公文管理制度

　　1.公文的種類

　　1.1決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

　　1.2通告：適用于一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

　　1.3通知：適用于發(fā)布規(guī)章、傳達要求、員工的職務任免聘用、會議。

　　1.4通報：適用于表彰先進、批評錯誤、員工違紀處罰。

　　1.5報告：適用于向上級部門匯報工作、反映情況，不需要上級回復及批示。

　　1.6請示：適用于向上級部門請求指示、批準，需要上級批示。

　　1.7會議紀要：適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

　　1.8函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。

　　2.發(fā)文

　　2.1凡以公司名義制發(fā)的文件，一般文件由總經(jīng)理以上人員簽發(fā)，重要文件需請示執(zhí)行董事同意后，由有關(guān)部門負責擬稿，由執(zhí)行董事簽發(fā)。

　　2.2公司所有簽發(fā)的文件底稿，由秘書進行登記，統(tǒng)一編號后打印、校對，蓋章后發(fā)出。

　　2.3以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對，按照印章使用程序辦理相應手續(xù)蓋章后發(fā)出。

　　2.4復印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復印過的單面紙或進行雙面復印，以節(jié)省開支。

　　2.5發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。

　　3.公文格式

　　3.1公文一般由發(fā)文字號、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章(簽名)、成文時間、抄報及抄送單位等部分組成。

　　3.2發(fā)文字號格式：部門簡稱+(年號)+文件編號(**號)，例如行政人事部發(fā)文：行政人事(20**)012號，表示行政人事部20**年發(fā)的第12次公文。

　　3.3緊急文件分別標明“特急”、“急件”。

　　3.4公文標題應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容，并準確標明公文種類，標題舉例：“關(guān)于******請示”(報告、通知、決定、通報)。

　　3.5公文除會議紀要外，應加蓋印章，印章加蓋應騎年壓月。

　　3.6公文統(tǒng)一簡體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。

　　4.行文規(guī)則

　　4.1“請示”應當一文一事，只寫一個主送上級，如需同時送其它上級，應當以抄送形式，有相關(guān)聯(lián)的事可以一文多事。

　　4.2“報告”中不得帶請www.dewk.cn示事項。

　　4.3行文統(tǒng)一使用《簽報單》并付上公文，給各級領(lǐng)導批示。

　　5.公文立卷、歸檔及銷毀

　　5.1公文收、發(fā)完畢后，各部門應及時將公文整理立卷，以便日后查閱。

　　5.2沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過主管領(lǐng)導批準，可以定期銷毀。

篇2：公文禮儀培訓

　　公文禮儀培訓

　　公文，即相對私人文書而言的公務文書的簡稱。各級行政機關(guān)的公文，就是各級公務員在公務活動中所使用的書面文字材料。廣義的公文還包括圖表、錄像、錄音、物證等各種適應實際需求的內(nèi)容。

　　公文是傳達、貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，請示和答復問題，指示和商議工作，以及報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。公文具有嚴肅的政治性、規(guī)范的程式性、絕對的權(quán)威性、直接的實用性和明確的工具性等鮮明的特點。

　　根據(jù)1993年11月21日由國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，我國將現(xiàn)行行政公文分為如下12類13種，并對每一類每一種公文的具體內(nèi)容、適用范圍、適用對象都作了具體的規(guī)定。

　　命令 適用于依照有關(guān)法規(guī)發(fā)布重要行政法規(guī)和規(guī)章，采取重大強制性行政措施，獎懲有關(guān)人員，撤銷下級機關(guān)不適應的決定等。

　　議案 適用于各級人民政府按法定程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

　　決定 適用于對重大活動或事項作出安排。

　　指示 適用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導原則。

　　公告和通告 向國內(nèi)外宣告法定事項或其他重要事項用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項則用“通告”。

　　通知 適用于發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項，任免和聘用干部。

　　通報 適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要情況。

　　報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關(guān)的詢問。

　　請示 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

　　批復 適用于答復下級機關(guān)的請示事項。

　　函 適用于互不隸屬的機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請求批準等。

　　會議紀要 適用于傳達會議情況和會議精神。

　　各級行政機關(guān)的公文在公務活動中發(fā)揮著極其重要的作用。

　　第一，公文具有法規(guī)和準繩的作用。有的公文本身就屬于法規(guī)文件，有的公文則是法規(guī)的具體化。它們對所涉及的對象都具有強制的約束力和規(guī)范作用，是個人和單位行動的準繩。

　　第二，公文具有領(lǐng)導和指導的作用。通過互行公文，上級機關(guān)可傳達領(lǐng)導意圖，下級機關(guān)則可遵照執(zhí)行、貫徹領(lǐng)導意圖。

　　第三，公文具有教育和宣傳的作用。國家行政機關(guān)可通過公文進行自上而下的宣傳，以達到教育、啟示、動員、釋疑解惑、說明的作用。

　　第四，公文具有聯(lián)系和知照的作用。通過互行公文，各級行政機關(guān)可互相交流、溝通信息、了解情況、掌握實情，從而提高辦事效率和領(lǐng)導水平。

