行政管理工作內(nèi)容
企業(yè)要發(fā)展，要做大，必須有一個(gè)英明的決策層，制定高遠(yuǎn)的企業(yè)發(fā)展方向和計(jì)劃;必須有一個(gè)堅(jiān)實(shí)能干的團(tuán)隊(duì)，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行決策層領(lǐng)導(dǎo)制定的各項(xiàng)企業(yè)發(fā)展計(jì)劃。企業(yè)在運(yùn)作過(guò)程中如同一個(gè)轉(zhuǎn)動(dòng)的車(chē)輪，所有零部件必須嚴(yán)密結(jié)合，充分發(fā)揮本身的作用，才能跑的快，跑的穩(wěn);才不會(huì)在跑動(dòng)的過(guò)程中散架。而行政管理工作就好比潤(rùn)滑油，適量的潤(rùn)滑可以使車(chē)輪跑的更輕、更穩(wěn)、更快。
一、企業(yè)行政管理的概念和意義
企業(yè)行政管理廣義上包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理、財(cái)產(chǎn)會(huì)計(jì)管理四個(gè)方面;狹義上指以行政部為主，負(fù)責(zé)行政事務(wù)和辦公事務(wù)。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動(dòng)、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書(shū)資料管理、會(huì)議管理、涉外事務(wù)管理，還涉及到出差、財(cái)產(chǎn)設(shè)備、生活福利、車(chē)輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標(biāo)是通過(guò)各種規(guī)章制度和人為努力使部門(mén)之間或者關(guān)系企業(yè)之間形成密切配合的關(guān)系，使整個(gè)公司在運(yùn)作過(guò)程中成為一個(gè)高速并且穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的整體;用合理的成本換來(lái)員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標(biāo)發(fā)展任務(wù)。
二、對(duì)做好企業(yè)行政管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)
1、明確崗位職責(zé)。日常辦公事務(wù)管理包括日常事務(wù)的計(jì)劃安排、組織實(shí)施、信息溝通、協(xié)調(diào)控制、檢查總結(jié)以及獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等方面的管理工作;辦公物品管理包括辦公物品的發(fā)放、使用、保管及采購(gòu)以及相應(yīng)制度的制定;文書(shū)資料管理包括印信管理、公文管理、檔案管理、書(shū)刊管理;會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后工作;其他事務(wù)視各公司具體情況而定。
2、加強(qiáng)溝通。溝通包括縱向溝通和橫向溝通。縱向溝通分為與上級(jí)溝通和與下級(jí)部門(mén)溝通。與上級(jí)溝通主要是要充分領(lǐng)悟上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思，把握住方向，同時(shí)將自己和下級(jí)部門(mén)的觀點(diǎn)很好的傳達(dá)給上級(jí)，這需要行政人員有觀察分析能力和表達(dá)能力。與下級(jí)溝通主要是執(zhí)行上級(jí)的決定以及收集整理下級(jí)部門(mén)各項(xiàng)信息，這就需要較強(qiáng)的應(yīng)變能力和組織能力。橫向溝通包括公司內(nèi)部相關(guān)職能部，與關(guān)系企業(yè)窗口部門(mén)和外界媒體政府機(jī)關(guān)等等。在傳達(dá)精神及布置工作任務(wù)及協(xié)調(diào)各部門(mén)工作時(shí)，務(wù)必真誠(chéng)、謙虛。與外界溝通需要強(qiáng)的適應(yīng)能力和自我控制能力。
3、注重信息的收集和整理，并即時(shí)提供給管理者。信息包括企業(yè)外部信息和內(nèi)部信息。外部信息具體包括：國(guó)家政治、法律、經(jīng)濟(jì)、政策規(guī)定;社會(huì)習(xí)慣、風(fēng)俗、時(shí)尚變化;市場(chǎng)需求、消費(fèi)結(jié)構(gòu)、消費(fèi)層次的變化;競(jìng)爭(zhēng)企業(yè)信息;科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息;突發(fā)事件等。內(nèi)部信息具體包括財(cái)務(wù)狀況;生產(chǎn)狀況;產(chǎn)銷(xiāo)狀況;采購(gòu)、庫(kù)存信息;設(shè)備的使用和管理;人才資源等。作為一名行政管理人員最重要的是要及時(shí)了解企業(yè)內(nèi)部情況發(fā)展變化和國(guó)家政府機(jī)關(guān)相關(guān)政策和法律規(guī)定的變化。
4、培育傳播企業(yè)文化。在企業(yè)中，僅僅用薪金留人是不夠的，還要用企業(yè)文化去吸引、感化人。也就是我們通常所說(shuō)的人文管理。企業(yè)文化的建設(shè)包括四個(gè)方面，需要全體員工的參與。
