物業(yè)行政工作制度:辦公區(qū)域的管理規(guī)定
21辦公區(qū)域的管理規(guī)定
21.1保持辦公區(qū)域的整潔
21.1.1通道上不許放置任何的物品。
21.1.2保持辦公桌的整潔,上班時電話機、文件要擺放整齊,不放置與工作無關(guān)的東西。
21.1.3下班前整理桌面,關(guān)閉電腦、顯示器、打印機等設(shè)備的電源和所屬區(qū)域內(nèi)的門窗,將桌面上的物品減少到最低程度,而且要擺放整齊。
21.1.4辦公桌下不許放置非經(jīng)同意的任何物品,如文件夾、圖紙、紙箱、或私人物品等;電腦主機、電源設(shè)備、移動柜、垃圾簍除外。
21.1.5文件(特別是機密、重要的文件)歸檔后分類后存放在文件柜內(nèi),柜內(nèi)不要放置與工作無關(guān)的物品、或過時的文件等。平時文件柜鑰匙請不要插在柜上,應(yīng)由專人負責(zé)保管以免遺失或不慎折斷。
21.1.6文件柜面不許放置非經(jīng)同意的任何物品。位于公共通道上的文件柜面,不許放置任何物品;座位旁的文件柜面,只許放置整齊的文件夾;圖紙一律放到文件柜內(nèi)。
21.1.7辦公屏風(fēng)、玻璃部分不可張貼任何紙張(包括圖紙等);木板部分只能張貼與工作無關(guān)的內(nèi)容,并及時更換破損不齊的或過時的內(nèi)容。
21.1.8垃圾簍只供臨時放置紙屑的雜物,食物殘渣、飯盒、紙杯、茶包、液體物品等請勿放進垃圾簍。
21.1.9會議室內(nèi)不許放置未經(jīng)同意的物品。開會所需的物品,在會議結(jié)束后,立即由該部門負責(zé)搬離會議室。
21.2用餐要到管理處飯?zhí)没蛑付ㄎ恢茫豢稍谵k公室內(nèi)用餐。
21.3會客請在會議室。
未經(jīng)特別允許,非本公司的工作人員,原則上不得進入辦公區(qū)域;特別情況,需經(jīng)批準并由管理處人員陪同下,方可進入辦公區(qū)域,不能操作辦公設(shè)備。
篇2:辦公室辦公區(qū)域管理規(guī)定
辦公區(qū)域管理規(guī)定
1.目的:
規(guī)范辦公室的工作秩序,營造良好的辦公環(huán)境,以提高辦公質(zhì)量與效率。
2.職責(zé)/權(quán)限:
行政人事部:負責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件;辦公室人員及財產(chǎn)安全的監(jiān)管。
其他部門負責(zé)人:所屬辦公室日常事務(wù)的管理,協(xié)助處理各種異常情況。
3.工作要求:
辦公室職員工作紀律:
1.辦公室人員須保持儀容儀表整潔,工作時間一律按規(guī)定著裝。
2.文明禮貌待人,嚴禁大聲喧嘩。
3.室溫25℃以上方可以開啟空調(diào),溫度調(diào)節(jié)不得低于18℃(含)以下。
4.保持個人辦公臺面整潔。
5.做好日常清潔維護,不可隨地吐痰,垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。
6.原則上辦公室內(nèi)嚴禁吸煙,需要吸煙請到吸煙區(qū)。
7.非客戶接洽、會議召開、集體討論,任何人不得私自占用會議室與洽談室。
8.在使用公共場所(會議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室等)完畢后,使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。
9.除工作需要外,辦公室人員不準利用公司電腦上網(wǎng)。
10.接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說,嚴禁在電話中刻意閑聊,更不允許在辦公區(qū)域內(nèi)接打私人電話。
11.上班時間嚴禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作,有必要進行集體討論時,在洽談室或會議室內(nèi)進行。
12.公司內(nèi)部*與會議,除特殊情況(需提前向會議主持人請假)外,皆須準時參加。
13.前臺(前臺文員/前臺保安員)要負責(zé)整個前臺區(qū)、入門大廳的管理。前臺禁止無關(guān)人員閑坐。
14.下午17:30-18:00,如遇加班,加班部門須將當(dāng)晚加班名單提交行政人事部,行政人事部核準后交前臺保安。
15.下班前,辦公室人員須各自整理好工作臺面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機、復(fù)印/傳真機、門窗等。
16.上班時間,公司內(nèi)部通用性語言提倡普通話,除業(yè)務(wù)上來往之外,一律不講其他方言。
辦公室職員著裝要求:
