業主入伙工作運作規范

　　一、業主入伙前的準備工作

　　當物業管理公司的驗收與接管工作完成以后，即物業具備了入伙條件，物業管理公司就應按程序進入物業的業主人伙手續的辦理階段。物業管理公司應根據該物業的《物業管理方案》作如下入伙前的準備工作。

　　1、籌建管理處

　　根據《物業管理方案》籌建管理處。落實管理處辦公地點、管理用房的裝修方案，按開辦計劃擬定購置物料計劃，采購辦公設備和用品，落實入伙期間的后勤保障等。

　　2、人員準備

　　根據《物業管理方案》中擬定的管理處人員配備情況設置工作崗位，擬定崗位職責。根據崗位需要組織招聘管理處的管理人員和作業人員。

　　3、文件準備

　　根據物業的實際情況及管理要達到的標準，制定各種規范、制度，文件、表格等入伙手續文件，在入伙時及時交到業主手中，以便他們認真閱讀和消化，利于物業管理的各主體之間的相互了解、相互支持與融洽，從而為進一步管理打好基礎。

　　(1)入伙手續文件

　?、偃牖锿ㄖ?/a>書(附件一)；

　　②入伙通知書回執(附件二)；

　?、廴牖锸掷m書(附件四)；

　?、芊课蒡炇諉?附件五)；

　?、莘课葙|量整改通知書(附件六)；

　?、拮≌褂霉s(附件八)。

　　（2）入伙發放文件

　　①業主手冊；

　?、谌牖镯氈?附件三)；

　　③裝修管理辦法(附件十二)；

　?、芪蟹?/a>項目表。

　　(3)入伙記錄

　　①業主登記表；

　　②驗房簽收記錄；

　　③入伙資料登記記錄；

　?、茴I取鑰匙簽收記錄；

　　⑤委托服務登記表(附件十一)；

　?、奕牖锸召M記錄。

　　4、交接準備

　　(1)熟悉了解該物業的具體情況，擬定需要改進的意見和整改措施。

　　(2)加強保安與服務力量，提供足夠的服務，保安人員保證入伙時發生糾紛能及時疏導。

　　(3)具體安排業主入伙接待人員、接待位置和入伙手續導向等。

　　(4)做好與發展商、供電局、自來水公司、煤氣公司、環衛部門等相關單位間的聯系與溝通，使業主一旦入伙后各項工作都能正常開展，避免發生矛盾。

　　二、業主入伙的工作流程

　　1、業主入伙流程

　　(1)業主向售房單位／發展商辦理售房手續后，簽訂售房合同并開出入伙通知書。

　　(2)憑售房合同與入伙通知書到物業管理公司辦理入伙手續。

　　(3)物業管理公司在審核資料無誤后，向業主介紹物業管理服務情況、收費情況；代發展商與業主簽訂《使用公約》。

　　(4)業主簽收“入伙資料簽收表”(附件七)后，物業管理公司按入伙收費項目開具正規票據并收費。

　　(5)由物業管理公司業主服務人員和設備人員陪同業主驗房，抄錄水、電表底數并共同確認，交付鑰匙，辦理簽收手續。若業主委托保管鑰匙，應請業主填寫書面“保管鑰匙委托書”(附件九)，管理處作出“保管鑰匙承諾書”(附件十)。

