房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司文書(shū)檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)文書(shū)檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮文書(shū)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。
第二條 本規(guī)定中的文書(shū)檔案，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價(jià)值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來(lái)的各種書(shū)面文件材料。
第三條 文書(shū)檔案是記錄與反映公司發(fā)展?fàn)顩r的重要依據(jù)和可靠憑證，任何部門(mén)與個(gè)人不得擅自處理或長(zhǎng)期積壓文件資料。
第四條 綜合管理部為公司文書(shū)檔案的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)文書(shū)檔案的收集歸檔、整理編號(hào)、保管、利用和銷毀工作，并指定專人負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作。
第五條 本辦法適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行，參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。
第二章 文件的收集
第六條 公司文件資料的收集范圍
凡是反映公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的書(shū)面文件材料均屬歸檔范圍。
(一)政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門(mén)(簡(jiǎn)稱職能部門(mén))的文書(shū)材料
1、職能部門(mén)召開(kāi)的有關(guān)房地產(chǎn)工作的會(huì)議文件;
2、職能部門(mén)下發(fā)的涉及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)并要求貫徹執(zhí)行的文件;
3、職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)檢查工作、參觀或者參加公司活動(dòng)中的指示、講話;
4、職能部門(mén)對(duì)公司各類請(qǐng)示事項(xiàng)的批復(fù);
5、其它相關(guān)資料。
(二)公司文書(shū)材料
l、公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決議、決定等文件資料;公司
控股、參股的項(xiàng)目公司、專業(yè)公司(以下簡(jiǎn)稱所屬公司)的股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種文件資料;
2、公司總經(jīng)理辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要，專題會(huì)議紀(jì)要以及其它會(huì)議的文件材料;
3、公司印發(fā)的各種正式文件的底稿(簽發(fā)稿)、打印稿;
4、公司給上級(jí)部門(mén)的情況匯報(bào)及請(qǐng)示等公司各部門(mén)及所屬公司的請(qǐng)示與公司的批復(fù)文件;
5、公司各部門(mén)及所屬公司的工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告等;
6、公司各類調(diào)研工作形成的文件材料;
7、公司調(diào)查處理的違紀(jì)、違規(guī)事件材料;
8、公司匯總及所屬公司報(bào)送的資金計(jì)劃、財(cái)務(wù)、銷售、成本等各類數(shù)據(jù)資料;
9、公司參展的大型產(chǎn)品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;
10、公司領(lǐng)導(dǎo)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的文件資料;
ll、各類投訴處理材料;
12、公司經(jīng)濟(jì)糾紛處理材料;
13、公司的工商登記資料;所屬公司報(bào)送的工商登記備案資料;
14、公司各類資質(zhì)、權(quán)屬證書(shū);所屬公司報(bào)送的各類資料、權(quán)屬證書(shū)的備案資料;
15、公司重要的各類協(xié)議合同;所屬公司報(bào)送的重要的各類協(xié)議合同的備案資料;
16、公司及所屬公司開(kāi)發(fā)項(xiàng)目的可行性報(bào)告、策劃報(bào)告書(shū)、規(guī)劃設(shè)計(jì)、景觀設(shè)計(jì)等文件資料;
17、公司大事記、全宗介紹;
l8、公司《章程》及規(guī)章制度等文件資料;所屬公司報(bào)送的規(guī)章制度備案文件; 19、公司重要財(cái)產(chǎn)物資登記、檔案等的交接憑證、清冊(cè);
20、公司固定資產(chǎn)的購(gòu)置批文、使用說(shuō)明書(shū)、維修卡或保修單等;
21、其它各類相關(guān)資料。
(三)非隸屬單位的文件資料
非隸屬單位與公司聯(lián)系、協(xié)商、處理工作中產(chǎn)生的重要文件資料。
第三章 文件的整理與立卷
第七條 公司實(shí)行公司、部門(mén)分級(jí)立卷的制度，堅(jiān)持 “誰(shuí)辦文，誰(shuí)立卷”的原則，并由檔案人員負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)。
第八條 公司文書(shū)檔案立卷整理分為二個(gè)層級(jí)。第一個(gè)層級(jí)：綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門(mén)內(nèi)勤人員將辦理完畢的部門(mén)文件資料收集齊全，按年代--問(wèn)題分類法組合立卷。第二層級(jí)：綜合管理部對(duì)公司及各部門(mén)已經(jīng)立卷歸檔的案卷按照年代--組織機(jī)構(gòu)分類法進(jìn)行排列、編號(hào)以及分類等進(jìn)行系統(tǒng)化的整理，并用編制案卷目錄的方式固定下來(lái)。
第九條 歸檔文書(shū)的整理要求
(一)綜合管理部一般情
況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
(二)在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開(kāi);文電應(yīng)合一立卷。
(三)歸檔文件應(yīng)按其形成年度分別立卷跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)在批復(fù)的年度立卷;跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃在針對(duì)年度的第一年立卷;跨年度的總結(jié)、決算、統(tǒng)計(jì)資料在針對(duì)年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結(jié)與當(dāng)年計(jì)劃、上年決算與本年預(yù)算立上年度檔案;跨年度的會(huì)議文件在會(huì)議閉幕年度立卷;合約、協(xié)議等文件在簽字年度立卷。
(四)歸檔文件要根據(jù)其聯(lián)系、重要程度、問(wèn)題或時(shí)間順序進(jìn)行排列。
批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后;正件在前，附件在后;批轉(zhuǎn)文件在前，被批轉(zhuǎn)文件在后。
第十條 立卷
(一)卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。一個(gè)頁(yè)面一個(gè)頁(yè)號(hào)，
頁(yè)號(hào)位置在每頁(yè)文件正面的右上角，背面的左上角。
(二)按照要求填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄和備考表。
卷內(nèi)文件的件數(shù)，一般以每份文件單獨(dú)計(jì)算為一件;請(qǐng)示與批復(fù)，來(lái)文與復(fù)文一般應(yīng)分別計(jì)算件數(shù);正件與附件，按一件計(jì)算。文件材料沒(méi)有題名的應(yīng)擬寫(xiě)題名;文件沒(méi)有責(zé)任者或時(shí)間不清楚的，要查清，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)。