1.為樹立和保持公司良好的社會形象,實現(xiàn)規(guī)范化管理,本公司職員應(yīng)按要求著裝。
2.辦公室職員上班時間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。
3.頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過耳,不得留長胡須,保持面部清潔;女職員上班提倡化淡妝。
4.各部門負責(zé)人應(yīng)認真配合,督促屬下職員共同遵照執(zhí)行。
4.具體日常工作管理:
復(fù)印/傳真機管理──
1.有復(fù)印/傳真機部門安排專人負責(zé)復(fù)印/傳真機的維護與保養(yǎng),任何人必須聽從安排,不得有故意損壞機器的行為。
2.復(fù)印/傳真機發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機,行政人事部須做好標識注明,并第一時間通知維修公司前來維修,待復(fù)印/傳真機完全修好后方可作業(yè)。
3.行政人事部文秘人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補充以使復(fù)印工作得以順利進行。
4.節(jié)約用紙,復(fù)印完后,注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。
5.各部門復(fù)印用紙由行政人事部統(tǒng)一申購,復(fù)印時行政人事部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。
6.非公司人員嚴禁私自使用本公司復(fù)印/傳真機,禁止幫非公司人員復(fù)印/打印文件資料。
7.行政人事部人員上下班時應(yīng)檢查復(fù)印/傳真機的開關(guān)情況。
電話管理──
1.公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話,特殊情況需用外線長途電話要經(jīng)部門負責(zé)人同意后方可使用。
2.正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長話短說,提高效率。通話時間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi),特殊情況不超過5分鐘。
3.公司對長途電話進行嚴格控管,一般分機電話只可拔打市話。
4.電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽電話,且使用文明禮貌語言。
5.接聽電話須認真仔細聽取對方講述的內(nèi)容,必要時可禮貌要求對方重復(fù),重要事項要做出書面記錄,并及時知會相關(guān)人員。
管理人員手機使用管理──
1.對于公司已給予電話費補助的管理人員(包括特殊職位人員),其手機必須24小時開機。
2.管理人員休假時,其手機也必須正常開機;跨區(qū)域無網(wǎng)絡(luò)的,須公布備用號碼。
3.管理人員不應(yīng)頻繁更換手機號碼,如因特殊原因需更換號碼的,須將新號碼及時通知行政人事部更新后公布。
4.管理人員手機必須保持有話費,不足時應(yīng)及時繳費或充值。
5.行政人事部須不定時抽查開機情況,嚴禁出現(xiàn)停機或關(guān)機情況。
6.一個月出現(xiàn)三次停機或關(guān)機現(xiàn)象,對工作造成影響的,酌情取消相關(guān)管理人員該月話費補助。
7.參加會議或培訓(xùn)時,手機一律關(guān)機或調(diào)為振動,中途需要接打電話須向會議主持或培訓(xùn)講師舉手請假,同意后方可外出接打電話。
8.手機補助話費按公司規(guī)定的職級標準發(fā)放,根據(jù)職級、工作性質(zhì)的變動而調(diào)整。
辦公室職員接待訪客技能與禮儀──
1.前臺負責(zé)回答www.dewk.cn訪客的詢問,了解來訪目的,協(xié)助作好訪客登記,通知相關(guān)部門人員到前臺接待。
2.部門會議及訪客接待由部門文員跟進,公司例會接待由行政人事部負責(zé)跟進。
3.訪客接待基本技能:既要機敏,又要有禮貌。要殷勤懇切,只要訪客一走進辦公室或辦公桌前,就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想,仔細傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的來意與理由。如果不能安排當(dāng)時會見,就表示遺撼,并為他安排以后會見。按順序請訪客進去,可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪客登記,記上時間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系,以及通訊地址等。
