辦公大樓業(yè)戶接待管理規(guī)程
1、基本要求
業(yè)戶服務(wù)人員應(yīng)按公司規(guī)定統(tǒng)一著裝,佩帶胸牌、司徽、儀表儀容整潔端莊。
在服務(wù)過程中熱情、周到,文明用語,主動詢問并及時(shí)為業(yè)主提供服務(wù)。
及時(shí)、認(rèn)真做好工作日志、注記、賬冊等記錄工作,字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。
2、業(yè)戶征詢評議管理
每季度向業(yè)戶發(fā)放《業(yè)戶評議表》,征詢業(yè)戶意見和要求,及時(shí)改進(jìn)。
及時(shí)做好《業(yè)戶評議表》的統(tǒng)計(jì)與分析。
落實(shí)業(yè)戶提出的不滿意項(xiàng)的整改措施。
對提出建議、意見的業(yè)戶實(shí)行回訪,反饋信息,溝通協(xié)調(diào)。
3、物料管理
【物料管理范圍】
本管理制度所指的物料是各類設(shè)備、工具、儀器、備品備件、燃料、器材及清潔服務(wù)用品等。
本管理制度規(guī)定了物料計(jì)劃、采購、驗(yàn)收入庫、使用、保管及發(fā)放等管理職能,是管理處各部門必須遵循的基本原則和程序,也是采購合同或協(xié)議管理的基本要求與內(nèi)容。
【管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)】
經(jīng)理室是本管理制度的領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)監(jiān)督制度的制定、修訂及解釋。
業(yè)戶服務(wù)部負(fù)責(zé)本管理制度的具體實(shí)施。
內(nèi)勤負(fù)責(zé)物料計(jì)劃、倉庫收發(fā)保管、統(tǒng)計(jì)及處理等一系列管理工作。
內(nèi)勤負(fù)責(zé)物料的采購。
【物料管理要求與內(nèi)容】
物料供應(yīng)計(jì)劃
a.管理處物料供應(yīng)計(jì)劃一般按物料供應(yīng)實(shí)際變動的狀況,以及當(dāng)月需要實(shí)際情況等要求進(jìn)行編制。如果客觀情況發(fā)生變化或應(yīng)急事件出現(xiàn),可按調(diào)整和補(bǔ)充計(jì)劃或應(yīng)急請購貨物處理。
b.編制管理處物料供應(yīng)計(jì)劃時(shí),必須對物料消耗和儲備情況進(jìn)行測算,經(jīng)過綜合平衡,必須按采購資金大小以及實(shí)際需要狀況等要求進(jìn)行編制。
c.管理處物料供應(yīng)計(jì)劃為:采購計(jì)劃
d.物料供應(yīng)計(jì)劃由各部門按所管轄范圍負(fù)責(zé)進(jìn)行編制,并報(bào)管理處經(jīng)理綜合平衡同意后實(shí)施。
e.物料供應(yīng)計(jì)劃的審批和手續(xù)
f.零星物品采購經(jīng)使用后實(shí)施申報(bào),各部門主管填寫《請購單》,經(jīng)管理處經(jīng)理審批實(shí)施。
g.計(jì)劃擬定及請購單填寫品名、規(guī)格、數(shù)量、用途及擬需金額。
物料訂貨和采購
a.管理處各部門使用的物料包括備品備件,統(tǒng)一由內(nèi)勤負(fù)責(zé)采購,專業(yè)物品(設(shè)備)物料采購員會同各設(shè)備經(jīng)理進(jìn)行訂貨或采購。遇應(yīng)急采購,可由當(dāng)事人直接辦理,事后補(bǔ)辦手續(xù)。
b.物料訂貨或采購必須根據(jù)采購計(jì)劃及零星采購要求進(jìn)行訂貨或采購,并按請購質(zhì)量、數(shù)量、時(shí)間及相應(yīng)價(jià)格進(jìn)行,同時(shí)做到"貨比三家、擇優(yōu)選定、經(jīng)濟(jì)合理"。
