房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案與圖書資料管理規(guī)定
檔案管理與資料管理
檔案管理是公司管理工作極為重要的一部分，其管理的規(guī)范程度反映了 公司的管理水平。為使檔案與圖書資料管理制度化，提高檔案資料處理、 管理的質(zhì)量及效率，特制定本規(guī)定。
（一）歸檔適用范圍范圍
凡公司與外界往來及公司與各協(xié)作單位之間往來的以及公司經(jīng)營 管理所必需的有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、計劃或總結(jié)（年、月度）、財務審 計、經(jīng)營狀況、項目可行研究報告（方案）、各類許可證書、圖紙、 政府批文、公司執(zhí)照（與注冊文件）、會議紀要、備忘錄、請示、決 定、決議、通告、通知、協(xié)議、合同、員工檔案資料、客戶資料、銷 售廣告等有價值的文件資料及重大公關(guān)活動的圖片、文字、錄像資料。
（二）管理部門
1、公司行政人事部設綜合檔案資料室，設專職檔案管理人員；各部門設兼 職檔案管理人員（必須報行政人事部備案），負責本部門、企業(yè)日常經(jīng) 營管理中形成歸檔的文件材料的收集、整理，并負責定期移交公司綜合 檔案室。
2、公司檔案資料由行政人事部負責綜合監(jiān)督管理，各部門實行專業(yè)對口分 級管理。
（三）移交歸檔與使用
公司總部各部門兼職檔案管理員，按照歸檔時間將有關(guān)襠案文件移 交公司綜合檔案室，各部門留存復印件使用（公司所發(fā)文件除外）； 需要已經(jīng)歸檔的原件時，需經(jīng)批準后履行借閱手續(xù)使用。
2、歸檔時間分與歸口管理部門
2.1管理性文件：辦理完畢的管理性文件材料，形成部門在第1年12 月末以前整理分類，移交檔案室后立卷。
2.2會計檔案：會計檔案由財務預算部保留一年后，次年三月末歸檔。 2.3人事檔案：人事檔案由人行政人事部根據(jù)人員變動情況隨時歸檔。 2.4基建工程、設備檔案：基建工程（合同、協(xié)議、預算書、許可證、 隱蔽資料等）、設備材料、圖紙類檔案在工程竣工、設備、動力安 裝投入使用后一個月內(nèi)歸檔，此期間由部門檔案人員進行分類保管。
2.5 各類報告、方案、內(nèi)部申請批復、內(nèi)部管理制度規(guī)范、計劃書： 該類檔案在確立形成時由部門留存，同時送交行政人事部留存正 本歸檔。
2.6合同協(xié)議類：正本原件需二份以上，在批準簽署后分別由簽署部 門、財務預算部、檔案室各存檔一份。
2.7圖書、期刊、報紙類：在購入或訂購后先列入管理臺帳，后又綜 合檔案室負責分類保管、借閱、歸類、管理。
2.8其它資料：如各類企業(yè)沿革資料、公關(guān)接待活動圖像、錄音錄象資料 以及外出開會、學習、考察、參觀人員帶回具有保存價值的資料，一 般在該檔案資料形成后一周內(nèi)交公司行政人事部歸檔。
（三）文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：
1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門補辦。
3、與本案無關(guān)的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。 （四）文件整理標準
1、本檔案按問題組卷，一事一卷或一事多卷。
2、對接收的所有檔案及時審查，進行科學分類，排列編號。
3、歸檔的文件材料要齊全完整，每份文件的正件和附件、印件與底稿， 請示與批復合并一起立卷。
4、卷內(nèi)文件的排列與編目要科學規(guī)范，便于查找。
（五）檔案分類編號標準
檔案按職能設置十個一級類目，即（1）合同協(xié)議類；（2）行政人事文書管理類；（3）經(jīng)營管理類；（4）工程技術(shù)圖紙類；（5）內(nèi)部文件與制度規(guī)范類；（6）專題報告和專項技術(shù)研究類；（7）預算項目類；（8）資產(chǎn)設備材料類；（9）會計檔案類；（10）公司以及員工檔案類。二級類目是按檔案的具體內(nèi)容所反映的問題進行設置。按問題分類，結(jié)合年度，一事一卷。 檔案分類一級類目采用漢語拼音字母標識，A、B、C、D、E、F、G、H、I、J依次表示十個一級類目（二級類目由綜
合檔案室劃分該類明細科目按統(tǒng)一名稱通知各部門）。 按各項要大類分別排架，大類之間不交叉排列，充分體現(xiàn)企業(yè)檔案分類的指導思想和分類準則，保持各類檔案的有機聯(lián)系和及時、高效提供利用。
根據(jù)檔案的形成特點和管理要求，按大類、分年代排架法、即按大類---年代進行排架，就是在同一大類內(nèi)按同一問題的案卷排列在一起，在同一問題內(nèi)再按永久、長期、短期順序排列，第二年依次接著排，分階段排列，一個階段不超過三位數(shù)。排列時按大類、年度、流水編制案卷順序號，即類、年度大流水編號。
（六）保存期限
保管期限可分為：永久保存、長期保存和短期保存。
（七）檔案借閱
1、無論是部門間借閱檔案還是部門到綜合檔案室借閱都必須進行登記， 注明借閱人姓名、部門、借閱時間、查閱內(nèi)容及利用目的和效果。
2、查閱檔案原則上在閱檔室進行，一般不得借出。必須借出時，需經(jīng)檔 案管理部門負責人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。
3、查閱人事檔案需經(jīng)主管人事部門批準，經(jīng)檔案管理部門負責人批準 后，方可查閱。
4、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務有關(guān)者，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務無關(guān)案件，應經(jīng)檔 案管理部門負責人同意。
