業主/用戶投訴處理程序（三）

　　1.目的

　　規范投訴接待人員的接待處理行為，維護業主/用戶的利益和物業管理的信譽，給業主/用戶以最大的滿意度。

　　2.范圍

　　凡因管理處或管理人員在管理服務、收費、設備設施養護，經管理等方面的失職、違規或故意、非故意、失誤等造成業主或公眾利益受到損害而導致的投訴，以及業主/用戶有困難要求給予幫助或向管理處了解咨詢。

　　3.職責

　　3.1管理處主任負責投訴處理工作的檢查和指導。

　　3.2管理處大廈主管負責業主/用戶投訴的處理、反饋和回訪。

　　3.3管理處全體成員均有義務參與和配合投訴處理工作，并掌握本程序的基本要求。

　　4.處理程序

　　業主/用戶投訴分為：

　　一般投訴：指因管理處或公共設備設施及管理水平的限制給業主或住戶造成生活、工作上的不便而非人為因素造成的影響，可以通過改進而得到解決改善的投訴。

　　重要投訴：指因物業管理處員工的管理服務工作不到位，有過失而引起的投訴。

　　重大投訴：指物業管理處承諾或協議規定提供的服務沒有實施或實施效果有明顯差距，經業主或住戶多次提出而未能得到解決；或由于管理處的責任造成業主/用戶重大經濟損失、人身傷害；或一般投訴一個月內得不到合理解決的投訴。

　　4.1投訴的接待

　　4.1.1行政接待

　　管理處行政接待（行政值日）接到業主/用戶投訴時，應首先代表管理處向業主/用戶表示歉意，并立即在《業主/住戶投訴記錄表》上做好記錄。

　　記錄內容如下：

　　4.1.1.1 投訴事件的發生時間、地點；

　　4.1.1.2 被投訴人或被投訴部門；

　　4.1.1.3 投訴事件的經過情況（簡要記錄）；

　　4.1.1.4 投訴人的要求；

　　4.1.1.5 投訴人的地址、聯系方式、方法。

　　4.1.2 首問接待

　　首問接待是指業主/用戶以電話、信函或其他方式直接向管理處除行政接待（行政值日）以外的其他人員進行投訴時的第一接訴人。

　　首問接待人員在接到業主投訴時，應按照4.1.1的要求進行接待、記錄。事后應及時地到行政接待（行政值日）處進行登記、通報情況。

　　4.1.3 接待投訴時應注意

　　4.1.3.1向業主問好，熱情地請投訴人入座，耐心傾聽投訴內容，不要輕易辯解，并如實記錄；

　　4.1.3.2集中注意力，適時地與投訴人進行交流；

　　4.1.3.3適當地認同業主的舉動或適度地贊揚業主。

　　4.2投訴的處理

　　4.2.1行政接待人員應根據記錄的投訴內容，及時地轉至大廈主管，進行處理。大廈主管接到投訴材料后應填寫《投訴處理單》。

　　4.2.2對于一般投訴，大廈主管根據投訴情況通報管理處相關職能部門，要求期限處理，并將處理結果及時地反饋大廈主管。特殊情況應向物業管理處主任匯報，按4.2.3要求處理。

　　4.2.3對于重要投訴，大廈主管應將情況及時地匯報管理處主任。由管理處主任負責組織人員進行檢討，落實措施和責任人，限期處理。

　　對于重大投訴，管理處主任在接到投訴以后，應予認真檢討，研究措施的同時將投訴情況匯報公司管業部，以得到公司職能部門或總經理室的支持和指導。

　　4.2.4若投訴的處理職權在管理處權屬范圍之外，則由管理處主任匯報公司職能部門后進行處理。

　　4.2.5非工作時間的投訴，處理責任人為當值保安班長。班長在接到投訴后，應按4.1和4.2的要求做好登記處理工作。特殊重要情況視情節匯報保安隊長和管理處主任處理。

