公司報刊、郵件、函電收發制度(七)
(一)全公司公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由公司收發室負責收發。
(二)外發函、電要求。
1.各部門因公需外發函、電,經辦人員應于每天下午6點以前將函件、電報底稿送到收發室,另填寫掛號、平信、電報外發登記表。
2.每天下午6點以前,全公司收發室應將當月外發函、電清點,累計送交郵局寄發。
(三)外來郵件管理
1.外來郵件一律經公司收發室簽收分發。
2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。
3.一般公啟函、電和公司內職工私人信件,由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。
4.私人不明平信一律放到信架(信袋)內,由個人自取。
5.不論公私郵件收發室應隨到隨清,及時分發,不得丟失損壞,擱置延誤,對國外來函應檢封口、郵戳,如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收,并向郵局反映,查明原由。
6.凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人,在收發室通知發出后,應隨即到收發室領取郵單,并及時去郵局取款取件。超期罰款,收發室概不負責。
(四)報刊訂購與收發。
1.報刊訂購。
(1)訂購時間:上半年、下半年
(2)訂購手續:不論單位和個人,均需先到收發室查閱報刊目錄,再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價,確認無誤后,當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外,尚須填寫報刊分發清單,詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。
2.報刊收發。
(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點,發現有差錯應及時登記并要求補缺退余。
(2)收發員收到郵局送來的報刊后應及時分發,不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間2小時,任何人不得進入收發室。
(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。
(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電。領取時,要對照分發清單清點檢實簽名,發現差錯,應當面向收發員提出增補退換要求,并進行差錯登記。當面未提出,則視為分發無差錯。
(五)收發員應堅守工作崗位,節假日、星期日應有人值班,休星期日應采取換休形式。
(六)收發室內外應經常保持整齊清潔。
(七)收發室由辦公室負責管理,其工作質量由辦公室進行檢查、考核,并承擔責任。
篇2:集團企業收發文管理制度
企業集團收發文管理制度
一、收文
1、登記:所有外來文件由行政部統一在文件上編寫總流水號,按流水號、接收日期、文件標題、發文單位、附件、傳閱去向等項目登記在《收發文件清單》上。
2、傳閱:由行政部填寫《文件閱辦單》將登記后的文件按輕重緩急、保密程度在文件處理卡片上簽署傳閱對象分送有關負責人傳閱,及時分發、及時收回歸檔。
二、發文
1、公司文件的擬定簽發,對內外具有指令性和權威性。
2、擬稿:公司文件一般由各部門在職責范圍內自行起草,要對文件內容負責。文件內容涉及跨部門事務,須經部門間協調后方可發文。如事關公司的重大內外決策業務往來的文件,由董事長指定專人負責起草。
3、核稿:公文起草后,由擬稿部門經理審核簽字,如公文內容涉及其他部門事務,須由有關部門共同審核簽字;會簽由主管副總會簽。事關公司重大內外決策、業務往來文件,由董事長簽發。
4、簽發:凡以公司名義行文的,須經行政部經理、董事長簽發后,方可交付打印,屬于部門職權范圍內需以部門名義獨立行文的,部門經理簽發即可。
5、打印:在擬稿、核稿、簽發手續齊備后,交行政部審核登記,標明文號,密級和分發范圍。董事長直接簽發的特殊公文,但要補辦登記手續,按審核份數打印。
6、蓋章:文件打印校對完畢后,按公司的《印鑒管理制度》加蓋公章。
7、存檔:公司所有文件均須存檔一份,發文部門也須自留一份備查。
8、傳遞:保密文件的傳遞,按密級和分類范圍由行政部分發。一般公文的傳遞由各部門自行送達。
三、傳真
1、由前臺統一收、發傳真,并記錄到《傳真接收、發送記錄表》上。
2、發送傳真要統一用公司傳真紙。
篇3:某公司報刊、郵件、函電收發制度
公司報刊、郵件、函電收發制度
一、報刊、郵件、信函由前臺工作人員負責簽收、發放。
二、公司前臺設有郵件箱,各店郵件、信函放在郵箱中,由各店派人簽字領取交由本店前臺;
三、辦公室負責提供訂閱報刊的部門及報刊種類清單。
四、前臺每天對郵局送來的報刊應對分送清單分類清點,發現差錯及時要求補缺。
五、前臺收到郵局送來的報刊后,應在半小時內將報刊發送到訂閱人手中,不得拖延。
六、總經理訂閱的報刊、及私人信件前臺送交辦公室,由辦公室專人負責整理上交總經理辦公室。
七、公司各部門需外發的郵件應提前送交辦公室,由辦公室指定專人送交當地郵局寄發。
八、前臺在簽收掛號信、包裹單等郵單后,應立即通知收件人,收件人應及時去郵局取款取件。超期罰款,責任自負。
九、公司外來郵件、信函一律經前臺簽收分發。不論公私郵件應隨到隨清,及時分發,不得丟失、損壞。
十、對郵局送來非公司郵件,經核實確認后,應及時退回,不能私自扣留。
執行部門: 責任人簽名: