學校后勤處采購科管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為規范學校資產申購和采購行為，配合資產管理、預算和成本控制，提高資金使用效益，促進學校的有序經營和持續發展，特制定本辦法。

　　第二條 本辦法所指資產，是指校內轄屬各單位基于自身發展需要所提出的物資、工程或服務項目 (包括購買、租賃、委托、雇傭等類別) 。

　　第三條 采購工作應當遵循公開、公平、公正、誠實守 信、科學嚴謹、注重效率以及維護校區利益等原則。

　　第四條 申購及采購工作應在批準的預算金額范圍內執行，超出預算的將不予批準及采辦。具體要求按各部門預算制度的規定執行。

　　第二章 申購/采購組織機構

　　第五條 校長負責主管領導工作，主要職責包括：

　　1.采購政策和采購議案的審批。

　　2.對采購項目的預算、立項、審批、撤銷或執行情況進行審批，決定一切采購項目的有效性。

　　3.項目采購和實施工作的指導和監察。

　　4.合同的簽字或授權簽發。

　　5.裁決在項目采購和實施過程中發生的各單位、各部 門之間的職責爭議。

　　第六條 后勤處設立招采科作為校內整體采辦工作。

　　第七條 各預算主管部門為校區有效申購部門。各申購 部門負責向招采科提出本部門的申購，要求信息填寫明確具體、準確完備。

　　第八條 各申購部門需指定專人作為申購聯絡員 ( 以下 簡稱申購員) ，并將申購員的姓名、聯系方式向招采科報備。申購員是申購部門唯一提交人，申購部門負責人是申購事務的負責人。

　　第九條 在符合預算規定的前提下，經招采科審批的申購單，流程中僅限定申購員提交，申購部門主管審批，招采科主管審批。其他部門如需進行申購審批，需向招采科說明審核必要性，審批通過后方可增加。

　　第三章 采購的方式及標準

　　第十條 招采科根據采購需要，按邀請招標 (競爭性談 判 ) 、單一來源、詢價等方式進行采購工作。實施標準如下：

　　1.公開招標、邀請招標(競爭性談判) ：擬采購項目總價在人民幣 10 萬元(含) 以上的(包括 單件資產和批量購置或一個項目整體購置需求的) 。單個擬采購項目總價在人民幣 10 萬元以下，但其同類 項 目 以后需要重復采購并且預計采購總額累計超過10萬元的。單個擬采購項目總價在人民幣 10 萬元以下，但具有較強的技術性、專業性或基礎性的。屬于應急、搶險、維修性質的項目不受以上條件的限制。

　　2.單一來源：對于有特殊需求的物資而必須指定某一品牌或者廠家的，可采用單一來源采購方式進行。

　　3.市場詢價：對于日常的申購物資采購，應采用市場詢價采購的方式進行。

　　第十一條 根據經批準的需采取公開招標進行采購的項目，對于招標項目設立采購招標委員會 ( 以下簡稱招標委 員會) ，委員會由招采科組織，委員由招采科、相關部門負 責人、部門選派的專業人員共同組成，參與招標評審工作，主要職責包括：

　　1.參與需招標項目方案的審核和調整。

　　2.參與商務談判、投標商評定以及參與后期的項目驗收工作。

　　第四章 申購的內容及要求

　　第十二條 申購單分為物資需求申請單和事項審批單，執行要求根據各部門制度標準中的經費使用要求區分辦理。

　　第十三條 申購的分類：

　　1.集采項目：凡劃入《**工商學院配置標準》內的有配發標準的物資均需按照配發標準的說明進行申購。

　　2.專項物資：車輛保險、招生用品、校園文化建設物資、圖書期刊、文體活動用品、教育教學活動用品、實驗器材及耗材、用于教學管理的軟件、專業教室、實驗室、教具， 公車購置及油標核定，大宗維修及改造項目、保安保潔綠化的外包項目、接待活動等。

　　3.日常申購：既不屬于集采物資和專項物資申購范圍， 但同時又屬于學校運行所必須的物資和服務，包括物資、實物租賃、緊急委外維修、委外勞務等，需參照存貨管理檔案中的編碼及規格申購，如存貨管理檔案中無編碼的，需先向資產科申請編碼后再申購。

