地產有限公司信息管理辦法
為使公司的信息管理規范化、系統化，特制定本辦法。
一、公司按集中與分散與結合、縱向與橫向的結合的原則實行信息分級管理并建立信息管理系統；公司級信息管理由公司行政部統籌和協調，各部門負責各職責范圍內的信息管理工作。
二、信息管理目標的原則
１、提高企業經營管理水平和市場競爭能力；實行管理自動化，提高公司經營管理效率，減少雇人員；為公司經營、管理輔助決策，提供優化的決策依據；
２、加快企業內外部信息流通速度；為企業適度分散、分權管理和連鎖經營、跨區經營，提供物質硬件保障。
三、信息收集職能部部門與范圍
１、發展信息系統由開發部負責。主要范圍為國家、地方社會經濟、科技發展動態投資環境，投資項目，技術專利市場。
２、行政信息系統、經濟合同信息系統由行政部負責。主要范圍為公司發展戰略規劃，公司整體規劃、計劃，企業成功、失敗安全匯集等為公司所有檔案材料，國家、地方法律法規、政策文件，公司訂閱的圖書、報刊、雜志資料，地方政府、上級文件、指示，公司各類公文、來函記錄，辦公用品功能和市場價格，車輛運行、維修及消耗情況。經濟合同信息系統主要范圍為集團所有簽約合同文本，付款進度與條件、違約責任。經濟案件的原始憑證，集團公司治理結構和公司結構的法律文書等。
３、人事信息系統由行政部負責。主要范圍為國家、地方勞動人事，工資福利，社會保障政策，人才信息，人事、工資檔案，以及人員培訓、考核、考勤等人事執行情況。
４、財務信息系統由財務部負責。主要范圍為國家財務、會計、稅收、利率、匯率制度、政策，公司上級、本部和下屬企業財務報表，獎金使用狀況，國家通用的會計、審計、稅收慣例、準則，公司融資、社會資金走向，金融、貨幣、財政信息；
５、計劃信息系統由財務部負責。主要范圍為國家統計規章制度，企業年度經營計劃、本公司及上級企業經營管理。及有關綜合統計匯總信息、材料，固定資產購置計劃、資產核查記錄、企業質量計劃、經營者年薪考核記錄等。
６、市場營銷信息由營銷部負責。
７、工程、裝修、預算信息由對口部門負責。其他信息系統。根據實際情況由有關部門建立。
四、生產經營部門除上述部門適用的信息外，還須建立起行業技術信息材料，市場動態、行業動態信息，顧客／供應商／經銷商信息材料。
五、信息收集來源：
１、政府發布的法律、法規、政策、統計資料及下發的有關文件。
２、公司內部各部門已有的生產、經營、管理活動所記載的；
３、公司外部公共圖書、報刊、情報信息機構收集的；
４、專業和權威的國際互聯網網站；
５、通過社會調查、外出考察獲得的專題信息；
６、通過有償的專業技術、管理咨詢等獲得的具有針對性的信息。
六、信息收集的方式
１、信息應以原件、剪貼復印、文摘卡片、簡報和電子數據五種方式收集。
２、所有信息系統收集的信息均應經過篩選、鑒別、分類、綜合四個步驟的加工。篩選指圍繞公司的中心工作、參考價值大、有前瞻性和啟發作用的原則進行選擇；鑒別指和查證，去偽存真，衡量盜用；分類指按公司需要分類；綜合指對住處進行定性定量分析，對其進行編輯和研究；
３、經分析加工整理的信息以文字、表格、圖示、影像和錄音的形式反映成果。
七、各部門分級管理的信息資料按部門工作需要和部門職責建立信息檔案。
八、信息的使用：為領導決策服務，即信息自下而上的傳遞，提供決策依據、素材、為貫徹公司各部門日常經營管理事務，即信息自上而下的傳遞；為公司各部門日常經營管理事務;由各個信息系統自行使用信息或上下傳遞；為公司協調工作服務，即信息平行的傳遞；為特定的咨詢問題服務；為適應上級領導部門和有關部門需要服務；為公共關系目的服務。
九、公司各部門每逢雙月10日向行政部提交已收集的信息材料。
十、公司行政部每逢雙月15日向各部門發送一次《圣北信息簡報》，同時將各部門收集的信息目錄予以公布。
十一本規定由行政部負責解釋。
十二本規定自通過之日起施行。