　　4.2.6對業主的無效投訴處理應本著“為業主服務，盡量為業主提供方便”的原則進行處理，做好說明解釋工作。

　　4.2.7投訴處理時效

　　4.2.7.1一般投訴通常在2日內或按業主、投訴人要求處理完畢。

　　4.2.7.2重要投訴通常在3日內處理完畢。

　　4.2.7.3重大投訴應在2日內予業主明確的答復，處理時間不超過15日。

　　4.3投訴處理完成后，責任部門應及時將處理結果反饋大廈主管，以便大廈主管進行確認和統計。

　　4.4大廈主管應根據投訴處理結果，根據投訴人的要求或投訴方式予以不同的回復、回訪（走訪、回函、回電等），并填寫《投訴處理回訪記錄表》。

　　4.5整個投訴問題全部解決后，大廈主管應對相應的投訴資料進行分類整理、歸檔，以備查閱。大廈主管應按月對所有投訴情況進行匯總、統計和分析，并作為月報的組成部分報管理處。

　　4.6管理處所有部門負責人在處理投訴過程中，應公正廉明，認真負責，不得向業主或投訴人進行索要或采取其他不良行為。

　　5.記錄

　　5.1 《業主/住戶投訴記錄表》；

　　5.2 《投訴處理單》；

　　《投訴處理回訪記錄表》。

篇2：業主投訴處理六個策略

　　業主投訴處理六個策略

　　投訴的情況是非常復雜的，業主的投訴也未必全部都有根據和理由。但是通過我們預料的問題，確定合適的答復方式，可以更有效地處理顧客的投訴。

　　投訴的問題大致有以下幾大類：

　　第一類、對設備設施方面的投訴業主對設備設施設計、選型不合理或對設備運行質量不滿意。如電梯經常停電、停梯維修，供電供水設備經常出現故障等。產生投訴的原因是業主使用的物業與期望有差距。業主使用物業、支付物業管理費，總是希望物業處于最佳使用狀態并感覺方便舒心。

　　第二類、對管理服務方面的投訴

　　業主對物業服務質量的投訴主要有以下方面:用戶的財產和人身安全是否能得到保障，物業服務是否規范、標準，物業人員禮儀禮貌是否得體，服務態度是否熱情,辦公或居住環境是否安靜;服務時間和服務是否及時快捷等。業主感覺到服務質量低于期望值肘，就會因不滿而投訴。期望值來源于用戶日常得到正常服務的感覺和物業公司的服務承諾。如果服務承諾過高，容易因期望值落差而投訴。另外當某項服務“失?！睍r，如工作人員態度惡劣，日常運作出現故障、維修人員未能按時完成作業等，業主會以投訴來傾訴自己的不滿。

　　第三類、收費方面的投訴

　　主要是各種分攤費和特約維修費。如水、電、清潔、綠化、公共設備等分攤費用及換燈、換鎖等特約維修費用。物業服務也是某種意義上的商品。業主總希望用最少的付出購買到最優質的服務，物業公司則希望服務成本最小化，這矛盾集中反映在繳納各類費用這一敏感問題上。

　　第四類、對突發事件方面的投訴

　　因停電、停水、電梯困人、溢水及室內被盜、車輛丟失等突然事故而造成投訴。這類問題雖有其“偶然性”和“突發性“,但因事件本身很重犬，對用戶的日常工作和生活帶來較*煩而導致強烈的投訴。

　　處理用戶投訴，一般采取以下幾種策略:

　　策略一:

　　接到投訴時，首先要假定我們的工作存在問題，耐心聽取或記錄投訴，不當面反駁業主意見，業主前來投訴，是對物業某些方面的服務有不滿或意見，心里有怨氣。此時若一味解釋或反駁,業主會認為物業不尊重其意見而加劇對立情緒，甚至產生沖突。所以要耐心聽業主“訴苦”并進行記錄，使業主感覺到物業虛心誠意的態度，隨著訴說的結束其怨氣也會逐漸消除。

　　策略二:

　　對業主的遭遇或不幸表示歉意或同情，讓業主心理得以平衡，投訴的問題無論大小輕重，都要認真對待和重視，要采取“移情換位”思維方式，轉換角色，設身處地站在業主立場上，感受業主所遭遇到的麻煩和不幸，安慰用戶，拉近與業主的心理距離。

　　策略三：

　　對業主的投訴要求提出處理意見，遵循公司的經營原則，滿足用戶的部分合理要求，很少有業主投訴是為表示“徹底決裂”的，大多業主用投訴來向物業“談判”,使物業重視其投訴，并能解決其投訴的問題。物業公司要站在“公平、公正、合理、互諒”的立場上提出處理意見，協調解決好用戶遇到的困難和問題。