　　第五，公文具有依據(jù)和證明的作用。公文是發(fā)文單位開展公務活動的記載，也是收文單位聯(lián)系、開展工作的書面憑據(jù)，起著公認的“立此存照”的作用。

　　正是因為公文在國家行政工作中扮演著如此重要的角色，使得遵行公文禮儀成為基層公務員的一項基本職責。

　　公文禮儀，即基層公務員在撰制和辦理公文時應當遵守的規(guī)范和慣例。我國公文禮儀的基礎，即國務院辦公廳重新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》。本節(jié)將從公文的撰制、公文的行文、公文的辦理這三個方面對公文禮儀進行具體闡述一、公文的撰制

　　公文是國家行政機關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級行政機關(guān)的重要紐帶。因此基層公務員撰制公文時必須嚴格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務的執(zhí)行。

　　（一）內(nèi)容要求

　　任何類型的公文，不論其發(fā)文機關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應當在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導原則。

　　1.嚴守法規(guī)。公文的觀點和內(nèi)容必須符合國家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導意圖與黨和國家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應及時向領(lǐng)導提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應加以具體說明，切勿使之前后矛盾。

　　2.真實準確。公文所反映的情況必須真實、準確。不僅基本的事實材料要真實，而且具體的細節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準確無誤。這就要求基層公務員深入實際、密切聯(lián)系群眾、實事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

　　（二）格式要求

　　公文是一種規(guī)范性極強的應用文體，因此基層公務員在撰制公文時務必要遵守具體的格式要求。

　　1.選擇恰當文種。國務院規(guī)定的12類13種公文形式，每一種都有近似但卻有所區(qū)別的格式要求。因此，選擇恰當文種是遵守公文格式的基礎。

　　正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機關(guān)權(quán)限范圍和行文機關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務員在撰制公文時務必要根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當文種，采取相應格式。

　　2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標準化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標記這四部分內(nèi)容。

　　其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號。文件名稱，由發(fā)文機關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“*中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號，由發(fā)文機關(guān)代字、年號、文件順序號三者組成。若是幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機關(guān)的發(fā)文字號。年號應由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

　　其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

　　一是公文標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應簡要準確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國公安機關(guān)開展向濟南交警支隊學習活動的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機關(guān)，公文標題即可省略發(fā)文機關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡單，可省略發(fā)文事由。公文標題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號外，一般不加其他標點符號，而以空格代之；標題字數(shù)太多，分行書寫時，注意不得將固定詞語拆開分寫。

　　二是主送機關(guān)。即負責受理或答復該公文的機關(guān)。上行文只有一個主送機關(guān)，即文件責任的直接承擔者；下行文可有多個主送機關(guān)，書寫于左首頂格處，按級別高低順序排列。

　　三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機關(guān)名稱之后。

　　四是附件。即附屬于正文的材料，用于對公文的補充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

　　五是發(fā)文機關(guān)。即公文的法定作者名稱，應采用機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機關(guān)領(lǐng)導人名義行文，則應在領(lǐng)導人姓名前冠以職務。聯(lián)合行文時，應將主發(fā)機關(guān)排列在前。

　　六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時間，寫于發(fā)文機關(guān)下方，使用年月日全稱。

　　七是印章。即發(fā)文機關(guān)對公文的效力負責的憑證，蓋于發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。

　　其三，文尾。文尾包括如下三個部分。

　　一是主題詞。用以標示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計算機檢索與管理。主題詞不同于公文標題，其確定應從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個方面入手，而不能簡單地從公文標題中提取。國務院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國務院公文主題詞表》和*中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過七個，每個主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。

　　二是抄送抄報機關(guān)。即除主送機關(guān)外還應了解公文內(nèi)容的有關(guān)機關(guān)。上行文為抄報，平行文或下行文為抄送。

　　三是制發(fā)機構(gòu)和制發(fā)時間。即公文的印制單位和時間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時間居右，頂格。

　　其四，標記。標記包括四個部分的內(nèi)容。

　　一是秘密等級。按公文的機密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機密文件和絕密文件三等。秘密等級標在左上角，以醒目的黑體字印刷。

　　二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應以黑體字標在密級上方。

　　三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。

　　四是印刷份數(shù)。指該公文的實際印制數(shù)量，用括號標注在文件左下方。

　　另外，公文紙一般采用16開型（260mm×185mm）于公文左側(cè)裝訂。按慣例，開頭應為35mm，地腳應為25mm，訂口應為22mm，翻口應為25mm，版心內(nèi)正文應有25行20列。特殊公文，如“布告”、“通告”等用紙大小可視實際需求而定。公文書寫應自上而下、自左至右（見例一）。

　　例一 格式規(guī)范的公文樣式

　　（三）語言要求

　　公文的語言雖然只是一個形式的問題，但卻能影響公文的內(nèi)容，對公文整體起到舉足輕重的作用。哪怕是一個小小的文字或標點錯誤，都有可能影響對公文的理解和執(zhí)行。因此基層公務員務必要注意公文撰制過程中的語言問題。一般而言，要做到準確、樸實、簡明。