　　4.緊急申購：影響師生教學、生活、工作的非可預測性的緊急需求，需求部門可進行緊急申購。申購前需填寫《緊急申購申請表》作為申購附件上傳，同時分別通知相應審核部門負責人進行審核，招采科根據《緊急申購申請表》中的理由決定是否正常辦理審批、記考核辦理審批或退回申購。(附件 sheet1：緊急申購申請表)

　　第十四條 根據各部門管理要求、 區域不同，申購的類型及時間不同，具體《申購執行標準》。( 附件 sheet2： 申購執行標準)

　　第十五條 申購流程與審核要求

　　1.申購的標準以各管理部門制定的相應制度為依據， 經費不得超過批準的預算金額。

　　2.各管理部門制定的標準及批準的預算金額是申購上限，各需求部門可根據自身實際情況減少申購或不申購。( 除非申購單位提交追加預算申請并補充申購) 。

　　3.各需求部門需按照管理部門的相關要求進申購，對于不符合規定的申購，審核部門有權予以退回。

　　4.申購部門在申購時需保證附件數據與ERP系統申購數據一致，審核部門依據附件進行審核時若ERP系統申購數據與附件數據不相符導致審批錯誤的，由申購部門承擔責任，并對相關責任人進行考核，申購附件只作為項目允許采購的批準依據，ERP系統申購單中“數量”為申購數量的審核基 礎，“申請理由”為購買標準依據。

　　5.申購部門提交申購的流程需通過ERP系統提交申購。

　　6.ERP申購單中，具體申購內容應符合其所對應的預算科目類型。

　　7.ERP審批流中各級申購及審核環節，相關負責人必須由本人操作權限，如環節負責人因離職或調離原因不能承擔審批流中的工作，應由其所在部門及時向招采科申請調整，并提供接任者的姓名及通訊方式，對于非本人操作完成的申購或審核工作，招采科有權予以退回，并對相關責任人進行考核。

　　8.集采物資審核時間為七天，日常物資審核時間為一天，緊急申購審核時間為申購部門在提出緊急申購后，可直 接通知各環節審批人進行審批，各環節審批人應按照優先處 理方式在半小時內完成審批，審批意見據申請理由進行合理判斷予以處理。如各環節審批人無理由不予審批的，申購部門可直接向招采科反饋， 由招采科落實并處理。

　　9.各有審批權限的部門需向招采科提供審批時間的標準。

　　第十六條 查詢與反饋

　　1.各申購部門應通過申購系統實時查看申購單的審批情況并告知需求人，對于審批延誤的環節應及時催辦相應的審批人。

　　2.各申購部門若認為招采科存在超期未采辦到位的物資，申購部門可依據相應的申購單號反饋至招采科信息組查詢落實。

　　3.招采科應在約定的采購周期內將當期經過審核的物資、事項采辦到位，但其中對于需要定制或有供應周期的，超出約定的采購周期的，招采科應在采購周期內將計劃到位的時間告知申購部門，并需在新約定時間內完成采購工作。

　　4.招采科對于申購部門反饋的問題應在一天內進行回復。

　　第五章 采購管理

　　第十七條 供應商管理。招采科信息員負責收集合格的供應商資料，建立供應商主數據。在ERP系統內提交客商增加申請并維護。

　　第十八條 驗收與意見征詢

　　1.所有采購到位的物資類、費用類均需要進行驗收。

　　2.在供貨期間出現的不合格問題，應進行拒收。若因教學需求無法進行拒收的，可以暫時收取，但需及時與招采科聯系，由招采科協調解決，如需求單位與招采科意見不一致的，可由任一方直接向資產科反饋。

　　3.對于在供貨周期內未進行供貨或未按要求供貨的情況應盡快通知招采科落實解決，不得自行和供應商協商。

　　4.在項目施工期間出現的與合同不相符或與需求不相符的情況，建設監管部門應及時通知乙方停工，并將具體情況告知招采科，由招采科協調解決。

　　5.招采科對采購物資的供應意見，各部門需認真、客觀地填寫使用意見，為招采科對供應商的評價提供依據。凡供應商存在違約行為的，一經落實，由招采科追究其責任并予以回復。

　　6.資產科向各部門征求對采購物資的使用意見，對招采科的工作進行評價，對其違規行為追究責任。

　　第十九條 其他說明

　　凡審批件中需定制的物資未在申購時提供說明附件的，招采科在采購周期內將數量及規格以采購訂單形式發送給供應單位，由供應單位與需求部門直接對接確認制作內容，制作開始時間以供應單位取得需求單位簽字的定稿開始計算，制作周期以招采科發出的采購訂單中說明的時間為準。

