物業(yè)公司質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　1.0目的

　　確保質(zhì)量體系文件編制、發(fā)放的規(guī)范性、相容性和有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放及標(biāo)識的實施。其他類文件如通告、通知等不在此規(guī)程適用范圍內(nèi)。

　　3.0職責(zé)

　　3.1總經(jīng)理負責(zé)批準(zhǔn)《質(zhì)量手冊》和《程序文件》。

　　3.2品質(zhì)部負責(zé)組織編寫和審核《質(zhì)量手冊》和《程序文件》批準(zhǔn)《作業(yè)指導(dǎo)書》。

　　3.3各部門負責(zé)人負責(zé)編寫或組織編寫并審核本部門的作業(yè)指導(dǎo)書。

　　3.4品質(zhì)部是《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》編寫的組織部門并負責(zé)編寫程序文件和公司通用的《作業(yè)指導(dǎo)書》，負責(zé)公司通用作業(yè)指導(dǎo)書的審核。

　　4.0程序要點

　　4.1文件范圍的界定。本規(guī)程所指文件包括：

　　4.1.1《質(zhì)量手冊》。

　　《質(zhì)量手冊》是公司文件化質(zhì)量體系的A級文件，是文件質(zhì)量體系的總綱。

　　4.1.2《程序文件》。

　　《程序文件》是公司文件化質(zhì)量體系的B級文件，是公司《質(zhì)量手冊》（A級文件）的展開和支持，它主要描述公司選定的質(zhì)量體系要素如何實施和控制。

　　4.1.3《作業(yè)指導(dǎo)書》。

　　《作業(yè)指導(dǎo)書》是公司文件化質(zhì)量體系的C級文件，是程序文件的開展、支持細化，它主要描寫一項具體的活動、工作和作業(yè)怎樣進行或進行的依據(jù)、要求、規(guī)定和規(guī)范。

　　4.2根據(jù)控制的需要選定的要素可以由一個程序文件描述，也可以由多個程序文件描述。

　　4.3作業(yè)指導(dǎo)書的描述形式。作業(yè)指導(dǎo)書的描述形式可以是下列形式的一種或其任意組合。

　　4.3.1文字、圖表、圖形、符號、圖樣等形式編制的文件。

　　4.3.2規(guī)定、規(guī)范、條例、制度、辦法、規(guī)則、大綱、計劃、要點、標(biāo)準(zhǔn)等名稱編制的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。

　　4.4文件內(nèi)容的要求。

　　4.4.1質(zhì)量手冊的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求：

　　（1）符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求；

　　（2）滿足本公司提供物業(yè)管理（服務(wù)）要求

　　（3）切合本公司實際；

　　（4）遵守相關(guān)法規(guī)、條理的規(guī)定和要求。

　　4.4.2程序文件的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求：

　　（1）滿足ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的全部要求；

　　（2）覆蓋公司所提供管理服務(wù)的全部階段；

　　（3）切合公司實際；

　　（4）符合相關(guān)法規(guī)、條例的要求。

　　4.4.3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程的內(nèi)容應(yīng)滿足下列要求：

　　（1）滿足程序文件的規(guī)定和ISO9000標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求；

　　（2）具有可操作性、可檢查評價性；

　　（3）繁簡程度與所需技能和員工的培訓(xùn)程度/資格相適應(yīng)。

　　4.4.4標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程編制的數(shù)量與滿足需要相適應(yīng)。如果沒有標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程就不能不能保證管理工作和服務(wù)質(zhì)量，即使簡單的過程和作業(yè)也應(yīng)形成標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程或在標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程中予以描述和規(guī)定。