c.物料訂貨或采購必須堅(jiān)持規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織貨源,以保證物料的質(zhì)量,用于主要設(shè)備的關(guān)鍵部件的材料、配件、器材、燃料等,應(yīng)盡可能定點(diǎn)采購,確保物資質(zhì)量的穩(wěn)定性。凡不符合質(zhì)量規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的物料一律不準(zhǔn)入庫并填寫不合格品處理記錄單,否則由內(nèi)勤承擔(dān)責(zé)任。
d.物料進(jìn)庫必須對物料的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行檢驗(yàn)、把關(guān),并在入庫單上簽字;物品規(guī)格、內(nèi)在質(zhì)量等要求,由使用部門主管或內(nèi)勤檢驗(yàn)把關(guān),并在入庫單上簽字;發(fā)現(xiàn)不符合數(shù)量和質(zhì)量要求,要拒絕入庫,并及時(shí)由內(nèi)勤或采購人與供應(yīng)方取得聯(lián)系,落實(shí)整改措施直至符合要求方可入庫。
e.物料入庫必須填寫《入庫單》,《入庫單》品名、數(shù)量、單價(jià)、金額等須填寫詳細(xì),字跡清晰,簽名符合要求,并把入庫單一聯(lián)交財(cái)務(wù)入帳,另一聯(lián)由內(nèi)勤留存,便于復(fù)查。
倉庫物料保管及管理
a.物料入庫后要建立《入庫登記表》,填清楚進(jìn)貨時(shí)間、品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)及總值。
b.內(nèi)勤對保管的物料應(yīng)做到"品質(zhì)清、規(guī)格清、數(shù)量清、堆放整齊、庫容整齊、庫地清潔;帳卡物相一致;按架、按位明標(biāo)定放。
c.倉庫要切實(shí)而嚴(yán)格做好防火安全工作,嚴(yán)禁吸煙,閑人莫入。
d.倉庫鑰匙應(yīng)妥善保管,不得轉(zhuǎn)借。
e.由于倉庫管理不善或工作疏忽、差錯(cuò)造成物資遺失、損壞、變質(zhì)等經(jīng)濟(jì)損壞,應(yīng)追究責(zé)任者,并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償和處罰。
物料發(fā)放管理
a.除應(yīng)急事件之外,發(fā)放物料一律按先入庫后發(fā)放,先進(jìn)后出的原則,憑《領(lǐng)料單》上的時(shí)間、品名、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)料人員及主管人員須詳細(xì)填寫,字跡清晰。《領(lǐng)料單》一式三聯(lián),一聯(lián)交內(nèi)勤、一聯(lián)交做帳人員、一聯(lián)留存領(lǐng)料部門,便于復(fù)查。
b.對于使用部門需用倉庫存放的特定工具、儀器等應(yīng)向內(nèi)勤借用,并填寫《物資借用登記表》,表上的借用物資、借用日期、借用人簽名、登記人、歸還日期及質(zhì)量狀況須填寫詳盡,字跡清楚,借用人和登記人應(yīng)當(dāng)場檢驗(yàn)把關(guān),否則在歸還工具時(shí)發(fā)現(xiàn)有任何損壞、遺失等均由當(dāng)事人賠償。
c.對于管理處員工需要領(lǐng)用工具時(shí),應(yīng)向內(nèi)勤領(lǐng)用,并填寫《工具領(lǐng)用登記表》,表上的名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、領(lǐng)用日期、歸還日期、領(lǐng)用人、倉管員及主管須填寫詳盡,字跡清楚。在領(lǐng)用前,領(lǐng)用人與內(nèi)勤應(yīng)當(dāng)場檢驗(yàn)把關(guān),領(lǐng)用人離職前,必須把領(lǐng)用的工具歸還管理處,發(fā)現(xiàn)有任何損壞、遺失等均由當(dāng)事人賠償。