　　1.準確。公文的語言要求準確，是指公文的用字用詞要恰當，語句段落要通順，數(shù)字標點要規(guī)范。例如，根據(jù)新頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文中的數(shù)字寫法就應當嚴格遵守我國1987年2月1日頒布的《關(guān)于出版物上數(shù)字用法的試行規(guī)定》的要求。只有準確用語，才能如實反映客觀事物，如實傳達發(fā)文意圖，使公文得以更好地理解和執(zhí)行。

　　2.樸實。公文具有政治性和嚴肅性的特點，因此公文的語言應當力求質(zhì)樸無華，少用描寫和抒情的手法。要直話直說，不可拐彎抹角或以含蓄的筆法委婉地表達意思。

　　3.簡要。公文語言的簡要，是快速高效地傳遞信息的需要。冗長的公文不僅會讓人望而生厭，而且不利于主旨的突出和重點的把握。簡明扼要是公文寫作的一項基本要求。要使公文語言簡要，就須開門見山，盡快道出主題，緊扣主題，摒棄套話，并學會熟練使用一套常用的事務性詞匯，簡要對事物進行表達。

篇3：總公司公文處理辦法

　　總公司公文處理辦法范本

　　第一章 總則

　　第一條為使EE公司系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)《總公司辦公管理制度)的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。

　　第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領(lǐng)導的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。

　　第三條總公司辦公室是全系統(tǒng)公文處理工作的管理機構(gòu)，主管總公司并負責指導各專業(yè)公司及子公司的公文處理工作。

　　第四條各專業(yè)公司和子公司應當設立辦公室或配備專人負責公文處理工作。文秘人員應當忠于職守，具備有關(guān)專業(yè)知識。

　　第五條在公文處理工作中，必須嚴格執(zhí)行《總公司保密工作條例》，確保公司秘密的安全。

　　第二章 公文種類

　　第六條總公司的公文種類主要包括。

　　(一)條例：由總公司制定或批準，規(guī)定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì);

　　(二)規(guī)定：對特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務及其他事務制定帶有約束性的措施：

　　(三)制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法;

　　(四)通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達總公司領(lǐng)導指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項，人事任免、調(diào)動及其他事務性內(nèi)容的傳達;。

　　(五)通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況;

　　(六)請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準;

　　(七)報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級的詢問;

　　(八)批復：對請示事項予以答復;

　　(九)會議紀要：記載和傳達會議情況及主要議定事項;

　　(十)函：同級或與業(yè)務往來單位相互之間商洽工作，資詢答復問題，向政府有關(guān)部門提出請示等。

　　第三章 公文辦理

　　第七條公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送單位等部分組成。

　　第八條發(fā)文時間以領(lǐng)導簽發(fā)的時間為準;聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導的簽發(fā)日期為準。

　　第九條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)迭、原件歸檔峙肖毀等程序。

　　第十條公文簽收應由專人負責。簽收時須對來件嚴格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。

　　第十一條收文拆封后應對文件進行認真清點，按內(nèi)部或公開文件分類登記，注明收文日期、標題(簡要內(nèi)容)、來文單位、密級等并編號。

　　第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領(lǐng)導，根據(jù)總公司領(lǐng)導批示送總公司有關(guān)部門或?qū)I(yè)公司傳閱，必要時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)子公司。

　　所屬企業(yè)上報總公司各部門的正式行文應同時抄送總公司辦公室。

　　文件傳閱應堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。

　　第十三條因業(yè)務需要查閱某文件須經(jīng)辦公室同意，必要時須報有關(guān)領(lǐng)導批準。涉及密級文件，按照《總公司保密工作執(zhí)行條例》。

　　第十四條密級高的文件，應鎖在保險柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過夜。

　　第十五條總公司正式文件須經(jīng)總公司總經(jīng)理簽發(fā)。總經(jīng)理離京時，～般事務性行文報請臨時主持工作的副總經(jīng)理酌定;凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用、聯(lián)營參股、下設機構(gòu)等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經(jīng)理后，報臨時主持工作的副總經(jīng)理簽發(fā)。

　　第十六條總公司正式文件的撰寫、制發(fā)由辦公室負責。

　　第十七條各部門以總公司名義上報或下發(fā)的業(yè)務性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。

　　第十八條各部門在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導同意，可以自己名義發(fā)出，但應送辦公室進行文字審核。

　　第十九條會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知(限于EE公司系統(tǒng)內(nèi))經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準同意，以辦公室名義發(fā)出。

　　第二十條發(fā)文的密級按《總公司保密工作條例》有關(guān)規(guī)定確定。

　　第四章 公文歸檔和銷毀

　　第二十一條公文辦理完畢，應及時將公文定稿(包括領(lǐng)導的修改或批示稿)、正本和有關(guān)材料立卷歸檔。

　　第二十二條調(diào)取、查閱存檔公文須經(jīng)總公司領(lǐng)導或辦公室主任批準。

　　第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和辦公室主任批準后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應當進行注銷登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

　　第五章 附 則

　　第二十四條專業(yè)公司、子公司應根據(jù)本辦法制定實施細則。

　　第二十五條總公司其它有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準。