　　(6)若業主驗房發現并提出質量問題，經確認，填寫返修表送交發展商，管理處應協助發展商對房屋進行整改后，請業主再次驗房。

　　(7)如需二次裝修的，需到物業管理公司辦理裝修手續。

　　(8)業主入伙流程圖。

　　2、租賃住主入住流程

　　(1)簽訂《租賃意向書》，并交付定金。如一次看中房子的可直接簽署租賃合同。

　　(2)簽訂《租賃合同書》。合同應附有《管理公約》等有關附件。

　　(3)由物業管理公司工作人員帶業主到現場驗收房屋，如發現有房屋質量問題的，由物業管理公司通知工程隊整改。

　　(4)整改后或驗收房屋沒問題，業主就同物業管理公司簽驗收單，并從物業管理公司領取房屋鑰匙。

　　(5)交付押金和首期租金。

　　(6)如需二次裝修的，需到物業管理公司辦理裝修手續。

　　三、入伙交接運作規范

　　1、入伙作業標準

　　(1)入伙接待工作應做到耐心、細心、百問不厭。

　　(2)入伙各項資料齊全，記錄規范完整，按主建立業主檔案。

　　(3)入伙各項收費正確，做到日結月清、賬表相符。

　　(4)特約服務手續齊全，收費合理，守時守約，保證質量。

　　(5)內部手冊登記及時，即時完成注記。

　　(6)入伙按戶匯總，次月5日前全部歸檔。

　　2、入伙作業規程

　　(1)由房產發展商或物業管理部門向業主發出入伙通知書。

　　(2)業主攜帶購房合同書、入伙通知書、入伙手續書前往指定地點辦理手續。

　　(3)業主到管理處簽收入伙資料，付清物業管理費用。

　　(4)由指定的業主服務人員和維修技術人員陪同業主驗房，抄錄水電表底數并共同確認。

　　(5)業主驗房后若提出質量問題，填質量返修表，管理處加簽意見后，由管理處協助發展商進行工程質量問題的返修工作。

　　(6)如發展商或施工單位將工程質量問題委托物業管理公司返修時，雙方須簽字確認。

　　(7)業主驗房確認后領取鑰匙，辦理簽收手續。

　　3、入伙作業檢查

　　為了保證入伙工作正常有序，管理處經理負責對入伙工作的各個環節進行檢查以保證工作規范和服務質量。

　　(1)集中入伙時管理處經理每天巡視各個接待環節，發現問題，分析原因予以解決。每月4次抽查入伙資料、記錄，發現不符合作業要求，用書面通知相關人員整改，對確屬運作上的不完善處，經分析后開具糾正／預防措施通知單加以落實完善。

　　(2)正常情況入伙階段，管理處經理每月一次抽查人伙工作資料、收費情況、記錄情況及歸檔情況，發現問題應以不合格項發書面通知并整改。

篇2：物業入伙手續辦理程序與文本

　　物業入伙手續辦理程序與文本

　　所謂“入伙”就是業主領取鑰匙，接房入住。當物業管理企業的驗收與接管工作完成以后，即物業具備了入伙條件后，物業管理企業就應按程序進入物業的入伙手續的辦理階段。物業管理企業應及時將入伙通知書、入伙手續書、收樓須知、收費通知書一并寄給業主，以方便業主按時順利地辦好入伙手續。

　　由于物業的入伙階段是物業管理企業與其服務對象--業主接觸的第一關，這一階段除了大量的接待工作和繁瑣的入伙手續外，各種管理與被管理的矛盾也會在短時期內集中地暴露出來，為此，這一階段通常也是物業管理問題最集中的階段。所以，物業管理企業應充分利用這一機會，既做好物業管理的宣傳、講解工作，又要切實為業主著想辦事，以樹立起物業管理企業良好的“第一印象”，取得廣大業主的信賴。

　　一、入伙通知書

　　入伙通知書就是關于業主在規定時間辦理入伙事宜的通知。物業管理企業在制作入伙通知書時應注意如下問題：

　　1.一般情況下，一個物業轄區內入伙的業主不是一家或幾家，而是幾百家甚至上千家，如果均集中在同一時間里辦理，必然會使手續辦理產生諸多困難，因此在通知書上應注明各幢、各層分期分批辦理的時間，以方便業主按規定時間前來辦理。

　　2.如業主因故不能按時前來辦理，應在通知書上注明補辦的辦法。

　　下面是一份入伙通知書以作示范：

　　入伙通知書

　　_____________女士/先生：

　　您好!我們熱忱歡迎您入住××花園!