d.在內(nèi)勤不在時(shí),由設(shè)備部值班工程師負(fù)責(zé)倉庫領(lǐng)料工作。當(dāng)需用物料或工具時(shí),使用部門的當(dāng)事人應(yīng)直接向設(shè)備部值班工程師申請,由值班工程師填寫《領(lǐng)料單》,并負(fù)責(zé)去倉庫領(lǐng)取,事后應(yīng)按正常規(guī)定補(bǔ)辦手續(xù)。如有差錯(cuò),責(zé)任應(yīng)由設(shè)備部值班工程師承擔(dān)。
e.發(fā)放物料時(shí),內(nèi)勤應(yīng)按《領(lǐng)料單》上的品名、規(guī)格、數(shù)量、用途等要求,做到手續(xù)齊全,領(lǐng)料人、領(lǐng)料主管人在《領(lǐng)料單》上簽字,明確責(zé)任方可發(fā)放,不準(zhǔn)多發(fā),避免造成浪費(fèi)。
f.誰發(fā)料誰盤點(diǎn),每季一次全面盤點(diǎn)。同時(shí)每月25日前做好《物資存庫統(tǒng)計(jì)月報(bào)表》。
檢查與考核
每季管理處對物資管理工作須進(jìn)行全面檢查,檢查內(nèi)容包括計(jì)劃編制、采購、物資保管、領(lǐng)料發(fā)放等,并落實(shí)責(zé)任,執(zhí)行考核,對于物資管理工作有明顯成績者或違章者將進(jìn)行責(zé)任考核。
篇2:物業(yè)員工電話服務(wù)規(guī)范、業(yè)戶接待規(guī)范
物業(yè)員工電話服務(wù)規(guī)范、業(yè)戶接待規(guī)范
電話應(yīng)答規(guī)范
電話是現(xiàn)代社會使用最為普遍的一種通訊聯(lián)絡(luò)方式。目前各種商業(yè)機(jī)構(gòu)間的許多業(yè)務(wù)聯(lián)系都是通過電話來進(jìn)行的,一家公司職員的電話應(yīng)接技巧優(yōu)劣將直接影響公司的形象和業(yè)務(wù)的開展;所以,強(qiáng)調(diào)員工的電話應(yīng)接技巧將成為現(xiàn)代企業(yè)確立自身形象的重要內(nèi)容。
1. 電話應(yīng)答的基本要求:
1.1 聲音:接聽電話時(shí)音量應(yīng)適中,吐字要清晰,語氣平緩,言簡意賅。
1.2 接聽:接電話要及時(shí)、迅速,不要讓電話鈴向超過三聲。
2. 接聽電話時(shí)的第一句話:
因?yàn)楣芾?/a>處的各個(gè)部門的職能不同或服務(wù)對象不同,所以接聽電話時(shí)的第一句話也是不同的。
譬如,前臺接待人員是代表管理處與物業(yè)內(nèi)、外的業(yè)戶接觸或提供服務(wù)的,所以她(或他)接電話的第一句話就應(yīng)是:
“您好,________管理處,我姓____,有什么可以幫您..."
管理處主要對住戶服務(wù)的部門(如物業(yè)部、工程部等)接聽電話的第一句話一般是:
“您好,我姓____,有什么可以幫您..."
3. 如來電的業(yè)戶要求的服務(wù)不在自己的工作職責(zé)范圍,應(yīng)委婉地說明原因;并做好電話記錄,交相關(guān)人員及時(shí)處理。
4. 接聽電話應(yīng)注意禮貌用語,如經(jīng)常使用“您好"、“謝謝"、“對不起"、“再見"等。
5. 電話應(yīng)答技巧
5.1 當(dāng)業(yè)戶要找的同事不在辦公室時(shí):
當(dāng)你知道他/她在其他辦公室處理事務(wù),你可以如下應(yīng)答:
“他/她在____辦公室,我?guī)湍乙幌拢埳缘取?
當(dāng)你知道他/她所在辦公室的分機(jī)號碼,你也可以說:
“他/她在____辦公室,我?guī)湍D(zhuǎn)過去,請稍等。"
當(dāng)你知道他/她正在開一個(gè)重要的會議,不便打擾,你可以如下答覆:
“他/她正在開會,請問您有什么事情可留言給他/她嗎?