篇2：昆明市關于加強業主信息資料管理的通知(2010)
昆明市關于加強業主信息資料管理的通知(20**)
昆明市住房和城鄉建設局文件
昆建通[20**]505號
昆明市住房和城鄉建設局
關于加強業主信息資料管理的通知
各縣（市）區住建部門、三個開發（度假）房管局，各房地產開發企業及物業服務企業：
為依法保護業主隱私，防止業主信息資料泄露，維護業主合法權益，結合我市的實際，現就加強業主信息檔案資料管理工作通知如下：
一、建立有效的業主信息檔案資料管理制度。業主信息檔案資料包括，業主住所房號、家庭成員情況、電話號碼、身份證號等涉及個人隱私的信息。房地產開發企業、物業服務企業應建立以企業負責人、分管部門經理和檔案管理員組成的三級管理體系，明確其責任范圍。同時，應以物業項目為對象，對業主信息檔案資料實行專人管理；制訂嚴格的收集、歸檔、查閱、外借或復制制度；負責業主檔案管理的專員須經專業化培訓，具備檔案管理知識；企業應與業主檔案資料管理相關人員約定其保密事宜，明確業主信息檔案資料外泄的相關責任。
二、房地產開發企業、物業服務企業在與房地產銷售代理公司、銀行、專業服務公司、信息軟件公司等簽訂合作合同（或協議）時，應嚴格約定業主檔案資料保密條款及相應的違約責任，保護業主的合法權益，防止業主信息檔案資料外泄。
三、房地產開發企業應對銷售房屋過程中收集涉及業主信息檔案資料做好保密工作，嚴禁外泄；物業服務企業應對業主入住時收集的、房地產開發商移交的、業主委員會移交的等涉及業主個人信息的相關檔案資料做好保密工作，嚴禁外泄。
四、房地產開發企業、物業服務企業在使用現代信息管理手段過程中，要做好業主信息檔案資料的保密工作，嚴防泄露。要選擇信譽好，保密性強的企業的信息軟件，對業主檔案資料進行管理，包括向業主（客戶）群發短信的軟件等。對業主信息檔案資料要進行加密處理，防止他人復制或拷貝。
五、各縣（市）區住建部門要加強對轄區內房地產開發、物業管理活動的監督管理工作，針對物業銷售過程、入住管理、物業資料移交、檔案管理不嚴格的現象，有針對性的進行檢查，發現有業主個人信息資檔案資料外泄的行為，要嚴肅查處。
六、因房地產開發企業或物業服務企業以業主信息檔案資料保管不善，造成業主信息資料檔案外泄的，對房地產開發企業給予企業信用檔案不良行為記錄；對物業服務企業給予物業管理資質審查不合格，或取消物業服務企業參加物業管理示范住宅小區（大廈、工業區）的評選資格；因檔案管理人員的疏忽和過失導致業主信息檔案資料泄露，對其檔案管理人在行業內進行通報批評，取消行業內一切個人榮譽的評選資格。
特此通知
二Ｏ一Ｏ年十二月二十日
主題詞：城鄉建設業主信息管理通知
抄送：各縣（市）區政府，三個開發（度假）區管委會。
市政府辦公廳秘書八處。
昆明市住房和城鄉建設局 20**年12月20日
篇3：信息化管理改善物業管理效率
信息化管理改善物業管理效率
物業服務水平和業主所繳納物業費用是否相匹配？物業服務的成本到底是多少？物業公司如果降低成本，提升服務質量？這是不少小區業主和物業在對物業費產生矛盾時，經常會遇到的問題。
據了解，北京物業管理行業協會日前通過對北京市城八區78個商品房項目抽取樣本，按照小區面積規模、服務、檔次等分為9大類，經過加權平均得出20**年一季度北京城區普通商品住宅的物業服務成本信息。這次公布的成本項目為五個大項15個小項，包括保安、保潔工資等物業服務過程中所涉及的人員費用；電梯等日常設備設施的運行、維護費；物業管理區域綠化養護費；物業管理區域清潔衛生費；物業管理區域秩序維護費等。其中，物業辦公費用、秩序維護費用等內容不包括在內。
從公布的成本信息中不難看出，保安、保潔、客服等人員的工資開支，在物業成本中占了大頭，此外電梯相關費用也不低。可見，物業管理企業最大的支出在于人力支出與能耗支出。隨著物業管理的市場化、規模化、集約化進程，使得物業管理公司的管理結構日益龐大。同時，物業管理工作涉及面廣、政策性強、技術應用復雜、日常管理工作量大，通過傳統人工管理方式，將大大增加管理成本。李先生和宋佳瑜的“不幸福”也源自于此。