　　您所認購的××花園______區______棟______單______元室樓宇，經市有關部門驗收、測量合格，現已交付使用準予入住。

　　(一)請您按入伙通知書、收樓須知辦理入伙手續，辦理地點在______樓______室。在規定的日期內，地產部、財務部、物業管理公司等有關部門和單位將到場集中辦公。

　　(二)為了您在辦理過程中能順利而快捷地辦理好入伙手續，請以下表時間為準前來辦理入伙手續。

　　各樓各層辦理入伙手續時間分配表(略)。

　　閣下如屆時不能前來辦理入伙手續，請您及時與我公司聯系，落實補辦的辦法，聯系電話________________。

　　特此通知

　　××房地產開發公司

　　××物業管理公司

　　________年____月____日

　　二、入伙手續書

　　入伙手續書即是辦理入伙手續的程序和安排，其目的是為了讓業主明了手續辦理的順序，使整個過程井然有序。

　　下面是一份入伙手續書以作示范：

　　入伙手續書

　　______女士/先生：

　　您認購的____區____棟____單元____室樓宇，現已交付使用具備入伙條件，請閱讀收樓須知，按下列順序辦理入伙手續：

　　(1)房地產公司財務部(2)房地產公司地產部

　　×房地產開發公司

　　××物業管理公司

　　________年____月____日

　　三、收樓須知

　　收樓須知，即是告知業主在辦理收樓過程中應注意的事項及應攜帶的各種證件、合同和費用，從而避免遺漏、往返，給業主增添不便。

　　下面是一份收樓須知以作示范：

　　收樓須知

　　為避免業主在收樓時產生遺漏而帶來不便，茲介紹有關收樓程序。

　　(一)在房地產公司財務部辦理手續

　　1.付清購樓余款。

　　2.攜帶已繳款的各期收據交財務部驗證、收回并開具總發票。

　　3.在入伙手續(1)上蓋章。

　　(二)在房地產公司地產部辦理手續

　　1.驗清業主身份。業主如有時間應親臨我公司接受樓宇，并請帶上：入伙手續書;業主身份證、港澳臺同胞購房證明、護照或居住證;購房合同。

　　2.若業主不能親臨收樓，可委托代理人，代理人除攜帶入伙手續書、購房合同外，還應出具：業主的授權書(由律師鑒證);業主身份證或護照的影印本;代理人的身份證或護照。

　　3.在入伙手續(2)上蓋章。

　　(三)在物業管理公司財務部辦理手續

　　1.繳付各項管理費用。預收不超過3個月的管理費;收取裝修保證金，住房裝修完畢，驗收不損壞主要房屋結構的，裝修保證金如數退還;收取建筑垃圾清運費，業主裝修完畢，自己清運了建筑垃圾即如數退還。

　　2.繳付其他費用。如安裝防盜門、安裝防盜窗花等。

　　3.在入伙手續(3)上蓋章。

　　(四)在物業管理公司管理處辦理手續

　　1.簽署《業主公約》。

　　2.介紹入住的有關事項。

　　3.向業主移交樓宇鑰匙。

　　4.在入伙手續書(4)上由業主本人蓋章或簽字，交物業管理公司保存。

　　××房地產開發公司

　　××物業管理公司

　　×年×月×日

　　四、業主對物業的驗收

　　購買物業對于每一位業主來說均是一項重大的投資活動。根據入伙手續書和收樓須知，業主在辦理第四道手續之前應由物業管理企業派人員帶領業主驗收其所購物業。業主對自己所購物業進行驗收是業主的權益，業主在驗收之前應盡量把物業可能產生的問題了解清楚，并逐項進行鑒定檢查，盡可能把問題解決在入伙之前，將“先天缺陷”減少到最低限度。