如果他/她不堅(jiān)持立刻要有關(guān)人員聽電話,可以讓他/她過會兒再打來,或留下他/她的電話號碼,以便你的同事回電。
5.2 當(dāng)業(yè)戶要找的同事正在接聽其他電話時(shí),你可以如下應(yīng)答:
“他/她正在接電話,請問您能否稍等片刻?"
“他/她正在接電話,請問您能否留下電話號碼,讓他/她稍后給您回電?"
“他/她正在接電話,找其他人幫您可以嗎?"
5.3 當(dāng)你想遲一點(diǎn)回電時(shí),你可以說:
“對不起,我現(xiàn)在有緊急的事要處理,請問您可否留下電話,我會盡快回電給您?"
5.4 當(dāng)不得不讓__先生/小姐聽電話時(shí),你可以說:
“這件事您可以找__先生/小姐談一下,他/她的電話號碼是______________。"
5.5 當(dāng)你需要知道對方是誰時(shí),可以說:
“對不起,請問您是哪個(gè)單元,貴姓名?"
5.6 內(nèi)線電話呼叫與應(yīng)答,對方應(yīng)機(jī)后先報(bào)姓名:
“您好,我是______,..."
也可部門、姓名一齊報(bào)。
6. 處理電話投訴的應(yīng)答技巧
6.1 當(dāng)聽到業(yè)戶對某些問題投訴時(shí):
如果投訴的內(nèi)容在您的管理范圍內(nèi),你可以說:
“我感到很抱歉,我會馬上了解事情后盡快幫您解決的,..."
如果投訴的內(nèi)容不在你的管理范圍內(nèi),你可以說:
“對不起,我會把事情反映給____部門,然后給您答覆,請留下 閣下資料。"
6.2 當(dāng)你對一些問題或信息不清楚時(shí),你應(yīng)該說:
“對不起,這件事我不太清楚,__先生/小姐也許可以幫助您。"
6.3 當(dāng)業(yè)戶詢問涉及公司的政策或業(yè)戶的要求違背管理公約時(shí),你應(yīng)該說:
“對不起,我無權(quán)處理此事,我會向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映閣下的意見。"
業(yè)戶投訴的內(nèi)容非常廣泛,在此我們不可能一一列舉。但是,在處理業(yè)戶投訴時(shí),我們應(yīng)遵循的原則是:在不損害全體業(yè)主和管理處利益的前提下,我們應(yīng)設(shè)法為業(yè)戶提供快捷、周到的服務(wù)。
電話應(yīng)答要求
1.聲音:清晰明朗,不要說得太急。
2.接聽:電話鈴聲不要超過三次聲響。
3.不要說“喂":接聽須說:“早好/午安,________管理處"。
接聽電話時(shí),應(yīng)報(bào)上自己的名字,接線生在轉(zhuǎn)接后應(yīng)留意是否有人接聽,若無人接聽時(shí),須代為接聽及記錄來電人的姓名、電話號碼或單位名稱,以便轉(zhuǎn)告。
4.如果要詢問對方一些信息,必須說明詢問的原因。
5.留意來電者的查詢,要經(jīng)常注意禮貌用語,
例如:“謝謝"“對不起"“再見"等等。注意以下用語:
不要用 改用
我不知道,不曉得。
對不起,我不太清楚。
他(們)不在。
對不起,他走開了。
遲一些來電。 有什么事嗎?我會代為轉(zhuǎn)告的,請留言。
單位員工的電話應(yīng)答技巧代表了公司的形象,這雖然是一件小事,但若接電話不到位,就有可能在無意間令業(yè)戶對管理處反感,從而令事情更惡化。
電話應(yīng)答技巧
1.當(dāng)“他人"正在吃午飯、出去、在開會或出差了等情況時(shí):
應(yīng)說:“對不起,他/她剛出外辦事,將會在__點(diǎn)鐘回來,請留下你的姓名,你能否留言?"
2.當(dāng)“他/她"正在接聽其他電話時(shí):
2.1 “你是否可以留言?"
2.2 “你能否稍等片刻?"
2.3 “是否可以找其他人幫忙?"
2.4 “我先幫你轉(zhuǎn)給他的/她的秘書,可以嗎?"
2.5 “你可以過會兒打來嗎?"
