投資開發公司文書檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為規范公司文書檔案管理，維護檔案材料的完整性、系統性和準確性，更好地促進公司各項工作，特制訂本制度。

　　第二條 歸檔的文書檔案應字跡清晰、完整有效。

　　第三條 本制度適用于公司辦公室的文書檔案管理工作。

　　第二章 文書檔案管理職責

　　第四條 綜合辦公室是文書檔案管理的職能部門，辦公室派專人負責對文書檔案的管理工作。

　　第五條 文書檔案管理崗位職責：負責對文書檔案材料的收集、鑒別、分類、裝盒、歸檔和保管。

　　第三章 文書檔案文件材料歸檔范圍

　　第六條文書檔案文件材料的歸檔范圍

　　1．會議類

　　1.1公司召開的職工大會、年度工作會議材料；

　　1.2董事會、股東會會議材料；

　　1.3總經理辦公會議記錄、紀要；

　　1.4黨支部會議記錄、紀要；

　　1.5各類項目方面的評審會、專家論證會、協調會、座談會及聽證會等會議紀要、會議照片、錄音等；

　　1.6參加上級及其他單位召開的會議帶回的會議材料。

　　2．上級單位頒發的需公司執行的文件。

　　3．上級單位領導視察、檢查公司工作時的指示、講話、題詞、照片等材料。

　　4．上級單位發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　5．公司的請示與上級單位的批復文件。

　　6．公司印發的各類文件與有關單位來往的文書。

　　7．公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　8．公司的各種工作計劃、總結、報告、財務年報、統計報表及簡報。

　　9．本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　10．本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　11．本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　12．公司成立、合并、變更、啟用印章等文件材料。

　　13．反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　14．公司制定的章程、規章制度、業務管理規程等文件材料。

　　第四章 文書檔案歸檔整理

　　第七條 歸檔文件是應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

　　第八條 歸檔文件整理是將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒，使之有序化的過程。

　　第九條 歸檔文件整理的要求

　　1．歸檔文件要齊全完整，按年度—組織機構進行分類。

　　2．對跨年度文件的處理：年度計劃、規劃、總結、預決算、統計報表等放在針對年度；跨年度或多年度的的計劃，放在針對的第一年；跨年度的規劃放在針對的第一年整理；跨年度或多年度的總結，放在針對的最后一年；跨年度的請示與批復，放在復文年，沒有復文的放在請示年；跨年度的會議文件放在會議開幕年，也可放在會議執行年。

　　3．歸檔文件整理工作由形成歸檔文件的業務部門負責。

　　3.1以公司名義發出的文件，歸入公司機構類。由綜合辦公室檔案管理員負責整理工作；

　　3.2以業務部門名義發出的文件材料，歸入業務部門機構類，由各部門專門人員負責整理工作。

　　4．歸檔文件整理時所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

　　5．歸檔文件整理應按照文件形成的規律，保持文件之間的有機聯系，并按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

　　6．歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

　　7．不同年度形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

　　8．應使用規范的歸檔文件目錄、備考表、檔案盒。

　　第十條 歸檔文件整理程序

　　1．將歸檔文件以件為整理單位，進行文件級管理。

　　1.1每份文件為一件；

　　1.2文件正文、發文稿紙與底稿為一件，重要文件須保留歷次修改稿的，其正文與歷次底稿（包括定稿）各為一件；排列順序為：正文、發文稿紙、底稿；

　　1.3正文與附件為一件，附件數量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件；排列順序為：正文、附件、發文稿紙、底稿；

　　1.4原件與復制件為一件；排列順序為：原件、復制件；

　　1.5轉發文與被轉發文為一件；排列順序為：轉發文、被轉發文、發文稿紙、底稿；

　　1.6報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；

　　1.7來文與復文為一件；排列順序為：復文、發文稿紙、來文。

　　2．按歸檔文件質量要求對破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制。

　　2.1歸檔文件材料由于使用不當，產生文件材料破損、局部殘缺等現象，應在裝訂前進行修裱（修補或托裱）；

　　2.2對字跡模糊或易退變的文件，采用復印的方式進行復制，如：傳真件字跡耐久性差，須復制后才能歸檔；

　　2.3紙張幅面大于A4紙時需要對超大紙張加以折疊，如：報表、圖樣等。

　　3．去除易銹蝕的裝訂用品（訂書釘、曲別針、大頭針等），以避免對檔案潛在的危害。

　　4．將歸檔文件按件裝訂，裝訂方式采用左上角裝訂，應將左、上側對齊；便于翻閱利用。

　　5．在每件首頁上端中間空白位置加蓋歸檔章，按分類、排列次序逐件編號，并填寫相關內容。

　　6．按分類方案和件號順序填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄設置：件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

　　7．填寫備考表，備考表放在盒內所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要的注釋說明。

　　8．按件號順序裝入統一規定的檔案盒。

　　9．填寫檔案盒盒脊的項目，包括年度、機構、起止件號和盒號。

　　第十一條 文書檔案整理歸檔工作應在每年4月底前完成。

　　第五章 文書檔案保管

　　第十二條 檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　第十三條 檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　第十四條 經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　第十五條 嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　第十六條 凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　第六章 檔案借閱制度

　　第十七條 檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　第十八條 借閱檔案，必須填寫《檔案借閱登記表》。借閱時間一律不得超過一周，必要時可以續借，但重要文件必須當天歸還。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合辦公室主任報總經理批準。

　　第十九條 嚴格遵守保密工作條例，檔案管理人員和借閱人員均不得泄密，對密級高的檔案，要經綜合辦公室主任批準后方可借閱。

　　第二十條 借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或復印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

　　第二十一條 借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　第七章 其他

　　第二十二條 本制度自簽發之日起執行。

　　第二十三條 本制度最終解釋權歸綜合辦公室。

篇2：公司郵電文書檔案立卷歸檔制度

>　　郵電文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)總則

　　第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

　　第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

　　1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

　　3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　(三)歸檔范圍〖HT〗

　　第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

　　第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十四條 信訪工作材料。

　　第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平時歸卷

　　第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

　　第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

　　第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

　　第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一

　　文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨www.dewk.cn年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條 本制度自印發之日起實施。

篇3：公司文書檔案立卷歸檔制度范例

>　　公司文書檔案立卷歸檔制度

　　第一章總則

　　第一條為加強本公司文書立卷工作，特制訂本制度。

　　第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)，結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。有關人員工作變動或因故離職時，應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文件材料的收集管理

　　第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

　　第五條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第六條一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　(1)公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續，經檔案室簽字認可后，財務部門才給予報銷旅費。

　　(2)本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、音像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，經檔案室簽字認可后，財務部門才給予報銷會議費用。

　　第七條各部門專(兼)職文書的職責。

　　(1)了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　(2)認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

　　(3)經辦業務有關人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　第三章歸檔范圍

　　第八條重要的會議材料包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十條本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條本公司的請示與上級機關的批復。

　　第十二條本公司反映主要職能活動的報告總結。

　　第十三條本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第十五條本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　第十六條本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第四章平時歸卷

　　第十九條各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

　　第二十條各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發文登記簿上注明。

　　第五章立卷案卷質量要求

　　第二十三條為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

　　第二十四條案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、底稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規劃放在針對的第一

　　年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;底稿在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式。軟卷封面(含卷內文件目錄)-文件-封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條本制度自印發之日起實施。