(1)組織結(jié)構(gòu)清晰，戰(zhàn)www.dewk.cn略導(dǎo)向明確。分工明確，這是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)。企業(yè)不僅應(yīng)該有近期目標(biāo)，更要有遠(yuǎn)期規(guī)劃。行政管理人員應(yīng)該協(xié)助企業(yè)管理者制定一個(gè)好的組織結(jié)構(gòu)，并制定近、遠(yuǎn)期戰(zhàn)略目標(biāo)。從而形成一個(gè)完善的團(tuán)結(jié)的團(tuán)隊(duì)。
(2)建立完善的績(jī)效評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，形成公平、競(jìng)爭(zhēng)的平臺(tái)。這個(gè)平臺(tái)上充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)、開(kāi)放、交流的特征，管理者不完全控制員工做事情的方式，而去衡量做事情的結(jié)果。任何人員能上能下。
(3)注重企業(yè)形象建設(shè)。包括物質(zhì)形象和精神形象。物質(zhì)形象包括司容、司貌、技術(shù)裝備、產(chǎn)品、服務(wù)設(shè)施等。精神形象包括員工精神面貌、企業(yè)風(fēng)格、人文環(huán)境等。讓工作“生活化”。
(4)重視人才，用企業(yè)的發(fā)展凝聚人，用榜樣激勵(lì)人，用員工成才教育人。企業(yè)在給員工發(fā)展空間的同時(shí)，注重提供給員工在再學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。可以開(kāi)展相應(yīng)的活動(dòng)讓員工進(jìn)行職業(yè)生涯設(shè)計(jì)，讓每個(gè)員工都能對(duì)未來(lái)都充滿(mǎn)信心，對(duì)公司有認(rèn)同感和歸屬感。
5、踏踏實(shí)實(shí)地去執(zhí)行。完善成熟的制度有了，即定目標(biāo)有了，關(guān)鍵就是要做好。要做好執(zhí)行需要注意：
(1)什么事情該做，該怎么做。
(2)如何更好更快完成該做的事情。
(3)清除所有障礙。
(4)形成企業(yè)執(zhí)行的制度和文化,讓執(zhí)行影響到每個(gè)員工。
篇2：物業(yè)管理中的行政管理
物業(yè)管理中的行政管理
一、行政管理的涵義和工作內(nèi)容
(一)行政管理的涵義
物業(yè)管理的行政管理是國(guó)家或國(guó)家行政機(jī)關(guān)依據(jù)有關(guān)的法律、法規(guī)，對(duì)物業(yè)管理實(shí)施行業(yè)管理。其實(shí)質(zhì)是國(guó)家通過(guò)法律手段、行政手段，建立物業(yè)管理的正常秩序，促使物業(yè)管理向有利于城市建設(shè)和國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展、有利于改善人民群眾居住和工作條件。
(二)行政管理工作內(nèi)容
1.政策指導(dǎo)
物業(yè)管理的行政機(jī)關(guān)要把物業(yè)管理的政策交給廣大的人民群眾，包括物業(yè)業(yè)主、使用人，業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)管理企業(yè)，也包括地區(qū)街道、居委和相關(guān)部門(mén)。要把宣傳政策作為執(zhí)行政策的基礎(chǔ)條件，加強(qiáng)宣傳力度，通過(guò)各種形式普及物業(yè)管理的法律知識(shí)和相關(guān)的法律知識(shí)。要培訓(xùn)業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)管理企業(yè)的有關(guān)人員，使得大家學(xué)習(xí)物業(yè)管理法、懂得物業(yè)管理法、用好物業(yè)管理法。
2.行政立法
根據(jù)國(guó)家法律規(guī)定的基本原則，根據(jù)國(guó)家關(guān)于房地產(chǎn)和物業(yè)管理方面的方針政策，針對(duì)物業(yè)管理中出現(xiàn)的新情況和遇到的新問(wèn)題，擬訂和制定各種物業(yè)管理法規(guī)、政府規(guī)章和規(guī)范性文件、制度等。
3.協(xié)調(diào)服務(wù)
對(duì)物業(yè)管理中出現(xiàn)的業(yè)主之間、業(yè)主與業(yè)主委員會(huì)之間、業(yè)主與物業(yè)管理企業(yè)之間，業(yè)主、業(yè)主委員會(huì)、物業(yè)管理企業(yè)與各行政管理部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，對(duì)物業(yè)管理業(yè)與房地產(chǎn)、建筑裝修、市政環(huán)保、金融等行業(yè)組織協(xié)調(diào)。同時(shí)，要提供各種服務(wù)，包括政策咨詢(xún)，人才交流、培養(yǎng)，信息溝通和有關(guān)房地產(chǎn)稅費(fèi)、登記備案手續(xù)等方面。
4.執(zhí)法監(jiān)督
行政管理要根據(jù)行政法規(guī)賦予的行政執(zhí)法職權(quán)進(jìn)行行政執(zhí)法，接受業(yè)主和有關(guān)各方的投訴，對(duì)物業(yè)管理中出現(xiàn)的糾紛依法進(jìn)行行政監(jiān)督管理和處理。
5.市場(chǎng)調(diào)控
通過(guò)地價(jià)、房?jī)r(jià)、稅收、信貸、服務(wù)費(fèi)用等經(jīng)濟(jì)手段，來(lái)調(diào)節(jié)物業(yè)管理中經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，扶助和培育物業(yè)管理市場(chǎng)，推動(dòng)其健康規(guī)范發(fā)展。