(三)案卷封面逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，字跡工整、清晰，簡(jiǎn)明扼要，確切地反映卷內(nèi)文件資料內(nèi)容，一般包括責(zé)任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，保管期限劃分準(zhǔn)確。
(四)卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破損的文件資料應(yīng)裱糊、復(fù)制。案件必須裝訂整齊，采用三點(diǎn)一線裝訂法，裝訂前須經(jīng)檔案室人員復(fù)核;文件資料也可根據(jù)特殊需要采用卷盒等形式存放。
第四章 案卷的排列、編號(hào)、歸檔
第十一條 歸檔時(shí)間與手續(xù)
歸檔時(shí)間是指立卷部門(mén)將需要?dú)w檔的文件向綜合管理部移交的時(shí)間。
部門(mén)歸檔時(shí)間為次年 5 月底以前(重要文件資料應(yīng)及時(shí)歸檔)，各部門(mén)須按時(shí)向綜合管理部移交檔案，同時(shí)填寫(xiě)案卷移交清單一式兩份，由雙方經(jīng)辦人簽字,一份由部門(mén)保存，一份由綜合管理部接收。交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)
第十二條 案卷排列編號(hào)
案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序，一般按照時(shí)間先后依次排列.案卷排放的順序一經(jīng)確定，就應(yīng)對(duì)各案卷逐個(gè)進(jìn)行編號(hào)，.案卷編號(hào)方法只能采用自然數(shù)，并嚴(yán)格按照案卷排列順序依次編號(hào)。編號(hào)系統(tǒng)可有兩種，一種是統(tǒng)編,適用于案卷數(shù)量較少的情況;另一種為分編，即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號(hào)卷開(kāi)始的號(hào)序。
第十三條 案卷目錄
(一)案卷目錄的編制方法
案卷目錄中的條目必須嚴(yán)格按案卷的排列順序登錄，且必須忠實(shí)反映案卷號(hào)的號(hào)序系統(tǒng)，即每本案卷目錄必須是一個(gè)從1 號(hào)卷開(kāi)始的完整系統(tǒng)。
(二)案卷目錄的形式、結(jié)構(gòu)與內(nèi)容
案卷目錄的形式均為書(shū)本式(簿冊(cè)式)，最好加硬質(zhì)封皮。開(kāi)本尺寸一般采用A4 紙尺寸。
案卷目錄的結(jié)構(gòu)及內(nèi)容：
l、封面和扉頁(yè)
主要內(nèi)容為全宗號(hào)、目錄號(hào)、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等。全宗號(hào)和目錄號(hào)一般并列標(biāo)寫(xiě)于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內(nèi)類別(年度、機(jī)構(gòu)、問(wèn)題)、密級(jí)等和“案卷目錄”4 字構(gòu)成，書(shū)寫(xiě)于中間位置;編制年月書(shū)寫(xiě)于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。
2、目次
即目錄所分類目的索引，專用于全宗內(nèi)進(jìn)行了分類但案卷號(hào)卻未分編的目錄中,若案卷號(hào)分編的目錄則無(wú)需設(shè)目次。
3、序言或說(shuō)明
對(duì)目錄結(jié)構(gòu)、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明的文字。
4、案卷目錄表(見(jiàn)附件1)
即案卷目錄的主體部分，用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內(nèi)容由案卷號(hào)、案卷標(biāo)題(題名)、年度、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目構(gòu)成。
5、備考表
附于目錄最后，用于總結(jié)性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。
案卷目錄編制完畢后，應(yīng)復(fù)制或打印一式數(shù)份_其中一份或幾份供日常使用，其他備用。
第五章 檔案的保管
第十四條 檔案室系機(jī)要重地，非經(jīng)同意，嚴(yán)禁入內(nèi)。
第十五條 檔案庫(kù)房物品未經(jīng)許可，不得挪作他用。經(jīng)常保持庫(kù)內(nèi)清潔衛(wèi)生，防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學(xué)化、規(guī)范化，檔案存放始終有序。
第十六條 檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁火源，禁放易燃易爆品，配備消防器材，定期檢
第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等保護(hù)工作，保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制。
第十八條 堅(jiān)持溫、濕度檢查和記錄，建立并嚴(yán)格執(zhí)行登記、統(tǒng)計(jì)制度，每年對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次全面的安全檢查，并作好記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
第十九條 檔案室設(shè)立全宗卷，以保存公司的立卷說(shuō)明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊(cè)、全宗介紹等材料。
第六章 檔案的調(diào)閱與利用
第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況，主動(dòng)了解各部門(mén)對(duì)檔案的需求，編制案卷目錄、全引目錄、收發(fā)文檔號(hào)索引、檔案存放示意圖等工具資料。
第二十一條 調(diào)閱、借離或復(fù)印檔案時(shí)，必須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)(見(jiàn)附件 2)，由綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理。檔案用畢應(yīng)及時(shí)歸還，并辦理注銷手續(xù)，不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借。一般檔案借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò) 5 個(gè)工作日，公司密級(jí)檔案原則上借離時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)2 個(gè)工作日。查閱密級(jí)檔案見(jiàn)《保密管理制度》。
第二十二條 借閱檔案人員對(duì)案卷要妥善保管，防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫(huà)、拆卷，如造成檔案資料損壞的，視情況進(jìn)行處理。
第二十三條 外單位調(diào)閱、借離或復(fù)印公司業(yè)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱、抄錄或復(fù)印。(見(jiàn)附件3)
第二十四條 檔案人員應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作，多渠道、多形式地開(kāi)展利用工作，做好檔案利用效果的登記。
第七章 檔案的鑒定
第二十五條 公司
行政副總經(jīng)理、綜合管理部負(fù)責(zé)人和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組，每 5 年 1 次對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行檢查鑒定工作，重新確定文件密級(jí);并對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)鑒定小組審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀(見(jiàn)附件4)。
第二十六條 銷毀檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行。由鑒定小組指定兩人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。
第二十七條 任何部門(mén)和個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀檔案。
第八章 附 則
第二十八條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
