物業(yè)公司質(zhì)量體系運(yùn)作程序文件的控制程序

　　1目的

　　對(duì)運(yùn)作程序文件的制定、審批、發(fā)放及修改進(jìn)行控制。

　　2適用范圍

　　本程序適用于公司質(zhì)量體系運(yùn)作程序文件的控制。

　　3相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素

　　GB/T19002-ISO90024.5

　　4相關(guān)文件

　　質(zhì)量手冊(cè)4.5

　　5責(zé)任

　　5.1程序文件由ISO9000工作組指定專人制定。

　　5.2管理者代表負(fù)責(zé)審核程序文件。

　　5.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。

　　5.4經(jīng)理部負(fù)責(zé)程序文件的控制。

　　6程序

　　6.1文件的格式。

　　6.1.1文件的封面應(yīng)包含下述內(nèi)容：（見附錄1）

　　a.公司名稱；

　　b.文件名稱；

　　c.文件編號(hào)、版號(hào)、生效日期；

　　d.文件各頁的修改狀態(tài)；

　　e.擬制人、審核人、批準(zhǔn)人簽名；

　　f.受控章及發(fā)放編號(hào)。

　　6.1.2文件的內(nèi)容頁見附錄2

　　6.1.3文件編號(hào)規(guī)定如下：

　　CPMOP×××

　　文件順序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）

　　程序文件代碼

　　公司名稱代碼

　　6.2文件的編制、審核和批準(zhǔn)。

　　6.2.1在編寫時(shí)，編寫人員應(yīng)主動(dòng)和其它有關(guān)部門協(xié)調(diào)，征求各部門意見，如果意見無法統(tǒng)一，則提交總經(jīng)理辦公會(huì)，直至總經(jīng)理裁決。最后定稿的文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　6.3文件的發(fā)放。

　　6.3.1批準(zhǔn)后的文件正式下達(dá)執(zhí)行時(shí)，經(jīng)理部將批準(zhǔn)的文件登記在《運(yùn)作程序文件目錄表》中，并填寫《受控文件發(fā)放記錄》，文件持有人應(yīng)在《受控文件發(fā)放記錄》中簽名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章標(biāo)記，原稿由經(jīng)理部保存。

　　6.3.2所有發(fā)放的運(yùn)作程序文件均為"受控"文件， 受控文件的每一頁都蓋有紅色"受控"印。

　　6.4文件的修改

　　6.4.1公司任何員工均可以對(duì)文件提出修改建議，由提出人填寫《文件修改申請(qǐng)單》說明修改條款，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽名后交管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)理部負(fù)責(zé)將批準(zhǔn)的內(nèi)容打印到文件中并發(fā)放。

　　6.4.2文件修改時(shí)，被修改頁的修改狀態(tài)改變。修改狀態(tài)用大寫英文字母依次排序。同時(shí)在程序文件的封面，注明修改狀態(tài)和簡(jiǎn)要的修改內(nèi)容。

　　6.4.3當(dāng)文件更改超過5次或更改內(nèi)容條款較多時(shí)，應(yīng)換版發(fā)行并修改版號(hào)，版號(hào)用二位阿拉伯?dāng)?shù)字依次排序。

　　6.4.4文件更改頁和文件換版的發(fā)放按6.3執(zhí)行，經(jīng)理部發(fā)放新文件時(shí)，負(fù)責(zé)將舊版文件收回并銷毀。

　　6.4.5為保持文件的可追朔性，經(jīng)理部應(yīng)保留一份加蓋"作廢"章的作廢文件原件。

　　7記錄

　　7.1《運(yùn)作程序文件目錄表》。

　　7.2《受控文件發(fā)放記錄》隨文件保存。

　　附錄1

　　[文件名]

　　受控章：

　　發(fā)放編號(hào)：

　　修改狀態(tài)