二、行政管理部門(mén)的機(jī)構(gòu)設(shè)置
(一)全國(guó)各地
根據(jù)1993年12月經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的有關(guān)建設(shè)部職能的文件明確規(guī)定，建設(shè)部是國(guó)務(wù)院綜合管理全國(guó)建設(shè)事業(yè)(工程建設(shè)、城市建設(shè)、村鎮(zhèn)建設(shè)、建筑業(yè)、房地產(chǎn)業(yè)、市政公用事業(yè))的職能部門(mén)，因此從全國(guó)范圍來(lái)講，建設(shè)部是物業(yè)管理的行政管理部門(mén)。
各省、市對(duì)物業(yè)管理的行政管理部門(mén)都有明確規(guī)定。北京市人民政府在《北京市居住小區(qū)物業(yè)管理辦法》中規(guī)定:“市和區(qū)、縣房屋土地管理機(jī)關(guān)主管本行政區(qū)域居住小區(qū)物業(yè)管理工作。”同時(shí)還規(guī)定:“本市規(guī)劃、工商行政管理、物價(jià)、環(huán)境衛(wèi)生、綠化、市政、公安等行政管理機(jī)關(guān)和居住小區(qū)所在地的街道辦事處，按照各自的職責(zé)，對(duì)居住小區(qū)的物業(yè)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督、檢查。”深圳市人大常委會(huì)頒發(fā)《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)住宅區(qū)物業(yè)管理?xiàng)l例》中規(guī)定:“市政府住宅行政管理部門(mén)是特區(qū)住宅物業(yè)管理的主管部門(mén)。各區(qū)人民政府住宅行政管理部門(mén)是本轄區(qū)內(nèi)住宅區(qū)物業(yè)管理的業(yè)務(wù)管理部門(mén)，對(duì)本轄區(qū)的住宅區(qū)物業(yè)管理依法進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。”
一般來(lái)說(shuō)，城市物業(yè)管理中的行政管理從屬和相互關(guān)系如下圖所示:
(二)上海情況
1.物業(yè)管理的行政主管
《上海市居住物業(yè)管理?xiàng)l例》規(guī)定，上海市房地局是本市物業(yè)管理的行政主管部門(mén)，負(fù)責(zé)組織實(shí)施條例。市房地局對(duì)違反條例的行為，依法作出處罰，并接受業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主和使用人對(duì)違反條例的行為的投訴。對(duì)區(qū)、縣房地產(chǎn)管理部門(mén)違反條例的行為，由市人民政府或市房地局責(zé)令改正或撤銷(xiāo)決定。
2.地區(qū)行政管理部門(mén)
區(qū)、縣房地產(chǎn)行政管理部門(mén)對(duì)本轄區(qū)物業(yè)管理進(jìn)行監(jiān)督，是物業(yè)管理的行政管理部門(mén)，主持轄區(qū)內(nèi)具體的直接的管理，接受業(yè)主委員會(huì)、業(yè)主和使用人的投訴;對(duì)違章行為依法作出處罰。
3.物業(yè)管理的相關(guān)行政管理部門(mén)
(1)建設(shè)、電力、公安、物價(jià)、工商等有關(guān)部門(mén)
建設(shè)、市政、規(guī)劃、環(huán)保、公用、環(huán)衛(wèi)、園林、住宅等有關(guān)行政管理部門(mén)，按照有關(guān)法律、法規(guī)和行政規(guī)章的規(guī)定，按職責(zé)分工，負(fù)責(zé)主管房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)建設(shè)、配套交付使用、環(huán)境環(huán)衛(wèi)管理等各環(huán)節(jié)，協(xié)助監(jiān)督物業(yè)管理區(qū)域的管理。
電力、公安、工商、物價(jià)等部門(mén)對(duì)用電照明、社會(huì)治安、道路交通、物業(yè)管理企業(yè)經(jīng)營(yíng)、收費(fèi)價(jià)格確定等實(shí)施行政管理，按分工依法協(xié)助和監(jiān)督。
當(dāng)物業(yè)使用出現(xiàn)損害房屋、設(shè)備、設(shè)施的禁止行為，業(yè)主委員會(huì)和物業(yè)管理企業(yè)勸阻無(wú)效時(shí)，相關(guān)行政機(jī)關(guān)應(yīng)予處理。
(2)街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府
物業(yè)管理與社區(qū)管理緊密聯(lián)系，街道辦事處、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府要協(xié)助有關(guān)行政部門(mén)對(duì)物業(yè)管理進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)物業(yè)管理與社區(qū)管理、社區(qū)服務(wù)的相互關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)。從一個(gè)居住地區(qū)來(lái)說(shuō)，區(qū)、縣房管局有關(guān)部門(mén)或派出的辦事處負(fù)責(zé)日常的物業(yè)管理的行政管理工作，物業(yè)管理公司是作業(yè)企業(yè)，街道和鄉(xiāng)鎮(zhèn)不能替代物業(yè)管理企業(yè)的具體管理和為業(yè)主及使用人提供的生活服務(wù)，但在行政上由街道統(tǒng)籌社區(qū)管理，包括宣傳政策、組織協(xié)調(diào)、提供服務(wù)、依法檢查監(jiān)督。