　　歸納眾多物業管理企業的經驗，一般物業可能存在的質量問題大致有以下幾個方面：

　　1.給排水系列。包括水管、水龍頭、水表是否完好，下水道是否有建筑垃圾堵塞，馬桶、地漏、浴缸排水是否暢通、有無泛水現象等。

　　2.門窗系列。包括框架是否平整、牢固、安全，門窗是否密縫、貼合，門鎖、窗鉤有無質量問題，玻璃是否防水密封等。

　　3.供電系列。包括電燈、電線(管線)是否有質量問題，開關所控是否火線，電表的流量大小能否滿足空調、電腦等家用電器的需求等。

　　4.墻面、屋頂、地板系列。包括是否平整、起殼、起砂、剝落，有否裂縫、滲水，瓷磚、墻磚、地磚貼面的平整、間隙、虛實等。

　　5.公共設施及其他。包括垃圾桶、扶梯、電梯、防盜門、防盜窗花、電話電線、天線、信箱等。

篇3：新入伙小區管理難點與對策

　　新入伙小區管理難點與對策

　　隨著房地產業的發展，新住宅小區不斷落成。不少物業管理公司在接管新入伙的小區時，總感覺事情非凡多，困難非凡大，甚至有應接不暇的現象。

　　一、新入伙小區的管理特點

　　新入伙小區是指小區的物業剛移交使用1-2年，業主入住較少，小區住戶生活及物業管理均未進入正常穩定的階段。這種小區具有以下特點：

　　1、小區工程尚未完全結束，對四周環境影響較大。

　　根據我國現狀，雖然小區交房時需要工程竣工驗收備案，但不少小區尤其是分期開發的小區，在入伙時工程并未完全結束。一些收尾工程或后期開發工程給新入伙小區帶來大量的噪音、粉塵、閑雜人員等，對正常生活有較大影響。另外，新入伙小區的園林植物生長尚未定型，園林環境功能不能得到應有體現。

　　2、小區配套設施尚未完善，居民生活不方便。

　　大型小區一般都規劃有學校、超市、配套商鋪等。但新入住小區由于人數還不多，配套設施一時難以到位，甚至由于施工滯后的原因，有些小區在交樓入住時還沒開通有線電視、電話、網絡等，給前期入住的業主帶來諸多不便，有些業主甚至會因此遷怒發展商及物業管理公司，導致糾紛。

　　3、小區室內裝修量大，外來人員多而混雜，安全管理任務重。

　　新小區大部分是毛坯房，大部分業主要進行裝修。由于業主收樓時間集中，裝修戶數眾多，小區內裝修人員也較多，給小區的安全管理帶來隱患。尤其在小區入伙半年以后到兩年之內，部分業主已入住，但還有業主在裝修，減少裝修工作對已入住業主造成的安全及其他影響，是小區管理的一個難題。

　　4、小區返修工作量大，業主與開發商矛盾較多。

　　房地產開發是一項十分復雜的工程，有些質量或設計上的問題在竣工驗收、接管驗收或分戶驗收中未能及時發現。業主入住使用后，往往要求返修。這時就需要物業管理公司做好業主與開發商的橋梁工作，及時解決業主的困難，避免積怨。

　　5、小區物業管理處于起步階段，管理尚未走上正規化。

　　新的物業管理小區，雖然相關人員經過培訓，但其組織架構未經過實際運作的考驗，對小區情況、業主情況、設備情況等未能完全把握，尚需磨合。新入伙小區入住人數不多，業主委員會尚未選舉產生，各項公共設施設備也都處于新安裝磨合期，需要根據該時段的特點進行針對性管理。

　　二、新入伙小區的管理重點

　　1、安全管理。

　　新入伙小區由于外來人員多，正常生活與施工同時進行，安全技防設施尚未正常使用，存在著極大的安全隱患。另外，新入住小區的車輛管理系統往往未完善，而外來車輛又往往較多，極易發生車輛損壞或丟車現象。做好小區治安安全管理、工地安全生產管理、小區消防安全管理、小區車輛安全管理就顯得十分重要。

　　2、工程返修工作。

　　經驗表明，小區入伙后的兩年內是業主發現房屋質量問題從而要求維修或補償最多的時期，也是業主極易與發展商及物業管理公司發生矛盾、產生積怨的時期。房屋質量問題并不是物業管理公司的責任，但處理不好，往往會令業主和物業管理公司產生積怨，為日后的管理帶來麻煩。因而，建立起業主與發展商之間的橋梁，積極跟進業主房屋質量的返修工作是新入伙小區物業管理的重要工作之一。

　　3、裝修管理。

　　裝修管理是新入伙小區尤其是集中入伙小區最主要也是最重要的工作。據統計，一般中型以上小區在新入伙一年內，裝修管理的工作量往往占小區物業管理工作量的一半以上。出于這個原因，新入伙小區的管理人員投入往往比運作成熟的小區多出不少。

　　4、成品保護與設備設施保護。

　　新小區入伙后，往往還有工程在繼續進行，可能會對已完工的成品及已安裝的設備造成較大的損壞或影響，業主入伙后的裝修工程往往也會造成同樣問題。因此，保護好已完工的公共設施設備，保護好廣大業主的長遠利益，是新入伙小區物業管理的一項重要工作。

