物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序

　　1 目的

　　對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制，確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。

　　2 范圍

　　適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。

　　3 職責(zé)

　　3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。

　　3.2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實。

　　3.3管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊和程序文件。

　　3.4物業(yè)部是文件的主責(zé)部門并負(fù)責(zé)組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。

　　3.5各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。

　　3.6各部門資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。

　　4 程序

　　4.1 文件分類及保管

　　4.1.1 質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。

　　4.1.2 第三級文件可分為兩類：

　　a）部門崗位職責(zé)，由各相關(guān)部門自行保存并報綜合部備案存檔；

　　b）其他質(zhì)量文件：可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃其他標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。

　　4.1.3 公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等及管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度等）部門質(zhì)量記錄文件等，由綜合部保存。

　　4.1.4 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等），由工程科保存。

　　4.2 文件的編號

　　4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號

　　a）質(zhì)量手冊：

　　質(zhì)量手冊縮寫代號：ZLSC一版次，手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。

　　例如：ZLSC一20**A，表示公司質(zhì)量手冊20**年第A版。

　　b）程序文件縮寫代號: C*一版次，程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。

　　例如：C*41一20**A，表示公司第四章第一個程序文件20**年第A版。

　　c）質(zhì)量記錄：主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號

　　例如：BG一5.6一01，表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。

　　c）各部門其他質(zhì)量文件：部門代碼－文件順序號－年號

　　例如：GC－05－20**，表示工程科于20**年發(fā)放的第5號文件。

　　4.2.2 各部門代號規(guī)定如下：

　　物業(yè)部：BG；工程科：GC；服務(wù)中心：FW。

　　4.3 文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放

　　文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的和充分的：

　　質(zhì)量手冊由物業(yè)部負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；

　　程序文件由各部門負(fù)責(zé)組織編寫，由管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；

　　各部門崗位質(zhì)量職責(zé)由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，由管理者代表審核，報總經(jīng)理批準(zhǔn)，綜合部負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；

　　應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。

　　4.4文件的受控狀況

　　文件分為'受控"和"非受拄"兩大類，凡與質(zhì)量體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。

　　4.5文件的更改

　　a）質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改，填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理者代表審核，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；

　　b）其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應(yīng)部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；

　　c）所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。

　　d）應(yīng)能識別所有文件的修訂狀態(tài)，如采用控制清單、修訂一覽表及標(biāo)識的方式等。

　　4.6文件的領(lǐng)用

　　a）文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。

　　b）因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。

　　4.7文件的保存、作廢與銷毀

　　4.7.1 文件的保存

　　a）與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；

　　b）各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。

　　c）對受控文件，各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應(yīng)將清單副本報綜合部備案，如內(nèi)容沒有變化，應(yīng)通知物業(yè)部；

　　d）任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。

　　4.7.2文件的作廢與銷毀

　　a）所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，并標(biāo)注"作廢"字樣，確保防止作廢文件的非預(yù)期使用；

　　b）為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識；

　　c）對要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。

　　4.7.3文件的復(fù)制

　　復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。

　　4.8 外來文件的控制

　　4.8.1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。

　　4.8.2 工程科負(fù)責(zé)收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受空印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。

　　4.8.3 各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入"部門受控文件清單"，并報物業(yè)部備案。

　　4.9 每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款規(guī)定。

　　4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。

　　4.11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。

　　5 相關(guān)文件

　　5.1《質(zhì)量記錄控制程序》。

　　6 質(zhì)量記錄

　　6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。

　　6.2《部門受控文件清單》。

　　6.3《文件更改申請》。

　　6.4《文件銷毀申請》。

篇2：編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫OHS管理體系文件的原則和基本要求

　　編寫體系文件的原則是寫你要做的，做你所寫的，記你所做的。即：標(biāo)準(zhǔn)要求的要寫到，文件寫到的要做到，做到的要有效(文件寫完后一定要下發(fā)討論和修改，達到所寫即所做)。體系文件要做到：

　　1.系統(tǒng)性

　　-組織應(yīng)對其OHS管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)有條理地制訂各項程序;

　　-所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊;

　　-各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序;

　　-各層次文件應(yīng)涉及OHS管理體系一個邏輯上獨立的部分。

　　2.法規(guī)性

　　-體系文件應(yīng)在總體上遵循OHSMS標(biāo)準(zhǔn)，以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求;

　　-文件一旦批準(zhǔn)實施，就必須認(rèn)真執(zhí)行;

　　-文件修改只能按規(guī)定的程序進行。

　　3.協(xié)調(diào)性

　　-體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與組織的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào);

　　-體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào);

　　-體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào);

　　-處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

　　4.見證性

　　-體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))向管理者、相關(guān)方、第三方審核機構(gòu)證實本組織OHS管理體系的運行情況;

　　-對于審核來講，OHS管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

　　危險因素已被辯識、評價并得到控制;

　　有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實施;

　　有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中;

　　職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進等。

　　5.唯一性

　　-對一個組織，其OHS管理體系文件是唯一的;

　　-通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達方式，實現(xiàn)唯一的理解;

　　-決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用;

　　不同組織的文件可具有不同的風(fēng)格。

　　6.適用性

　　-體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、組織規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式;

　　-體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng);

　　-所有文件規(guī)定都應(yīng)在實際工作中能得到有效的貫徹。

篇3：職業(yè)安全健康管理體系程序文件作用和要求

　　職業(yè)安全健康管理體系程序文件作用和要求

　　程序是為實施某項活動規(guī)定的方法。OHSMS程序就是為完成某一項體系要素活動所規(guī)定的方法。OHSMS標(biāo)準(zhǔn)要求組織建立OHS管理體系，并必須形成相應(yīng)文件，表明某項OHS活動的目的和范圍，應(yīng)做什么(WHAT)，為什么這樣做(WHY)，誰來做(WHO)，何時(WHEN)，何地(WHERE)以及如何做(HOW)，應(yīng)采用什么材料、設(shè)備、儀器和依據(jù)什么文件，以及如何進行控制和記錄。

　　程序文件按性質(zhì)可分為：管理性程序和技術(shù)性程序;按層次可分為：組織一級程序和部門程序。

　　程序文件的作用和要求：

　　1)程序文件是實施OHS方針、目標(biāo)、指標(biāo)的具體措施，是對那些產(chǎn)生職業(yè)安全健康影響的活動進行策劃和管理所用的基本文件，是管理手冊的支持性文件。

　　2)每一個程序文件都應(yīng)包含OHS管理體系中的一個邏輯上獨立的內(nèi)容，可能是標(biāo)準(zhǔn)的一個要素，或要素中的一個部分，或是幾個要素相關(guān)要求的一組活動等。程序文件的數(shù)量、內(nèi)容、格式和外觀由組織自行確定，程序文件一般不應(yīng)涉及純技術(shù)性的細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)通常在工作指令或作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定。

　　3)程序文件的有效實施才能體現(xiàn)OHS管理體系的功能，因此，程序文件的內(nèi)容和要求要密切結(jié)合實際情況。程序文件展開的深度和廣度，取決于組織任務(wù)的復(fù)雜性，采用的工作方法、活動內(nèi)容和對執(zhí)行活動人員的水平、能力、技術(shù)與培訓(xùn)所達到的效果。

　　4)程序文件實質(zhì)上是組織管理中科學(xué)的管理制度，是法規(guī)性文件，要強制執(zhí)行，因此程序文件應(yīng)有可操作性和可檢查性。