　　第六章 合同的簽訂、交付、驗收及變更

　　第二十條 合同的簽訂與交付

　　1.合同總額在六萬元 (含) 以上的必須簽訂合同，如在六萬元以下貳萬元以上的，但涉及到質保、安全服務的，可以根據實際需求簽訂合同。

　　2.由招采科督促完成合同的甲乙雙方簽字及蓋章工作，在手續履行完畢后，將合同交付財務部門及項目監管部門，財務部門在蓋章時即留存一份。

　　3.合同審批及簽字蓋章流程按校區合同管理的制度要求進行。

　　4.對于需進場進行安裝的項目，招采科與客戶進行合同簽訂時需同時簽訂《入場安裝施工規定須知》，此須知與合同同時進行交付和存檔，嚴禁以任何理由收取施工方的費用或保證金。( 附件 sheet3：入場安裝施工規定須知)

　　5.合同簽字蓋章手續必須在進場日期前完成，如在進 場日期前一日仍未履行完合同簽字蓋章手續的，需由招采科出具《合同交付表》且說明合同未簽訂并提供合同交付時間，同時另行告知接收部門合同主要條款，便于配合執行。( 附 件 sheet4：合同交付表 )

　　6.校區在確認項目已經進場施工后，事務科需及時向 招采科提供《進場施工確認單》，如未按要求進場且未取得事務科同意的，事務科需及時向招采科進行反饋。

　　第二十一條 合同的驗收與變更

　　1.在項目全部完工后，驗收流程參照資產管理規定執行;

　　2.在項目(合同或訂單) 的實施過程中，需要進行變 更項目或實施標準的，由需求單位向招采科提出，并經招采科確認，且總費用不超預算的，方可按新方案調整，如未向招采科提出而直接通知供應商或施工方的，所增加的部分費用不予結算，并向事務科反饋對責任人予以考核。超出預算的，需提交預算追加申請。

　　3.供應商或施工方反饋因現場達不到施工標準，而不能正常施工的，由招采科確認后告知事務科調整施工時間。

　　4.如因供應商或施工方不能按約定履行義務的， 由招采科確認后向需求部門提出，并經協商同意后，或更換項目實施方案、或更換項目實施方、并變更合同后再行實施。

　　第七章 采購紀律與監督

　　第二十二條 采購工作應嚴格按照既定的標準和確定的流程，以及批準的預算開展，禁止任何部門和人員的超范 圍、不規范、不正當的申購、采購或越權審批行為。

　　第二十三條 在采購工作中，招采科及相關參與人員應恪守職業紀律，樹立嚴明的組織性、紀律性、服務性職業意識，秉持不謀私利、不徇私情、秉公辦事的思想作風，遵循科學性、高效性、系統性的工作方法，并以此指導一切采購工作，同時凡與供應商有利害關系的人員必須回避。

　　第二十四條 采購合同一經簽訂，實施部門應當及時配 合供應商完成合同履行，實施期間雙方不得擅自變更、中斷或終止合同。申購部門、資產管理部門、財務部門應負責檢查合同的實施情況，對不認真履約的應按合同約定及時進行處理，招采科有權對合同的實施情況進行監督。

　　第二十五條 在申購、采購及實施工作中，各涉及部門若違反本辦法規定，出現諸如以下情形，進而導致項目的申購采購與實施工作出現延誤或錯誤的，可給予相關人員處分，損害到學校利益的一并追究經濟或法律責任：

