XX物業(yè)公司檔案管理制度

　　為嚴(yán)格XX物業(yè)公司檔案管理制度，保證檔案管理有效性、規(guī)范性，特制定如下管理制度。

　　(一)檔案范圍

　　1.各部門(mén)制定的管理規(guī)章制度。

　　2.工程維修保養(yǎng)合同。

　　3.物業(yè)社區(qū)文化。

　　4.人事調(diào)動(dòng)。

　　5.經(jīng)理級(jí)以上管理人員的調(diào)動(dòng)、晉級(jí)、變動(dòng)。

　　6.重大事故報(bào)告。

　　7.重大采購(gòu)合同。

　　(二)各部門(mén)檔案分類(lèi)

　　1.行政人事部

　　行政方面

　　(1)通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、討論通過(guò)的文件、重要照片、文化活動(dòng)。

　　(2)公司年度、季度、月份工作計(jì)劃、總結(jié)。

　　(3)公司部門(mén)經(jīng)理及以上級(jí)別人員調(diào)動(dòng)、任免報(bào)告。

　　(4)公司重大投訴報(bào)告、處理決定。

　　(5)機(jī)構(gòu)設(shè)置、改名稱(chēng)、印章合并和啟用，擴(kuò)大營(yíng)業(yè)范圍報(bào)告、批復(fù)。

　　(6)公司頒布的各種規(guī)章制度、條例、決定、規(guī)定。

　　(7)公司大事記、簡(jiǎn)報(bào)、信息、通訊及報(bào)刊剪輯。

　　(8)公司固定資產(chǎn)說(shuō)明書(shū)及維修記錄。

　　(9)采購(gòu)合同。

　　(10)政府部門(mén)或有關(guān)行政管理機(jī)構(gòu)來(lái)文。

　　人事方面

　　(11)員工個(gè)人檔案資料。

　　(12)員工花名冊(cè)。

　　(13)職工試用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、考核等文件。

　　(14)員工的獎(jiǎng)勵(lì)、處分的決定和通報(bào)。

　　(15)員工工資管理辦法、方案、規(guī)定和實(shí)施細(xì)則。

　　(16)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)實(shí)施方案、考核規(guī)定。

　　(17)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)勞動(dòng)工資、人事制度的指示、通知、計(jì)劃。

　　2.安管部

　　(1)上級(jí)主管單位(消防局、公安部局、派出所等)發(fā)來(lái)的通知、批復(fù)等。

　　(2)物業(yè)重大消防、治安報(bào)告及相關(guān)文件。

　　(3)分局、保安辦、保衛(wèi)科、消防局授予的先進(jìn)集體及先進(jìn)個(gè)人稱(chēng)號(hào)資料。

　　3.財(cái)務(wù)部

　　(1)上級(jí)、本公司關(guān)于財(cái)務(wù)管理，各種費(fèi)用開(kāi)支的規(guī)定、辦法、通知。

　　(2)物業(yè)服務(wù)費(fèi)調(diào)整的請(qǐng)示、通知。

　　(3)上級(jí)及本公司關(guān)于清點(diǎn)、財(cái)稅大檢查、驗(yàn)收等的通知。

　　4.機(jī)電部

　　(1)工程維修保養(yǎng)承包合同

　　(2)工程重大技改項(xiàng)目、圖紙

　　(3)工程重大事故報(bào)告

　　(4)工程重大投訴處理資料

　　(5)外判工程合同

　　(6)物業(yè)維修資料。

　　5.物業(yè)部

　　(1)項(xiàng)目資料(包括項(xiàng)目規(guī)劃、配套、總建面積、平面布局、驗(yàn)收證照等方面資料)

　　(2)物業(yè)管理規(guī)章制度(商/租戶(hù)手冊(cè)、管理規(guī)約、裝修指南及其他相關(guān)管理規(guī)定)

　　(3)商戶(hù)/租戶(hù)檔案(商/租戶(hù)個(gè)人資料、租賃合同復(fù)印件及其他相關(guān)資料)

　　(4)合同文件(綠化、清潔等)

　　(5)出入管理(收樓、遷入、遷出)

　　(6)裝修管理(裝修申請(qǐng)、審批、辦證、巡查等)

　　(7)車(chē)輛管理(租賃車(chē)位、繳交租金和服務(wù)費(fèi)等)

　　(8)投訴管理(投訴記錄、處理、跟進(jìn)、回訪、匯總等)

　　(9)報(bào)修管理(報(bào)修記錄、處理、跟進(jìn)、回訪、匯總等)

　　(10)有償服務(wù)(有償服務(wù)登記、預(yù)約、跟進(jìn)、回訪、匯總等)

　　(11)計(jì)劃總結(jié)(本部門(mén)每周/每月的工作總結(jié)及下月的工作計(jì)劃)

　　(12)對(duì)外收發(fā)文

　　(13)對(duì)內(nèi)收發(fā)文

　　(14)收費(fèi)管理

　　(15)重大投訴、重大事故處理意見(jiàn)。

　　(三)文件材料歸檔要求

　　1.各部門(mén)在管理工作中形成的文件資料，要根據(jù)不同年限要求，歸檔存放在部門(mén)。各部門(mén)將原件交公司行政人事部歸檔。

　　2.文件材料要準(zhǔn)確地反映各項(xiàng)管理的相關(guān)內(nèi)容和過(guò)程。

　　3.文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　4.文件材料要符合文件格式及書(shū)寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)，禁用圓珠筆、鉛筆起草和批改。

　　(四)歸檔時(shí)間

　　1.每年的12月29～30日各部門(mén)按歸檔范圍將文件集中上報(bào)公司行政人事部統(tǒng)一歸檔。

　　工程類(lèi)文件材料在任務(wù)完成或工程竣工后一個(gè)月內(nèi)必須整理歸檔。

　　2.管理工作中的文件資料，應(yīng)在第二年3月前將上年度超過(guò)部門(mén)保管期的文件資料歸檔集中管理。

　　3.公司重大會(huì)議和活動(dòng)的文件材料應(yīng)在結(jié)束后7天內(nèi)歸檔。

　　4.會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部保存3年，期滿后集中管理。

　　5.聲像文件材料應(yīng)在各項(xiàng)活動(dòng)后將即時(shí)歸檔。

　　(五)檔案保存期的鑒定。

　　1.公司的檔案按保存期分為永久和短期兩種。劃分的基本原則為：

　　(1)對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利益價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。

　　(2)對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案應(yīng)短期保存，按年限分為1年、2年、3年、5年、10年。

　　(3)凡介于兩種年限保存期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。

　　2.公司的檔案鑒定由檔案鑒定小組物業(yè)總經(jīng)理任組長(zhǎng)，行政人事部和各部門(mén)有關(guān)人員組成鑒定小組。

　　3.鑒定工作一般為2年進(jìn)行一次。

　　4.銷(xiāo)毀檔案必須從嚴(yán)掌握，慎重從事。對(duì)經(jīng)鑒定確定無(wú)保存價(jià)值的檔案，由行政人事部提出銷(xiāo)毀報(bào)告，經(jīng)鑒定小組鑒定，鑒定小組組長(zhǎng)簽名后銷(xiāo)毀。

篇2：客戶(hù)檔案管理制度

　　客戶(hù)檔案管理制度

　　1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)

　　本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。

　　2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；

　　3.0客戶(hù)檔案管理

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶(hù)資料

　　3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶(hù)裝修工程文件

　　3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶(hù)證件資料

　　3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料

　　3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶(hù)報(bào)修記錄

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。