5、檔案借閱要履行登記手續(xù)；借閱檔案必須愛護，嚴禁涂改；注意安全 和保密，嚴禁擅自復制、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。如確屬工作需要摘錄和 復制，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。
6、檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，方予以辦理歸還手續(xù)。 7、財務以及企業(yè)戰(zhàn)略方面檔案一般不于借閱。
（八）檔案保管標準
檔案入庫前必須經(jīng)過嚴格檢查，防止錯、漏或夾帶害蟲及有害物質(zhì) 進行侵蝕。 檔案入庫后要系統(tǒng)化整理，做到排列科學、整齊美觀，便于保管和 利用。
3、檔案室門窗裝具要堅固，檔案管理人員要認真負責，確保檔案安全； 非工作人員不得進入檔案室。 保持檔案整潔，備有防盜防火、防蟲、防霉、防塵、防曬等器材與 設施。 每季度對檔案保管情況進行一次全面檢查，定期投放藥物。查閱后 的檔案及時歸回原處。
5、檔案室內(nèi)嚴禁放置與檔案無關(guān)物品，嚴禁在檔案室吸煙。
（九）保密守則（詳見保密規(guī)定）
對保密檔案按檔案封皮保密范圍和密級規(guī)定》，由主管領(lǐng)導及專職檔案員會同歸檔部門合理劃分密級（絕密、機密、秘密）。
2、檔案材料不得任意帶出檔案室，更不得將檔案秘密向無關(guān)人員泄露。
3、查閱密級檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并履行登記手續(xù)，在閱檔室 查閱。未經(jīng)批準不得借閱、摘抄、翻印、復制。
4、銷毀檔案要嚴格履行鑒定、審批手續(xù)，要配有二人以上進行監(jiān)銷， 任何個人不得將檔案私自處理。
5、如發(fā)生丟失檔案和泄密現(xiàn)象，須立即向有關(guān)部門和領(lǐng)導報告，不 得隱瞞，情節(jié)嚴重者要依法嚴肅處理。
（十）附則
本規(guī)定由公司行政人事部辦負責解釋，自發(fā)布之日起實施。
篇2：公司文檔資料管理規(guī)定
公司文檔資料的管理規(guī)定
1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規(guī)范，確保安全;
2、公司各部門負責管理與該部門有關(guān)的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;
3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序為：擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;
4、對內(nèi)發(fā)文應有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;
5、公司的收文程序為：收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;
6、公司收文由辦公室負責，依據(jù)事件大小、緊急程序進行歸類，報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;
7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據(jù)機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發(fā))送由專人進行，確保發(fā)送未超出報送范圍;
8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當事人的責任;
9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無關(guān)的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;
10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調(diào)閱;
11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準后方可銷毀;
12、移交檔案應按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。
篇3：（酒店賓館）銷售部資料管理規(guī)定
酒店(賓館)銷售部資料管理規(guī)定
(1資料管理內(nèi)容：銷售部在日常業(yè)務活動中，需要使用和接觸的資料很多，主要包括賓館基本情況介紹、宣傳小冊子、餐飲促銷資料、房價表、往來電傳、傳真、信件、協(xié)議書、客戶檔案、重點客戶檔案、各種報表、銷售訪問報告表等等。為了提高工作效率，適應市場競爭，應搞好資料管理。
(2資料分類：可分為：宣傳資料類;經(jīng)營表格類;協(xié)議書類;內(nèi)部通知、文件類;客戶檔案類;重點客戶檔案類;其它。
(3建立資料檔案：銷售部應有專門的資料檔案柜，檔案柜應選用抽屜式檔案柜，由內(nèi)勤負責建檔。
舉例：
(3.1重點客戶檔案內(nèi)容包括：公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、特殊愛好、禁忌等。
(3.2潛在客戶檔案內(nèi)容包括：公司名稱、地址、電話、負責人姓名、生日、個人愛好、拜訪次數(shù)、拜訪結(jié)果、需求和要求等。
(4資料的保管和使用：公用資料，不涉及保守商業(yè)機密的資料，如宣傳冊、內(nèi)部報表等，銷售經(jīng)理可以領(lǐng)取、保管和使用;協(xié)議書等文件必須由內(nèi)勤保管，本部門人員查閱在當天必須歸還，不得帶出辦公室;外部門人員借閱有關(guān)資料，須本部門經(jīng)理認可，并辦理借閱手續(xù)，重要資料必須當晚歸還。
(5資料的銷毀、處置：按賓館相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。