　　策略四:

　　感謝用戶的意見和建議，作為改進工作和完善工作的依據，投訴是業主與物業公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投訴，表明業主對物業還持信任態度，物業要有“聞過則喜”的度量，把業主的投訴加以整理分類，從業主角度檢討、反思公司的各項工作，不斷完善和改進管理及服務工作。

　　策略五:

　　督促相關部門處理投訴內容，對投訴處理的實際效果，直接關系到物業公司的聲譽及整體管理水平。投訴處理的關鍵是盡快分析投訴內容，查清原因，督促有關部門限時進行處理，達到預計結果使業主滿意，要確保不再發生同樣問題，杜絕“二次投訴”的發生。

　　策略六:

　　把投訴處理結果盡快以電話或信函形式反饋給業主。盡快處理投訴，并給業主以實質性答復，這是投訴處理工作中的重要一環，及時的回復可顯示物業公司的工作時效。業主口頭;投訴可以電話回復，一般應不超過一個工作日?；貜涂梢韵驑I主表明其投訴已得到重視，并已妥善處理。

篇3：談業主投訴處理的幾點對策

　　談業主投訴處理的幾點對策

　　業主投訴的規律表明：業主依據與物業管理企業交涉頻次的結果，選擇不同的投訴方向。初期，業主會向物業管理企業反映問題，及時得到解決，業主會諒解物業管理企業的輕微差錯。多次投訴物業管理企業后得不到解決，致使業主的不滿升級，尤其是業主所受損失越大，過錯又在物業管理企業，就越會采取比較激烈的行動，把投訴的方向轉向外部機構（媒體、消協等）甚至法庭。投訴的升級不僅可能使物業管理公司失去一個業主，更會影響企業信譽度和市場發展能力。

　　享譽全球的“經營之神”松下幸之助就此曾說過：“好好留住一位顧客，可能就此增加許多顧客，失去老顧客，即是喪失許多生意上的新機會?！痹诜?/a>行業中的專項研究也證明了這一點：一個不滿意的顧客至少會向其他11個人講述自己不愉快的經歷，而這11個人中平均每個人會告訴其他5個人，也就是說，一個不滿意的顧客可能給企業帶來67個的顧客的流失。物業管理行業特點決定業主流失率不會很高，但是會造成物業管理企業的信任危機，制約企業的健康發展。因此，如何妥善解決業主的投訴，將不滿意的業主轉變為忠誠者，是物業管理企業服務能力和公關意識的綜合體現。

　　受目前物業管理的發展水平、服務產品生產特點等因素的制約，投訴在物業管理行業中是難以避免的，物業管理企業切合實際的投訴處理對策就是降低投訴比率，提高處理效率。這主要體現為以下幾個方面：

　　一、制定投訴預防措施，提高服務質量。

　　增強員工責任意識，全面提高服務質量，減少返修率，是降低業主投訴率的根本措施。物業管理企業在加強質量控制的過程中，要對歷年投訴的情況進行收集整理，對投訴高發的時期、階段、區域和人群要做統計，通過收費人員反饋、維修人員走訪、電話咨詢等措施獲得業主近期有關信息，有條件的要建立業主資料庫，強化信息綜合分析能力。據此有針對性地制定不同時段、不同區域、不同服務對象的服務措施，對可能發生的投訴，制定有效預案，力爭趕在業主報修前將服務送到。同時還要對不同業主的潛在需求進行市場預測，進行差異分析，重新細化、定位現有的服務內容，采取個性化的服務措施，消滅可能產生投訴的“土壤”。

　　二、“用微笑平息業主的怒火。”

　　物業管理公司應當通過廣告、公示板、發放業主手冊等溝通活動，公布報修、監督電話及包片負責維修人員信息，為業主投訴提供方便。還可以采取如對投訴屬實的顧客重獎等措施，向業主表明物業管理公司歡迎并感謝他們批評和監督的誠意，降低處理投訴的難度，避免不滿的業主對親友、鄰居等述說自己的經歷，對物業管理企業造成不利的口頭宣傳。

