項目管理處資料室管理規定

　　一、目的

　　妥善保管管理處所有資料，以確保相關資料、質量記錄保管的完整、有效，便于查找和借閱。

　　二、適用范圍

　　適用于**物業管理處。

　　三、職責

　　3.1部門經理負責監督資料的保管工作。

　　3.2資料管理員負責管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。

　　3.3各主管/主辦負責現場各類質量記錄表格的完整與收集工作。

　　四、方法與過程控制

　　4.1管理處收發文件和資料實行各辦公現場集中收集、資料管理員統一管理的原則。

　　4.2資料保管須根據公司的《質量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進行資料的分類歸檔和整理。

　　4.3資料柜須標識清晰、明顯，以便于查找，并確保文件、資料、檔案的完整和安全。

　　4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套，其他人員不得持有資料柜鑰匙。

　　4.5資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖，避免文件、資料及物品遺失。

　　4.6任何人員借閱文件，須由資料管理員負責查找和提供，其他人員不得自行取閱，文件資料須經部門經理或部門經理授權人批準后，方可借閱。

　　4.7借閱者須在及時歸還所借資料,資料員負責督促借閱人歸還文件或資料，檢查歸還文件、資料是否與借出文件內容相符，并登記歸還人及歸還時間等，歸還的文件、資料要及時歸檔。

　　4.8屬公司和管理處保密級文件須妥善保管，不得放于桌面或抽屜內，不得散播其內容，未經領導批準，其他人員不得翻看、借閱，不得復印和帶離資料室。

　　4.9文件、資料須根據體系文件定期歸檔，對過期文件和資料經部門經理批準后，按填寫《質量記錄存儲清單》相應欄目進行報廢和銷毀處理。

　　4.10資料管理員須定期對文件、資料、物品進行整理，保持環境干凈、整潔；對破損、裝訂不牢固的文件、資料，須及時修補，并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施，以防檔案損壞，確保檔案的完整。

　　5.質量記錄表格

　　《借閱登記表》

　　《文件資料存儲清單》

篇2：小區物業管理處資料室管理規定

　　小區物業管理處資料室管理規定

　　管理處收發文件、資料實行集中收集、統一管理，由資料室進行科學的分類整理，確保文件、資料、檔案的完整、安全，便于查找、借閱，特制定以下規定：

　　1、資料室除資料管理員以外，其他人士未經允許不得入內；

　　2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套，行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把，其他人員不得持有資料室鑰匙；

　　3、資料室內存放的物品須放置在合理的位置，資料室管理員須定期對文件、資料、物品進行整理，保持室內環境干凈、整潔；

　　4、任何人不得在室內吸煙、亂丟紙屑，吃東西等；

　　5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖，避免文件、資料及物品遺失；

　　6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則，分類擺放，標識清晰、明顯；

　　7、任何人員到資料室借閱文件，須由資料室管理員負責查找提供，其他人員不得自行取閱，文件資料須經經理或經理授權人批準后，方可借閱。

　　8、資料員負責催促借閱人及時歸還文件或資料，檢查歸還文件、資料是否與借出文件內容相符，并登記歸還人及歸還時間等，歸還的文件、資料要及時歸檔；

　　9、屬保密級文件要妥善保管，不得放于桌面或抽屜內，不得散播其內容，未經領導批準，其他人員不得翻看、借閱，不得復印和帶離資料室。

　　10、文件、資料要定期歸檔，對過期文件、資料經部門經理批準后，按批準意見進行報廢、銷毀等處理；

　　11、對破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時修補，并做防火、防潮、防蟲、防光、防塵等措施，以防檔案損壞，確保檔案的完整；

　　12、使用復印機、打印機時，注意節約成本，杜絕浪費行為，并自覺做好登記。