物業(yè)管理企業(yè)要與物業(yè)所在地街道和鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府機(jī)關(guān)保持密切聯(lián)系，接受指導(dǎo)，互相配合、支持，構(gòu)筑高效優(yōu)質(zhì)的社區(qū)管理服務(wù)系統(tǒng)。創(chuàng)建物業(yè)管理優(yōu)秀小區(qū)，市、區(qū)兩級(jí)文明住宅小區(qū)，都是在市、區(qū)縣兩級(jí)政府關(guān)心下，由有關(guān)街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府職能部門(mén)配合實(shí)施。
篇3：控股公司員工手冊(cè)：行政管理
某控股公司員工手冊(cè)：行政管理
1.辦公例會(huì)制度
1.1例會(huì)目的
通過(guò)辦公例會(huì)明確下一階段工作目標(biāo)和要求，溝通部門(mén)之間項(xiàng)目運(yùn)作的進(jìn)展、管理情況，協(xié)調(diào)解決存在問(wèn)題，監(jiān)督公司質(zhì)量體系有效運(yùn)行，確保公司在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中做出正確決策。
1.2例會(huì)職責(zé)
1.2.1公司行政部負(fù)責(zé)經(jīng)理辦公例會(huì)的準(zhǔn)備、會(huì)議記錄及擬制會(huì)議紀(jì)要;
1.2.2總經(jīng)理(或副總經(jīng)理)負(fù)責(zé)主持經(jīng)理辦公例會(huì)，并對(duì)會(huì)議議題做出決策;
1.2.3各部門(mén)經(jīng)理參加辦公例會(huì)，并負(fù)責(zé)提供會(huì)議所需的本部門(mén)資料和《工作進(jìn)度周報(bào)》;
1.2.4各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)執(zhí)行會(huì)議決定，行政部負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決定的執(zhí)行情況。
1.3例會(huì)類(lèi)型
公司辦公會(huì)議分為周例會(huì)、月度例會(huì)，一般周例會(huì)在每周五上午召開(kāi)，月度例會(huì)在每月最后一周召開(kāi)，最后一周的周例會(huì)與月度例會(huì)合并召開(kāi)。
1.3.1.每周例會(huì)的主要例會(huì)議程包括，但不限于：
--上周工作回顧、檢查;
--項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中需協(xié)調(diào)的事項(xiàng)研究、決定;
--公司運(yùn)作中需研究決定的一般事項(xiàng);
--下周工作安排。
1.3.2.月例會(huì)的主要例會(huì)議程包括，但不限于：
-各項(xiàng)業(yè)務(wù)運(yùn)作過(guò)程及效果的溝通、交流;
--開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度、投資回顧和檢查;
--銷(xiāo)售工作及效果;
--與相關(guān)方(監(jiān)理、施工、服務(wù)分包方、主管部門(mén)及上級(jí)公司)的溝通;
--市場(chǎng)(顧客)反饋情況;
--本月工作總結(jié)和下月工作安排。
1.4例會(huì)程序
1.4.1周例會(huì)
1.4.1.1公司周例會(huì)參加人員為：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理及骨干員工;
1.4.1.2周例會(huì)由公司總經(jīng)理主持召開(kāi)。總經(jīng)理不在時(shí)，由總經(jīng)理委托公司常務(wù)副總經(jīng)理主持召開(kāi);
1.4.1.3每周五下午2：00召開(kāi)周例會(huì)，不做專(zhuān)門(mén)通知。如時(shí)間有變化，由行政部通知各部門(mén)。情況特殊時(shí)，如不能召開(kāi)周例會(huì)，可以順延或取消，但不能連續(xù)取消三次周例會(huì)：
(1)部門(mén)經(jīng)理因特殊情況不能參加周例會(huì)，可指定代表參加，但須經(jīng)會(huì)議主持人同意。
(2)周例會(huì)提出的要求和形成的決定，由各部門(mén)經(jīng)理自行記錄。會(huì)議結(jié)束后，行政部負(fù)責(zé)整理形成《經(jīng)理辦公例會(huì)會(huì)議紀(jì)要》，并下發(fā)各部門(mén)。各部門(mén)依據(jù)例會(huì)決定，按時(shí)如實(shí)填寫(xiě)《工作進(jìn)度周報(bào)》，以便下次例會(huì)時(shí)對(duì)照檢查。
1.4.2月度例會(huì)
1.4.2.1月度例會(huì)召開(kāi)的具體時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員及主持人與周例會(huì)相同，如有特殊原因由行政部負(fù)責(zé)提前通知參會(huì)人員;
1.4.2.2總經(jīng)理因故不能參加月度例會(huì)，常務(wù)副總經(jīng)理及管理者代表必須參加月度例會(huì)，部門(mén)經(jīng)理不能同時(shí)有二名以上缺席：
(1)月度例會(huì)可以順延或取消，但不得連續(xù)取消二次月度例會(huì)。