　　4.5質(zhì)量體系文件的構(gòu)成。

　　4.5.1程序文件描述的層次按下列順序：

　　（1）目的；

　　（2）適用范圍；

　　（3）職責(zé)；

　　（4）程序要點；

　　（5）記錄；

　　（6）相關(guān)支持文件；

　　（7）附錄。

　　4.5.2程序文件的結(jié)構(gòu)按下列順序排列組成：

　　（1）封面；

　　（2）內(nèi)頁；

　　（3）更改記錄。

　　4.5.3作業(yè)指導(dǎo)書描述的層次和結(jié)構(gòu)可以參照程序文件的層次編寫，也可以根據(jù)文件表達的形式和內(nèi)容進行編排。

　　4.6文件條款編號。

　　4.6.1文件條款用阿拉伯?dāng)?shù)字和小寫英文字母組合表達。

　　4.6.2文件條款以四個層次為限，分別是條、款、項、點。

　　4.6.3條款和文字排列規(guī)則符合示例：

　　1.0目的（條）

　　1.1為確保文件的分類（款）

　　1.1.1程序文件（頂）

　　（1）程序文件的分類（點）

　　4.7文件的標(biāo)識。

　　4.7.1文件在質(zhì)量體系中層次的標(biāo)識識別如下：

　　（1）用文件封面給出的《質(zhì)量手冊》、《程序文件》或《作業(yè)指導(dǎo)書》予以識別；

　　（2）用文件編碼予以識別，文件的編碼按《質(zhì)量體系文件編碼管理文件》執(zhí)行。

　　4.7.2文件版本的識別如下：

　　（1）文件封面上為出版本標(biāo)識，首版為A，二版為B，以此類推；

　　（2）文件內(nèi)頁、文標(biāo)給出的版本標(biāo)識

　　A/O——既標(biāo)識此頁為首頁，以此類推

　　4.7.3文件更改狀態(tài)的識別：

　　（1）文件內(nèi)文標(biāo)版本欄給出的標(biāo)識

　　A/O——未經(jīng)更改的文件為0，第一次更改的文件為1，以此類推

　　（2）文件中更改記錄頁中做出的記錄。

　　4.8文件發(fā)布。

　　4.8.1文件發(fā)布前需經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)人審核批準(zhǔn)。

　　4.8.2文件發(fā)布范圍、文件的符合性、完整性、適用性、規(guī)范化是審核批準(zhǔn)人審批的內(nèi)容。

　　4.8.3品質(zhì)部在文件發(fā)布前應(yīng)填寫相關(guān)表格，確保只有經(jīng)過批準(zhǔn)的文件才能發(fā)布。

　　4.9文件的發(fā)放。

　　4.9.1文件的發(fā)放由品質(zhì)部按批準(zhǔn)的范圍發(fā)放。

　　4.9.2文件發(fā)放前應(yīng)對受控文件進行編號并對每份文件加蓋藍色《受控文件》印章及編碼。非受控文件不編號，僅在封面加蓋《非受控文件》藍色印章。

　　4.10文件補發(fā)。由于工作的需要或原文件丟失、破損，需要補發(fā)文件時，應(yīng)按下列規(guī)定辦理。

　　4.10.1申請方填寫《文件審批箋》經(jīng)所有部門負責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)后方可予以補發(fā)。

　　4.10.2文件補發(fā)需執(zhí)行文件發(fā)放的相關(guān)規(guī)定。

　　4.11文件發(fā)布、發(fā)放過程中形成的記錄由記錄實施部門保存，保存期3年。歸檔文件形成的記錄按相關(guān)文件規(guī)定辦理。

　　5.0記錄

　　5.1《文件更改申請表》文件編碼:

　　5.2《文件發(fā)放記錄》文件編碼:

　　6.0相關(guān)支持文件

篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責(zé)

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責(zé)：

　　a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；

　　b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作；

　　3.4項目部負責(zé)圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；

　　4.1.2用以指導(dǎo)項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責(zé)編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準(zhǔn)：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進行審核和批準(zhǔn)。

　　d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。

　　4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。

　　4.3文件的標(biāo)識與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標(biāo)識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責(zé)簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當(dāng)原審批人因故不能審批時，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責(zé)將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責(zé)進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時，應(yīng)向其歸控管理部門申請，批準(zhǔn)后，方可進行復(fù)制。

　　4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責(zé)將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責(zé)進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負責(zé)保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。

　　c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責(zé)處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責(zé)主動收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實情況進行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7項目部負責(zé)工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經(jīng)理工作部負責(zé)公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責(zé)對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導(dǎo)。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR05-01文件發(fā)放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》

篇3：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統(tǒng)性

　　-組織應(yīng)對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序;

　　-各層次文件應(yīng)涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規(guī)性

　　-體系文件應(yīng)在總體上遵循OHSMS標(biāo)準(zhǔn)，以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求;

　　-文件一旦批準(zhǔn)實施，就必須認真執(zhí)行;

　　-文件修改只能按規(guī)定的程序進行。

　　3.協(xié)調(diào)性

　　-體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào);

　　-體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào);

　　-體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào);

　　-處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))向管理者、相關(guān)方、第三方審核機構(gòu)證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實施;

　　有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中;

　　職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

　　6.適用性

　　-體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng);

　　-所有文件規(guī)定都應(yīng)在實際工作中能得到有效的貫徹。