業(yè)主檔案管理制度范例

　　1、辦公室負(fù)責(zé)指定接待員、檔案員負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作;

　　2、專(zhuān)管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶(hù)建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時(shí)建立電子檔備份。各類(lèi)信息詳細(xì)排列，以便查閱;

　　3、客戶(hù)信息檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主收樓及驗(yàn)收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費(fèi)文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件;

　　4、專(zhuān)管人員須認(rèn)真填寫(xiě)各項(xiàng)記錄表，紙文檔與電子文檔同時(shí)進(jìn)行。及時(shí)跟進(jìn)業(yè)主檔案的變更，保證信息的準(zhǔn)確性;

　　5、業(yè)主檔案信息應(yīng)嚴(yán)格管理，注意保密。嚴(yán)禁非相關(guān)人員查閱，以保護(hù)業(yè)主的隱私，維護(hù)公司良好形象;

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)工作;

　　7、業(yè)主檔案永久保存，及時(shí)與業(yè)主溝通，及時(shí)變更業(yè)主信息，保證其準(zhǔn)確性。

篇2：小區(qū)業(yè)主檔案管理制度(9)

　　小區(qū)業(yè)主檔案管理制度（九）

　　管理處的服務(wù)過(guò)程是小區(qū)運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各地點(diǎn)的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理，也是面對(duì)業(yè)主各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理處的工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)主對(duì)管理公司的形象。

　　1.管理處的主要業(yè)主管理任務(wù)：

　　管理處的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全業(yè)主檔案及服務(wù)內(nèi)容，才可能更好的服務(wù)業(yè)主。

　　2.管理處業(yè)主管理的日常工作包括：

　　及時(shí)上行下達(dá)業(yè)主與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　協(xié)調(diào)與業(yè)主之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通；

　　做好與業(yè)主有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn)；

　　接聽(tīng)業(yè)主投訴，解決業(yè)主投訴；

　　接聽(tīng)業(yè)主工程報(bào)修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復(fù)；

　　3.業(yè)主檔案管理

　　業(yè)主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般

　　業(yè)主檔案包括以下的資料：

　　收集業(yè)主單位資料

　　業(yè)主繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　業(yè)主裝修工程文件

　　業(yè)主遷入時(shí)填具之資料

　　業(yè)主資料補(bǔ)充

　　業(yè)主聯(lián)絡(luò)資料

　　緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主人事變遷資料

　　業(yè)主與管理處往來(lái)文件

　　業(yè)主違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　業(yè)主請(qǐng)修記錄

　　業(yè)主投訴記錄

　　10)業(yè)主單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）

篇3：小區(qū)(大廈)業(yè)主檔案管理制度(6)

　　小區(qū)（大廈）業(yè)主檔案管理制度6

　　1.0業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定

　　1.1業(yè)主檔案

　　1.1.1業(yè)主個(gè)人資料

　　1.1.1.1業(yè)主(法人)姓名、年齡、性別、國(guó)籍、愛(ài)好、文化程度

　　1.1.1.2工作單位、聯(lián)系電話(huà)、辦公電話(huà)

　　1.1.1.3 業(yè)主(法人)聯(lián)系電話(huà)、緊急事故聯(lián)系人及聯(lián)系方式

　　1.1.1.4 身份證件復(fù)印件

　　1.1.1.5營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、企業(yè)法人代碼證復(fù)印件（企業(yè)）

　　1.1.1.6業(yè)主(法人)照片

　　1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓：委托書(shū)、被委托人身份證明、被委托人聯(lián)系方式、被委托人照片)

　　1.1.2家庭成員資料(住宅物業(yè))

　　1.1.2.1家庭成員姓名，各自年齡、性別、國(guó)籍、愛(ài)好、文化程度

　　1.1.2.2家庭成員工作或?qū)W習(xí)單位及聯(lián)系方式

　　1.1.2.3與業(yè)主關(guān)系

　　1.1.2.4各自照片

　　1.1.2.5各自聯(lián)系方式

　　1.1.3產(chǎn)籍資料

　　1.1.3.1購(gòu)房合同復(fù)印件

　　1.1.3.2房地產(chǎn)權(quán)書(shū)復(fù)印件

　　1.1.3.3房屋面積測(cè)繪資料

　　1.1.3.4收樓通知書(shū)