(2)月度例會(huì)召開(kāi)前，各部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)的工作進(jìn)行小結(jié)，并對(duì)以下內(nèi)容進(jìn)行匯報(bào)：
--各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作現(xiàn)狀;
--業(yè)務(wù)運(yùn)作程序的執(zhí)行情況;
--已出現(xiàn)或可能出現(xiàn)的問(wèn)題;
--需提請(qǐng)會(huì)議討論決定的其它問(wèn)題。
1.4.2.3月度會(huì)議討論的問(wèn)題及形成的決議，由行政部負(fù)責(zé)整理成《經(jīng)理辦公例會(huì)(月)會(huì)議紀(jì)要》，并下發(fā)各部門(mén)。
2.合同管理制度
2.1.合同的定義：
本合同指公司各責(zé)任部門(mén)在與各設(shè)計(jì)、工程、采購(gòu)、策劃、制作及廣告等單位合作時(shí)簽訂的所有協(xié)議和補(bǔ)充協(xié)議。按合同的內(nèi)容不同分為工程類(lèi)合同和管理類(lèi)合同。
2.2合同的編制
2.2.1合同文本：由預(yù)算部組織各專(zhuān)業(yè)部門(mén)就合作事宜及合同條款與合作單位進(jìn)行協(xié)商、洽談，并負(fù)責(zé)合同文本中預(yù)算部分和商務(wù)部分內(nèi)容的編制，專(zhuān)業(yè)合作內(nèi)容由相關(guān)專(zhuān)業(yè)部門(mén)具體經(jīng)辦人起草編制;
2.2.2合同編號(hào)：
工程類(lèi)合同編號(hào)規(guī)則：公司名稱(chēng)+部門(mén)名稱(chēng)+項(xiàng)目名稱(chēng)+年份+3位數(shù)序號(hào)
管理類(lèi)合同編號(hào)規(guī)則：公司名稱(chēng)+部門(mén)名稱(chēng)+內(nèi)容分類(lèi)+年份+3位數(shù)序號(hào)
(1)所有名稱(chēng)均用拼音簡(jiǎn)寫(xiě)：如"辦公"--BG
(2)公司名稱(chēng)統(tǒng)一使用"武漢順馳"--WHSUNCO
(3)部門(mén)名稱(chēng)統(tǒng)一定為：研發(fā)部--YF
營(yíng)銷(xiāo)部--Y*
工程部--GC
預(yù)算部--YS
開(kāi)發(fā)部--KF
行政部--*Z
財(cái)務(wù)部--CW
(4)內(nèi)容分類(lèi)為：管理類(lèi)、辦公類(lèi)
例如：研發(fā)部簽定的"百善項(xiàng)目規(guī)劃概念咨詢(xún)合同"編號(hào)應(yīng)為：
BJSUNCO-YF-BS-20**-004
行政部簽定的"釣魚(yú)臺(tái)山莊租房租賃合同"編號(hào)應(yīng)為：
BJSUNCO-*Z-GL-20**-001
2.3合同審核
合同文本編制后，由專(zhuān)業(yè)部門(mén)經(jīng)理在《合同審核單》(見(jiàn)附表)上簽字確認(rèn)后，再由預(yù)算部審閱簽字，然后報(bào)主管副總經(jīng)理審核簽字，最后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)重要合同的審核，必要時(shí)要征求法律顧問(wèn)意見(jiàn)。
2.4 合同保存
經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的合同文本，由財(cái)務(wù)部保存合同副本一份和《合同審核單》，預(yù)算部留存合同副本一份，執(zhí)行部門(mén)留合同副本或合同復(fù)印件負(fù)責(zé)實(shí)施，合同正本留行政部存檔。
2.5合同的歸檔
合同的歸檔工作由行政部安排專(zhuān)人按專(zhuān)業(yè)檔案管理要求負(fù)責(zé)整理、分類(lèi)、歸檔和管理。
3.辦公設(shè)備的管理
3.1固定資產(chǎn)的購(gòu)置
3.1.1本規(guī)定所指的固定資產(chǎn)是指包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、照相機(jī)等單位價(jià)值在2000元以上的辦公設(shè)備和儀器。如各部門(mén)因工作需要需購(gòu)置固定資產(chǎn)，須先填寫(xiě)《固定資產(chǎn)申購(gòu)單》(見(jiàn)附表)，由本部門(mén)經(jīng)理及主管副總經(jīng)理簽字后，交由行政部統(tǒng)一安排采購(gòu)，購(gòu)買(mǎi)時(shí)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)因素和部門(mén)實(shí)際需要，在征詢(xún)需求部門(mén)和主管副總經(jīng)理意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，選擇滿(mǎn)足辦公需求的設(shè)備;
3.1.2購(gòu)置的固定資產(chǎn)，由行政部統(tǒng)一編號(hào)登記，同時(shí)將設(shè)備的保修憑證、說(shuō)明書(shū)及暫且不用的配件等統(tǒng)一交由行政部保管，以備維修維護(hù)時(shí)使用;
3.1.3固定資產(chǎn)報(bào)廢時(shí)，由使用部門(mén)填制《固定資產(chǎn)報(bào)廢清單》(見(jiàn)附表)，行政部填寫(xiě)固定資產(chǎn)報(bào)廢意見(jiàn)，報(bào)總經(jīng)理審批后，報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行帳務(wù)處理;