　　不滿、甚至憤怒的投訴業主可能會有過激的言行，為合理地處理投訴帶來困難。要有效地處理業主投訴，就要建立一支懂得以微笑面對每一位投訴者的報修服務人員。希爾頓飯店的創始人唐拉德•希爾頓在《企業家的秘訣》中曾說過：“無論旅店本身遭遇的困難如何，希爾頓旅館服務員臉上的微笑永遠是屬于旅客的陽光，缺少服務員美好的微笑，正好比花園失去了春天的太陽與和風?！蔽⑿κ瞧较I主因服務質量產生怒火的“滅火器”，微笑為員工靈活處理業主投訴贏得了主動。在接待投訴的過程中，服務人員要堅持“業主不一定是對的，但總是第一位的”的服務思想來接待投訴的業主，設身處地為業主著想，耐心聽取他們的意見，詳細了解業主投訴的原因，真誠承認服務中出現的差錯，誠懇地向業主表明歉意或者做必要的解釋，恢復業主對本企業的信任，消除業主擔心物業管理公司不會重視自己的投訴，不會為自己真正解決問題的疑慮。

　　三、建立一支處理業主投訴的“快速反應部隊”。

　　處理業主投訴不僅需要微笑，更需要誠信踐諾的實際行動，這是企業信譽度的體現，也是每個投訴的業主所希望的。實際解決問題有利于業主改變不滿的態度，獲得心理上的受尊重感和滿足感。處理業主投訴關鍵是速度，快則生存，慢則淘汰，物業管理企業要在保證妥善處理正常報修的同時，建立一支處理業主投訴的“快速反應部隊”，并且對從接到每一起投訴到實地現場調查處理嚴格規定時間限制。這個時間的確定要有科學性，不能超過業主容忍等待的時限。同時要對投訴處理人員進行服務知識和服務技能的專項培訓，灌輸“重復勞動就是浪費”的思想，準確判斷和處理業主投訴的問題，提高維修服務的一次合格率，嚴格控制返修率。在實際處理工作中要適當擴大他們的自主權和責任，減少投訴處理中的決策層次，提高反應速度。

　　四、預見隨時可能發生的意外情況，及時調整應對策略。

　　初次投訴的業主對物業管理公司還是信任的，抱著物業管理公司能及時修正失誤的希望。在初次投訴中解決業主面臨的問題，可以避免業主改變投訴方向，將物業管理公司拖入煩瑣的解釋和應訴的境地。物業管理企業要努力提高初次投訴處理結果的有效性，彌補服務中的過失，獲得業主的諒解。

　　對于來自外部（媒體、消協等）的投訴調查，企業要冷靜應對不利的輿論氛圍，先從內部尋找導致投訴的原因，采取果斷措施進行整改，然后要和外部（媒體、消協等）及時溝通，如實反映情況，使業主和外部單位（媒體、消協等）準確了解企業為解決投訴所采取的方案和措施，使業主相信企業的誠意，并在結果實現之后，通過媒體進行炒作，努力變被動為主動，挽回已造成的負面影響。

　　遠離訴訟是對企業自我保護的基本原則，法庭的任何判決結果都將影響轄區業主的信任度，甚至可能使物業管理公司聲名狼藉。不得已的訴訟要慎重對待，對起訴前因、后果了解清楚，積極尋找政策和法律依據，學會用法律武器保護自己，必要時聘請專業律師應訴，力爭在法庭上維護自己的聲譽。

　　《松下幸之助經營管理全集》中提到：“顧客的抱怨是很嚴重的警告，但誠心誠意去處理顧客抱怨的事，往往又是創造另一個機會的開始?！蔽飿I管理企業應正確看待業主投訴，象摩托羅拉公司那樣，把投訴看成是“顧客送給企業的禮物”，業主投訴能為企業提供大量針對性極強的信息，這是任何市場調查都不能比擬的，在投訴中物業管理企業不僅能發現服務質量問題，還有可能發現市場的潛在需求，形成新的產品構思和服務設計，增加擴展服務內容的機會。投訴也為物業管理企業提供了將不滿業主轉化為忠誠者的有利機會，否則，不滿的業主“跳槽”，另聘其他物業管理企業，就會使企業永遠失去為這些業主服務的機會。

　　文/岑國權　作者單位：大慶林源物業（集團）股份有限公司