4.訪客接待基本禮儀:
4.1客人來訪時,應(yīng)立刻從椅子上站起來,并禮貌性招呼一聲“您好”,當(dāng)對方遞過名片來時,應(yīng)用雙手接過來,并念出對方的姓名和公司名稱。
4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室時,在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好,避免讓人看到或遺失。
4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時,要配合訪客步調(diào),在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動作,讓訪客明白所往去處。
4.4在到達目的地前,要指明“就在這里”,在打開門之前要先敲門。如果門向外開,應(yīng)用手按住門,讓訪客先行進入并指引落座;如果門向內(nèi)開,應(yīng)先進入,按住門后再請訪客入內(nèi)。
4.5進入室內(nèi)后,應(yīng)請客人坐上位(離入口較遠處),并說“請坐,稍候”。退出會客室時,應(yīng)以正面倒走方式退出,并關(guān)上門,掛上“訪客中”字樣的牌。
4.6面談時,應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r候端飲料(茶、咖啡、奶茶),飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上,并做出請用的手式。面談時間過長,應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時間入內(nèi)添加茶水;面談結(jié)束后,應(yīng)將訪客的物品交給對方,若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物,應(yīng)馬上上報處理。
4.7辦公室人員在訪客走后,要對會客室進行整理,處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等,整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時間,應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂,應(yīng)馬上清除。總之,無論在何時,或處于何種狀態(tài),辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。
前臺管理──
1.前臺為公司形象,由前臺文員與前臺保安員共同組成,負責(zé)訪客接待、辦公室人員/大件物品進出監(jiān)管。
2.為樹立公司形象,前臺保安應(yīng)一律在大門旁站崗,遇公司部門經(jīng)理以上人員及客人來訪時要行禮。
3.前臺總機接聽電話時應(yīng)使用甜美標準的普通話講:“您好!研成科技”或“研成科技,您好!”。
4.前臺人員未經(jīng)允許嚴禁離崗。有資料/物品轉(zhuǎn)遞,須與前臺保安打好招呼并盡快返回。
5.前臺對公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對找高層管理的客人,問清事先有無預(yù)約并立即電話通知文員或秘書安排接待。必要時可以引領(lǐng)至部門。
6.各部門來訪客人需進辦公室洽談的,由各部門文員第一時間迎接。
7.部門訪客必須至前臺登記,嚴禁未經(jīng)登記私闖辦公室現(xiàn)象。
8.應(yīng)聘人員由前臺通知行政人事部招聘人員專職接待。
9.晚七點開始,所有進出辦公室人員(經(jīng)理級以下),必須在前臺詳細登記進出辦公室的時間及事由。
辦公設(shè)施設(shè)備管理──
1.辦公室設(shè)施/設(shè)備(單價在300元以上的物品)的日常管理由行政人事部負責(zé)。
2.行政人事部與財務(wù)部對公司所有辦公設(shè)施/設(shè)備建立清冊,每月做一次盤點。
3.公司所有設(shè)施/設(shè)備上都須有小檔案標貼。
4.所有辦公設(shè)施設(shè)備的購置、調(diào)配、更新、報損必須有行政人事部審核后方可執(zhí)行。
5.辦公設(shè)施/設(shè)備一旦建立清冊,部門負責(zé)人負監(jiān)管責(zé)任,未經(jīng)批準嚴禁擅自調(diào)動。
6.辦公室布置一經(jīng)確定,未經(jīng)行政人事部負責(zé)人以上職位人員批準,嚴禁私自調(diào)動。
辦公室衛(wèi)生管理──