3.當(dāng)你想遲一點(diǎn)回電時(shí):
“我在15-20分鐘內(nèi)給你回電,行嗎?"
4. 當(dāng)不得不讓____先生聽電話時(shí):
4.1 “你可以找____先生聯(lián)絡(luò)。"
4.2 “我建議你找____先生談一談吧。"
5. 當(dāng)你想知道對方是誰時(shí):
5.1 “請問是哪一位。"
5.2 “我可否知道你的名字嗎?"
6. 當(dāng)你想知道對方的單元:
“請你告訴我你的單元號,好嗎?"
7. 當(dāng)想讓對方稍等一會兒時(shí):
“謝謝你的來電,你能稍等幾分鐘嗎?/我先幫你轉(zhuǎn)給____先生,好嗎?
處理投訴電話應(yīng)答技巧
1.當(dāng)聽到業(yè)戶對某些問題的投訴時(shí):
"我感到非常抱歉,我會盡快了解事情后幫您解決問題的。"
2.當(dāng)你對一些問題或信息不太清楚時(shí):
"對不起,這件事情我不太清楚,____人(部門及職位)也許可以幫助你。"
3.當(dāng)辦公室所有的人都離開以后:
"本部門的其他人都已經(jīng)下班了,您是否可以留言。"
4.當(dāng)涉及公司的政策時(shí):
"對不起,我無權(quán)處理這件事,但等我們核實(shí)后會答覆您的。"
辦公室業(yè)戶接待規(guī)范
管理處辦公室是處理業(yè)戶服務(wù)各方面事宜的主要場所,管理處辦公室員工待客的規(guī)范和禮儀直接反映了管理處員工的素質(zhì)和物業(yè)管理的水平。所以,辦公室員工更應(yīng)牢固樹立對業(yè)戶服務(wù)時(shí)的規(guī)范和禮儀意識。
1.管理處前臺工作員工在見到業(yè)戶進(jìn)門時(shí)應(yīng)正視對方,在業(yè)戶走近前臺時(shí),應(yīng)起立主動詢問:
"先生/小姐,請問您有什么事?"或
"先生/小姐,有什么事我可幫您的?"
2.在業(yè)戶表明來意后,應(yīng)幫助他/她找管理處對口工作人員。如對口工作人員不在辦公室,接待人員應(yīng)說:
"對不起,先生/小姐。(您要找的)__先生/小姐剛出外辦事了,您先請坐,我?guī)湍乙徽?幫您傳呼他。"或
"對不起,先生/小姐(您要找的)__先生/小姐不在,您不妨先和__先生/小姐先談一談。"
3.如果業(yè)戶有事要換個(gè)時(shí)間來訪,接待人員可以建議他/她留下名片或聯(lián)系電話。
4.管理處工作人員在工作時(shí)間應(yīng)穿著整潔制服及佩帶工作證。
5.業(yè)戶在場時(shí),管理處工作人員不應(yīng)談?wù)搩?nèi)部或其他與工作無關(guān)的事務(wù)。
篇3:物業(yè)接待業(yè)戶禮儀培訓(xùn)
物業(yè)接待業(yè)戶禮儀培訓(xùn)
1)遇到業(yè)主要面帶微笑,當(dāng)業(yè)主進(jìn)入服務(wù)中心時(shí)(或距離服務(wù)員3米時(shí)),服務(wù)員站立迎賓,并行15度鞠躬禮,微笑地與業(yè)主問好打招呼,稱呼要得當(dāng),問候語要簡單、親切、熱情。對于熟悉的業(yè)主要稱呼業(yè)主姓氏。
2)當(dāng)看見業(yè)主進(jìn)入服務(wù)中心時(shí),在距離工作臺3米時(shí)起身接待。一般一名工作人員負(fù)責(zé)接待同一人(群體)的到來,其他未起身工作人員應(yīng)專注工作或微笑致意。一般起身接待順序?yàn)樽?、右2、左1、右1。(有工作任務(wù)的不必起身接待)