　　修改狀態(tài)修改記錄審核批準(zhǔn)日期

　　批準(zhǔn)：日期：

　　審核：日期：

　　擬制：日期：

　　附錄2

　　運(yùn)作程序文件

　　文件名

　　CPM-OP-×××

　　文件內(nèi)容

篇2：物業(yè)公司質(zhì)量體系運(yùn)作程序文件控制工作程序

　　物業(yè)公司質(zhì)量體系運(yùn)作程序文件的控制程序

　　1目的

　　對(duì)運(yùn)作程序文件的制定、審批、發(fā)放及修改進(jìn)行控制。

　　2適用范圍

　　本程序適用于公司質(zhì)量體系運(yùn)作程序文件的控制。

　　3相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要素

　　GB/T19002-ISO90024.5

　　4相關(guān)文件

　　質(zhì)量手冊(cè)4.5

　　5責(zé)任

　　5.1程序文件由ISO9000工作組指定專人制定。

　　5.2管理者代表負(fù)責(zé)審核程序文件。

　　5.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。

　　5.4經(jīng)理部負(fù)責(zé)程序文件的控制。

　　6程序

　　6.1文件的格式。

　　6.1.1文件的封面應(yīng)包含下述內(nèi)容：（見附錄1）

　　a.公司名稱；

　　b.文件名稱；

　　c.文件編號(hào)、版號(hào)、生效日期；

　　d.文件各頁的修改狀態(tài)；

　　e.擬制人、審核人、批準(zhǔn)人簽名；

　　f.受控章及發(fā)放編號(hào)。

　　6.1.2文件的內(nèi)容頁見附錄2

　　6.1.3文件編號(hào)規(guī)定如下：

　　CPMOP×××

　　文件順序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）

　　程序文件代碼

　　公司名稱代碼

　　6.2文件的編制、審核和批準(zhǔn)。

　　6.2.1在編寫時(shí)，編寫人員應(yīng)主動(dòng)和其它有關(guān)部門協(xié)調(diào)，征求各部門意見，如果意見無法統(tǒng)一，則提交總經(jīng)理辦公會(huì)，直至總經(jīng)理裁決。最后定稿的文件由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　6.3文件的發(fā)放。

　　6.3.1批準(zhǔn)后的文件正式下達(dá)執(zhí)行時(shí)，經(jīng)理部將批準(zhǔn)的文件登記在《運(yùn)作程序文件目錄表》中，并填寫《受控文件發(fā)放記錄》，文件持有人應(yīng)在《受控文件發(fā)放記錄》中簽名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章標(biāo)記，原稿由經(jīng)理部保存。

　　6.3.2所有發(fā)放的運(yùn)作程序文件均為"受控"文件， 受控文件的每一頁都蓋有紅色"受控"印。

　　6.4文件的修改

　　6.4.1公司任何員工均可以對(duì)文件提出修改建議，由提出人填寫《文件修改申請(qǐng)單》說明修改條款，經(jīng)所在部門經(jīng)理簽名后交管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)理部負(fù)責(zé)將批準(zhǔn)的內(nèi)容打印到文件中并發(fā)放。

　　6.4.2文件修改時(shí)，被修改頁的修改狀態(tài)改變。修改狀態(tài)用大寫英文字母依次排序。同時(shí)在程序文件的封面，注明修改狀態(tài)和簡(jiǎn)要的修改內(nèi)容。

　　6.4.3當(dāng)文件更改超過5次或更改內(nèi)容條款較多時(shí)，應(yīng)換版發(fā)行并修改版號(hào)，版號(hào)用二位阿拉伯?dāng)?shù)字依次排序。

　　6.4.4文件更改頁和文件換版的發(fā)放按6.3執(zhí)行，經(jīng)理部發(fā)放新文件時(shí)，負(fù)責(zé)將舊版文件收回并銷毀。

　　6.4.5為保持文件的可追朔性，經(jīng)理部應(yīng)保留一份加蓋"作廢"章的作廢文件原件。

　　7記錄

　　7.1《運(yùn)作程序文件目錄表》。

　　7.2《受控文件發(fā)放記錄》隨文件保存。

　　附錄1

　　[文件名]

　　受控章：

　　發(fā)放編號(hào)：

　　修改狀態(tài)

