與居委會、業委會聯絡溝通作業指導書

　　1.0目的

　　規范與居委會和業委會溝通聯絡工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于**苑小區內物業公司與居委會及業委會溝通聯絡工作。

　　3.0職責

　　3.1社區服務辦公室主任(或主持工作的副主任)負責與居委會、業委會的正常溝通協調工作。

　　3.2經營管理處及相關專業公司派主管領導參與。

　　3.3公司主管副總經理和相關職能部門對與居委會和業委會溝通聯絡工作按職責承擔監督、檢查、指導、考核的管理責任。

　　4.0工作程序

　　4.1物業公司與業委會溝通聯絡工作程序。

　　4.1.1根據《社區服務辦公室年度工作計劃》每月定期向業主委員會溝通工作。

　　4.1.2將相機、會議記錄、會議簽到準備好，做好現場記錄。

　　4.1.3工作協調、溝通會議

　　社區服務辦公室每兩個月至少與業主委員會進行一次例行工作會議，會議主要內容是介紹物業公司在此時間段的工作情況和需要業主委員會協助解決的問題。

　　4.1.4專題會議

　　4.1.4.1就有關需要溝通的事宜提前和主管領導匯報，并取得領導批示。

　　4.1.4.2提前一周和業主委員會約好時間，并將議題及有關材料送交業主委員會秘書處。

　　4.1.4.3物業公司提出問題和要求，要將事件的原因，過程、必要性、小區業主的態度、需要業委會配合的方面敘述清楚，耐心做好解釋工作，爭取業委會的支持。

　　4.1.4.4對于業委會提出的問題能當場答復的要當場答復，不能現場答復的要認真做好記錄，及時和主管領導及有關部門溝通，屬于物業公司職責范圍內的要在三天內給予答復，并在最短時間內給予解決。對于不是物業公司職責范圍內的，要說明原因并協助業委會同相關部門和單位協調溝通。

　　4.1.4.5三日內對反映的問題回訪，做好記錄，沒有解決完的問題，繼續跟進，直到結束。

　　4.1.4.6及時回訪，做好工作記錄。

　　4.1.5定時工作溝通制度

　　每月由社區服務辦公室主任與業主委員會主任就本月小區內發生的熱點新聞，敏感事件、社區服務及業主合理化建議進行一次交流。

　　4.1.6下列工作產生時應及時與業主委員會溝通，請求支持。

　　4.1.6.1計劃使用公共維修資金對物業共用部位和共用設施設備進行保修期滿后的中、大修時。

　　4.1.6.2政府出臺新的管理措施或者文件需要業主委員會支持工作時。

　　4.1.6.3 物業服務工作涉及到產權人(使用人)利益，需要業主委員會出面協調時。

　　4.1.6.4部分或者個別產權人(使用人)的行為違反《業主公約》損害大多數業主利益時。

　　4.1.6.5 小區內出現重大事故或發生重大事件時

　　4.1.6.6 其他需業委會支持的工作。

　　4.1.7 向業委會匯報、反映問題，應以書面材料形式送達，并請主任、委員簽字認可。

　　4.1.8對于業委會提出的問題應盡快聯系公司相關部門和單位解決，三天內對反映的問題回訪，做好記錄，沒有解決完的問題，繼續跟進，直到結束。

　　4.2物業公司與居委會溝通聯絡工作程序。

　　4.2.1定期溝通

　　4.2.1.1每月主管管理員不少于兩次和居委會溝通協調工作。

　　4.2.1.2根據月工作計劃或突發事件提前一天和居委會約好時間，并將議題及有關材料送交居委會。

　　4.2.2將相機、會議記錄、會議簽到表準備好，做好記錄。

　　4.2.2.1物業公司如提出問題和要求，要將事件的原因，過程、必要性、小區業主的態度、需要居委會配合的方面敘述清楚，耐心做好解釋工作，爭取得到居委會的支持。

　　4.2.2.2對于居委會提出的問題能當場答復的要當場答復，不能現場答復的要認真做好記錄，及時和主管領導及公司有關部門溝通，屬于物業公司職責范圍內的要在三天內給予答復，并在最短時間內給予解決。對于不是物業公司職責范圍內的，要說明原因并協助居委會與政府相關部門和單位協調溝通。

　　4.2.2.3. 三天內對反映的問題回訪，做好記錄，沒有解決完的問題，繼續跟進，直到結束。

　　5.0工作考核

　　與居委會和業委會的溝通和協調工作納入公司月工作考核體系。

　　6.0記錄表格

　　6.1《 年 月工作計劃》........................AM-02-R04

　　6.2《會議簽到表》....................................AM-02-R02

　　6.3《會議記錄》....................................AM-02-R03

　　6.4《工作聯系單》....................................PF-09-R05

　　6.5《回訪記錄》.......................................CS-01-R01

篇2：物業與業委會溝通、協調標準作業程序

　　物業部與業主委員會的溝通、協調標準作業程序

　　一、目的

　　規范物業部與業主委員會溝通、協調工作,確保物業管理工作的順利開展。

　　二、適用范圍

　　適用于物業部在日常的管理服務工作中與業主委員會的正常工作往來。

　　三、職責

　　1、物業部經理負責與業主委員會的溝通、協調。

　　2、物業部服務處負責依照本程序實施與業主委員會的正常工作往來。

　　四、程序要點

　　1、與業主委員會的溝通、協調方式

　　(1)工作協凋、溝通會議:

　　物業部應當每季度至少與業主委員會進行一次例行工作溝通會議,會議的主要內容是向業主委員會通報一個季度的財務支出狀況和工作簡況,解決需經業主委員會協助支持方能完成的問題。

　　(2)專題解決問題會議:

　　在遇到需經業主委員會同意方能進行工作時,物業部經理應申請召開專題業主委員會會議,協商解決專項問題。

　　(3)每年6月底和12月底,物業部應匯同公司領一同拜訪業主委員會,召開專題工作茶話會,向業主委員會做全面的年度、半年度工作匯報。

　　(4)定時工作溝通制度:

　　①每月5日前向業主委員會報送物業部財務損益表;

　　②每月10~15日期間接受業主、業主委員會的質詢、審計;

　　③每季度的頭個月向業主委員會報送社區文化報刊、宣傳品。

　　2、下列物業管理工作應當及時向業主委員會申報,請求支持。

　　(1)計劃使用本體維修基金對樓宇本體進行大、中修時。

　　(2)計劃使用公用設施專項維修基金更新公用設施時。

　　(3)物業管理服務工作涉及到部分業主利益,需業主委員會出面協調時。

　　(4)物業部制訂了新的管理措施需要業主委員會支持工作時。

　　(5)其他需向業主委員會請示、尋求支持的工作。

　　3、下列情況出現時,物業部應當及時通報業主委員會

　　(1)新的物業管理法規頒布執行時。

　　(2)所管理的物業出現了重大變幫或發生重大事件時。

　　(3)業主委員會的個別委員與物業部有重大的工作分歧無法解決時。