3.1.4部門(mén)需要申購(gòu)的計(jì)算機(jī)軟件，由行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)并保存。各部門(mén)使用相關(guān)軟件時(shí)應(yīng)到行政部登記申領(lǐng)，軟件使用完畢后，及時(shí)交還行政部。
3.2辦公設(shè)備的使用
3.2.1行政部根據(jù)各部門(mén)的工作需要，對(duì)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配;
3.2.2各部門(mén)應(yīng)保持本部門(mén)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備日常清潔和維護(hù)，以保證正常工作需要;
3.2.3對(duì)本部門(mén)上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，應(yīng)確保所安裝程序的軟件無(wú)計(jì)算機(jī)病毒，以避免相互感染;
3.2.4每天工作結(jié)束后，各部門(mén)的計(jì)算機(jī)應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)機(jī)。公司所有計(jì)算機(jī)不得安裝游戲軟件和進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)游戲。
3.2.5公司各部門(mén)復(fù)印可到公司復(fù)印室，要規(guī)范使用復(fù)印機(jī)，并保證復(fù)印室的清潔;
3.2.6公司其他辦公設(shè)備如投影儀、攝像機(jī)等，由行政部統(tǒng)一保管;各部門(mén)使用時(shí)應(yīng)向行政部登記，使用完畢及時(shí)交回行政部，由行政部進(jìn)行檢查，確保設(shè)備的正常使用;
3.2.7申請(qǐng)領(lǐng)用設(shè)備的員工，辭職或由于其他原因離職時(shí)，須到行政部辦理設(shè)備歸還手續(xù)，取得行政部主管簽字后，方可辦理離職手續(xù);
3.2.8辦公設(shè)備在使用過(guò)程中，如因保管不善而損壞或丟失，則由領(lǐng)用人負(fù)責(zé)賠償或者修理，費(fèi)用由領(lǐng)用人負(fù)擔(dān)。
3.3辦公設(shè)備的保養(yǎng)與維修
3.3.1公司行政部每月上旬為各部門(mén)聯(lián)網(wǎng)電腦做殺毒軟件升級(jí);
3.3.2公司各部門(mén)計(jì)算機(jī)的使用、清潔和保養(yǎng)工作，由各部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，要求各部門(mén)采取必要的措施，確保本部門(mén)的計(jì)算機(jī)始終處于清潔、良好的運(yùn)行狀態(tài);
3.3.3公司原則上要求除專(zhuān)業(yè)維修人員外，員工不得隨意拆卸本部門(mén)的計(jì)算機(jī)及其他相關(guān)設(shè)備。對(duì)關(guān)鍵的計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電繼電保護(hù)措施;
3.3.4公司各部門(mén)辦公設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知行政部，由行政部統(tǒng)一聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修公司進(jìn)行修理;
3.3.5公司局域網(wǎng)的服務(wù)器，任何部門(mén)和個(gè)人均不得自行打開(kāi)更改，必須由公司行政部聯(lián)系專(zhuān)業(yè)公司進(jìn)行維修維護(hù)。
4.辦公用品及消耗品的使用管理
4.1辦公用品分類(lèi)
4.1.1消耗品：筆記本、曲別針、膠帶、便簽、訂書(shū)針等;
4.1.2管制消耗品：簽字筆、文件夾、涂改液、電池、白板筆等;
4.1.3管制品：剪刀、美工刀、訂書(shū)機(jī)、日期章、計(jì)算器、印臺(tái)等。
4.2辦公用品領(lǐng)用
4.2.1分為個(gè)人領(lǐng)用與部門(mén)領(lǐng)用兩種，"個(gè)人領(lǐng)用"系個(gè)人使用保管用品，如簽字筆、文件夾、多用文具盒......等;"部門(mén)領(lǐng)用"系本部門(mén)共同使用保管的用品，如裝訂機(jī)、白板筆、電池等;
4.2.2消耗品可依據(jù)經(jīng)驗(yàn)法則和歷史紀(jì)錄設(shè)定領(lǐng)用管理基準(zhǔn)(如：按估計(jì)消耗時(shí)間，圓珠筆每月每人發(fā)放一只)，還可以隨部門(mén)或人員的工作狀況調(diào)整發(fā)放時(shí)間;
4.2.3管理消耗品應(yīng)限定人員使用，自第三次發(fā)放起，必須以舊品替換新品，單純消耗品不在此限。
4.3辦公用品的管理
4.3.1管理性辦公用品的保管應(yīng)列入移交，如有故障和損壞，應(yīng)以舊品換新品，如遺失應(yīng)由個(gè)人或部門(mén)賠償或自購(gòu);
4.3.2辦公用品的申領(lǐng)應(yīng)于每月一日前由各部門(mén)提交《辦公用品計(jì)劃匯總表》，由行政部統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)后發(fā)放。但管理性文件的領(lǐng)用不受上述時(shí)間的限制。特殊辦公用品行政部無(wú)法采購(gòu)時(shí)，可以經(jīng)行政部統(tǒng)一授權(quán)由相關(guān)部門(mén)自行采購(gòu);
4.3.3行政部為每人每個(gè)部門(mén)設(shè)立《辦公用品領(lǐng)用記錄單》并統(tǒng)一保管，領(lǐng)用辦公用品時(shí)分別登錄，并用以控制文具領(lǐng)用狀況;
