物業(yè)管理部文件管理制度

　　第一條 總則

　　1.1為確保文件管理正常、順利進(jìn)行，促進(jìn)公司管理工作的效率，特制定本辦法。

　　1.2所謂"文件"，是指業(yè)務(wù)工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀(jì)要、規(guī)定、報表等。

　　1.3文件的收發(fā)、領(lǐng)取與寄送由行政部負(fù)責(zé)。

　　第二條 文件的類別

　　2.1絕密。指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。

　　2.2秘密。指次重要并且所涉及內(nèi)容不能向無關(guān)人員透露的文件。

　　2.3機(jī)密。指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。

　　2.4普通。指非機(jī)密文件。

　　第三條 外來文件的收發(fā)及處置

　　3.1外來文件全部由行政部接收，在《外來文件收發(fā)簿》中登記，填寫《文件處理標(biāo)簽》由總經(jīng)理批示后，下發(fā)相關(guān)部門處理，行政部在處理時按下列要點處置。

　　3.1.1一般文件予以啟封，分送各部門。

　　3.1.2私人文件不必開啟，直接送收件人。

　　3.1.3分送各部門的文件若有差錯，必須立即退回行政部。

　　3.2普通文件的處理原則

　　3.2.1由部門負(fù)責(zé)人以上人員負(fù)責(zé)對文件進(jìn)行審閱、回答、批辦以及其他必要的處理，或者由其指定下屬對文件進(jìn)行具體處理。

　　3.2.2如果遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級指示辦理。

　　3.2.3各種有關(guān)聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處置。

　　3.3機(jī)密文件的處理原則

　　3.3.1機(jī)密文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理。

　　3.3.2指名或親啟文件，原則上應(yīng)在封面上注明文件所涉及事項的要點和發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。

　　3.3.3到達(dá)的指名或親啟文件，原則上由文件上所指明的部門負(fù)責(zé)人或個人開啟，其他人不得擅自啟封。如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束。

　　第四條 內(nèi)部文件的制發(fā)

　　4.1各部門因工作業(yè)務(wù)需要下發(fā)文件時，由部門擬訂文件交行政部，由行政部統(tǒng)一格式編號擬定《文件審批表》交相關(guān)部門會簽，由總經(jīng)理審批后下發(fā)。

　　4.2文件編號規(guī)則

　　4.2.1公司文件：涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜，均以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則：皖國購司字（××××）000號（××××為發(fā)文年號，000為發(fā)文流水號）。

　　4.2.2總經(jīng)理辦公室文件：臨時的通知等以辦公室文件下發(fā)，編號規(guī)則：皖國購辦字（××××）000號（××××為發(fā)文年號，000為發(fā)文流水號）。

　　4.2.3會議紀(jì)要：凡公司會議形成的重大決定均應(yīng)以會議紀(jì)要形式下發(fā)，編號規(guī)則為：**購紀(jì)字（××××）000號（××××為發(fā)文年號，000為發(fā)文流水號）。

　　4.2.4記錄表格：各部門使用的紀(jì)錄表格在初次使用前必須到行政部進(jìn)行編號，無編號的表格不允許在部門之間流轉(zhuǎn)。編號規(guī)則：

　　Q/GG-××-001

　　流水號

　　部門代碼

　　記錄前綴

　　例如：行政部代碼*Z，物業(yè)部代碼WY，財務(wù)部代碼CW，電腦部代碼DN等。

　　4.3文件的受控：為確保下發(fā)文件在適用的場所使用和對密級的控制，必須對下發(fā)文件進(jìn)行控制，控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標(biāo)識和文件受控號。

　　受控章形：

　　4.4文件下發(fā)

　　4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質(zhì)文件或電子文件下發(fā)，下發(fā)時各部門必須在《文件簽收簿》簽收登記。

　　4.4.2不需要在使用部門留存的，在文件正本上附《文件傳閱表》交相關(guān)部門傳閱，文件被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在《文件傳閱表》上填寫閱覽后的意見。

　　4.5文件存檔

　　4.5.1公司的外來文件和內(nèi)部文件在處置完畢后一個工作日必須交檔案室存檔，否則將追究相關(guān)人員的責(zé)任。

　　4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件，公司下發(fā)的文件各部門必須完整保存，行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況，發(fā)現(xiàn)公司機(jī)密性文件使用、保存不當(dāng)或遺失，將追究文件管理人員的責(zé)任。

　　4.5.3檔案管理人員應(yīng)對每年的文件進(jìn)行整理，集中封存。

　　4.6文件查閱

　　4.6.1原則上部門查閱文件，應(yīng)在部門查閱，檔案室不接受查閱。

　　4.6.2因工作或業(yè)務(wù)需要，查閱公司機(jī)密性文件，應(yīng)辦理文件查閱審批手續(xù)后，方可在檔案室查閱。

　　第五條 執(zhí)行時間

　　此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行

，由行政部負(fù)責(zé)解釋。

　　第六條 相關(guān)記錄（見：表格匯總）

　　6.1《文件樣稿》。

　　6.2《會議紀(jì)要樣稿》。

　　6.3《外來文件收發(fā)簿》。

　　6.4《文件處理標(biāo)簽》。

　　6.5《文件審批表》。

　　6.6《文件簽收簿》。

　　6.7《文件傳閱表》。

篇2：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個人和部門不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門制作以公司名義對外接洽或匯報的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類、編號：西藏藥業(yè)〔20**〕××號。

　　4.4對外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門發(fā)文

　　5.1公司部門在內(nèi)部行文一律以部門第一負(fù)責(zé)人、部門分管領(lǐng)導(dǎo)同時簽署生效，不再加蓋部門印章;任何部門不得以個人簽名或部門名義對外行文。

　　5.2公司部門發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實施細(xì)則，以及不必對子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門發(fā)文。其他部門可在其部門職權(quán)范圍內(nèi)對公司內(nèi)部部門行文，經(jīng)部門經(jīng)理、部門分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門發(fā)文格式附后。

　　5.4部門發(fā)文超出部門職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類、編號：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門行文、業(yè)務(wù)管理部門行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時填寫《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫《收文處理表》報送有關(guān)部門和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報送。

　　6.2各部門應(yīng)指定專人辦理收文事宜。

　　6.3各部門應(yīng)將處理完后的來文、處理過程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時，每半年清理一次，沒有及時存檔的全部存檔，并將填寫的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會、公司經(jīng)營體制度改革、財務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項目招投標(biāo)文件、財務(wù)賬冊、營銷策劃方案、項目設(shè)計方案等文件。

　　7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開的一般文件資料。

　　7.2各部門對各類文件必須嚴(yán)格分類、專人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個人調(diào)、借閱文件或部門間借閱文件，必須按規(guī)定填寫文件借閱登記表，屬秘密級以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時造成損失的，由公司專題會討論處理辦法。失密、泄密的按專項管理制度規(guī)定處理，沒有或不及時歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類后遞交行政辦公室主任擬辦意見。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門和傳閱員，并進(jìn)行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時歸還，秘密級以上的文件和檔案，各級領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。

　　5.各部門或個人對承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限及時辦理，不得拖延和積壓;對承辦批示存有異議，及時提出書面意見。

　　6.各部門均應(yīng)實行公文催辦制度，負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過程中，要做好平時歸卷工作，辦完后，及時將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調(diào)動和離職時，應(yīng)將文件清理移交，沒有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動和離職手續(xù);參加會議帶回的文件，應(yīng)及時交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒有保存價值的文件，經(jīng)過鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，予以定期銷毀。