　　修改狀態(tài)修改記錄審核批準(zhǔn)日期

　　批準(zhǔn)：日期：

　　審核：日期：

　　擬制：日期：

　　附錄2

　　運(yùn)作程序文件

　　文件名

　　CPM-OP-×××

　　文件內(nèi)容

篇3：客服部文件管理制度及規(guī)定

　　1 制度

　　1.1客服部文員負(fù)責(zé)客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結(jié)、報(bào)告、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、政府紀(jì)要、政府法規(guī)等)的收集存檔和保管。

　　1.2文員、助理負(fù)責(zé)各部門文件及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊(cè)、業(yè)戶檔案、車輛檔案、工作聯(lián)絡(luò)單、通知、報(bào)告、公函、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要等)的收集、存檔和保管。

　　1.3任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還日期。

　　1.4秘密文件要妥善保管，不準(zhǔn)散播其內(nèi)容，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，不準(zhǔn)翻閱，不準(zhǔn)復(fù)印，不準(zhǔn)帶離辦公室。

　　1.5員工個(gè)人檔案、材料屬秘密材料的，他人無權(quán)翻閱，保管人員也不準(zhǔn)，禁止將這些資料擅自給他人過目。

　　1.6文件資料等要進(jìn)行字母順序還是按內(nèi)容、按時(shí)間等形式分類，其目的都要使查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標(biāo)明。

　　1.7要經(jīng)常進(jìn)行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對(duì)過期的文件資料要及時(shí)清理，無保存必要的材料，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)可做銷毀處理。

　　1.8文件具有較強(qiáng)的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，一經(jīng)發(fā)文必須執(zhí)行。

　　1.9文件一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，任何人不得擅自更改。

　　1.10文件分發(fā)傳遞必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。

　　1.11各部門對(duì)需要辦理的文件，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真辦理，不得延辦、誤辦或推諉，對(duì)辦理完畢的文件，承辦人應(yīng)填寫結(jié)果和報(bào)告。

　　2 規(guī)定

　　為加強(qiáng)文件管理，準(zhǔn)確傳遞文件，提高辦公效率，特制定本規(guī)定。

　　2.1 外部來文的有關(guān)規(guī)定：

　　⑴各上級(jí)機(jī)關(guān)、政府部門及其他單位來文，統(tǒng)一由辦公室簽收;

　　⑵對(duì)收到的外來文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、登記和分發(fā)傳遞;

　　⑶外來文件原則上先送總經(jīng)理閱批;

　　⑷根據(jù)總經(jīng)理批示，逐一傳遞各部門經(jīng)理傳閱;

　　⑸根據(jù)總經(jīng)理批示，送達(dá)文件辦理部門，并催促辦理;

　　⑹承辦過程中若有疑問，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示，報(bào)告解決;

　　⑺文件閱畢或辦畢，閱文人及承辦人應(yīng)填寫承辦結(jié)果和報(bào)告，連同原文退回秘書處存檔。

　　2.2 對(duì)外行文有關(guān)規(guī)定：

　　⑴部門對(duì)外的報(bào)告、請(qǐng)示和業(yè)務(wù)事項(xiàng)聯(lián)系的文件，均必須送總經(jīng)理審閱后，方可外發(fā)。

　　⑵對(duì)外行文，領(lǐng)導(dǎo)批轉(zhuǎn)后，原件由部門文員留存、歸檔。

　　⑶對(duì)外行文，統(tǒng)一由部門文員負(fù)責(zé)進(jìn)行編號(hào)、登記和外發(fā)事項(xiàng)。

　　2.3 內(nèi)部行文

　　2.3.1公司內(nèi)部一般性業(yè)務(wù)往來文件(包括聯(lián)絡(luò)單)，由各部起草，部門經(jīng)理簽閱。

　　2.3.2 公司內(nèi)部文件(包括聯(lián)絡(luò)單)，由各部收集、存檔和保管，必須保證完整性及連續(xù)性，以便備查。

　　2.4 不論外部行文或內(nèi)部行文，一律由秘書、文員、內(nèi)勤傳遞。