4.3.4新進(jìn)人員到職時(shí)由所在部門(mén)提出辦公用品申請(qǐng)，向行政部請(qǐng)領(lǐng)辦公用品并列入領(lǐng)用卡;人員離職時(shí)，應(yīng)將剩余文具及列管用品一并交行政部。
5.車(chē)輛管理
5.1車(chē)輛使用規(guī)定
5.1.1公司副總以上領(lǐng)導(dǎo)專(zhuān)用車(chē)由本人使用。若領(lǐng)導(dǎo)不便駕駛車(chē)輛，由專(zhuān)職司機(jī)負(fù)責(zé)駕駛，并負(fù)責(zé)車(chē)輛的保養(yǎng)、維護(hù)，保證車(chē)輛的安全性能和技術(shù)性能;
5.1.2公司各部門(mén)日常辦公用車(chē)或急需安排因公接送事宜，須事先通知行政部，由行政部根據(jù)事情的輕重緩急進(jìn)行協(xié)調(diào)安排，填寫(xiě)派車(chē)單;
5.1.3為保證辦公用車(chē)正常使用，司機(jī)在未接到派車(chē)單之前，一律不準(zhǔn)為任何部門(mén)、任何人私下服務(wù);
5.1.4個(gè)人因私用車(chē)，需事先征得領(lǐng)導(dǎo)同意，隨后通知行政部安排，嚴(yán)禁因私駕車(chē)辦事影響正常工作。
5.2車(chē)輛的保養(yǎng)維修管理規(guī)定
5.2.1駕駛員要熟知公司車(chē)輛的技術(shù)性能、使用規(guī)定、操作要領(lǐng)，管好、用好、維護(hù)好、保養(yǎng)好公司車(chē)輛，做到會(huì)使用、會(huì)檢查、會(huì)保養(yǎng)、會(huì)排除故障;
5.2.2嚴(yán)格執(zhí)行出車(chē)前、行車(chē)中、收車(chē)后的檢查規(guī)定，認(rèn)真填寫(xiě)日檢紀(jì)錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，決不允許帶病車(chē)出行;
5.2.3根據(jù)行車(chē)公里數(shù)，定期做好車(chē)輛保養(yǎng)，延長(zhǎng)車(chē)輛使用壽命，建立車(chē)輛保養(yǎng)維護(hù)檔案;
5.2.4嚴(yán)禁駕駛員酒后駕車(chē)，否則出現(xiàn)的一切后果由駕駛員全部承擔(dān);
5.2.5駕駛員需要維修車(chē)輛必須提前通知行政部主管，行政部根據(jù)行車(chē)?yán)锍獭④?chē)輛異常情況和嚴(yán)重程度，盡量安排在工余時(shí)間維修車(chē)輛;
5.2.6在修車(chē)過(guò)程中，決不允許駕駛員和任何人借修車(chē)?yán)碛上驈S方索要物品，一次發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重警告，二次發(fā)現(xiàn)開(kāi)除公職;
5.2.7嚴(yán)格控制費(fèi)用開(kāi)支，根據(jù)行車(chē)?yán)锍逃涗洠I(lǐng)用油票或登記報(bào)銷(xiāo)。
6.專(zhuān)業(yè)圖書(shū)資料的購(gòu)置和管理
為加強(qiáng)公司員工對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，各部門(mén)可以根據(jù)實(shí)際工作需要購(gòu)置專(zhuān)業(yè)書(shū)籍和資料。同時(shí)按規(guī)定手續(xù)借閱，又能使資源得到最大限度的利用，控制公司辦公成本，實(shí)現(xiàn)資源共享。
6.1圖書(shū)、資料的購(gòu)置
6.1.1各部門(mén)根據(jù)工作需要可隨時(shí)申購(gòu)專(zhuān)業(yè)書(shū)籍。根據(jù)圖書(shū)的專(zhuān)業(yè)性、知識(shí)性、信息涵蓋的廣度和深度及購(gòu)買(mǎi)的迫切性等原則,對(duì)申購(gòu)書(shū)目應(yīng)多方比較，篩選出最佳書(shū)目;
6.1.2申購(gòu)部門(mén)須先填寫(xiě)《購(gòu)書(shū)申請(qǐng)單》，由部門(mén)經(jīng)理審核簽字后，報(bào)主管副總批準(zhǔn)后方可購(gòu)買(mǎi);
6.1.3原則上，全年購(gòu)書(shū)費(fèi)用總額控制在每人每年100元標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，但特殊部門(mén)特殊需要時(shí)可酌情增加。
6.2圖書(shū)的登記和保管
6.2.1各部門(mén)購(gòu)置的工具書(shū)籍應(yīng)由行政部對(duì)書(shū)名、作者、出版社名、購(gòu)買(mǎi)日期、價(jià)格及其他相關(guān)資料進(jìn)行逐一登記，并加蓋"受控"章后，方可傳閱。各部門(mén)傳閱時(shí)，必須先在行政部辦理借閱登記手續(xù);
6.2.2行政部資料保管員及時(shí)做出公司工具書(shū)目錄清單并隨時(shí)更新，并在網(wǎng)上形成共享文件，供各部門(mén)查閱。
6.3圖書(shū)借閱和歸還
6.3.1員工向行政部借閱相關(guān)工具書(shū)籍時(shí)，由行政部在《圖書(shū)資料借閱登記》上詳細(xì)登記。借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)一個(gè)月;
6.3.2員工不得在借閱的圖書(shū)上批改、圈點(diǎn)、畫(huà)線、折角或涂寫(xiě)，圖書(shū)如有破損或遺失等情況，一律照原圖書(shū)版本購(gòu)賠或照原價(jià)賠償;