更加規范、及時、有效地管理物業日常的工作是業主對物業服務的最基本要求，而通過信息化的手段不僅可以有效地節省了人力，同時，依靠信息化平臺的力量，提升物業管理資源的共享利用率，提高物業管理效率，能在第一時間為客戶提供更好、更全面的服務。
目前中小型物業公司面臨的管理難題主要體現在內外兩部分的管理支持上。在公司內部的管理系統中，比較突出的是公司財務信息系統，以及OA辦公自動化系統、HR系統、檔案管理系統、樓宇數控系統、PDA無線系統等。對外管理主要體現在維修、投訴、家政服務等方面，目標是服務于業主、政府、各物業管理公司等。客戶服務中心包括呼叫中心、服務數據中心、資源配置中心和電子信息網絡。
信息服務平臺的功能主要體現在：業主通過呼叫中心、把需要服務內容的信息傳遞給相關專業服務隊伍及部門；居民通過網絡平臺查詢服務信息、服務標準、收費標準；通過網絡平臺填寫各類需要的服務表單等等事項；小區管理處通過客戶服務中心把關于事件的情況反饋給平臺，以便客戶服務中心進行回訪和服務信息的集中管理；政府相關部門可以通過信息中心向各小區及相關物業管理公司傳輸文件，便于對小區、行業進行規范管理。物業應實現對公司OA系統、財務系統、HR系統、樓宇數控系統、PDA無線系統、短信系統、門戶網站及數字化社區等有效整合，從而真正達到管理對人、財、物三者的真正有效管控。
除此之外，大型的物業公司在信息化管理的需求上更為復雜。除了中小型物業公司所面臨的單一社區管理問題，大型物業公司還面臨如何更好的將現有多級組織架構信息進行統一管理。舉例來講，這類公司的報表通常需要按總公司、區域公司和管理處進行分級匯總。組織機構和人員關系可能需要根據業務需求進行調整，重要的業務操作。
例如合同簽批、物資采購等可能需要跨部門進行流程化處理，這些都是單一物業管理模式無法解決的問題。因此，大型物業企業如果要使用一套能夠真正反映管理個性化的物業管理信息系統軟件，首先應該構建在一個包括良好的網絡、數據庫、程序語言和兼容操作系統的平臺上，這是物業管理公司成功運用管理信息系統的第一步。
物業公司要在市場上長穩立足，就必須站在市場的前沿，研究市場、適應市場、內強管理，外樹形象，一方面要不斷加強項目經理與業務技術人員的培訓工作，另一方面就是要引入科學的管理模式，加強物業管理的專業技術力量，完善物業管理的各項流程。
物業管理企業最大的支出在于人力支出與能耗支出，而通過信息化的手段有效地節省了人力，與此同時，依靠信息化平臺的力量，能在第一時間為客戶提供更好、更全面的服務，這對企業來說才是雙贏的。
物業管理行業發展的時間較短，物業管理企業的信息化發展較其他行業也相對較晚，但是其管理的高檔寫字樓的配套設備設施技術含量高，其必然要求企業的管理水平高，物業管理企業充分意識到了這些問題，在不斷擴大業務的同時，更是加大對于信息化方面的投入。一家小型物業管理公司負責人告訴記者，目前公司使用了一套功能相對簡單的管理軟件。這套軟件涵蓋了公司的基本業務管理項目。
房產管理，可以對樓宇和房間分別進行了設置，對于樓宇可定義樓宇編號、名稱、房屋結構、層高、房屋數量等信息，對房屋設置可定義門牌編號、戶型、單元號、所屬樓層、面積等信息。費用管理，包括基本物業費和儀表類物業費兩大類，各自又可定義多種不同的費項。
基本物業費主要是定義那些按戶或按房屋面積收取的費用，比如衛生費、治安費等，逾期交費可設置滯納金；而水費、電費等，可設置定額價和超額價，逾期交費可設置滯納金。對于儀表類物業費又可分為自用表和公攤表兩大類，并在此項設置中為每戶分配儀表編號，并為住戶分配要分攤的公攤表。這種設置在一定程度上減輕了工作人員的工作強度，同時也大大提高了工作效率。