物業公司質量體系運作程序文件的控制程序

　　1目的

　　對運作程序文件的制定、審批、發放及修改進行控制。

　　2適用范圍

　　本程序適用于公司質量體系運作程序文件的控制。

　　3相關標準要素

　　GB/T19002-ISO90024.5

　　4相關文件

　　質量手冊4.5

　　5責任

　　5.1程序文件由ISO9000工作組指定專人制定。

　　5.2管理者代表負責審核程序文件。

　　5.3總經理負責批準程序文件。

　　5.4經理部負責程序文件的控制。

　　6程序

　　6.1文件的格式。

　　6.1.1文件的封面應包含下述內容：（見附錄1）

　　a.公司名稱；

　　b.文件名稱；

　　c.文件編號、版號、生效日期；

　　d.文件各頁的修改狀態；

　　e.擬制人、審核人、批準人簽名；

　　f.受控章及發放編號。

　　6.1.2文件的內容頁見附錄2

　　6.1.3文件編號規定如下：

　　CPMOP×××

　　文件順序號（用阿拉伯數字表示）

　　程序文件代碼

　　公司名稱代碼

　　6.2文件的編制、審核和批準。

　　6.2.1在編寫時，編寫人員應主動和其它有關部門協調，征求各部門意見，如果意見無法統一，則提交總經理辦公會，直至總經理裁決。最后定稿的文件由管理者代表審核，總經理批準。

　　6.3文件的發放。

　　6.3.1批準后的文件正式下達執行時，經理部將批準的文件登記在《運作程序文件目錄表》中，并填寫《受控文件發放記錄》，文件持有人應在《受控文件發放記錄》中簽名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章標記，原稿由經理部保存。

　　6.3.2所有發放的運作程序文件均為"受控"文件， 受控文件的每一頁都蓋有紅色"受控"印。

　　6.4文件的修改

　　6.4.1公司任何員工均可以對文件提出修改建議，由提出人填寫《文件修改申請單》說明修改條款，經所在部門經理簽名后交管理者代表審核，總經理批準，經理部負責將批準的內容打印到文件中并發放。

　　6.4.2文件修改時，被修改頁的修改狀態改變。修改狀態用大寫英文字母依次排序。同時在程序文件的封面，注明修改狀態和簡要的修改內容。

　　6.4.3當文件更改超過5次或更改內容條款較多時，應換版發行并修改版號，版號用二位阿拉伯數字依次排序。

　　6.4.4文件更改頁和文件換版的發放按6.3執行，經理部發放新文件時，負責將舊版文件收回并銷毀。

　　6.4.5為保持文件的可追朔性，經理部應保留一份加蓋"作廢"章的作廢文件原件。

　　7記錄

　　7.1《運作程序文件目錄表》。

　　7.2《受控文件發放記錄》隨文件保存。

　　附錄1

　　[文件名]

　　受控章：

　　發放編號：

　　修改狀態

　　修改狀態修改記錄審核批準日期

　　批準：日期：

　　審核：日期：

　　擬制：日期：

　　附錄2

　　運作程序文件

　　文件名

　　CPM-OP-×××

　　文件內容

篇2：物業公司質量體系運作程序文件控制工作程序

　　物業公司質量體系運作程序文件的控制程序

　　1目的

　　對運作程序文件的制定、審批、發放及修改進行控制。

　　2適用范圍

　　本程序適用于公司質量體系運作程序文件的控制。

　　3相關標準要素

　　GB/T19002-ISO90024.5

　　4相關文件

　　質量手冊4.5

　　5責任

　　5.1程序文件由ISO9000工作組指定專人制定。

　　5.2管理者代表負責審核程序文件。

　　5.3總經理負責批準程序文件。

　　5.4經理部負責程序文件的控制。

　　6程序

　　6.1文件的格式。

　　6.1.1文件的封面應包含下述內容：（見附錄1）

　　a.公司名稱；

　　b.文件名稱；

　　c.文件編號、版號、生效日期；

　　d.文件各頁的修改狀態；

　　e.擬制人、審核人、批準人簽名；

　　f.受控章及發放編號。

　　6.1.2文件的內容頁見附錄2

　　6.1.3文件編號規定如下：

　　CPMOP×××

　　文件順序號（用阿拉伯數字表示）

　　程序文件代碼

　　公司名稱代碼

　　6.2文件的編制、審核和批準。

　　6.2.1在編寫時，編寫人員應主動和其它有關部門協調，征求各部門意見，如果意見無法統一，則提交總經理辦公會，直至總經理裁決。最后定稿的文件由管理者代表審核，總經理批準。