1.公司公共區(qū)域及獨立辦公室的衛(wèi)生統(tǒng)一由行政人事部落實專人負責(zé),員工個人辦公桌及座位周邊的衛(wèi)生由員工個人負責(zé)。
2.凡新入職職員,必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識。
3.各工作場所內(nèi)均須保持整潔,不得堆放垃圾、污垢或碎屑。
4.各工作場所內(nèi)走道及階梯,至少每日清掃一次,安裝地毯區(qū)域每周最后一個工作日下班前十分鐘吸塵一次。
5.下班時帶走所負責(zé)區(qū)域垃圾。
6.各工作場所內(nèi),嚴禁隨地吐痰。
7.飲水機及周圍必須保持清潔。
8.整容鏡、洗手池、洗手間及其它衛(wèi)生設(shè)施,必須保持清潔。
9.下水道口應(yīng)經(jīng)常清除污穢,保持清潔暢通。
10.凡可能產(chǎn)生寄生傳染菌的區(qū)域,每月至少應(yīng)三次消毒。
11.各工作場所須充分保持空氣流通。
12.垃圾、廢棄物、污物的清除應(yīng)符合衛(wèi)生的要求,放置于指定的范圍內(nèi)。
13.公司設(shè)置常用的藥品并存放于小箱或木櫥內(nèi),以便于取用。
公共區(qū)域清潔管理──
1.公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指獨立辦公室、走廊(通道)、樓梯、洗手間、會議室等的清潔衛(wèi)生。
2.辦公室衛(wèi)生包括:每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運、下班前辦公區(qū)域的整理、定期對抽風(fēng)口/光管/空調(diào)清潔。
3.走廊(通道)衛(wèi)生包括:走廊(通道)地毯/地面/墻壁的清潔、走廊(通道)兩側(cè)的防火器材/報警器/植物的清潔。
4.樓梯衛(wèi)生包括:樓梯地面/扶手/兩側(cè)墻壁的清潔。
5.洗手間衛(wèi)生包括:洗手間地面、墻壁、窗戶、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛(wèi)生。
6.會議室衛(wèi)生包括:會議室的日常清潔、會議前/會議后的徹底清潔(包括地面、墻壁、窗戶、培訓(xùn)椅、黑板、講臺、會議桌、立架、空調(diào)、排氣扇、壁扇、光管、飲水機、垃圾簍等)。
保安管理──
1.為了保障公司和員工的財產(chǎn)安全,公司在宿舍、停車場和辦公樓24小時設(shè)置保安服務(wù)。
2.保安每班需上8個小時,每天分三班,白班8:00-16:00,中班16:00-24:00晚班24:00-8:00;
3.宿舍保安工作職責(zé)
3.1負責(zé)宿舍公司及員工的財產(chǎn)及人身安全保護。
3.2負責(zé)外來人員進出登記。
3.3負責(zé)公共區(qū)域的用水、用電的檢查,防止“長明燈、長流水”出現(xiàn),發(fā)現(xiàn)水電問題要及時報告處理。
3.4負責(zé)查房,主要檢查:員工有無私自換房;員工有無私拿其它房間配置用品;員工有無私自留宿外來人員;房間有無私裝大功率電器等等。
3.5負責(zé)宿舍防火、防盜等安全工作;
4.辦公樓、停車場保安職責(zé)
4.1負責(zé)車輛進出登記,登記內(nèi)容為進出時間、開車人、車牌號。
4.2巡視辦公室保障辦公室財產(chǎn)安全,巡視要求:白班為每半小時一次;晚班及節(jié)假日為每20分鐘巡視一次。
4.3負責(zé)公司總部辦公樓的防火、防盜工作。
5.保安工作期間要穿保安www.dewk.cn服,著裝要整潔,服務(wù)態(tài)度要好。
6.若公司發(fā)生重大財產(chǎn)失竊,當(dāng)值保安將立即予以開除;對沒有按照以上要求履行職責(zé)的保安,行政人事部將給予記過處罰。
7.保安隊長負責(zé)定期對保安進行業(yè)務(wù)技能、公司概況、基本禮儀等培訓(xùn)。
篇3:地產(chǎn)公司辦公區(qū)域管理規(guī)定
為給廣大員工提供一個干凈、整潔、文明的辦公環(huán)境,提高工作效率,樹立公司良好形象,規(guī)范公司辦公區(qū)域管理,經(jīng)公司研究決定,特制定本辦法。
第一條 保持辦公環(huán)境安靜、整潔。
1、辦公區(qū)內(nèi)不得高聲喧嘩,不準嬉戲打鬧;說話、走路、接聽電話時要注意控制音量,以免影響他人辦公;
2、桌面和墻壁須保持整潔,不得粘貼或懸掛任何物品;
3、桌面只可擺放電話、電腦設(shè)備、筆筒、水杯等物品;待處理文件和已處理文件不能散放于桌面,要及時存放于文件架內(nèi),所有桌面物品要擺放有序,整齊美觀;
4、長時間離開辦公桌時,(來自:www.dewk.cn)不得有書籍、稿紙和文件等置于桌面;
5、離開辦公桌,應(yīng)隨手將椅子推進桌子下面,隨時保持辦公區(qū)域的整潔有序;