　　5、完善小區基本資料及管理制度。

　　新入伙小區的物業管理公司應利用各項工程移交驗收及業主入伙的機會，完善小區各項設備設施基本資料及各戶業主的基本資料，分類造冊歸檔，以便日后的管理。另外，應針對小區的具體情況，制定各項管理制度，方便日后的管理。

　　三、新入伙小區的管理對策

　　1、建立成品保護機制，解決發展商及業主的后顧之憂。

　　接管新入伙小區后，應對已建成的各類成品制定相應的保護措施，維護發展商及廣大業主的利益，避免后期工程對這些成品造成損壞。成品保護包括對已建成但未驗收移交的成品保護，對已建成且已驗收移交的成品的保護。前者是避免因后期工程對已完工未移交成品的損壞，維護發展商的利益。而后者是避免后期施工或裝修施工對已移交的設備設施造成影響，維護廣大業主的長遠利益。在移交驗收前，可采取點數代管、拍照代管、包裝隔離使用等方法，在實踐中取得了良好效果。

　　2、采取非常規管理，保護公共設備設施，維護業主長遠利益。

　　新入伙小區由于各項設備設施還處于磨合期，其設計合理性及施工質量還有待驗證，加上后期工程及裝修工程的影響，對于一些公共設備設施需采取非常規管理，以排除各種隱患，保障廣大業主的利益。如各棟樓的下水管道極易因裝修造成立管堵塞而返冒水，為避免這種現象，可在接管驗收時給每個房間的下水口上封條，要求每家裝修戶在裝修期間封堵下水管道，派專人每月加大密度定期疏通下水管道以避免堵塞返冒水現象。

　　3、建立發展商及業主對話機制，化解三方矛盾。

　　新入伙小區的工程返修應由施工方承擔，但施工方只對發展商負責而不對業主負責。往往會出現業主找物業管理公司，物業管理公司讓業主找發展商，發展商讓業主找施工隊的現象，造成多方矛盾糾纏。為了避免這種現象，物業管理公司可牽頭與發展商、施工方建立對口溝通渠道及定期溝通機制，每月定期召開由開發商、物業管理公司及施工方參加的三方協調會，由物業管理公司及時將業主的返修需求反映給發展商與施工方，并跟進返修工作，及時解決業主的困難。

　　4、嚴格外來人員管理制度，消除安全隱患。

　　在小區新入伙階段，建設單位施工人員、各戶裝修人員、各項設施設備維保人員、各類業務推銷人員以及購房、看房人員等魚目混雜，極易混入作案分子，對小區已入住業主及小區公共財產構成極大隱患，必須對所有外來人員建立嚴格完善的管理制度。可要求施工人員及維保人員佩戴工作牌進入，對裝修人員造冊發放施工主、副卡，進行進出登記管理，對各類業務員除業主邀請外嚴禁入內，對看房人員要求由售樓人員帶入，對來訪人員進行登記放行等，并對進入小區的人員進行跟蹤管理。充分利用小區的技防設施，同時檢驗這些設備設施的可靠性。

　　5、購買第三方責任險，規避物業管理風險。

　　新入伙小區因眾多工程有待完善，設備設施處于磨合期，管理機制沒有足夠完善，比較輕易出現一些意外事故，引發惡性賠償或官司。物業管理公司應針對新入伙小區各項安全隱患，逐一排查各項危險源，針對排查出的危險源制定相應的安全防范措施。同時，物業管理企業應考慮各種風險，購買第三方責任險及物業管理責任險，降低意外事故帶來的損失。

　　6、積極開展個性化延伸服務，方便業主日常生活。

　　新小區配套設施往往不夠完善，先入住的業主生活不便，輕易引發這些業主的不滿，遷怒于物業管理企業。為了方便先期入住的業主，提高業主的生活質量，樹立物業管理企業的良好形象，物業管理企業應急業主之所急，除了積極聯系解決相應配套設施外，還應開展多樣化的延伸服務，盡量滿足業主的需求。

　　參考文獻：

　　1、班道明，《物業管理概述》，中國林業出版社