件的，復制件上應(yīng)當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設(shè)工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應(yīng)當真實、齊全、完整、字跡清楚、規(guī)格統(tǒng)一；

　　（四）建設(shè)工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應(yīng)當以竣工測量成果為依據(jù)。

　　建設(shè)單位在報送建設(shè)工程項目紙質(zhì)檔案的同時，應(yīng)當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構(gòu)。

　　第十一條 建設(shè)單位在申請辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證前，應(yīng)當?shù)匠墙n案管理機構(gòu)查詢并取得施工地段的地下建（構(gòu)）筑物、管線工程現(xiàn)狀資料；沒有現(xiàn)狀資料的，應(yīng)當委托具有相應(yīng)資質(zhì)的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構(gòu)。

　　第十二條 建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前，應(yīng)當向城建檔案管理機構(gòu)申請建設(shè)工程檔案預(yù)驗收。

　　城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當自收到建設(shè)單位預(yù)驗收申請之日起十個工作日內(nèi)預(yù)驗收完畢。建設(shè)工程檔案符合要求的，出具建設(shè)工程檔案認可文件；不符合要求的，建設(shè)單位應(yīng)當按照城建檔案管理機構(gòu)提出的要求補充、完善，并重新提請預(yù)驗收。

　　未進行建設(shè)工程檔案預(yù)驗收或者預(yù)驗收不合格的，建設(shè)單位不得組織竣工驗收。

　　建設(shè)主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應(yīng)當查驗城建檔案管理機構(gòu)核發(fā)的建設(shè)工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產(chǎn)投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設(shè)單位應(yīng)當自建設(shè)工程竣工驗收合格之日起三個月內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)報送建設(shè)工程檔案。

　　地下建（構(gòu)）筑物、管線工程竣工驗收前，建設(shè)單位應(yīng)當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內(nèi)，向城建檔案管理機構(gòu)報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設(shè)單位保管。建設(shè)單位被撤銷或者注銷的，建設(shè)工程檔案應(yīng)當向上級主管機關(guān)或者城建檔案管理機構(gòu)報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設(shè)單位應(yīng)當組織勘察、設(shè)計、施工和監(jiān)理單位據(jù)實修改、補充原建設(shè)工程檔案。凡結(jié)構(gòu)和平面布置等改變的，應(yīng)當重新編制建設(shè)工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向城建檔案管理機構(gòu)報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應(yīng)當在普查、測繪結(jié)束后三個月內(nèi)報送或者移交城建檔案管理機構(gòu)。

　　第十七條 城建檔案管理機構(gòu)在收到符合規(guī)定要求的建設(shè)工程檔案后，應(yīng)當在五個工作日內(nèi)向建設(shè)單位核發(fā)建設(shè)工程檔案合格證。

　　第十八條 建設(shè)系統(tǒng)各專業(yè)管理部門形成的業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應(yīng)當在三年內(nèi)全部向城建檔案管理機構(gòu)移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構(gòu)報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發(fā)區(qū)的建設(shè)工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構(gòu)接收；跨市、縣（市）的建設(shè)工程檔案，由市城建檔案管理機構(gòu)接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當組織相關(guān)單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應(yīng)當加強城建檔案保護利用設(shè)施建設(shè)，建立城建檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)。

　　城建檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)由城市規(guī)劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當將建設(shè)工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態(tài)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)城建檔案信息的動態(tài)管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當遵守下列規(guī)定：

　　（一）檔案館館庫選址、設(shè)計、建設(shè)符合國家規(guī)定的建設(shè)標準；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設(shè)施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現(xiàn)代技術(shù)手段備份保存和保護；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環(huán)境。同時進行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應(yīng)當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構(gòu)出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定，向社會公開館藏檔案結(jié)構(gòu)、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構(gòu)移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構(gòu)應(yīng)當維護其合法權(quán)益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應(yīng)當遵守有關(guān)規(guī)定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構(gòu)依照有關(guān)規(guī)定。可以收取城建檔案服務(wù)費。其服務(wù)費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規(guī)定的，由建設(shè)主管部門責令改正，并按照下列規(guī)定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規(guī)定的，由建設(shè)主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應(yīng)當依法賠償。

　　第三十三條 建設(shè)單位有下列情形之一的，由建設(shè)主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設(shè)主管部門記入建設(shè)行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機構(gòu)簽訂建設(shè)工程檔案報送責任書的；

　　（二）未按照工程進度編制、收集建設(shè)工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設(shè)工程檔案不符合本條例規(guī)定的；

　　（四）未在規(guī)定時間內(nèi)報送建設(shè)工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關(guān)規(guī)定給予處理；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設(shè)工程，其建設(shè)工程檔案未向城建檔案管理機構(gòu)報送的，建設(shè)單位應(yīng)當按照本條例的有關(guān)規(guī)定報送。

　　第三十六條 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。