　　1.1.3.5收樓證明書(shū)及確認(rèn)書(shū)

　　1.1.3.6收樓驗(yàn)收表

　　1.1.3.7業(yè)主領(lǐng)取物品(資料)記錄表

　　1.1.3.8鑰匙托管書(shū)

　　1.1.3.9防火責(zé)任書(shū)

　　1.1.3.10精神文明公約

　　1.1.3.11業(yè)主(臨時(shí))公約

　　1.1.3.12前期物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議(如有)

　　1.1.3.13物業(yè)使用及管理服務(wù)公約(細(xì)則)

　　1.1.3.14房屋使用說(shuō)明書(shū)及質(zhì)量保證書(shū)

　　1.1.3.15房屋租任憑或轉(zhuǎn)讓協(xié)議

　　1.1.4物業(yè)使用資料

　　1.1.4.1裝修管理資料(申請(qǐng)表、設(shè)計(jì)圖、審圖意見(jiàn)書(shū)、裝飾單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、裝修管理服務(wù)協(xié)議、整改通知、違規(guī)處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請(qǐng)表、工程變更核定單)

　　1.1.4.2單元物業(yè)使用記錄

　　1.1.4.3單元物業(yè)維修保養(yǎng)記錄

　　1.1.4.4單元物業(yè)維修派工單

　　1.1.4.5單元物業(yè)投訴記錄

　　1.1.4.6各種業(yè)主委托書(shū)、授權(quán)書(shū)、申請(qǐng)書(shū)、保證書(shū)

　　1.1.4.7各種整改通知、費(fèi)用單據(jù)、函件

　　1.1.4.8物業(yè)出租資料(物業(yè)租賃協(xié)議、承租人身份證明或營(yíng)業(yè)執(zhí)照（企業(yè)）、稅務(wù)登記證（企業(yè)）、法人代碼證（企業(yè)）、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人及電話(huà)、承諾書(shū)、管理公約)

　　2.0業(yè)主檔案管理規(guī)定

　　2.1業(yè)主檔案由客戶(hù)服務(wù)部設(shè)專(zhuān)人統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，客戶(hù)主管負(fù)管理責(zé)任

　　2.2業(yè)主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

　　2.3業(yè)主檔案應(yīng)按照《業(yè)主檔案構(gòu)成規(guī)定》逐步安善內(nèi)容

　　2.4業(yè)主檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確并及明更新

　　2.5客理人員其管理的業(yè)主檔案文本資料應(yīng)存入檔案保險(xiǎn)柜，且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施

　　2.6 對(duì)業(yè)主檔案的保管要按照"棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)"先后順序進(jìn)行編號(hào)、分類(lèi)、集中存放

　　2.7業(yè)主檔案的順序登記在與內(nèi)容有關(guān)和〈業(yè)主樓案目錄〉中，按照〈目錄〉依次排列存放管理

　　2.8對(duì)保管的業(yè)主檔案進(jìn)行登記造冊(cè)、編號(hào)，每月檢查一次，發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)立即查找，并確介檔案的完整性

　　2.9建立業(yè)主檔案移交制度，交接雙方應(yīng)共同清點(diǎn)并簽字留據(jù)

　　2.10業(yè)主檔案通訊電話(huà)聯(lián)系方式發(fā)生變化及業(yè)主發(fā)生更替或物業(yè)使用發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)將變化情況及時(shí)記錄在業(yè)主檔案中

　　2.11業(yè)主檔案屬絕密檔案，任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)客戶(hù)主管辦理手續(xù)生方可查閱

　　2.12業(yè)主檔案應(yīng)永久保存，并注意適時(shí)更新

　　2.13業(yè)產(chǎn)檔案應(yīng)包括的內(nèi)容(包括但不限于)：業(yè)主個(gè)人資料、家

庭資料、購(gòu)房資料、收樓資料、產(chǎn)籍資料、裝修資料、物業(yè)使用資料等

　　2.14違反本規(guī)定，視情節(jié)處以10-100元處罰，造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