成都某物業(yè)公司檔案管理制度

　　一、 總則

　　(一)為加強(qiáng)公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。

　　(二)本制度所稱的檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各級(jí)部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動(dòng)中所直接形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤(pán)片、聲像、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　二、 范圍

　　本制度適用于成都有限公司全體職員。

　　三、 檔案機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　　(一)公司檔案工作由行政部統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行檔案工作三級(jí)管理。行政部應(yīng)逐步完善檔案制度，采用科學(xué)手段，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　(二)公司行政部設(shè)兼職檔案管理員一名，負(fù)責(zé)公司文書(shū)類與科技類檔案等檔案文件資料的收集工作，根據(jù)歸檔范圍負(fù)責(zé)區(qū)分鑒別本公司應(yīng)向集團(tuán)歸檔的文件資料并整理立卷，建立目錄，其分類方法和原則與集團(tuán)保持一致性，對(duì)上年度形成的檔案文件資料要求在下年度5月份以前整理完，6月份由行政部正式向集團(tuán)檔案室移交。集團(tuán)財(cái)務(wù)中心指定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)類檔案的收集、整理與保管。

　　(三)各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件資料的基礎(chǔ)處理工作。對(duì)準(zhǔn)備存檔的文件應(yīng)檢查其紙質(zhì)，字跡，折疊方式等是否規(guī)范。對(duì)本部門所轄范圍內(nèi)的文件進(jìn)行歸卷整理，注意查漏補(bǔ)缺，保證歸檔文件的完整和案卷的質(zhì)量，負(fù)責(zé)建立本部門目錄，定期向本公司檔案管理員移交，保留移交記錄。

　　(四)公司行政部須將本公司專職或兼職檔案管理人員名單報(bào)集團(tuán)辦公室綜合行政部備案，如有變動(dòng)應(yīng)及時(shí)書(shū)面通知綜合行政部。

　　(五)公司專、兼職的檔案管理人員在崗位異動(dòng)或辭職時(shí)務(wù)必將手中資料照目錄全數(shù)移交，并作好移交記錄。

　　(六)公司所有職員均有保護(hù)檔案的義務(wù)。

　　四、歸檔范圍及保管期限

　　類目名稱基本內(nèi)容保管期限

　　文書(shū)類管理類

　　公司工商登記及工商變更系列文件永久

　　有關(guān)股份制改造、股權(quán)變更文件永久

　　董事會(huì)及公司正式行文、重要通知長(zhǎng)期或永久

　　公司的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置與變更永久

　　各公司年度綜合性的工作計(jì)劃、總結(jié)永久

　　人力資源工作的有關(guān)文件如公司的人事變動(dòng)、員工的招聘、培訓(xùn)、福利等長(zhǎng)期或永久

　　重要事件的記錄及來(lái)往信函長(zhǎng)期或永久

　　內(nèi)部出版物長(zhǎng)期永久

　　事務(wù)性文件、重要會(huì)議紀(jì)要短期或長(zhǎng)期

　　生活方式與社區(qū)文明建設(shè)有關(guān)文件短期或長(zhǎng)期

　　公司有關(guān)質(zhì)量體系及運(yùn)行的相關(guān)文件短期或長(zhǎng)期

　　對(duì)外關(guān)系及往來(lái)的文書(shū)、文件短期

　　營(yíng)銷類

　　本公司發(fā)展規(guī)劃、重大經(jīng)營(yíng)決策永久

　　經(jīng)營(yíng)模式的選擇、更改及運(yùn)行情況總結(jié)長(zhǎng)期

　　項(xiàng)目與品牌的策劃及營(yíng)銷方案(含市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告)長(zhǎng)期或永久

　　新聞媒介發(fā)布的有關(guān)公司的各種記錄短期或長(zhǎng)期

　　銷售及連鎖營(yíng)運(yùn)業(yè)務(wù)的統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表、報(bào)告等短期

　　經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的大宗采購(gòu)合同、協(xié)議，與廠家或代理商的代理合同或供貨協(xié)議，相關(guān)的授權(quán)文書(shū)短期或長(zhǎng)期

　　培訓(xùn)教學(xué)類

　　上級(jí)針對(duì)培訓(xùn)學(xué)校學(xué)科設(shè)置、培訓(xùn)要求的文件長(zhǎng)期

　　教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)等方面的規(guī)定、辦法、報(bào)告、批復(fù);永久

　　教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、培訓(xùn)總結(jié)及評(píng)估長(zhǎng)期

　　課程建設(shè)要求及安排、典型教案及重要備課記錄長(zhǎng)期

　　財(cái)會(huì)類

　　財(cái)務(wù)工作管理性文件、財(cái)務(wù)狀況分析、財(cái)務(wù)審計(jì)等長(zhǎng)期或永久

　　各種原始憑證、記帳憑證十五年

　　日記帳、總帳、明細(xì)分類帳、固定資產(chǎn)明細(xì)帳十五年

　　現(xiàn)金出納帳,銀行存款二十五年

　　會(huì)計(jì)月、季報(bào)表五年

　　年終決算報(bào)表永久

　　會(huì)計(jì)移交清冊(cè)十五年

　　會(huì)計(jì)檔案保管及銷毀清冊(cè)二十五年

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。