1.收文
A、政府部門及有關(guān)單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進(jìn)行分類,掛號文件進(jìn)行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達(dá)處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負(fù)責(zé)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批閱。
B、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負(fù)責(zé)催閱、催辦、催傳。
C、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。
D、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導(dǎo)和部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。
E、各部門對有公司領(lǐng)導(dǎo)指示的公文要及時處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。
F、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。
G、公司領(lǐng)導(dǎo)及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會議文件一律交行政人事部進(jìn)行登記、收存。
H、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應(yīng)將有關(guān)原件送行政人事部,復(fù)印一份由部門辦理或留存。
2.發(fā)文
A、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。
B、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進(jìn)行登記,統(tǒng)一編號后打印。
C、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。
D、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復(fù)印,蓋章后發(fā)出。
3.發(fā)文注意事項
A、以公司名義發(fā)文,要以相應(yīng)的公司信箋為對外行文的正式公文紙。
B、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關(guān)欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。
C、復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復(fù)印過的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印,一般只發(fā)有關(guān)部門,節(jié)約開支。
4.公文種類
A、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
B、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
C、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達(dá)要求下級辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項;員工的職務(wù)任免、聘用和會議。
D、通報:適用于表彰先進(jìn),批評錯誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
E、報告:適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復(fù)上級機關(guān)的詢問。
F、請示:適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。
G、批復(fù):適用于答復(fù)下級單位請求事項。
H、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等。
I、會議紀(jì)要:適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項。
5.公文格式
公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。
A、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。
B、公文秘密等級分為"絕密"、"機密"、"秘密",其中:"絕密"、"機密"公文應(yīng)標(biāo)明份數(shù)、序號。
C、緊急文件分別標(biāo)明"特急"、"急件"。
D、公文標(biāo)題,應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標(biāo)點符號。
E、公文如有附件,應(yīng)當(dāng)在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。
F、公文除會議紀(jì)要外,應(yīng)加蓋印章。印章加蓋應(yīng)騎年壓月。
G、公文的成文時間,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。
H、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。
I、公文用紙統(tǒng)一采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。
6.行文規(guī)則
A、各單位的行文關(guān)系,應(yīng)根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。
B、向下級的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上級。
C、"請示"應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫一個主送機關(guān),切勿多頭主送,如需同時送其他機關(guān),應(yīng)當(dāng)用抄送形式。
D、"報告"中不得夾帶請示事項。
E、草擬公文做到:
⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標(biāo)點明確、篇幅力求簡短。
⑵人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號,日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。
⑶用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)先用全稱,并注明簡稱。
⑷草擬公文應(yīng)使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。
F、公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須
G、屬于部門職權(quán)范圍的事項,應(yīng)當(dāng)由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報主管領(lǐng)導(dǎo),避免濫送。
7.公文辦理
A、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。
B、需要辦理的公文,行政人事部應(yīng)及時送領(lǐng)導(dǎo)指示或者交有關(guān)部門。
C、審批公文,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應(yīng)當(dāng)視為同意。
D、公文送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前,應(yīng)由行政人事部進(jìn)行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。
E、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。
8.公文立卷、歸檔及銷毀
