某工業(yè)園區(qū)設(shè)施設(shè)備、業(yè)主檔案的建立與管理方案

　　一、管理規(guī)章制度

　　科學(xué)完善、合理量化。健全實(shí)操的管理規(guī)章制度是我們?nèi)〉贸晒Φ闹匾▽殻彩翘岣叻?wù)品質(zhì)、提升工業(yè)園區(qū)形象的重要依據(jù)。為進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和管理，接管后，我們將嚴(yán)格按照ISO9001國際標(biāo)準(zhǔn)人、及我公司質(zhì)量體系文件的要求，對項(xiàng)目實(shí)施專業(yè)化、規(guī)范化管理。我們還將根據(jù)該項(xiàng)目實(shí)際情況對規(guī)章制度及相關(guān)程序作適當(dāng)調(diào)整。管理制度主要包括公眾制度及應(yīng)急措施、ISO9001服務(wù)質(zhì)量控制程序文件、公司內(nèi)部管理制度等。

　　二、檔案建立與管理

　　隨著建筑設(shè)計(jì)高科技、專業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中又一重要因素，為此，在信息收取時(shí)廣開信息渠道，存儲(chǔ)時(shí)做到內(nèi)容全面、豐富，收集時(shí)盡可能地完整。我們擬對項(xiàng)目所有物業(yè)管理與服務(wù)的項(xiàng)目，從主體到配套，從建筑到環(huán)境，從硬件到軟件等都建立相應(yīng)的管理檔案。并樹立檔案管理的財(cái)富觀、資源觀和服務(wù)觀，使檔案管理真正為管理服務(wù)。

　　三、檔案管理運(yùn)作環(huán)節(jié)

　　1、資料的收集，直接隸屬于客戶服務(wù)中心。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對所有檔案資源進(jìn)行嚴(yán)格管理。在收集時(shí)，堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)際全面收集，小到一盆花都有詳細(xì)的資料收集。

　　2、資料的分類整理，根據(jù)其性質(zhì)、特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰，分類合理。

　　3、資料歸檔管理，按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行分類保存，做到便于查找和調(diào)用，在進(jìn)、出檔案室都有嚴(yán)格的規(guī)定，嚴(yán)防文件流失。檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防變質(zhì)。

　　四、檔案資料的分類

　　1、接管移交資料：

　　名稱 資料內(nèi)容

　　工程建筑產(chǎn)權(quán)資料A：規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文B：建筑許可證、投資許可證、開工許可證C：拆遷安置資料

　　工程技術(shù)資料A：紅線圖、總平面圖B：地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告C：工程合同、工程預(yù)決算D：工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單E：竣工圖：1.單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖　　　　　2.消防、智能化、中央空調(diào)等工程及地下管網(wǎng)竣工圖F：房屋、消防、智能化、中央空調(diào)等竣工驗(yàn)收證明書G：鋼材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書H：新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書I：供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書J：供水、供電、電梯、消防、智能化、中央空調(diào)等設(shè)備技術(shù)資料K：砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告L：綠化工程竣工圖M：其它技術(shù)資料

　　2、管理檔案資料

　　名稱 資料內(nèi)容

　　物業(yè)資料A：基本資料

　　B：標(biāo)識(shí)資料

　　事務(wù)管理資料A：事務(wù)值班表

　　B：事務(wù)交接記錄表C：物品搬出（入）登記表D：日常事務(wù)巡視記錄E：事務(wù)回訪登記表

　　維修資料A：維修申報(bào)表B：維修服務(wù)派工單C：維修回訪記錄本D：公共設(shè)施維修記錄

　　安全防范及交通管理資料A：日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄B：查崗記錄C：物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄D：車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車輛出入記錄

　　設(shè)備管理資料A：公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄B：各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄C：設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄D：設(shè)備檢查記錄

　　員工管理資料A：員工個(gè)人資料、聘用表B：員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄C：員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄　　　　D：員工培訓(xùn)考核記錄E：員工外出考評(píng)及參加演練記錄F：員工住房及內(nèi)務(wù)管理記錄

　　意見反饋資料A：服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表B：意見調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄C：投訴及處理記錄表

　　行政文件資料A：管理處主任值班及督察記錄B：政府部門文件C：物業(yè)公司及主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件D：管理處規(guī)章制度、通知、通報(bào)等文件E：管理處榮譽(yù)一覽表F：管理處接待來訪參觀記錄表

　　會(huì)務(wù)資

料A：會(huì)務(wù)承辦實(shí)施方案B：會(huì)務(wù)攝影及錄音、錄像資料

篇2：物業(yè)資料業(yè)主檔案管理方案

　　物業(yè)資料與業(yè)主檔案管理方案

　　為了確保物業(yè)服務(wù)部及本單位物業(yè)管理所使用的常規(guī)服務(wù)文件的有效性，規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作，特制訂本管理方案。

　　一、資料或檔案的收集與保存

　　首先，在物業(yè)接管移交時(shí)，要力爭全面、準(zhǔn)確地收集到本單位與開發(fā)商及設(shè)計(jì)單位、施工單位在合作方面的工程建設(shè)及工程技術(shù)等原始資料。其次，業(yè)主入住、進(jìn)行房間調(diào)配階段，業(yè)主資料以及在日常管理中的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、投訴回訪記錄等相關(guān)資料，都需要工作人員將其全面收集起來并妥善保管。

