物業管理公司檔案管理制度（七）

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作，是經營管理活動中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實加強領導，部門負責人為本部門檔案第一負責人。

　　3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統一管理本部門的檔案，以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。

　　二、管理結構和職責

　　1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門，根據工作需要，應組織籌建公司檔案室，總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責：

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況；

　　②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流，加強檔案管理意識；

　　③組織培訓各部門兼職檔案管理員；

　　④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用；

　　2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點，設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理；各部門應按照規范設立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員；兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點，其基本職責：

　　①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范，制定本部門檔案工作各項實施細則；

　　②負責收集本部門內的檔案材料，并進行系統整理、編目、科學排列，做到查找方便，為各項工作提供服務；

　　③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質劃分：公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

　　2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料，在項目結束或特定時期向總辦移交；

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性，會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管；

　　4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統；各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰；

　　5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件；公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入；

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內保持適當的溫、濕度，并應有防火、防蟲、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應經常對檔案進行保管狀況檢查。如發現問題除及時報告本部門領導外，應采取補救措施，以減少檔案的損失；

　　4、檔案管理部門應建立登記制度，對檔案的接收、移交、借閱等方面進行登記；

　　5、各服務中心必須指定專人管理本服務中心的檔案，并及時與總辦檔案管理員對接；

　　6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復印件存檔，以便其他相關工作的查閱；

　　7、凡領用檔案原件交相關部門留存者，必須復印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項目資料的完整，并節省公司人力、物力，縮短辦文時間；

　　8、部門撤消或變動，以及項目結束時，應將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴格按類別、目錄順序對號入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續；

　　9、檔案分電子文檔和實物存取文檔兩種；

　　10、檔案的保管期限分永久、長期、短期、臨時四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發揮公司檔案在項目開發和管理中的作用；

　　2、凡借閱檔案的人員，必須愛護檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應及時追查責任。

　　六、檔案的銷毀

　　1、任何部門和個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案資料。

　　2、按規定需要銷毀的，凡屬密級檔案須經總經理批準，一般

內部檔案須經總辦主任批準。

　　3、經批準銷毀的檔案，檔案管理人員應認真填寫銷毀清單，并由專人監督銷毀。

　　七、附則

　　1、本規范的執行監督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門應參照本規范制定部門內實施細則，報總辦備案；

　　3、有關檔案管理的其他規范，與本規范配合執行。

　　4、對檔案管理工作每半年進行一次檢查，發現因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎懲制度執行，并且應采取一切補救措施。

　　八、項目圖紙移交規定

　　1、針對地產公司開發的新項目，在正式出施工圖時給物業公司發放的圖紙（包括各專業相關圖紙），作為公司的絕密文件，由專人負責保管。

　　2、工程竣工驗收后，地產公司向物業公司提交整套工程資料，物業公司專人接收并簽字確認。

　　3、服務中心成立后，項目資料移交服務中心，由服務中心具體按檔案管理制度中相關規定進行管理。

　　九、檔案管理流程圖：

　　1、項目資料：

　　相關部門分類整理

　　列出清單

　　部門經理審查簽字

　　項目結束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽證書、獎杯等實物：

　　相關部門辦理

　　證件、證書領取

　　及時存入公司檔案室

　　檔案管理員分類登記

　　建立電子檔案

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時歸檔：

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。