3)若業(yè)主不按服務(wù)次序,而是直接找某一個(gè)服務(wù)員,不管是誰,只要業(yè)主走到跟前,就由誰來負(fù)責(zé)接待該業(yè)主,要主動問詢有何服務(wù)需求,若是自己的分工范圍內(nèi),按服務(wù)程序和規(guī)定辦理。
4)若業(yè)主的需求不在自己的工作分工內(nèi),應(yīng)禮貌的介紹給負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的同事;而該同事應(yīng)馬上起立問好,接待業(yè)主,并按服務(wù)程序和規(guī)定辦理。
5)與業(yè)主對話時(shí)宜保持1米左右的距離,要注意使用禮貌用語。
6)對業(yè)主的話要全神貫注用心傾聽,眼睛要望著業(yè)主的眉心(但不要死盯著業(yè)主),要等著業(yè)主把話說完,不要打斷業(yè)主的談話。業(yè)主和你談話時(shí),不要有任何不耐煩的表示,要停下手中的工作,眼望著對方,面帶笑容,要有反應(yīng)。不要心不在焉,左顧右盼,漫不經(jīng)心,不理不睬,對沒聽清楚的地方要禮貌的請業(yè)主重復(fù)一遍。
7)對業(yè)主的問詢應(yīng)圓滿回答,若遇自己不清楚或不知道的事,應(yīng)查找有關(guān)資料或請示上司,盡量答復(fù)業(yè)主,決不能以“不知道”、“不清楚”作答。回答問題要負(fù)責(zé)任,不能不懂裝懂,摸棱兩可,胡亂作答。
8)說話時(shí),特別是業(yè)主要求我們服務(wù)時(shí),我們從言語中要體現(xiàn)出樂意為業(yè)主服務(wù),不要表現(xiàn)出厭煩、冷漠、無關(guān)痛癢的神態(tài),應(yīng)說:“好的,我馬上就來(辦)”,千萬不能說:“你沒看見我忙著嗎?”
9)與業(yè)主對話時(shí),如遇另一業(yè)主來訪,應(yīng)點(diǎn)頭示意打招呼,或請新來業(yè)主稍等,不能視而不見,無所表示,冷落新來業(yè)主;同時(shí)盡快結(jié)束談話,招呼新來業(yè)主,如時(shí)間較長,應(yīng)說:“對不起,讓您久等了”,不能一聲不響就開始工作。
10)與業(yè)主對話,態(tài)度要和藹,語言要親切,聲調(diào)要自然、清晰、柔和,音量要適中,答話要迅速明確。
11)當(dāng)業(yè)主提出的某項(xiàng)服務(wù)要求我們一時(shí)滿足不了時(shí),應(yīng)主動向業(yè)主講清原因,并向業(yè)主表示歉意,同時(shí)要給業(yè)主一個(gè)解決問題的建議或主動聯(lián)系解決。要讓業(yè)主感到:雖然問題一時(shí)未能解決,但受到了重視,得到了應(yīng)有的幫助。
12)原則性、較敏感的問題上,態(tài)度要明確,但說話方式要婉轉(zhuǎn)靈活,既不違反公司規(guī)定,也要維護(hù)業(yè)主的自尊心。切忌使用質(zhì)問式、懷疑式、命令式、頂牛式的說話方式,杜絕蔑視語、嘲笑語、否定語、斗氣語,要用詢問式、請求式、商量式、解釋式的說話方式。
13)打擾業(yè)主或請求業(yè)主協(xié)助的地方,首先要表示歉意,說:“對不起,打擾您了”。對業(yè)主的幫助或協(xié)助(如交錢后、登記后、配合我們工作后)要表示感謝。接過了業(yè)主的任何東西都要表示感謝。業(yè)主對我們感謝時(shí),一定要回答“請別客氣”。
14)當(dāng)服務(wù)完畢,業(yè)主要離去時(shí),負(fù)責(zé)接待該業(yè)主的接待員要起立行15度鞠躬禮,禮貌道別,在該業(yè)主走出服務(wù)中心大門后方可坐下。
送客離開
客戶離去時(shí),應(yīng)起立,行15度鞠躬禮,敬語道別,并等客戶出門后,方可落座。