辦公樓報刊收發(fā)操作規(guī)程
1目的
規(guī)范辦公樓報刊收發(fā)工作，提高服務質量。
2適用范圍
**嘉園辦公樓報刊、郵件收發(fā)服務。
3職責
管理處設專人負責業(yè)主/用戶報刊、郵件的收取、發(fā)放工作及相關工作。
4工作要求
4.1時間規(guī)定
4.1.1一般報刊：周一至周五，上午9：30之前及下午5：00前由業(yè)主/用戶助理分二次派發(fā)；周六、周日的報刊和郵件保存至周一統(tǒng)一派發(fā)。
4.1.2EMS等快件：周一至周五須隨到隨發(fā)，及時處理。周六、周日如業(yè)主/用戶要求派發(fā)的，應由值班人員及時派發(fā)。
4.2行為舉止
按管理處制定的《員工行為規(guī)范》的標準執(zhí)行。
4.3工作規(guī)范及標準
4.3.1收到郵件后按照要求填寫好《郵件代收記錄表》；收到報刊時，要根據(jù)《業(yè)主/用戶訂閱報刊情況一覽表》清點各類報刊的份數(shù)，以免出現(xiàn)數(shù)量不夠的情況。
4.3.2將當日報刊、郵件按不同的管理處分類保管，并詳細登記《報刊簽收表》。
4.3.3按時將分類好的報刊、郵件及《報刊簽收表》送至各業(yè)主/用戶處由業(yè)主/用戶核實簽收。
4.3.4接到快件后應于10分鐘內送至業(yè)主/用戶處，并請業(yè)主/用戶核實簽收。
4.3.5送報上門，應輕敲房門，說明來意，并經(jīng)業(yè)主/用戶同意后方可進入；簽收完畢后，要說"再見"；離開時要將門輕輕地關好。
4.3.6周六、周日兩天的報刊、郵件應由在當日值班人員核對代為簽收并填寫《郵件代收記錄表》。能及時送達業(yè)主/用戶的應在《郵件代收記錄表》中說明已送達業(yè)主/用戶。在接到郵件后又不能及時送達的，應將其存放到指定的位置做好妥善保管，待周一早上與信報收發(fā)員做好交接并在《郵件代收記錄表》中注明。
4.3.7如遇到投遞員沒有按時將報刊送到的情況下，客服助理應及時向業(yè)主/用戶解釋清楚，并與迅速與投遞員取得聯(lián)系催促其盡快將報刊送到。
4.3.8在EMS和各種快件收件人模糊不清或投遞錯誤的情況下，及時與郵局或快遞管理處聯(lián)系、查實，以免造成業(yè)主/用戶接收郵件延誤。
每月10號將上月《報刊簽收表》和《郵件代收記錄表》收集整理入檔。
篇2：某公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度
公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度
一、報刊、郵件、信函由前臺工作人員負責簽收、發(fā)放。
二、公司前臺設有郵件箱，各店郵件、信函放在郵箱中，由各店派人簽字領取交由本店前臺;
三、辦公室負責提供訂閱報刊的部門及報刊種類清單。
四、前臺每天對郵局送來的報刊應對分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)差錯及時要求補缺。
五、前臺收到郵局送來的報刊后，應在半小時內將報刊發(fā)送到訂閱人手中，不得拖延。
六、總經(jīng)理訂閱的報刊、及私人信件前臺送交辦公室，由辦公室專人負責整理上交總經(jīng)理辦公室。
七、公司各部門需外發(fā)的郵件應提前送交辦公室，由辦公室指定專人送交當?shù)剜]局寄發(fā)。
八、前臺在簽收掛號信、包裹單等郵單后，應立即通知收件人，收件人應及時去郵局取款取件。超期罰款，責任自負。
九、公司外來郵件、信函一律經(jīng)前臺簽收分發(fā)。不論公私郵件應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失、損壞。
十、對郵局送來非公司郵件，經(jīng)核實確認后，應及時退回，不能私自扣留。
執(zhí)行部門： 責任人簽名：
篇3：公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度(7)
公司報刊、郵件、函電收發(fā)制度(七)
(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電由公司收發(fā)室負責收發(fā)。
(二)外發(fā)函、電要求。
1.各部門因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人員應于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發(fā)室，另填寫掛號、平信、電報外發(fā)登記表。
2.每天下午6點以前，全公司收發(fā)室應將當月外發(fā)函、電清點，累計送交郵局寄發(fā)。
(三)外來郵件管理
1.外來郵件一律經(jīng)公司收發(fā)室簽收分發(fā)。
2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發(fā)室通知收件人到收發(fā)室當面簽收。
3.一般公啟函、電和公司內職工私人信件，由收發(fā)室開具清單分放到各單位信報箱內。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。
5.不論公私郵件收發(fā)室應隨到隨清，及時分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發(fā)現(xiàn)拆封或郵票被撕應拒絕簽收，并向郵局反映，查明原由。
6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發(fā)室通知發(fā)出后，應隨即到收發(fā)室領取郵單，并及時去郵局取款取件。超期罰款，收發(fā)室概不負責。
(四)報刊訂購與收發(fā)。
1.報刊訂購。
(1)訂購時間：上半年、下半年
(2)訂購手續(xù)：不論單位和個人，均需先到收發(fā)室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數(shù)、期數(shù)填寫清楚交收發(fā)員核對算價，確認無誤后，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發(fā)員持訂單到財務部門辦理付款托收手續(xù)。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發(fā)清單，詳細寫明各種報刊分發(fā)到哪些單位或領導。
2.報刊收發(fā)。
(1)收發(fā)員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發(fā)現(xiàn)有差錯應及時登記并要求補缺退余。
(2)收發(fā)員收到郵局送來的報刊后應及時分發(fā)，不得耽擱延誤。收發(fā)員清點分發(fā)報刊時間2小時，任何人不得進入收發(fā)室。
(3)每天分發(fā)到各單位信報箱的報刊應隨附分發(fā)清單。
(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時，要對照分發(fā)清單清點檢實簽名，發(fā)現(xiàn)差錯，應當面向收發(fā)員提出增補退換要求，并進行差錯登記。當面未提出，則視為分發(fā)無差錯。
(五)收發(fā)員應堅守工作崗位，節(jié)假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。
(六)收發(fā)室內外應經(jīng)常保持整齊清潔。
(七)收發(fā)室由辦公室負責管理，其工作質量由辦公室進行檢查、考核，并承擔責任。