　　1.不按規定程序和要求進行申購、采購或實施的，或在工作中相互不配合、不及時配合、惡意配合的。

　　2.存在徇私舞弊、貪污受賄行為的，或在工作中出現錯誤或重大過失的，或疏于或不正當工作的。

　　3.私下串通投標人、故意泄露招標信息或妨礙投標人公平競爭的。

　　4.徇私舞弊招評標、惡意設置技術障礙、惡意排擠競標人或惡意打擊報復中標人的。

　　5.不積極解決問題而是相互推諉責任，情節嚴重或延誤工作的。

　　第八章 考 核

　　第二十六條 凡申購主體未按以上要求完成工作的，招采科有權要求需求部門對責任人進行考核或處理后，再對申購要求予以處理。

　　第二十七條 本規定下發之日起執行。

篇2：學校后勤管理處物資采購及領用規定

　　學校后勤管理處物資采購及領用管理規定

　　為進一步提高后勤處管理水平，規范工作流程，建設數字化后勤，根據當前后勤處工作實際，經處委會研究，制定本規定。

　　一、物資采購

　　1、采購：

　　⑴后勤處各科室需購買的物資由各科室提出書面采購計劃(一式兩份)，經科長簽字處室負責人批準后，提前兩天交綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　⑵物業需用物資由物業維修主管或后勤處倉庫管理員提出書面采購計劃經分管處長(或處室負責人)批準后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　⑶學校其他處室(院系)需購買的物資，由購買人寫出申請經本處室及后勤處負責人簽字后，提前兩天報綜合科采購員詢價或招標后實施采購。

　　2、驗收：所購物資應嚴格履行三方驗收制度(即需用人、倉庫管理員、購買人對物資驗收無誤后采購計劃上簽字后方可入庫)和入庫發放制度。(購買的物資必須經過倉庫入庫后執行領用手續，特殊情況除外)

　　二、物資領用及管理

　　1、物業維修需用物資必須由物業維修主管到學校倉庫統一領取，其他人員未經批準不得隨意領用。物業領用的物資必須在一周內對物資使用情況進行說明，(到倉庫管理員處交回“物資使用說明表”)。物業對物資使用情況填寫“物資使用情況說明表”，經學校使用單位證明人簽字蓋章后交倉庫管理員)如未按規定時間進行情況說明，倉庫管理員可拒絕物資的再領用，出現不良后果由物業承擔全部責任并根據物業管理辦法進行相應經濟的處罰。

　　2、后勤處各科室需用物資的領用必須持“物資領用單”經科室負責人簽字分管處長審核后，倉庫管理員方可進行物資發放，手續不全的不得發放物資。

　　三、低值易耗品的管理

　　為加強對后勤處內各類物品的管理，各科室應安排專人根據學校固定資產管理辦法，對本科室內的低值易耗品進行登記造冊，登記后由處資產管理員進行匯總。各科在工作過程中應及時對各種設備或工具進行維護和保養，確保設施設備的正常使用，保證工作的正常開展。對使用過程中出現的物品損耗、報廢等其他原因，應及時報告資產管理員及時銷賬。

　　本規定自下發之日起施行。

　　后勤管理處

　　20**年1月1日

　　物資采購計劃表

　　序號

　　物資名稱

　　規格

　　型號

　　數量

　　進場日期

　　預算資金或

　　特殊說明

　　申報人： 日期： 審核： 日期：

　　物資使用情況說明表

　　物資名稱

　　使用數量

　　使用部位

　　使用情況說明：

　　維修人： 日期： 證明人： 單位：(章)

　　物資領用單

　　序號

　　物資名稱

　　規格型號

　　數量

　　備注

　　領用人： 日期： 科室負責人：

篇3：后勤餐廳原料采購、索證、驗收制度

　　后勤集團餐廳原料采購、索證、驗收制度

　　一、采購定型包裝食品原料或批量采購食品原料，必須嚴格執行索證制度。索取證件包括：發票、營業執照、衛生許可證、衛生檢驗合格證(動物防疫合格證)、供貨商的健康證等。

　　二、索取的證件必須在有效期內，并符合轄區管轄規定。證件要分類、分單位裝訂成冊，建立目錄，妥善保管，以備查驗和上級檢查。

　　三、索證工作由采購組全面負責，以便統一管理。

　　四、在采購食品原料的同時，認真做好采購紀錄，采購紀錄要詳細、真實。

　　五、食品原料的驗收，實行“三級驗收制”，即采購時由采購員驗收;入庫時由保管員驗收;領料時由廚師長驗收。各個環節要認真負責，層層把關。為明確責任，發生問題時，只追究末位驗收人的責任。

　　六、食品原料的驗收主要包括以下內容：

　　(一)定型包裝食品。

　　是否按規定索證;是否是“三無”(無產地、廠名;無生產日期;無使用說明書、無中文標示)產品;是否在保質期內;有無包裝破損食品被污染現象;包裝內食品有無感官性狀異常現象。

　　(二)非定型包裝產品

　　看。目測無異常、無腐爛、無霉變、無雜質。

　　摸。手感無異常、符合各種食品應有的特性。

　　嗅。鼻嗅無異味、無酸臭、無腥臊、無餿味。

　　嘗。口感無異常、具有食品應有的正常味道

　　后勤集團飲食服務中心