　　二、資料或檔案的整理與分類

　　所有原始資料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一由檔案管理員集中整理。剔除作廢的和無效的記錄后，按類別進(jìn)行裝訂并整理成冊，做到整齊清晰、分類合理、便于查找。按照檔案資料的不同，管理內(nèi)容可以分類為以下幾類。

　　1.工程技術(shù)資料：包括住宅區(qū)規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文、建筑許可證、投資許可證、開工許可證、拆遷安置資料、紅線圖、竣工總平面圖、地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告等。

　　2.業(yè)主及各辦公部門檔案：包括業(yè)主及各辦公機(jī)構(gòu)詳細(xì)資料登記表，進(jìn)出小區(qū)人員登記表，業(yè)主、各辦公機(jī)構(gòu)房間的維修檔案等。其中，業(yè)主檔案內(nèi)容具體包括有經(jīng)業(yè)主簽署后的業(yè)主公約、經(jīng)業(yè)主簽署后的消防安全責(zé)任書、業(yè)主家庭情況登記表、鑰匙領(lǐng)用登記表、業(yè)主證領(lǐng)用登記表、業(yè)主入住驗(yàn)房表以及業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件等。

　　3.裝修檔案：包括二次裝修申請審批表、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料、裝修責(zé)任書、施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表、室內(nèi)設(shè)計(jì)平面圖、裝修竣工圖等。

　　4.維修資料：包括維修申請記錄、回訪記錄、維修派工單以及設(shè)備、設(shè)施巡檢記錄等。

　　5.業(yè)主反饋信息：包括服務(wù)質(zhì)量回訪記錄、業(yè)主意見和調(diào)查統(tǒng)計(jì)記錄、業(yè)主投訴及處理記錄、業(yè)主來訪紀(jì)錄等。

　　6.本部門員工管理資料：包括員工個(gè)人資料、聘用記錄、員工業(yè)績考核及獎(jiǎng)罰記錄、員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)檔案、考核記錄、員工晉升記錄、員工薪金變動(dòng)記錄及內(nèi)務(wù)管理記錄等。

　　7.行政文件資料：包括相關(guān)值班及檢查記錄、有關(guān)財(cái)務(wù)記錄、主管部門文件、公司文件、內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、通報(bào)文件等。

　　三、資料或檔案的歸檔

　　對于所有分類整理好的信息資料，工作人員必須進(jìn)行歸檔保存。

　　1.檔案管理實(shí)行原始資料和計(jì)算機(jī)檔案雙軌制，使儲(chǔ)存方式多元化，盡可能確保資料轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)磁盤儲(chǔ)存，便于查找。同時(shí)，還要運(yùn)用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、表格、圖片等多種形式保存，使抽象的檔案資料具體化、形象化。

　　2.對本單位利益影響較大的檔案應(yīng)加密保存，使此類檔案在計(jì)算機(jī)中按級(jí)別檢索，對保存在檔案室的原始資料應(yīng)嚴(yán)格控制借閱。

　　3.檔案應(yīng)編制統(tǒng)一的檔案分類順序進(jìn)行組卷、逐一編號(hào)、登記造冊、編制目錄、分柜保存。

　　4.根據(jù)檔案盒規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙，在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑體一號(hào)字體的檔案類別名稱，制作好的檔案標(biāo)志貼www.dewk.cn應(yīng)當(dāng)貼在檔案盒左側(cè)上方，并將檔案盒整齊排列在檔案柜中。

　　5.各業(yè)主的檔案資料應(yīng)按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。按檔案盒內(nèi)各檔案的排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案目錄內(nèi)，詳細(xì)、清晰地注明序號(hào)、檔案編號(hào)、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等內(nèi)容。

　　6.檔案室應(yīng)配備相應(yīng)的文件柜、文件盒以及消防器材等，

并隨時(shí)保持干燥、通風(fēng)、清潔，確保儲(chǔ)存地點(diǎn)符合防火、防蟲防鼠、防潮等要求并定期巡查。檔案室鑰匙交由檔案管理員專門保管，檔案室應(yīng)避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，以保證檔案的安全和完善。

　　7.所有檔案盒資料都應(yīng)妥善保存，注意保持整潔，不得擅自涂改、外借，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得私自復(fù)印或打印保密資料或文件。

　　四、資料或檔案的運(yùn)用

　　工作或服務(wù)的過程中應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案資料的作用，內(nèi)部員工可通過管理中心內(nèi)部局域網(wǎng)，查閱文件檔案授權(quán)范圍。由于業(yè)主檔案屬絕密檔案，借閱原始資料的使用者，應(yīng)該按檔案的不同密級(jí)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處。

　　五、業(yè)主檔案的跟蹤

　　當(dāng)業(yè)主聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化或業(yè)主發(fā)生更替時(shí)，服務(wù)中心應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中。本部門應(yīng)當(dāng)由專職主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔兩周跟蹤一次。

　　六、過期資料或檔案的銷毀

　　對于作廢或失效文件，相關(guān)人員應(yīng)在失效文件上標(biāo)注作廢標(biāo)記，防止繼續(xù)使用。根據(jù)文檔的保存期限和性質(zhì)，管理人員應(yīng)該定期對過期和作廢的文檔進(jìn)行剔除和銷毀，防止檔案的堆積和混淆。對于已過保存期的檔案經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀，但銷毀的同時(shí)必須建立已銷毀文檔的清單，便于備查。

篇3：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責(zé)

　　1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(10)其他應(yīng)保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

　　②業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。