1.目的

　　為規(guī)范公司文件法律審核操作過程，實(shí)現(xiàn)流程公開透明化，特制定本操作指引。

　　2.適用范圍

　　適用于上海公司各部門送至客戶服務(wù)中心的文件法律審核工作，對(duì)各部門相關(guān)人員和客戶服務(wù)中心法務(wù)人員均有指導(dǎo)作用。

　　3.術(shù)語與定義

　　3.1法律審核: 審查文件內(nèi)容是否符合法律規(guī)定，條款有無遺漏，形式是否符合法律規(guī)定的要求，文字是否準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)。

　　4.職責(zé)

　　4.1客戶服務(wù)中心:由相關(guān)法律人員負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門呈送文件進(jìn)行審核,出具審核意見。

　　4.2相關(guān)部門:負(fù)責(zé)受審文件的準(zhǔn)備,并根據(jù)客戶服務(wù)中心法律人員出具的審核

　　意見進(jìn)行修。

　　4.3分管領(lǐng)導(dǎo):對(duì)審核后修改文本進(jìn)行確認(rèn)。

　　5.工作程序

　　5.1上海公司各部門文件需法律審核的，由經(jīng)辦人定稿,并報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　5.2經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)提前一天告知客戶服務(wù)中心的法務(wù)人員,填寫<<文件審閱單>>,進(jìn)行審核預(yù)登記,以便客戶服務(wù)中心的法務(wù)人員作好相關(guān)工作安排。

　　5.3經(jīng)辦人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按時(shí)發(fā)送受審文件的電子版本以供法務(wù)人員審核。

　　5.4對(duì)于不符合合同/協(xié)議起草規(guī)范(見附件)的受審文件將被退回修改。

　　5.5進(jìn)行審核

　　5.5.1客戶服務(wù)中心法務(wù)人員根據(jù)法律審核規(guī)范對(duì)呈送文件進(jìn)行仔細(xì)審閱,于二

　　個(gè)工作日內(nèi)予以答復(fù)。

　　5.5.2對(duì)于需要討論匯總意見的文件,由客戶服務(wù)中心法務(wù)人員及時(shí)召集相關(guān)部門經(jīng)辦人進(jìn)行及時(shí)商討,達(dá)成共識(shí),確定修改意見。

　　5.6審核完成后，客戶服務(wù)中心法務(wù)人員將以電話或其他形式通知經(jīng)辦人領(lǐng)取審核意見, 經(jīng)辦人需在登記表上簽字，審核意見復(fù)印稿將留客戶服務(wù)中心存檔。

　　5.7經(jīng)辦人根據(jù)審核意見詳細(xì)核對(duì)受審文件, 作出相應(yīng)調(diào)整，并于一個(gè)工作日內(nèi)將修改稿發(fā)送客戶服務(wù)中心，客戶服務(wù)中心法務(wù)人員經(jīng)過復(fù)驗(yàn)，審核通過的，進(jìn)行確認(rèn)并在<<文件審閱單>>上簽字。

　　5.8對(duì)于復(fù)驗(yàn)審核不通過的，將由客戶服務(wù)中心法務(wù)人員與相關(guān)人員及時(shí)溝通，直至審核完成。

　　6.相關(guān)責(zé)任

　　6.1對(duì)于沒有進(jìn)行預(yù)登記的文件審核，客戶服務(wù)中心法務(wù)人員對(duì)審核時(shí)間的延誤概不負(fù)責(zé)，并將對(duì)缺省登記進(jìn)行記錄，統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)送部門第一負(fù)責(zé)人。

　　6.2相關(guān)人員未在確定的時(shí)間內(nèi)按時(shí)發(fā)送受審文件的電子版本供審核的，客戶服務(wù)中心法務(wù)人員對(duì)審核時(shí)間的延誤概不負(fù)責(zé)，并將對(duì)延遲時(shí)間進(jìn)行記錄，統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)送部門第一負(fù)責(zé)人。

　　6.3退回的不符合文字基本要求的受審文件，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，如同一文件被重復(fù)退回，退回相關(guān)數(shù)據(jù)將被記錄，統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)送部門第一負(fù)責(zé)人。

　　7相關(guān)表格

　　7 .1《文件審閱單》

　　7.2《銷售文件審閱單》

　　7.3《招投標(biāo)文件》

　　7.4《文件法律審核登記表》

　　7.5《合同/協(xié)議起草規(guī)范》

篇2：企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范:合同審核管理篇

企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以，企業(yè)應(yīng)專門成立法律顧問部門，來統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個(gè)企業(yè)的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據(jù)自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)合同的審核和管理主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

第一，企業(yè)應(yīng)成立一個(gè)合同管理部門，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。

對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。 具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個(gè)分公司、駐外機(jī)構(gòu))作為合同二級(jí)管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。 要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運(yùn)行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個(gè)統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對(duì)企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前對(duì)企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認(rèn)為，該企業(yè)已經(jīng)認(rèn)可了該合同的有關(guān)條款，該合同對(duì)該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無須承擔(dān)責(zé)任。《最高人民法院關(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號(hào)）對(duì)此有規(guī)定。但值得注意的是，對(duì)如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對(duì)此負(fù)有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當(dāng)?shù)睦щy的。

其二，對(duì)企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會(huì)存在這個(gè)問題，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的各類信息變幻莫測(cè)，許多機(jī)會(huì)瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會(huì)產(chǎn)生權(quán)力授予與權(quán)力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業(yè)管理機(jī)制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權(quán)力，以避免表見代理的產(chǎn)生，避免對(duì)企業(yè)帶來被動(dòng)的局面。 在實(shí)際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預(yù)先給于相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權(quán)行為，但是很不完善的。因?yàn)椋髽I(yè)在授權(quán)的同時(shí)，對(duì)其的權(quán)力行使的上限并沒有公示，這就會(huì)很容易產(chǎn)生狹義無權(quán)代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業(yè)應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權(quán)獨(dú)立簽訂合同的時(shí)間期限。這樣就可以有效防止狹義無權(quán)代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時(shí)上繳，同時(shí)務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來的關(guān)系客戶。

其三，對(duì)企業(yè)的被解聘主要負(fù)責(zé)人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負(fù)責(zé)人比如說總經(jīng)理，則應(yīng)在解聘的同時(shí)在公開化的媒體上公告，并應(yīng)及時(shí)明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系的客戶，以防止表見處分的發(fā)生。

第二，把合同分類，對(duì)重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理