　　6.3文件的發放。

　　6.3.1批準后的文件正式下達執行時，經理部將批準的文件登記在《運作程序文件目錄表》中，并填寫《受控文件發放記錄》，文件持有人應在《受控文件發放記錄》中簽名并注明日期，所有文件原稿不得有"受控"印章標記，原稿由經理部保存。

　　6.3.2所有發放的運作程序文件均為"受控"文件， 受控文件的每一頁都蓋有紅色"受控"印。

　　6.4文件的修改

　　6.4.1公司任何員工均可以對文件提出修改建議，由提出人填寫《文件修改申請單》說明修改條款，經所在部門經理簽名后交管理者代表審核，總經理批準，經理部負責將批準的內容打印到文件中并發放。

　　6.4.2文件修改時，被修改頁的修改狀態改變。修改狀態用大寫英文字母依次排序。同時在程序文件的封面，注明修改狀態和簡要的修改內容。

　　6.4.3當文件更改超過5次或更改內容條款較多時，應換版發行并修改版號，版號用二位阿拉伯數字依次排序。

　　6.4.4文件更改頁和文件換版的發放按6.3執行，經理部發放新文件時，負責將舊版文件收回并銷毀。

　　6.4.5為保持文件的可追朔性，經理部應保留一份加蓋"作廢"章的作廢文件原件。

　　7記錄

　　7.1《運作程序文件目錄表》。

　　7.2《受控文件發放記錄》隨文件保存。

　　附錄1

　　[文件名]

　　受控章：

　　發放編號：

　　修改狀態

　　修改狀態修改記錄審核批準日期

　　批準：日期：

　　審核：日期：

　　擬制：日期：

　　附錄2

　　運作程序文件

　　文件名

　　CPM-OP-×××

　　文件內容

篇3：客服部文件管理制度及規定

　　1 制度

　　1.1客服部文員負責客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、總結、報告、通報、會議紀要、政府紀要、政府法規等)的收集存檔和保管。

　　1.2文員、助理負責各部門文件及資料(技術圖紙、說明書、手冊、業戶檔案、車輛檔案、工作聯絡單、通知、報告、公函、總結、會議紀要等)的收集、存檔和保管。

　　1.3任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經手人及歸還日期。

　　1.4秘密文件要妥善保管，不準散播其內容，未經總經理批準，不準翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。

　　1.5員工個人檔案、材料屬秘密材料的，他人無權翻閱，保管人員也不準，禁止將這些資料擅自給他人過目。

　　1.6文件資料等要進行字母順序還是按內容、按時間等形式分類，其目的都要使查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚地標明。

　　1.7要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要及時清理，無保存必要的材料，經總經理批準可做銷毀處理。

　　1.8文件具有較強的嚴肅性和權威性，一經發文必須執行。

　　1.9文件一經領導簽發，任何人不得擅自更改。

　　1.10文件分發傳遞必須做到及時、準確、安全。

　　1.11各部門對需要辦理的文件，應當認真辦理，不得延辦、誤辦或推諉，對辦理完畢的文件，承辦人應填寫結果和報告。

　　2 規定

　　為加強文件管理，準確傳遞文件，提高辦公效率，特制定本規定。

　　2.1 外部來文的有關規定：

　　⑴各上級機關、政府部門及其他單位來文，統一由辦公室簽收;

　　⑵對收到的外來文件，應及時進行分類、登記和分發傳遞;

　?、峭鈦砦募瓌t上先送總經理閱批;

　?、雀鶕偨浝砼?，逐一傳遞各部門經理傳閱;

　　⑸根據總經理批示，送達文件辦理部門，并催促辦理;

　?、食修k過程中若有疑問，應及時請示，報告解決;

　　⑺文件閱畢或辦畢，閱文人及承辦人應填寫承辦結果和報告，連同原文退回秘書處存檔。

　　2.2 對外行文有關規定：

　?、挪块T對外的報告、請示和業務事項聯系的文件，均必須送總經理審閱后，方可外發。

　　⑵對外行文，領導批轉后，原件由部門文員留存、歸檔。

　?、菍ν庑形?，統一由部門文員負責進行編號、登記和外發事項。

　　2.3 內部行文

　　2.3.1公司內部一般性業務往來文件(包括聯絡單)，由各部起草，部門經理簽閱。

　　2.3.2 公司內部文件(包括聯絡單)，由各部收集、存檔和保管，必須保證完整性及連續性，以便備查。

　　2.4 不論外部行文或內部行文，一律由秘書、文員、內勤傳遞。