A、公文辦完后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。
B、公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
C、沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應(yīng)進(jìn)行登記,由二個監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
篇2：某公司公文管理制度
公文管理制度
1.公文的種類
1.1決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。
1.2通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
1.3通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達(dá)要求、員工的職務(wù)任免聘用、會議。
1.4通報：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、員工違紀(jì)處罰。
1.5報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復(fù)及批示。
1.6請示：適用于向上級部門請求指示、批準(zhǔn)，需要上級批示。
1.7會議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會議情況和決定事項。
1.8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務(wù)、詢問和答復(fù)問題等。
2.發(fā)文
2.1凡以公司名義制發(fā)的文件，一般文件由總經(jīng)理以上人員簽發(fā)，重要文件需請示執(zhí)行董事同意后，由有關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿，由執(zhí)行董事簽發(fā)。
2.2公司所有簽發(fā)的文件底稿，由秘書進(jìn)行登記，統(tǒng)一編號后打印、校對，蓋章后發(fā)出。
2.3以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對，按照印章使用程序辦理相應(yīng)手續(xù)蓋章后發(fā)出。
2.4復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復(fù)印過的單面紙或進(jìn)行雙面復(fù)印，以節(jié)省開支。
2.5發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。
3.公文格式
3.1公文一般由發(fā)文字號、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章(簽名)、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。
3.2發(fā)文字號格式：部門簡稱+(年號)+文件編號(**號)，例如行政人事部發(fā)文：行政人事(20**)012號，表示行政人事部20**年發(fā)的第12次公文。
3.3緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
3.4公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題舉例：“關(guān)于******請示”(報告、通知、決定、通報)。
3.5公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。
3.6公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。
4.行文規(guī)則
4.1“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應(yīng)當(dāng)以抄送形式，有相關(guān)聯(lián)的事可以一文多事。
4.2“報告”中不得帶請www.dewk.cn示事項。
4.3行文統(tǒng)一使用《簽報單》并付上公文，給各級領(lǐng)導(dǎo)批示。
5.公文立卷、歸檔及銷毀
5.1公文收、發(fā)完畢后，各部門應(yīng)及時將公文整理立卷，以便日后查閱。
5.2沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
篇3：某某公司公文管理制度
> 公司公文管理制度一、目的
為進(jìn)一步加強公司的公文管理，嚴(yán)格公文處理程序，最大限度地提高工作效率，結(jié)合公司實際，特制定本制度。
二、適用范圍
《公文管理制度》適用于企業(yè)內(nèi)外公文的制作、收發(fā)及管理。
三、管理職責(zé)
綜合管理部公司為公文管理部門，負(fù)責(zé)公文的規(guī)范、起草、核稿、公布、存檔等管理工作。
四、公文分類
公司公文按其內(nèi)容性質(zhì)分為5類，包括：
1.制度類公文
2.機構(gòu)設(shè)立及人員任免公文
3.內(nèi)部通知、通告類公文
4.對政府職能部門的報告、請示、公函類公文
5.會議紀(jì)要、備忘錄類公文
五、權(quán)限劃分
1.制度類公文代碼為A，由綜合管理部擬稿，分管副總經(jīng)理審核，公司經(jīng)理例會討論通過，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
2.機構(gòu)設(shè)立及人員任免公文(限公司部門級機構(gòu)設(shè)立及人員任免)代碼為B，由綜合管理部行政科擬稿，分管副總經(jīng)理審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)和簽發(fā)。
3.內(nèi)部通知、通告類公文代碼為C，由綜合管理部行政科根據(jù)相關(guān)部門的發(fā)布內(nèi)容擬稿，綜合管理部部長審核，由相關(guān)部門的分管副總審核、簽發(fā)，綜合管理部備案。
4.對政府等部門報告、請示、公函類公文代碼為D，由綜合管理部根據(jù)相關(guān)部門的報送內(nèi)容擬稿，由相關(guān)部門的分管副總審核，總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
5.會議紀(jì)要、備忘錄類公文代碼為E，由綜合管理部擬稿，綜合管理部部長審核，總經(jīng)理審批和簽發(fā)。
6.各類公文發(fā)文端口、審核人、簽發(fā)人、公文類別、公文頭、公文字號詳見附表一。
7.各類公文擬稿、審核、審批和發(fā)放均需依照權(quán)限實施，并辦理審批手續(xù)。公文簽發(fā)審批表詳見附表二。
六、公文格式
1.內(nèi)容范式
1)制度類公文
經(jīng)公司××××××?xí)懻撏ㄟ^，并報董事長批準(zhǔn)，現(xiàn)發(fā)布×××制度，自×××
年××月××日施行。特此通知
2)任免類公文
經(jīng)公司研究，并報上級批準(zhǔn)(如必要)，決定設(shè)立/撤銷××機構(gòu)，任命/免去××先生/女士為××職務(wù)，以上任命自××××年××月××日www.dewk.cn起生效。特此通知
3)其他類別公文內(nèi)容范式參照其文種固有格式書寫。
1.文本格式
發(fā)文用紙為A4紙，標(biāo)題小二號字，宋體加黑，正文一般為四號字，仿宋體，頁邊距上下左右各2cm，文件名與分隔線空1行，正文1.5倍行距，正文與文件名空1行，發(fā)文單位與正文空3行，發(fā)文日期與發(fā)文單位空1行，發(fā)文日期與發(fā)文單位位于頁面右下靠右位置，發(fā)文單位公章蓋在發(fā)文單位正中。
2.公文編號
1)制度類公文、機構(gòu)設(shè)立及人員任免公文和對政府等部門報告、請示、公函類公文采用按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。
2)內(nèi)部通知、通告類公文和會議紀(jì)要、備忘錄類公文分別按各自的公文文種單獨編號，并按發(fā)文的時間先后順序獲取公文編號。
七、公文保管
所有公文原稿及其簽發(fā)審批單由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)保管，并按類別建立公文發(fā)文登記表格，進(jìn)行發(fā)文登記和檔案管理。發(fā)文公文登記表和作廢公文登記表詳見附件三、附件四。
綜合管理部定期對各類外部單位收文進(jìn)行分類登記和檔案管理。收文登記表詳見附件五。
八、本管理辦法由公司綜合管理部制定、執(zhí)行和負(fù)責(zé)解釋。
九、附件