6.3.3員工借書(shū)期限屆滿(mǎn)或公務(wù)上需參考應(yīng)及時(shí)歸還，如經(jīng)通知仍不還書(shū)者，將停止借書(shū)權(quán)，直至歸還所借圖書(shū)。
6.4雜志的管理辦法(同本規(guī)定)。
附表：《工具書(shū)目錄清單》和《圖書(shū)申購(gòu)登記表》
7.檔案的管理
7.1檔案管理要求
7.1.1公司設(shè)立資料室，由專(zhuān)業(yè)資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行資料日常管理、歸檔、借閱等工作;
7.1.2資料員應(yīng)隨時(shí)隨地深入部門(mén)，收集檔案資料，使檔案不散失在部門(mén)和個(gè)人手中。公司各部門(mén)(財(cái)務(wù)部除外)工作中、工作后形成或辦理的檔案資料，應(yīng)及時(shí)送交資料室歸檔保存。所送資料應(yīng)附帶報(bào)送電子文件，以便資料室建立電子文件檔案;
7.1.3外部審批后形成的文件檔案資料，資料員應(yīng)掃描進(jìn)電腦;
7.1.4移交部門(mén)移交人辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)"檔案移交單"，并詳細(xì)注明移交部門(mén)、移交人、接收部門(mén)、接收人、接收時(shí)間、接收內(nèi)容、接收件數(shù)等;
7.1.5所有資料在電腦中與資料柜中同樣分類(lèi)保存，使用統(tǒng)一編號(hào)，以方便各科室在局域網(wǎng)上查詢(xún);
7.1.6需要使用資料復(fù)印件，統(tǒng)一由資料員復(fù)印并辦理領(lǐng)取手續(xù)。
7.2工程檔案立檔要求：
7.2.1公司內(nèi)部工程檔案按項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)收集、整理，立卷：
(1)每個(gè)項(xiàng)目按前期、配套、工程、驗(yàn)收資料、合同協(xié)議五部分進(jìn)行整理立卷;
(2)對(duì)每個(gè)部分分別編寫(xiě)目錄、打制頁(yè)號(hào);
(3)整理后的資料應(yīng)達(dá)到用檢索工具能夠準(zhǔn)確地找到所需檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)。
7.2.2報(bào)送武漢市城市建設(shè)檔案館檔案的收集、整理、立卷：
(1)按工程前期文件和竣工驗(yàn)收文件、工程室外管線竣工圖、竣工工程質(zhì)量評(píng)定資料(建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電)、竣工工程質(zhì)量保證資料(建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電)、竣工圖紙(建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電)分別立卷;
(2)根據(jù)城建檔案館要求，整理資料;
(3)通過(guò)城建檔案館驗(yàn)收方可存檔。
7.3檔案借閱規(guī)定
7.3.1需要借閱檔案的員工必須嚴(yán)格履行檔案借閱、調(diào)閱制度;
7.3.2資料員應(yīng)嚴(yán)格履行工作職責(zé)，按照各項(xiàng)規(guī)定辦事，做好檔案的保密、利用等工作。要認(rèn)真做好檔案借閱登記，并收集檔案借閱效果，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋利用情況;
7.3.3特殊情況和需要原始資料的，須在《檔案查閱登記簿》上登明借用時(shí)間、借用理由、歸還時(shí)間;
7.3.4借閱本部門(mén)檔案時(shí)，填寫(xiě)"查閱檔案審批單"，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可借閱;跨部門(mén)借閱檔案時(shí)，填寫(xiě)"查閱檔案審批單"，經(jīng)主管總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后，方可借閱;
7.3.5借閱檔案人員，嚴(yán)禁在檔案資料上涂改、勾劃、撕頁(yè)和抽取文件;
7.3.6借閱檔案人員，應(yīng)及時(shí)無(wú)誤將檔案歸還檔案室;
7.3.7檔案管理人員收回借閱檔案時(shí)，要嚴(yán)格檢查檔案資料的完好、完整情況，確認(rèn)無(wú)誤后方可收回。如有損失，應(yīng)詳細(xì)記錄，并要求借閱人員立即修補(bǔ)或限時(shí)修補(bǔ)。如損失較大或遺失，應(yīng)報(bào)告行政部領(lǐng)導(dǎo)按有關(guān)規(guī)定處理;
7.3.8執(zhí)行本規(guī)定時(shí)，如遇到難以處理的問(wèn)題，請(qǐng)示行政部經(jīng)理和總經(jīng)理協(xié)調(diào)解決;
7.3.9檔案室內(nèi)不得吸煙，同時(shí)應(yīng)做好防火、防潮工作，資料員離開(kāi)時(shí)，應(yīng)關(guān)好電源、門(mén)窗。
8.公司對(duì)外收發(fā)文制度
8.1公司對(duì)外收發(fā)文由行政部統(tǒng)一管理。
8.2公司收文由行政部接收，并通知相關(guān)責(zé)任人。
8.3公司發(fā)文由各科室起草，并填報(bào)《公司對(duì)外發(fā)文審批表》，由經(jīng)理審批，行政部蓋章，并由行政部發(fā)給受文單位，受文單位接收人應(yīng)在我公司發(fā)文本上簽字。
8.4行政部應(yīng)對(duì)各科室發(fā)文給出統(tǒng)一分類(lèi)編號(hào)。
8.5行政部應(yīng)保存好《發(fā)文登記本》及《公司對(duì)外發(fā)文審批表》。