6、保持地面潔凈,不準隨地吐痰、亂扔、亂倒垃圾、紙屑、茶水等,隨時保持整潔、衛(wèi)生。
第二條 員工工作時間的著裝:按著裝整潔、得體、大方,上班按規(guī)定著裝。男士不得穿無領(lǐng)上裝;員工不得穿運動裝、牛仔褲(裙)、超短褲、超短裙、吊帶、背心及透明衣衫等;鞋面應(yīng)保持清潔,不得穿拖鞋、無后跟涼鞋、運動鞋等。
第三條 儀容儀表:
1、頭發(fā):保持干凈整潔、不剃光頭,不留怪異的發(fā)型,不得染鮮艷彩發(fā)。男士發(fā)不過耳,女士發(fā)型須端莊、大方;
2、指甲:應(yīng)經(jīng)常修剪,保持清潔。女性員工涂指甲油要求顏色與皮膚顏色相同或相近;
3、胡須:不得蓄須;
4、化妝:女士化妝淡雅潔凈,切忌濃妝艷抹。
第四條 開敞辦公區(qū)內(nèi)嚴禁吸煙。
第五條 節(jié)約用水、電和辦公用品,做到人走燈滅,杜絕長明燈、長流水,節(jié)約辦公用品。
第六條 做好安全防患工作。下班時關(guān)好門、窗、電腦、復(fù)印機、保險柜等并斷開電源。
第七條 做好保密工作。凡涉及公司經(jīng)營管理、財務(wù)、工程、技術(shù)以及其它機密文件,必須妥善保管,不得丟失,不得泄密。
第八條 不得在辦公區(qū)域內(nèi)接待私人朋友。洽談公事須到指定會客點,以免影響他人辦公。
第九條 工作時間不允許看與專業(yè)無關(guān)的報刊、書籍等。
第十條 行政人事部是公司辦公區(qū)域管理的責(zé)任部門,應(yīng)加強定期與不定期的檢查工作,對行政人事部提出的整改意見和措施,公司其他部門及員工應(yīng)嚴格執(zhí)行。
第十一條 熱愛公司,關(guān)心集體,自覺維護公司利益、形象和信譽,不得在外借公司名義從事有損公司利益的活動。
第十二條 愛惜公司財物,厲行節(jié)約,防止浪費。
第十三條 嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度和崗位職責(zé),各盡其能,辦事求效率,不扯皮,不互相推諉。
第十四條 按時上班、不遲到、不早退、不擅離職守。上班時間按規(guī)定打考勤卡,穿戴工作裝。
第十五條 尊重領(lǐng)導(dǎo),見面時應(yīng)主動問候,服從領(lǐng)導(dǎo)工作安排和公司決定,不得推脫。
第十六條 員工之間相互尊重、理解、團結(jié),相互關(guān)心,不搬弄事非,不傳播小道消息。
第十七條 行為:
1、保持良好的站姿和坐姿;
2、在公司內(nèi),與同事相遇應(yīng)相互問候或點頭行禮表示致意,與公司領(lǐng)導(dǎo)相遇應(yīng)停止行進并問候或點頭行禮;
3、言談:在公司內(nèi)任何場所談話以使對方聽清楚并且不影響他人工作為宜,不得大聲喧嘩。
第十八條 電話:
1、電話來時,聽到鈴響,至少在第三聲鈴響前接起話筒;
2、接聽外線電話首先以"您好,廣廈地產(chǎn)"來問候,接聽內(nèi)線電話以"您好,××部/公司"來問候。電話結(jié)束時禮貌
道別,(來自:www.dewk.cn)待對方切斷電話,自己再放話筒;
3、通話簡明扼要,不得在電話中聊天;
4、工作時間原則上不能接打私人電話,必要時接聽私人電話,時間以不超過三分鐘為限;
5、通話時聲音以保證對方聽清楚而不影響周圍人辦公為宜;
6、參加會議時應(yīng)將電話置于振動靜音模式或關(guān)閉,確定需要接聽時,應(yīng)走出會議室接聽。
第十九條 乘車:
1、乘車時不得在車上亂扔物品,保持車內(nèi)清潔;
2、愛惜車內(nèi)設(shè)施,下車前應(yīng)將車窗關(guān)好。
第二十條 用餐:
1、按時用餐并按序取用餐具和食品。注意節(jié)約,不得浪費;
2、用餐時注意保持地面和桌面的衛(wèi)生,用餐結(jié)束后,注意將餐具放在指定位置。
第二十一條 待客:
1、不得在前臺、通道等非接待區(qū)域與客戶長時間交談。應(yīng)引導(dǎo)客人進入接待區(qū)域,并在落座后開始談話;
2、無論是接待公司內(nèi)部同事還是接待客戶都應(yīng)主動、熱情、大方,服務(wù)應(yīng)熱情周到。
第二十二條 其它規(guī)定:
以下行為是公司內(nèi)嚴厲禁止的行為:
1、在工作時間內(nèi)睡覺、聊天、吃零食、化妝或吵鬧;
2、語言粗俗,帶有攻擊或侮辱性質(zhì);
3、在非指定區(qū)域吸煙;
4、毀壞和擅自動用公司消防器材和防火設(shè)施;
5、有意損壞公共設(shè)施、設(shè)備;
6、辦公區(qū)域上網(wǎng)聊天、打游戲、撲克、麻將等;
7、在工作時間內(nèi)看與工作無關(guān)的報刊、書籍等。
第二十四條 本規(guī)定從公布之日起生效,解釋權(quán)歸屬行政人事部