第二十九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
篇2：公司文書(shū)檔案管理辦法(6)
公司文書(shū)檔案管理辦法(六)
1 總則
為進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理，規(guī)范文書(shū)檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。
2 適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書(shū)檔案管理。
3 術(shù)語(yǔ)和定義
文書(shū)檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。
4 管理職責(zé)
4.1文書(shū)檔案室管理部門(mén)為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書(shū)，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書(shū)檔案的完整、保密和安全。
4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。
5 管理活動(dòng)、程序及要求
5.1.文書(shū)檔案收集
5.1.1文書(shū)檔案收集的范圍
5.1.1.1上級(jí)來(lái)文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。
5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。
5.1.2文書(shū)檔案的收集
5.1.2.1按照文書(shū)檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。
5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門(mén)交文書(shū)檔案室的文檔需符合文書(shū)檔案工作要求，并由各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書(shū)檔案室有權(quán)拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫(xiě)說(shuō)明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。
5.3文書(shū)檔案的整理和保管
5.3.1文書(shū)檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類，單獨(dú)保管。
5.3.2文書(shū)檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。
5.3.3文書(shū)檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。
5.4.文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查
5.4.1文書(shū)檔案室要設(shè)立文書(shū)檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。
5.4.2文書(shū)檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。
5.4.3負(fù)責(zé)保管文書(shū)檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。
5.5.文書(shū)檔案的利用和借閱
5.5.1文書(shū)檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。
5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說(shuō)明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書(shū)檔案室進(jìn)行復(fù)印。
5.6.文書(shū)檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書(shū)檔案室定期對(duì)已過(guò)期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書(shū)檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案提出銷毀意見(jiàn)時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。
5.6.3文書(shū)檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。
篇3：公司郵電文書(shū)檔案立卷歸檔制度
> 郵電文書(shū)檔案立卷歸檔制度(一)總則
第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書(shū)立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書(shū)立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書(shū)人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
(二)文件材料的收集管理
第四條 堅(jiān)持部門(mén)收集、管理文件材料制度。各部門(mén)均應(yīng)指定專(兼)職文書(shū)人員，負(fù)責(zé)管理本部門(mén)的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門(mén)收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門(mén)收集歸卷。
1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
2.本公司召開(kāi)會(huì)議，由會(huì)議主辦部門(mén)指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門(mén)才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。
第七條 各部門(mén)專(兼)職文書(shū)的職責(zé)：
1.了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。
2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
(三)歸檔范圍〖HT〗
第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條 信訪工作材料。
第壹拾伍條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
(四)平時(shí)歸卷
第十九條 各部門(mén)都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書(shū)集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門(mén)專(兼)職文書(shū)歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書(shū)人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對(duì)號(hào)入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。
(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖HT〗
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書(shū)檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一
文件，分別立在一起，不得分開(kāi)，文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨www.dewk.cn年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。填寫(xiě)的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫(xiě)在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡要工整、清晰。
第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：
案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。